Bisnis coworking menyediakan layanan, fleksibilitas, dan manfaat yang luar biasa bagi para anggotanya. Perangkat lunak manajemen coworking menawarkan keuntungan yang sama kepada bisnis-bisnis ini sehingga mereka dapat mengelola properti mereka dengan mudah, berkolaborasi secara efisien, dan melampaui ekspektasi.
Kebutuhan akan Coworking
Industri coworking telah berkembang pesat selama dekade terakhir. Dari perusahaan rintisan kecil hingga perusahaan Fortune 500, tempat kerja modern perlu menawarkan opsi bagi karyawan untuk menjaga keseimbangan kehidupan kerja yang sehat, dan penataan yang dapat disesuaikan bagi pemberi kerja untuk memenuhi kebutuhan bisnis mereka yang terus berkembang. Pada tahun 2020, pandemi COVID-19 semakin mengubah wajah tempat kerja dengan banyak bisnis yang mengadopsi skema kerja jarak jauh yang memungkinkan pekerja menyelesaikan tugas tanpa datang ke kantor. Jika sebagian besar bisnis tidak sedikit pun mempertimbangkan gagasan pengaturan kerja jarak jauh dan coworking, maka pergolakan yang disebabkan oleh pandemi global memaksa mereka untuk bertindak karena cara kerja lama tidak lagi aman atau berkelanjutan.
Coworking baru dapat dilakukan baru-baru ini berkat kemajuan perangkat lunak coworking yang meringankan beban manajemen bagi tim yang tersebar di lingkungan coworking dan kerja jarak jauh. Banyak manfaat yang dirasakan oleh para pengusaha karena penerapan pengaturan coworking dimungkinkan oleh sistem manajemen ruang coworking dan sistem manajemen properti (PMS) yang memudahkan komunikasi digital dan mengalokasikan sumber daya secara efisien kepada tim yang membutuhkannya. Solusi berbasis cloud mengubah cara bisnis besar dan kecil beroperasi dan menciptakan peluang yang tidak terbayangkan pada awal abad ini. Meskipun coworking telah menjadi sangat erat kaitannya dengan bisnis yang menawarkan ruang kerja bagi banyak anggota bisnis, prinsip-prinsip yang mengatur ruang ini juga diadopsi oleh perusahaan besar yang berupaya mengelola biaya dan merampingkan bisnis mereka untuk bersaing dengan persaingan yang lebih gesit.
Perangkat lunak ruang kerja bersama mendesentralisasi dan mengotomatiskan alokasi sumber daya, memastikan bahwa karyawan memiliki akses ke kantor dan ruang konferensi bila diperlukan tanpa memerlukan tim besar yang didedikasikan untuk penjadwalan. Selain itu, solusi kerja bersama menawarkan alternatif digital untuk metode manajemen proyek dan komunikasi tradisional yang memungkinkan tim untuk merangkul solusi kantor yang terdesentralisasi sambil meningkatkan kolaborasi, kemampuan manajemen, dan produktivitas. Bisnis dapat menurunkan overhead dan mengurangi redundansi pada sumber daya dan ruang dengan memilih lingkungan kerja bersama. Bisnis besar dapat mengadopsi pola pikir ini dalam struktur mereka yang ada dan melihat berkurangnya kebutuhan akan real estat dibandingkan dengan masa lalu sementara bisnis kerja bersama menawarkan layanan ini kepada bisnis anggota yang membayar biaya bulanan atau tahunan agar bisnis tersebut mengelola dan memelihara lokasi tersebut. Terlepas dari keseluruhan struktur pengaturan kerja bersama Anda, sistem PMS adalah mesin yang memungkinkan manfaat ini, dan beberapa juga dapat menyebut diri mereka perangkat lunak kerja bersama yang memberikan lebih banyak manfaat bagi perusahaan Anda.
Manfaat Coworking
Coworking menawarkan manfaat yang sangat besar baik untuk alokasi sumber daya fisik maupun konsistensi proses bisnis yang menghasilkan alur kerja yang lebih baik, peningkatan produksi, dan kepuasan karyawan dan pemberi kerja. Menerapkan sistem manajemen properti bersamaan dengan pengaturan coworking meningkatkan efisiensi dan membantu mengidentifikasi titik-titik stres yang dapat dikurangi melalui protokol atau peningkatan sumber daya yang tersedia. Perangkat lunak manajemen coworking menyediakan manajemen tugas, komunikasi, dan alat manajemen yang canggih untuk memusatkan dan mengoptimalkan proses bagi tim yang terdesentralisasi.
Platform berbasis cloud menawarkan solusi ideal untuk cara berkomunikasi dan mengelola tim dengan ukuran apa pun sekaligus menawarkan pengaturan kerja fleksibel yang diinginkan karyawan. Selain peningkatan kepuasan dan produktivitas karyawan, perangkat lunak coworking mengoptimalkan proses yang secara tradisional mungkin dikelola oleh tim besar atau pihak ketiga. Merampingkan proses ini memungkinkan tim Anda mendedikasikan lebih banyak sumber daya untuk bisnis inti Anda sekaligus meningkatkan operasi. Memungkinkan karyawan untuk mengelola pengaturan kerja mereka memberi mereka kebebasan untuk menyelesaikan pekerjaan dengan cara yang paling efektif dan mengurangi kebutuhan akan struktur organisasi yang tidak perlu yang tidak berkontribusi langsung pada nilai yang dirasakan pelanggan terhadap perusahaan atau produk Anda. Beberapa area di mana sistem PMS yang komprehensif dapat membantu bisnis Anda adalah manajemen ruang, kesehatan dan keselamatan, alokasi sumber daya dan pengoptimalan biaya, sementara perangkat lunak coworking dapat meningkatkan manajemen faktur dan kontrak, konsistensi proses, penyimpanan catatan, dan komunikasi, serta solusi AI dan digital yang semakin meningkatkan proses bisnis Anda.
Manajemen Ruang
Baik perusahaan Anda memerlukan beberapa meja atau 100.000 kaki persegi real estat, manajemen ruang adalah tentang memaksimalkan jejak bisnis Anda yang tersedia sehingga Anda memiliki ruang untuk menyelesaikan berbagai hal. Perangkat lunak ruang kerja bersama melakukan pekerjaan berat untuk Anda dengan memungkinkan Anda mengelola semua properti Anda dari hub terpusat . Hal ini memungkinkan banyak orang (baik klien atau karyawan) untuk mengakses dan memesan ruang yang mereka butuhkan dan solusi berbasis cloud menawarkan pembaruan waktu nyata untuk ketersediaan. Manajemen dapat melacak ruang apa yang sedang digunakan dan kapan untuk membuat keputusan yang tepat mengenai akuisisi properti dan meningkatkan skala bisnis mereka dengan tepat dengan sedikit atau tanpa real estat yang menganggur.
Dengan memanfaatkan mesin pemesanan canggih yang mengelola ruang, karyawan akan memperoleh pilihan kerja fleksibel yang sesuai dengan kebutuhan mereka. Karyawan yang memiliki akses ke lingkungan kerja yang tepat sesuai dengan tugas mereka akan lebih produktif dan bahagia. Salah satu daya tarik utama dari pengaturan kerja bersama adalah peningkatan produktivitas pekerja yang dipadukan dengan berkurangnya kebutuhan ruang, menurunkan biaya sekaligus meningkatkan hasil, dan membantu bisnis untuk meraih lebih banyak hal dengan infrastruktur yang sudah ada.
Kesehatan dan Keselamatan
Menerapkan sistem manajemen properti memungkinkan bisnis untuk mengelola ruang kerja bersama mereka dengan lebih efektif. Dengan pemahaman waktu nyata tentang bagaimana ruang digunakan, sistem PMS dapat memastikan bahwa ruang dibersihkan dan digunakan dengan aman. Dalam realitas pasca-COVID-19, bisnis yang dapat memastikan kesehatan dan keselamatan akan melihat pengembalian yang lebih besar atas investasi mereka pada karyawan mereka dan hasil yang lebih baik. Hubungkan prosedur pembersihan dan pemeliharaan ruangan secara langsung dengan penggunaan sehingga fasilitas tetap aman untuk semua karyawan dan jadwal pembersihan sesuai dengan penggunaan ruang di dunia nyata. Berikan ketenangan pikiran kepada karyawan bahwa ruang kerja mereka bersih dan terawat dengan baik yang meningkatkan retensi terlepas dari apakah mereka adalah anggota di ruang bisnis coworking Anda atau mitra dalam bisnis Anda yang telah mengadopsi strategi coworking. PMS dapat membantu bisnis Anda dalam mengelola kesehatan dan keselamatan di atas dan di luar harapan karyawan Anda.
Sumber Daya Terpusat
Seringkali tim memiliki kebutuhan yang sama untuk sumber daya tetapi tidak selalu membutuhkannya pada jadwal yang sama. Perangkat lunak coworking menyediakan sumber daya untuk semua tim di seluruh perusahaan, mengurangi redundansi. Dari ruang konferensi hingga perlengkapan rapat, mitra coworking dapat menghemat biaya dengan berbagi materi ini secara efektif di seluruh departemen. Terapkan aturan yang memastikan penggunaan dan ketersediaan yang konsisten sehingga organisasi Anda menerima manfaat penuh dari investasi Anda dalam sumber daya bersama. Seperti halnya real estat , mengelola sumber daya ini dari hub terpusat memberi manajemen pandangan menyeluruh yang memungkinkan mereka melacak penggunaan dan mengenali pola yang mengarah pada keputusan cerdas untuk pengeluaran modal untuk mengembangkan bisnis. Sistem manajemen coworking memberi Anda semua alat yang Anda butuhkan untuk mengelola sumber daya yang dibutuhkan tim Anda untuk memberikan hasil yang konsisten.
Optimasi Biaya
Solusi coworking menyebarkan biaya ke berbagai departemen, tim, dan/atau organisasi sehingga pembelian modal besar menjadi lebih layak dan menarik serta memastikan bahwa semua sumber daya dikelola dengan tepat. Sumber daya bersama dapat dengan mudah dilacak, dicari sumbernya, dan ditinjau dari satu platform sehingga tim memiliki akses ke alat yang mereka butuhkan. Kenali pola penggunaan untuk memahami apakah lebih banyak sumber daya diperlukan dan yakinlah bahwa pembelian tersebut memenuhi kebutuhan yang sah dan bukan masalah pasokan jangka pendek. Beli dengan percaya diri karena mengetahui dengan tepat bagaimana bisnis Anda menggunakan sumber daya yang ada dan berbagi biaya di antara semua pengguna untuk memaksimalkan ROI Anda atas pembelian modal.
Penagihan dan Manajemen Kontrak
Pelacakan faktur dan kontrak dapat dengan cepat menjadi rumit seiring pertumbuhan organisasi Anda. Bisnis coworking perlu melacak anggota klien yang terpisah sementara organisasi yang lebih besar sering kali harus menangani beberapa pusat biaya, perusahaan induk dan anak, dan pihak ketiga. Perangkat lunak manajemen coworking menyederhanakan semua proses ini dengan membuat platform yang mengelola faktur dan kontrak secara terpusat. Perangkat lunak berbasis cloud menawarkan hub yang aman untuk membuat, menyebarluaskan, melacak, dan menyimpan kontrak dan faktur, menyederhanakan semua aspek pengelolaan hubungan dalam bisnis Anda. Segera beri tahu semua pihak terkait saat ada perubahan yang memerlukan perhatian atau tanda tangan mereka. Ketahui akun mana yang belum dibayar dan dapat menindaklanjuti pembayaran. Otomatiskan proses sehingga Anda menghabiskan lebih sedikit waktu untuk melacak orang dan lebih banyak waktu untuk inisiatif yang memberikan nilai tambah. Baik secara langsung terhubung ke PMS Anda untuk menagih dengan tepat kepada anggota berbagai organisasi yang memanfaatkan ruang kerja bersama Anda maupun untuk digunakan secara internal guna mendapatkan akuntansi yang akurat di seluruh struktur organisasi Anda dan mendorong pengambilan keputusan berdasarkan penggunaan departemen, pusat biaya, atau hierarki, kemampuan untuk melacak dan memusatkan data kontrak dan faktur akan menghemat waktu Anda dan karyawan Anda berjam-jam dibandingkan dengan metode tradisional.
Konsistensi Proses
Perangkat lunak ruang kerja bersama menawarkan solusi yang lebih dari sekadar manajemen sumber daya fisik. Seperti yang disebutkan, solusi digital dapat digunakan untuk menyederhanakan proses seperti penagihan dan manajemen kontrak. Solusi ini dapat diperluas ke hampir semua aspek alur kerja Anda, menciptakan alur kerja yang andal untuk penyelesaian proyek dengan pemeriksaan dan keseimbangan, serta peluang untuk umpan balik dan pengulangan, yang sesuai dengan budaya perusahaan Anda. Perangkat lunak manajemen tugas dapat membantu mengingatkan prosedur berulang dan menjaga tim Anda tetap pada jalurnya. Proyek yang lebih besar dapat mengembangkan proses yang menghasilkan hasil yang solid dan jadwal yang jelas. Manajemen memiliki akses ke serangkaian alat yang menyesuaikan pelaporan proyek yang sesuai dengan cara kerja tim. Memerlukan persetujuan supervisor pada tonggak penting atau memungkinkan tim untuk mengulang dan memberikan umpan balik sehingga proyek tumbuh lebih organik dengan masukan semua orang. Apa pun itu, perangkat lunak ruang kerja bersama menawarkan platform yang familier tempat semua anggota tim dapat melaporkan dan melacak kemajuan, berkomunikasi dengan anggota tim lain di mana pun mereka berada, dan memberikan hasil yang luar biasa. Bekerja dengan lancar di ruang kerja digital di mana pun anggota tim berada dengan memanfaatkan alat canggih yang dirancang dengan mempertimbangkan bisnis ruang kerja bersama.
Sistem Pencatatan dan Penggunaan
Mengelola proyek dari hub terpusat memiliki lebih banyak manfaat bagi manajemen dalam hal memiliki sistem pencatatan dan penggunaan. Ketahui dengan pasti siapa yang berkontribusi terhadap apa pada suatu proyek, kapan keputusan utama dilaksanakan, dan catat bagaimana jadwal yang diproyeksikan sesuai dengan penerapan di dunia nyata. Alat manajemen proyek menghilangkan kebutuhan untuk melacak email atau komunikasi lainnya, semua diskusi yang relevan tentang proyek dapat dipusatkan di hub dan memberikan pandangan tingkat tinggi bagi manajemen untuk memahami bagaimana tim mereka bekerja dan di mana mereka dapat memfokuskan upaya mereka untuk mendukung tim mereka dan mencapai hasil yang konkret. Sederhanakan manajemen proyek untuk meningkatkan efisiensi dan memperbaiki hasil.
Komunikasi
Menyampaikan informasi yang tepat kepada orang yang tepat pada waktu yang tepat dapat membuat semua perbedaan. Banyak orang khawatir tentang pengaturan kerja bersama yang memungkinkan karyawan terlalu banyak fleksibilitas karena alasan ini, tetapi revolusi digital yang memungkinkan kerja bersama menghilangkan kebutuhan untuk kekhawatiran ini. Rekan kerja yang menerapkan sistem manajemen properti dengan solusi berbasis cloud waktu nyata memiliki akses langsung untuk menemukan rekan kerja jika mereka perlu menemukannya secara langsung, dan perangkat lunak ruang kerja bersama melengkapi komunikasi sehingga anggota tim dapat dengan cepat berkomunikasi melalui berbagai saluran. Seiring berkembangnya tempat kerja modern dan tekanan eksternal membutuhkan lingkungan kerja-kehidupan yang lebih fleksibel, bisnis yang mengandalkan cara kerja lama mungkin melihat diri mereka mulai tertinggal. Alat digital yang memungkinkan komunikasi ke tim yang bekerja di seluruh kantor atau di seluruh dunia memberdayakan organisasi untuk bekerja secara efisien terlepas dari lokasinya.
Bantuan dan Integrasi AI
Ketika data telah terpusat, kemungkinan tentang cara memanfaatkannya menjadi hampir tak terbatas. Karena semakin banyak pekerjaan yang dipindahkan ke ruang digital, kecerdasan buatan dan analisis data tingkat lanjut akan merevolusi cara orang bekerja. Tugas yang berulang, bahkan yang memiliki tingkat kompleksitas tertentu, dapat diotomatisasi. Manajemen proyek dapat melacak dan melaporkan kemajuan tanpa anggota tim kehilangan hari kerja hanya untuk memberi tahu para pemimpin tentang apa yang telah dicapai. Tim di seluruh organisasi dapat memusatkan data pelanggan dan AI dapat menawarkan wawasan berdasarkan data bersama—wawasan yang diperoleh oleh perwakilan layanan pelanggan dapat mengarah pada kampanye otomatis yang dikembangkan oleh tim pemasaran. Proses yang sama dapat meningkatkan komunikasi internal baik di antara anggota rekan kerja atau dalam suatu organisasi untuk memastikan bahwa informasi yang relevan dikirim ke orang-orang yang perlu mengetahuinya. Solusi digital dapat memandu karyawan ke solusi yang lebih mudah dan konsisten yang meningkatkan alur kerja dan memastikan hasil yang konsisten di semua entitas.
Memilih platform yang menawarkan integrasi mudah akan memperluas kekuatan sistem PMS Anda melampaui alokasi sumber daya dan alat komunikasi. Platform seperti AppExchange milik Salesforce menawarkan jumlah aplikasi dan integrasi yang hampir tak terbatas yang dapat meningkatkan kinerja bisnis di seluruh bisnis Anda. Temukan solusi digital yang dapat menyelesaikan tugas yang sebelumnya memerlukan seluruh tim untuk mengelolanya. Manfaatkan kekuatan platform dan data terpusat Anda untuk mencapai hasil bisnis yang benar-benar luar biasa.
Kesimpulan
Perubahan yang belum pernah terjadi sebelumnya yang terjadi pada tahun 2020 mempercepat tren di dunia bisnis menuju kerja bersama dan pengaturan kerja yang fleksibel. Bisnis yang memegang kendali dan mengembangkan bisnis mereka dalam menghadapi perubahan ini akan melihat hasil yang lebih baik di masa mendatang dan akan memiliki fleksibilitas dan pengetahuan kelembagaan untuk beradaptasi dengan tekanan di masa mendatang yang mungkin tidak dapat mereka kendalikan.
Meskipun pengaturan coworking dapat membuat bisnis Anda lebih gesit dalam menanggapi perubahan kondisi bisnis, pengaturan tersebut juga meningkatkan kepuasan dan produktivitas karyawan, meningkatkan hasil, dan menambah pendapatan. Ketika dipasangkan dengan alat yang meningkatkan pengaturan coworking seperti sistem PMS yang menyediakan ruang coworking dengan solusi digital, bisnis melihat lebih banyak peluang untuk mengoptimalkan proses mereka yang mendorong produktivitas dan hasil. Faktanya, tanpa solusi yang tepat untuk meningkatkan manajemen dan komunikasi, pengaturan coworking dapat terbukti merugikan bisnis. Tanpa alat yang tepat untuk memberdayakan karyawan dan manajer untuk berkolaborasi dalam lingkungan coworking, bisnis dapat melihat lebih sedikit keberhasilan dan dapat kembali ke proses lama. Kedua faktor eksternal seperti COVID-19 dan budaya bisnis yang berubah berarti bahwa perusahaan yang tidak beradaptasi akan menghadapi lebih banyak kesulitan dalam menarik dan mempertahankan karyawan yang dapat menemukan pengaturan seperti itu di tempat lain.
Untungnya, solusi tersedia untuk organisasi dengan ukuran apa pun, dengan platform yang dapat diskalakan yang menawarkan manajemen properti dan alat kerja bersama yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan mana pun. Solusi digital berbasis cloud seperti Booking Ninjas menawarkan platform terpusat untuk mengelola properti besar dan kecil dengan alat terintegrasi yang meningkatkan komunikasi, manajemen proyek, dan hampir semua aspek bisnis Anda. Perusahaan dengan ukuran apa pun dapat memaksimalkan ruang kerja bersama mereka dengan mesin pemesanan yang canggih, sistem manajemen kerja bersama, alat komunikasi yang ditingkatkan dan otomatis, dan dapat menyesuaikan platform sesuai dengan kebutuhan bisnis mereka. Memilih solusi yang tepat untuk bisnis Anda dapat membuat semua perbedaan untuk keberhasilan bisnis kerja bersama Anda atau saat mengadopsi strategi kerja bersama dalam organisasi Anda. Dengan banyaknya bisnis yang mengubah pengaturan kerja mereka untuk memenuhi lanskap yang berubah, penting bagi semua perusahaan untuk mempertimbangkan bagaimana mereka dapat menemukan solusi digital yang tepat untuk membuat mereka tetap unggul dalam persaingan, baik sebagai pesaing yang gesit yang dapat mempertahankan operasi selama krisis global dan sebagai pemberi kerja yang menarik bagi pekerja modern.
_-_A_Complete_Guide.png)
