Een beheerde eenheid is een item dat een organisatie moet volgen en beheren als zijn eigen record.
Het kan een kamer, bed, bureau, kantoor, rechtbank, appartement, voertuig, stuk apparatuur of een andere hulpbron zijn. Wat het een beheerde eenheid maakt, is niet de naam. Het is het feit dat het item zijn eigen informatie, status, relaties, geschiedenis, regels of rapportage nodig heeft.
Waarom iets zijn eigen beheerde eenheid maken?
Een item zijn eigen record geven, geeft het systeem een duidelijke plek om informatie over dat exacte item op te slaan.
- De naam, code, type of locatie.
- De capaciteit of grootte.
- De huidige status.
- De beschikbaarheid of openingstijden.
- Boekingen of opdrachten die eraan verbonden zijn.
- Prijs- of factureringsregels wanneer relevant.
- Onderhoud, inspectie of probleemgeschiedenis.
- Rapporten over gebruik, bezetting of prestaties.
Niet elke beheerde eenheid heeft elk veld nodig. Het record moet de informatie bevatten die nodig is om dat item goed te beheren.
Hoe verschilt een beheerde eenheid van een boekbare eenheid?
| Term | Hoofdidee | Voorbeeld |
|---|---|---|
| Beheerde eenheid | Een item dat de organisatie moet beheren als zijn eigen record. | Een gebouw, kamer, voertuig, machine, bed of rechtbank. |
| Boekbare eenheid | Een beheerd item dat kan worden gereserveerd of toegewezen via een boekingsproces. | Een vergaderruimte die klanten kunnen reserveren. |
Een beheerde eenheid hoeft niet altijd boekbaar te zijn. Een gebouw kan veel boekbare kamers bevatten. Een onderhoudsasset heeft mogelijk een werkgeschiedenis nodig, zelfs als niemand het reserveert. Zie Boekbare Eenheid voor de nauwere boekingsterm.
Hoe verbinden beheerde eenheden zich met andere records?
Een beheerde eenheid wordt nuttiger wanneer deze is gekoppeld aan de andere records die beschrijven wat ermee is gebeurd.
- Een kamer kan worden gekoppeld aan zijn boekingen.
- Een boeking kan worden gekoppeld aan de klant die de kamer gebruikt.
- Een onderhoudsprobleem kan worden gekoppeld aan dezelfde kamer.
- Een werkorder kan laten zien wat er is gerepareerd en wanneer.
- Een rapport kan die records gebruiken om gebruik, stilstand of omzet te tonen.
Salesforce ondersteunt relaties tussen records, zodat gerelateerde gegevens samen kunnen worden bekeken. Dat is nuttig wanneer een beheerde eenheid moet worden verbonden met boekingen, mensen, taken of andere zakelijke records.
Hoe werken beheerde eenheden met Booking Ninjas?
Booking Ninjas kan reserveringen en schema's beheren over eigendommen, eenheden, diensten, faciliteiten, kamers, mensen, apparatuur en andere hulpbronnen. Wanneer een item boekingsregels nodig heeft, kan de boeking direct worden verbonden met dat item en zijn beschikbaarheid.
Zie Boekingsbeheer en Resourceplanning.
Kunnen beheerde eenheden een hiërarchie hebben?
Ja, wanneer de echte operatie niveaus heeft. Een locatie kan een gebouw bevatten. Een gebouw kan verdiepingen bevatten. Een verdieping kan kamers bevatten. Een kamer kan apparatuur bevatten.
De exacte structuur moet zo eenvoudig mogelijk blijven. Voeg een niveau alleen toe wanneer het helpt bij boekingen, toegang, onderhoud, rapportage of een ander echt proces.
Maak geen records alleen omdat je het kunt
Een beheerde eenheid moet een duidelijk doel hebben. Als niemand zijn eigen status, geschiedenis, regels, relaties of rapportage nodig heeft, hoeft het misschien geen apart record te zijn.
Wat kan tellen als een beheerde eenheid?
Voor een bredere lijst van voorbeelden in de horeca, coworking, recreatie, huisvesting en apparatuur, zie Wat kan tellen als een beheerde eenheid?.
Bronnen en Verdere Lezing
- Booking Ninjas: Boekingsbeheer — beschrijft boekingen over eigendommen, eenheden, diensten, faciliteiten en gedeelde hulpbronnen.
- Booking Ninjas: Resourceplanning — beschrijft het plannen van mensen, kamers, apparatuur en activa samen.
- Salesforce Help: Overzicht van Objectrelaties — legt uit hoe Salesforce-records kunnen worden gekoppeld, zodat gebruikers gerelateerde gegevens samen kunnen zien.
“Beheerde eenheid” wordt hier gebruikt als een concept van het Booking Ninjas-platform. Het exacte recordontwerp hangt af van de implementatie.