Програмне забезпечення для керування ретритами об’єднує численні складові ретриту, якими інакше довелося б керувати в окремих електронних таблицях, електронних листах, інструментах бронювання, платіжних записах і нотатках персоналу.
Ретрит-центр рідко керує лише бронюванням номера.
Один ретрит може охоплювати організатора, кількох гостей, кілька номерів, харчування, заняття, конференц-зали, передоплати, розклади, форми, особливі запити, покупки на місці та остаточний розрахунок.
Саме тому програмне забезпечення для керування ретрит-центром недостатньо просто приймати бронювання.
Мета — впорядкувати бронювання та все, що з ним пов’язано, від першого запиту до підсумкового запису про перебування.
Чим керування ретритом відрізняється від звичайного бронювання номера?
Звичайне бронювання житла може бути простим: один гість, один номер, кілька ночей і один платіж.
Ретрити можуть бути значно складнішими.
Один ретрит може початися з одного організатора, а згодом залучити двадцять гостей. Організатор може спочатку забронювати ретрит, а пізніше окремі гості надаватимуть власні дані, отримуватимуть призначення номерів, оплачуватимуть проживання або переглядатимуть інформацію про своє перебування.
Ретрит також може включати програми, заняття, харчування, конференц-зали, заходи, транспорт, документи та додаткові витрати.
Як працює робочий процес керування ретритом?
З погляду Booking Ninjas, ретрит має проходити через єдиний пов’язаний робочий процес, а не перетворюватися на кілька окремих записів, якими керують різні команди.
Організатор або гість подає запит на ретрит чи бронювання.
Персонал або процес бронювання перевіряє номери, котеджі, приміщення, дати та місткість.
Дати, проживання, дані про групу, тарифи, гості та необхідні послуги пов’язуються між собою.
Для учасників можна створити окремі записи, зберігши їхню належність до ретриту загалом.
Гостей розподіляють по номерах, котеджах, спільних приміщеннях або інших налаштованих ресурсах.
Плата за ретрит, проживання, передоплати, рахунки, додаткові послуги та залишки до сплати залишаються пов’язаними.
Гості отримують дозволені до перегляду дані про бронювання, інструкції, документи та інформацію про оплату.
Персонал керує прибуттям гостей, запитами, заходами, покупками, змінами номерів та іншими щоденними справами.
Підсумкові нарахування, залишки до сплати, історія проживання, завантаженість і звітність залишаються пов’язаними.
1. Усе починається із запиту на ретрит або бронювання
Деякі ретрити починаються з прямого онлайн-бронювання.
Інші починаються із запиту організатора щодо дат, кількості номерів, розміру групи, потреб програми, харчування, конференц-залу чи пакета послуг.
Важливо, щоб інформація, зібрана на початку, надалі використовувалася в тому самому процесі бронювання.
У Booking Ninjas Система бронювання персонал може працювати з бронюваннями через розділ Керування бронюваннями .
Якщо вам потрібне простіше пояснення процесу з боку клієнта, у Центрі знань розповідається як працює онлайн-бронювання .
2. Система перевіряє фактичну доступність
Перш ніж підтвердити ретрит, система має знати, що саме можна забронювати.
Це можуть бути окремі номери, спільні кімнати, котеджі, лоджі, конференц-зали, приміщення для заходів або інші ресурси, доступні для бронювання.
Керування доступністю керування доступністю
Ретрит-центрам також може знадобитися окремо визначати, чи доступний об’єкт, і скільки людей він може вмістити. У Центрі знань пояснюється, чому доступність і місткість — це різні речі .
Це особливо корисно, коли кілька ретритів відбуваються приблизно в один і той самий час.
3. Група ретриту залишається цілісною, а дані про кожного гостя зберігаються окремо
Групові ретрити — одна з головних причин, чому керувати ретритами складніше, ніж звичайними бронюваннями номерів.
Один організатор може забронювати кілька номерів, але персоналу все одно може бути потрібно знати, хто в якому номері проживатиме, хто з гостей оплатив проживання, якої інформації бракує та які гості належать до одного ретриту.
Booking Ninjas Групове бронювання може пов’язувати кілька номерів, гостей, дат, приміщень або пов’язаних бронювань у межах одного групового запиту.
Група залишається видимою як ціле, водночас за потреби дані про окремих гостей можна вести окремо.
У Центрі знань також пояснюється як працюють групові бронювання .
4. Гостей розподіляють по відповідних номерах і приміщеннях
Коли ретрит починає набувати конкретних обрисів, групу потрібно розподілити по номерах і приміщеннях.
Одному учаснику може знадобитися окремий номер. Двоє гостей можуть жити разом. Сім’я може зупинитися разом. Дехто може жити за межами закладу, але все одно брати участь у ретриті.
Ці призначення мають залишатися пов’язаними із записами про бронювання та доступність.
Якщо для ретриту також використовуються конференц-зали, кабінети для процедур, приміщення для заходів Планування ресурсів можна додати до процесу, якщо це необхідно.
5. Тарифи та пакети для ретриту залишаються пов’язаними
Ціни на ретрити можуть мати різні форми.
- Проживання з оплатою за ніч
- Один пакет для ретриту
- Різні типи номерів
- Групові ціни
- Сезонні ціни
- Плата за програму
- Харчування або заходи
- Додаткові опції
Booking Ninjas Керування тарифами може підтримувати структуру цін, яку використовує ретрит-центр, зокрема різні типи розміщення, дати, пакети та налаштовані правила тарифікації.
Конкретна модель ціноутворення залежить від того, як ретрит-центр продає проживання та програми.
6. Передоплати, рахунки та залишки залишаються пов’язаними з бронюванням
Виставляти рахунки складно, коли дані про бронювання зберігаються в одному місці, а передоплати, рахунки та додаткові нарахування — в іншому.
За допомогою Керування рахунками , записи про оплату можуть залишатися пов’язаними з гостем, групою, бронюванням або послугою, за яку стягується плата.
Залежно від налаштованого процесу виставлення рахунків, це можуть бути передоплати, часткові платежі, плата за ретрит, плата за проживання, додаткові послуги, рахунки та непогашені залишки.
У Центрі знань наведено простий приклад у матеріалі як бронювання пов’язані з рахунками .
Booking Ninjas не обов’язково має замінювати загальну систему бухгалтерського обліку ретрит-центру. Бухгалтерське програмне забезпечення може залишатися окремим і, за потреби, підключатися через підтримувані інтеграції.
7. Гості можуть самостійно переглядати потрібну інформацію
Персонал ретрит-центру часто знову й знову відповідає на ті самі запитання.
- На які дати в мене бронювання?
- Яку суму мені ще потрібно сплатити?
- Де знайти підтвердження?
- Що мені взяти із собою?
- У якому номері я зупинюся?
- Де мої документи?
Портал для гостей Портал для гостей Портал для гостей може надати їм сервіс самообслуговування з доступом до відомостей про бронювання, оплату, документи, запити та іншої інформації, яку ретрит-центр вирішить відкрити.
У Центрі знань детальніше пояснено що клієнти можуть робити через портал .
Гостям не потрібен доступ до всієї внутрішньої системи. Портал — це інтерфейс для гостей, тоді як персонал продовжує працювати з операційними записами в системі.
8. Бронювання супроводжує гостя протягом усього ретриту
Після прибуття гостя бронювання не має втрачати свою корисність.
Booking Ninjas Реєстрація заїзду/виїзду зберігає інформацію про прибуття та від’їзд пов’язаною з бронюванням.
Під час перебування персоналу також може знадобитися опрацьовувати зміну номерів, запити, заходи, харчування, покупки та інші послуги.
Керування запитами Керування запитами може допомогти пов’язувати запити гостей або персоналу з відповідальними за їх опрацювання.
Ретрит-центр, який продає їжу, напої, сувеніри, процедури або інші товари чи послуги на території центру, також може додати Точка продажу .
POS — це додатковий модуль, який потрібен не кожному ретрит-центру.
Важливо те, що діяльність на місці не обов’язково має ставати цілком окремою частиною роботи центру.
А як щодо занять, заходів, харчування та програм ретриту?
Робота різних ретрит-центрів не однакова.
У оздоровчому ретрит-центрі можуть проводитися заняття йогою та процедури. У духовному ретрит-центрі можуть бути групові сесії та час прийому їжі. В освітньому ретрит-центрі можуть проводитися семінари та використовуватися конференц-зали. Центр на природі може поєднувати проживання в котеджах із заходами з інструктором.
Такі робочі процеси можна додавати до основного налаштування проживання та ретритів, коли в них справді виникає потреба.
Booking Ninjas не вимагає, щоб кожен ретрит-центр використовував усі модулі.
Рішення рішення Booking Ninjas для ретрит-центрів Рішення Booking Ninjas для ретрит-центрів може розпочати з робочих процесів, що створюють найбільше клопоту, а потім додати портали, POS, програми, звітність, інтеграції та інші компоненти, коли цього вимагатиме модель роботи центру.
Яку інформацію слід зберігати взаємопов’язаною?
Цінність програмного забезпечення для керування ретритами полягає не просто в наявності більшої кількості функцій.
Вона полягає у взаємозв’язку пов’язаної інформації.
| Запис | З чим можна пов’язати |
|---|---|
| Ретрит або група | Організатор, дати, гості, номери, приміщення, програма, оплата, документи та статус |
| Гість | Контактні дані, бронювання, призначений номер, платежі, доступ до порталу, запити та історія перебування |
| Бронювання | Дати, проживання, доступність, тариф, гість, нарахування, зміни та реєстрація заїзду/виїзду |
| Номер або ресурс | Доступність, призначення, місткість, бронювання, статус і розташування |
| Рахунок | Гість або група, бронювання, нарахування, передоплати, платежі та залишок |
| Запит або завдання | Гість, ретрит, бронювання, відповідальний співробітник, статус і подальші операційні дії |
Саме цей спільний контекст допомагає персоналу переходити від одного аспекту роботи ретриту до іншого, не створюючи щоразу ту саму інформацію заново.
Як різні співробітники користуються однією системою?
Різним командам не обов’язково користуватися програмним забезпеченням однаково.
Співробітники, які працюють із бронюваннями, можуть зосереджуватися на запитах, датах, номерах і відомостях про гостей.
Фінансовий відділ може зосереджуватися на рахунках, платежах і непогашених залишках.
Команді програм можуть бути важливі учасники, приміщення та заходи.
Служба роботи з гостями може зосереджуватися на прибутті, розподілі номерів, запитах і комунікації.
Керівникам можуть бути потрібні звіти про бронювання, заповнюваність, дохід і загальну діяльність.
Оскільки Booking Ninjas створено на базі Salesforce, ці команди можуть працювати зі взаємопов’язаними записами, а дозволи, подання, робочі процеси та звітність налаштовуються відповідно до їхніх ролей.
У Центрі знань ширший вибір платформи пояснено в матеріалі Чому Booking Ninjas використовує Salesforce .
Що може автоматизувати програмне забезпечення для керування ретритами?
Програмне забезпечення для керування ретритами може автоматизувати передбачувані етапи, якщо правила чітко визначені.
Наприклад, налаштований робочий процес може створити завдання для подальших дій, надіслати стандартне підтвердження, оновити статус, передати запит відповідальному або запустити іншу повторювану дію, коли виконано потрібну умову.
Booking Ninjas Робочі процеси та процеси можуть об’єднувати ці повторювані кроки, завдання, погодження та подальші дії.
Якщо спершу вам потрібне простіше пояснення, перегляньте що означає автоматизація робочих процесів у Центрі знань.
Автоматизація не означає, що всі рішення слід доручити системі. Незвичайні потреби групи, виняткові ситуації, важливі зміни цін або проблеми гостей усе ще можуть потребувати перевірки людиною.
Що відбувається після завершення ретриту?
Виїзд не обов’язково означає кінець історії.
Історія бронювань, взаємини з гостями, рахунки, платежі, використання номерів, дані про групи та інші операційні записи можуть залишатися доступними для подальшої звітності й роботи з гостями.
Оскільки ці записи залишаються пов’язаними, центр може використовувати Звітність про ефективність щоб формувати операційні звіти на основі інформації, зібраної під час бронювання та перебування.
Це може допомогти центру відповісти на такі запитання:
- Які ретрити заплановані найближчим часом?
- Скільки номерів заброньовано?
- За якими рахунками ще є заборгованість?
- Як змінюється заповнюваність?
- Які локації чи програми найбільш завантажені?
- Що відбувалося під час попереднього перебування групи?
Конкретні звіти залежать від зібраної інформації та налаштованих потреб ретрит-центру у звітності.
Чи має програмне забезпечення для ретритів замінити всі інші системи?
Ні.
Ретрит-центр може вже використовувати бухгалтерське програмне забезпечення, платіжного провайдера, інструменти контролю доступу, поштові системи або інше спеціалізоване програмне забезпечення.
Мета — не обов’язково замінити кожен інструмент.
Booking Ninjas Інтеграції можуть підключати підтримувані зовнішні системи, якщо це дають змогу потрібні інтерфейси та обсяг проєкту.
Це дає змогу Booking Ninjas стати об’єднаним операційним рівнем, тоді як спеціалізовані системи й надалі виконують завдання, для яких вони призначені.
Чи потрібна кожному ретрит-центру повнофункціональна система управління?
Ні.
Якщо в ретрит-центрі лише кілька номерів, прості ціни, немає процесів для груп і після бронювання потрібно виконувати зовсім небагато завдань, може вистачити простішого інструмента бронювання.
Більш комплексна система управління ретритами стає доцільнішою, коли центру потрібно одночасно координувати кілька з наведених нижче складових:
- Індивідуальні та групові бронювання
- Кілька типів проживання
- Призначення номерів
- Програми або заходи
- Депозити та плани платежів
- Самообслуговування гостей
- Покупки на місці
- Робочі процеси персоналу
- Кілька локацій
- Зв’язана звітність
Саме таку операційну модель Booking Ninjas для ретрит-центрів створено для підтримки.
Як Booking Ninjas підходить до управління ретритами?
Ми не вважаємо управління ретритом однією величезною функцією.
Ми розглядаємо це як набір пов’язаних робочих процесів.
Зазвичай починають із процесу, який зараз створює найбільше роботи: бронювання, групові ретрити, доступність, призначення номерів, виставлення рахунків, комунікація з гостями або інший чітко визначений процес.
Згодом система може за потреби об’єднати більше складових роботи ретрит-центру.
Такий підхід можливий, оскільки Booking Ninjas нативно працює на Salesforce. Записи про бронювання, гостей, рахунки, робочі процеси, звітність, портали та інтеграції можуть використовувати спільну основу ширшої платформи.
Поширені запитання
Що таке програмне забезпечення для управління ретритами?
Програмне забезпечення для управління ретритами допомагає ретрит-центру керувати бронюваннями, проживанням, групами, гостями, доступністю, цінами, рахунками, платежами, програмами, обслуговуванням гостей, роботою персоналу та звітністю, пов’язаними з ретритом.
Як працює програмне забезпечення для управління ретритами?
Програмне забезпечення для управління ретритами працює, пов’язуючи бронювання ретриту з проживанням, гостями, призначенням номерів, доступністю, тарифами, виставленням рахунків, інформацією про гостей, робочими процесами персоналу та звітністю, щоб пов’язаними завданнями не доводилося керувати в окремих системах.
Чи може програмне забезпечення для ретритів одночасно керувати груповими та індивідуальними бронюваннями?
Так. Booking Ninjas Group Booking може пов’язувати кілька номерів, гостей, дат, приміщень або пов’язаних бронювань в одному груповому ретриті, водночас за потреби окремо керуючи даними кожного гостя.
Чи можуть гості мати окремі призначені їм номери?
Так. Індивідуальні дані гостей і призначення номерів можуть залишатися пов’язаними із загальним груповим бронюванням або бронюванням ретриту відповідно до налаштованого процесу проживання та бронювання.
Чи може програмне забезпечення для управління ретритами обробляти депозити та рахунки?
Так. Booking Ninjas може пов’язувати депозити, часткові платежі, збори за ретрит, плату за проживання, рахунки, додаткові послуги та залишки до сплати з відповідним гостем, групою або бронюванням згідно з налаштованим процесом виставлення рахунків.
Чи можуть гості ретриту користуватися порталом?
Так. Booking Ninjas Guest Portal може надавати гостям доступ до бронювання, рахунків, документів, запитів та іншої інформації, яку ретрит-центр вирішить зробити доступною.
Чи можна пов’язати покупки на місці з перебуванням гостя?
Це можливо, якщо налаштовано потрібний робочий процес POS і виставлення рахунків. Booking Ninjas Point of Sale можна додати для продажу товарів, послуг, їжі, заходів чи інших пропозицій на місці, зберігаючи транзакцію в загальному операційному середовищі.
Чи замінює програмне забезпечення для управління ретритами бухгалтерське програмне забезпечення?
Не обов’язково. Booking Ninjas може керувати операційними рахунками та платіжними записами, тоді як загальний бухгалтерський облік може залишатися в окремій бухгалтерській системі, підключеній через підтримувані інтеграції, якщо це потрібно.
Чи побудоване програмне забезпечення Booking Ninjas для управління ретритами на Salesforce?
Так. Booking Ninjas нативно працює на Salesforce, тож бронювання ретритів, гості, виставлення рахунків, робочі процеси, дозволи, звітність, портали, автоматизація та інтеграції можуть використовувати спільну основу платформи Salesforce.
Управління ретритом працює завдяки зв’язку між усіма його складовими
Ретрит починається з бронювання, але швидко стає чимось значно більшим.
Потрібно розподілити номери. Гостям потрібна інформація. Необхідно відстежувати депозити. Програми мають проходити за планом. Персонал має знати, що змінилося. Під час перебування можуть з’являтися додаткові витрати.
Програмне забезпечення для управління ретритами працює, зберігаючи зв’язок між цими складовими та тим самим ретритом, замість того щоб кожна з них перетворювалася на окрему таблицю, поштову скриньку чи систему.
Booking Ninjas Booking Ninjas для ретрит-центрів .
Переглянути Booking Ninjas для ретрит-центрів
Дізнайтеся, як бронювання, групи, проживання, гості, виставлення рахунків, активність на місці та робочі процеси персоналу можуть залишатися пов’язаними.
