Coworking-Unternehmen bieten ihren Mitgliedern außergewöhnlichen Service, Flexibilität und Vorteile. Coworking-Management-Software bietet diesen Unternehmen dieselben Vorteile: Sie können ihre Immobilien einfach verwalten, effizient zusammenarbeiten und Erwartungen übertreffen.
Der Bedarf an Coworking
Die Coworking-Branche ist in den letzten zehn Jahren stetig gewachsen . Von kleinen Start-ups bis hin zu Fortune-500-Unternehmen muss der moderne Arbeitsplatz seinen Mitarbeitern Möglichkeiten zur Aufrechterhaltung einer gesunden Work-Life-Balance und Arbeitgebern flexible Strukturen bieten, um den sich entwickelnden Geschäftsanforderungen gerecht zu werden. Im Jahr 2020 verändert die COVID-19-Pandemie die Arbeitswelt zusätzlich: Viele Unternehmen führen Remote-Arbeitsmodelle ein, die es Mitarbeitern ermöglichen, Aufgaben zu erledigen, ohne ins Büro zu kommen. Wenn die meisten Unternehmen die Idee von Remote- und Coworking-Vereinbarungen nicht zumindest in Erwägung gezogen haben, zwingt sie der durch die globale Pandemie verursachte Umbruch dazu, da alte Arbeitsweisen weder sicher noch nachhaltig sind.
Coworking ist erst seit Kurzem dank fortschrittlicher Coworking-Software möglich , die den Verwaltungsaufwand für verteilte Teams in Coworking- und Remote-Arbeitsumgebungen reduziert. Viele der Vorteile, die Arbeitgeber durch die Implementierung von Coworking-Arrangements erzielen, werden durch Coworking-Space-Management-Systeme und Property-Management-Systeme (PMS) ermöglicht. Diese erleichtern die digitale Kommunikation und ermöglichen eine effiziente Ressourcenzuweisung an die Teams, die sie benötigen. Cloudbasierte Lösungen verändern die Arbeitsweise von Unternehmen jeder Größe und schaffen Möglichkeiten, die zu Beginn des Jahrhunderts noch unvorstellbar waren. Während Coworking vor allem mit Unternehmen in Verbindung gebracht wird, die mehreren Mitgliedsunternehmen Arbeitsräume anbieten, werden die Prinzipien dieser Räume auch von großen Unternehmen übernommen, die ihre Kosten im Griff haben und ihre Geschäftsabläufe rationalisieren möchten, um mit der agileren Konkurrenz mithalten zu können.
Coworking-Space-Software dezentralisiert und automatisiert die Ressourcenzuweisung und stellt sicher, dass Mitarbeiter bei Bedarf Zugang zu Büros und Konferenzräumen haben, ohne dass ein großes Team für die Planung benötigt wird. Darüber hinaus bieten Coworking-Lösungen digitale Alternativen zu traditionellen Methoden des Projektmanagements und der Kommunikation. Teams können so eine dezentrale Bürolösung nutzen und gleichzeitig die Zusammenarbeit, die Managementfähigkeiten und die Produktivität steigern. Unternehmen können durch die Wahl einer Coworking-Umgebung ihre Gemeinkosten senken und Redundanzen bei Ressourcen und Flächen reduzieren. Große Unternehmen können diese Denkweise in ihre bestehenden Strukturen integrieren und so einen geringeren Immobilienbedarf als früher feststellen. Coworking-Unternehmen bieten diese Dienstleistungen ihren Mitgliedsunternehmen an, die eine monatliche oder jährliche Gebühr für die Verwaltung und Instandhaltung des Standorts zahlen. Unabhängig von der Gesamtstruktur Ihres Coworking-Arrangements ist ein PMS-System der Motor, der diese Vorteile ermöglicht. Manche Systeme bieten Ihrem Unternehmen sogar noch mehr Vorteile, indem sie sich Coworking-Software nennen.
Vorteile von Coworking
Coworking bietet enorme Vorteile sowohl für die physische Ressourcenverteilung als auch für die Konsistenz von Geschäftsprozessen. Dies führt zu verbesserten Arbeitsabläufen, gesteigerter Produktivität und zufriedeneren Arbeitgebern und Arbeitnehmern. Die Implementierung eines Property-Management-Systems im Rahmen einer Coworking-Vereinbarung steigert die Effizienz und hilft, Stresspunkte zu identifizieren, die durch Protokolle oder die Erhöhung der verfügbaren Ressourcen entschärft werden können. Coworking-Management-Software vereint Aufgabenmanagement, Kommunikation und leistungsstarke Management-Tools, um Prozesse für ein dezentrales Team zu zentralisieren und zu optimieren.
Cloudbasierte Plattformen bieten eine ideale Lösung für die Kommunikation und Verwaltung von Teams jeder Größe und ermöglichen gleichzeitig die von den Mitarbeitern gewünschten flexiblen Arbeitsmodelle. Neben der Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit und -produktivität optimiert Coworking-Software Prozesse, die traditionell von großen Teams oder Drittanbietern verwaltet wurden. Durch die Optimierung dieser Prozesse kann Ihr Team mehr Ressourcen für Ihr Kerngeschäft einsetzen und gleichzeitig die Betriebsabläufe optimieren. Wenn Mitarbeiter ihre Arbeitsabläufe selbst bestimmen können, haben sie die Freiheit, ihre Arbeit optimal zu erledigen. Gleichzeitig wird der Bedarf an unnötigen Organisationsstrukturen reduziert, die nicht direkt zur Wertwahrnehmung Ihres Unternehmens oder Produkts durch die Kunden beitragen. Ein umfassendes PMS-System kann Ihr Unternehmen unter anderem bei Raummanagement, Gesundheit und Sicherheit, Ressourcenzuweisung und Kostenoptimierung unterstützen. Coworking-Software kann das Rechnungs- und Vertragsmanagement, die Prozesskonsistenz, die Dokumentation und die Kommunikation verbessern und bietet KI- und digitale Lösungen, die Ihre Geschäftsprozesse weiter optimieren.
Raummanagement
Ob Ihr Unternehmen nur wenige Schreibtische oder 9.300 Quadratmeter Fläche benötigt – beim Flächenmanagement geht es darum, die verfügbare Fläche Ihres Unternehmens optimal zu nutzen, damit Sie genügend Platz für Ihre Arbeit haben. Coworking-Space-Software übernimmt diese Arbeit für Sie, indem sie Ihnen die Verwaltung all Ihrer Räumlichkeiten von einem zentralen Ort aus ermöglicht . So können mehrere Personen (Kunden und Mitarbeiter) auf die benötigten Flächen zugreifen und diese buchen. Cloud-basierte Lösungen bieten Echtzeit-Updates zur Verfügbarkeit. Das Management behält den Überblick darüber, welche Flächen wann genutzt werden, um fundierte Entscheidungen über den Immobilienerwerb zu treffen und sein Unternehmen mit wenig bis gar keinem ungenutzten Raum optimal zu skalieren.
Die Nutzung einer modernen Buchungsmaschine zur Raumverwaltung bietet Mitarbeitern flexible Arbeitsmöglichkeiten, die ihren Bedürfnissen entsprechen. Mitarbeiter, die Zugang zu einer für ihre Aufgaben passenden Arbeitsumgebung haben, sind produktiver und zufriedener. Ein Hauptvorteil von Coworking-Arrangements ist die gesteigerte Produktivität der Mitarbeiter bei gleichzeitig geringerem Flächenbedarf. Dies senkt die Kosten bei gleichzeitiger Steigerung der Leistung und hilft Unternehmen, mit der vorhandenen Infrastruktur mehr zu erreichen.
Gesundheit und Sicherheit
Die Implementierung eines Property-Management-Systems ermöglicht Unternehmen zudem eine effektivere Verwaltung ihrer gemeinsam genutzten Arbeitsbereiche. Durch Echtzeit-Informationen zur Raumnutzung kann ein PMS-System sicherstellen, dass die Räume gereinigt und sicher genutzt werden. Nach COVID-19 werden Unternehmen, die Gesundheit und Sicherheit gewährleisten, höhere Renditen aus ihren Investitionen in ihre Mitarbeiter und bessere Ergebnisse erzielen. Verknüpfen Sie Reinigungsverfahren und Raumpflege direkt mit der Nutzung, um die Sicherheit der Einrichtungen für alle Mitarbeiter zu gewährleisten und die Reinigungspläne der tatsächlichen Raumnutzung anzupassen. Geben Sie Ihren Mitarbeitern die Gewissheit, dass ihr Arbeitsplatz sauber und gepflegt ist, und erhöhen Sie so die Mitarbeiterbindung – unabhängig davon, ob sie Mitglieder Ihres Coworking-Bereichs oder Partner Ihres Unternehmens sind, das eine Coworking-Strategie verfolgt. Ein PMS kann Ihr Unternehmen dabei unterstützen, Gesundheit und Sicherheit über die Erwartungen Ihrer Mitarbeiter hinaus zu gewährleisten.
Zentralisierte Ressourcen
Teams haben oft einen ähnlichen Bedarf an Ressourcen, benötigen diese aber nicht immer zeitgleich. Coworking-Software stellt Ressourcen allen Teams unternehmensweit zur Verfügung und reduziert so Redundanzen. Von Konferenzräumen bis hin zu Meeting-Materialien – Coworking-Partner können Kosten sparen, indem sie diese Materialien abteilungsübergreifend nutzen. Implementieren Sie Regeln, die eine einheitliche Nutzung und Verfügbarkeit gewährleisten, damit Ihr Unternehmen den vollen Nutzen aus Ihren Investitionen in gemeinsam genutzte Ressourcen zieht. Wie bei Immobilien bietet die Verwaltung dieser Ressourcen von einem zentralen Knotenpunkt aus dem Management einen umfassenden Überblick. So kann es die Nutzung verfolgen und Muster erkennen, die zu fundierten Entscheidungen über den Kapitaleinsatz für das Unternehmenswachstum führen. Ein Coworking-Management-System bietet Ihnen alle notwendigen Tools, um die Ressourcen Ihres Teams für konsistente Ergebnisse zu verwalten.
Kostenoptimierung
Coworking-Lösungen verteilen die Kosten auf mehrere Abteilungen, Teams und/oder Organisationen. Das macht große Investitionen praktikabler und attraktiver und stellt sicher, dass alle Ressourcen optimal verwaltet werden. Gemeinsam genutzte Ressourcen lassen sich einfach von einer Plattform aus verfolgen, beziehen und überprüfen, sodass Teams Zugriff auf die benötigten Tools haben. Erkennen Sie Nutzungsmuster, um zu erkennen, ob mehr Ressourcen benötigt werden, und stellen Sie sicher, dass die Anschaffungen einem berechtigten Bedarf und nicht einem kurzfristigen Versorgungsengpass dienen. Kaufen Sie mit der Gewissheit ein, genau zu wissen, wie Ihr Unternehmen seine vorhandenen Ressourcen nutzt, und verteilen Sie die Kosten auf alle Nutzer, um Ihren ROI bei Investitionen zu maximieren.
Rechnungsstellung und Vertragsmanagement
Die Nachverfolgung von Rechnungen und Verträgen kann mit dem Wachstum Ihres Unternehmens schnell unübersichtlich werden. Coworking-Unternehmen müssen den Überblick über einzelne Kunden behalten, während größere Unternehmen oft mehrere Kostenstellen, Mutter- und Tochterunternehmen sowie Drittparteien unter einen Hut bringen müssen. Coworking-Management-Software optimiert all diese Prozesse durch eine Plattform, die Rechnungen und Verträge zentral verwaltet. Cloudbasierte Software bietet eine sichere Plattform für die Erstellung, Verteilung, Nachverfolgung und Speicherung von Verträgen und Rechnungen und vereinfacht so alle Aspekte des Beziehungsmanagements in Ihrem Unternehmen. Informieren Sie alle relevanten Parteien schnell über Änderungen, die ihre Aufmerksamkeit oder Unterschrift erfordern. Informieren Sie sich über offene Rechnungen und fordern Sie die Zahlung an. Automatisieren Sie Prozesse, um weniger Zeit mit der Suche nach Mitarbeitern zu verbringen und mehr Zeit für wertschöpfende Initiativen zu haben. Ob direkt an Ihr PMS angebunden, um Mitgliedern verschiedener Organisationen, die Ihren Coworking-Bereich nutzen, korrekte Rechnungen zu stellen, oder intern für eine präzise Buchhaltung in Ihrer gesamten Organisationsstruktur und für eine fundierte Entscheidungsfindung basierend auf Abteilungs-, Kostenstellen- oder hierarchischer Nutzung – die Möglichkeit, Rechnungs- und Vertragsdaten zu verfolgen und zentral zu verwalten, spart Ihnen und Ihren Mitarbeitern im Vergleich zu herkömmlichen Methoden viel Zeit.
Konsistenz der Prozesse
Coworking-Space-Software bietet Lösungen, die über das physische Ressourcenmanagement hinausgehen. Wie bereits erwähnt, können digitale Lösungen genutzt werden, um Prozesse wie Rechnungsstellung und Vertragsmanagement zu optimieren. Diese Lösungen lassen sich auf nahezu alle Aspekte Ihres Workflows erweitern und schaffen so einen zuverlässigen Ablauf für den Projektabschluss mit Kontrollmechanismen sowie Möglichkeiten für Feedback und Wiederholung, die Ihrer Unternehmenskultur entsprechen. Aufgabenmanagement-Software kann Sie bei wiederkehrenden Vorgängen an erinnern und Ihr Team auf Kurs halten. Größere Projekte können Prozesse entwickeln, die zu zuverlässigen Ergebnissen und klaren Zeitplänen führen. Das Management hat Zugriff auf eine Reihe von Tools, die das Projektreporting an die Arbeitsweise der Teams anpassen. Fordern Sie bei wichtigen Meilensteinen die Genehmigung des Vorgesetzten ein oder ermöglichen Sie Teams Iterationen und Feedback, damit ein Projekt durch den Input aller Beteiligten organischer wächst. So oder so bietet Coworking-Software eine vertraute Plattform, auf der alle Teammitglieder den Fortschritt melden und verfolgen, ortsunabhängig mit anderen Teammitgliedern kommunizieren und hervorragende Ergebnisse erzielen können. Arbeiten Sie nahtlos in einem digitalen Arbeitsbereich, unabhängig vom Standort der Teammitglieder, indem Sie leistungsstarke Tools nutzen, die speziell für Coworking-Unternehmen entwickelt wurden.
Aufzeichnungs- und Nutzungssystem
Die Projektverwaltung über einen zentralen Hub bietet dem Management weitere Vorteile, da sie ein System zur Aufzeichnung und Nutzung bietet. So wissen Sie genau, wer was zu einem Projekt beigetragen hat, wann wichtige Entscheidungen umgesetzt wurden und wie die geplanten Zeitpläne mit der tatsächlichen Anwendung übereinstimmten. Projektmanagement- Tools machen das Suchen nach E-Mails oder anderen Kommunikationsmitteln überflüssig. Alle relevanten Projektdiskussionen können im Hub zentralisiert werden. Das Management erhält einen umfassenden Überblick über die Arbeitsweise seiner Teams und kann gezielt Maßnahmen ergreifen, um das Team zu unterstützen und konkrete Ergebnisse zu erzielen. Optimieren Sie Ihr Projektmanagement, um die Effizienz zu steigern und die Ergebnisse zu verbessern.
Kommunikation
Die richtigen Informationen zur richtigen Zeit an die richtigen Personen weiterzugeben, kann entscheidend sein. Viele Menschen befürchten deshalb, dass Coworking-Arrangements ihren Mitarbeitern zu viel Flexibilität bieten. Die digitale Revolution, die Coworking ermöglicht, beseitigt diese Bedenken jedoch. Coworker, die ein Property-Management-System mit Echtzeit-Cloud-Lösungen implementieren, können ihre Kollegen bei Bedarf sofort finden. Coworking-Space-Software ergänzt die Kommunikation, sodass Teammitglieder schnell über verschiedene Kanäle kommunizieren können. Da sich die moderne Arbeitswelt weiterentwickelt und externe Anforderungen eine flexiblere Arbeits- und Privatlebensumgebung erfordern, geraten Unternehmen, die an der alten Arbeitsweise festhalten, möglicherweise ins Hintertreffen. Digitale Tools, die die Kommunikation mit Teams ermöglichen, die im gesamten Büro oder weltweit arbeiten, ermöglichen es Unternehmen, standortunabhängig effizient zu arbeiten.
KI-Unterstützung und -Integration
Wenn Daten zentralisiert sind, eröffnen sich nahezu unbegrenzte Möglichkeiten, sie zu nutzen. Da immer mehr Arbeit in den digitalen Raum verlagert wird, werden künstliche Intelligenz und erweiterte Datenanalyse die Arbeitsweise der Menschen revolutionieren. Sich wiederholende Aufgaben, selbst solche mit einem gewissen Komplexitätsgrad, können automatisiert werden. Das Projektmanagement kann den Fortschritt verfolgen und darüber berichten, ohne dass ein Teammitglied tagelange Arbeit verliert, nur um die Führungskräfte über bereits Erreichtes zu informieren. Teams können Kundendaten unternehmensübergreifend zentralisieren und KI kann auf Grundlage der gemeinsam genutzten Daten Erkenntnisse liefern – die Erkenntnisse eines Kundendienstmitarbeiters können beispielsweise zu einer automatisierten Kampagne führen, die vom Marketingteam entwickelt wird. Dieselben Prozesse können die interne Kommunikation verbessern, ob unter Coworking-Mitgliedern oder innerhalb eines Unternehmens, um sicherzustellen, dass relevante Informationen an die Personen gesendet werden, die sie kennen müssen. Digitale Lösungen können Mitarbeiter zu einfacheren und konsistenteren Lösungen führen, die Arbeitsabläufe verbessern und einheitliche Ergebnisse über alle Unternehmensbereiche hinweg sicherstellen.
Die Wahl einer Plattform mit einfachen Integrationen erweitert die Leistungsfähigkeit Ihres PMS-Systems über Ressourcenzuweisung und Kommunikationstools hinaus. Plattformen wie Salesforce AppExchange bieten eine nahezu unbegrenzte Anzahl an Apps und Integrationen, die die Geschäftsleistung Ihres gesamten Unternehmens verbessern können. Finden Sie digitale Lösungen, die Aufgaben erledigen, für die früher ganze Teams zuständig waren. Nutzen Sie die Leistungsfähigkeit Ihrer zentralisierten Plattform und Daten, um wirklich bemerkenswerte Geschäftsergebnisse zu erzielen.
Abschluss
Die beispiellosen Veränderungen des Jahres 2020 beschleunigen den Trend in der Geschäftswelt hin zu Coworking und flexiblen Arbeitsmodellen. Unternehmen, die die Zügel in die Hand nehmen und ihr Geschäft angesichts dieser Veränderungen weiterentwickeln, werden künftig bessere Ergebnisse erzielen und über die Flexibilität und das institutionelle Wissen verfügen, um sich an zukünftige Belastungen anzupassen, die sie möglicherweise nicht kontrollieren können.
Coworking-Arrangements können Ihr Unternehmen flexibler auf veränderte Geschäftsbedingungen reagieren lassen, steigern aber auch die Mitarbeiterzufriedenheit und -produktivität, verbessern die Ergebnisse und erhöhen den Umsatz. In Kombination mit Tools zur Verbesserung von Coworking-Arrangements, wie z. B. PMS-Systemen, die Coworking-Spaces mit einer digitalen Lösung ausstatten, bieten sich Unternehmen mehr Möglichkeiten zur Prozessoptimierung, die Produktivität und Ergebnisse steigern. Ohne die richtigen Lösungen zur Verbesserung von Management und Kommunikation kann sich ein Coworking-Arrangement sogar als nachteilig für ein Unternehmen erweisen. Ohne die richtigen Tools, die Mitarbeitern und Managern die Zusammenarbeit in einer Coworking-Umgebung ermöglichen, können Unternehmen weniger erfolgreich sein und zu alten Prozessen zurückkehren. Sowohl externe Faktoren wie COVID-19 als auch eine sich verändernde Unternehmenskultur bedeuten, dass Unternehmen, die sich nicht anpassen, größere Schwierigkeiten haben werden, Mitarbeiter zu gewinnen und zu halten, die solche Arrangements anderswo finden können.
Glücklicherweise gibt es Lösungen für Organisationen jeder Größe mit skalierbaren Plattformen, die sowohl Immobilienverwaltungs- als auch Coworking-Tools bieten, die den Anforderungen jedes Unternehmens gerecht werden. Cloudbasierte digitale Lösungen wie Booking Ninjas bieten zentralisierte Plattformen zur Verwaltung großer und kleiner Immobilien mit integrierten Tools, die die Kommunikation, das Projektmanagement und nahezu jeden Aspekt Ihres Geschäfts verbessern. Unternehmen jeder Größe können ihre Coworking-Flächen mit einer leistungsstarken Buchungsmaschine, Coworking-Management-Systemen sowie erweiterten und automatisierten Kommunikationstools maximieren und die Plattform an ihre Geschäftsanforderungen anpassen. Die Wahl der richtigen Lösung für Ihr Unternehmen kann den Erfolg Ihres Coworking-Geschäfts oder die Einführung einer Coworking-Strategie in Ihrem Unternehmen entscheidend beeinflussen. Da viele Unternehmen ihre Arbeitsmodelle an die sich verändernde Landschaft anpassen, ist es wichtig, dass alle Unternehmen darüber nachdenken, wie sie die richtigen digitalen Lösungen finden, um der Konkurrenz immer einen Schritt voraus zu sein – sowohl als agiler Wettbewerber, der seinen Betrieb auch während globaler Krisen aufrechterhalten kann, als auch als attraktiver Arbeitgeber für moderne Arbeitnehmer.
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