Le aziende di coworking offrono ai propri membri servizi, flessibilità e vantaggi eccezionali. Il software di gestione del coworking offre a queste aziende gli stessi vantaggi, consentendo loro di gestire facilmente i propri spazi, collaborare in modo efficiente e superare le aspettative.
La necessità del coworking
Il settore del coworking è cresciuto costantemente nell'ultimo decennio. Dalle piccole start-up alle aziende Fortune 500, l'ambiente di lavoro moderno deve offrire ai dipendenti opzioni per mantenere un sano equilibrio tra lavoro e vita privata e ai datori di lavoro strutture adattabili per soddisfare le esigenze aziendali in continua evoluzione. Nel 2020, la pandemia di COVID-19 sta cambiando ulteriormente il volto del posto di lavoro, con molte aziende che adottano soluzioni di lavoro da remoto che consentono ai lavoratori di svolgere le proprie attività senza recarsi in ufficio. Se la maggior parte delle aziende non stava almeno prendendo in considerazione l'idea di soluzioni di lavoro da remoto e di co-working, allora lo sconvolgimento causato dalla pandemia globale le sta costringendo a farlo, poiché i vecchi metodi di lavoro non sono più sicuri o sostenibili.
Il coworking è diventato possibile solo di recente grazie ai progressi nei software dedicati, che alleggeriscono il carico di gestione per i team distribuiti in ambienti di coworking e di lavoro da remoto. Molti dei vantaggi che i datori di lavoro riscontrano nell'implementazione di una soluzione di coworking sono resi possibili dai sistemi di gestione degli spazi di coworking e dai sistemi di gestione immobiliare (PMS), che semplificano la comunicazione digitale e l'allocazione efficiente delle risorse ai team che ne hanno bisogno. Le soluzioni basate sul cloud stanno cambiando il modo in cui operano le aziende, grandi e piccole, creando opportunità inimmaginabili all'inizio del secolo. Sebbene il coworking sia diventato strettamente associato alle aziende che offrono spazi di lavoro a più aziende associate, i principi che regolano questi spazi vengono adottati anche dalle grandi aziende che cercano di gestire i costi e semplificare le proprie attività per competere con una concorrenza più agile.
Il software per spazi di coworking decentralizza e automatizza l'allocazione delle risorse, garantendo che i dipendenti abbiano accesso a uffici e sale conferenze quando necessario, senza dover impiegare un team numeroso dedicato alla pianificazione. Inoltre, le soluzioni di coworking offrono alternative digitali ai metodi tradizionali di gestione dei progetti e comunicazione, consentendo ai team di adottare una soluzione di ufficio decentralizzata, aumentando al contempo la collaborazione, le capacità di gestione e la produttività. Le aziende possono ridurre i costi generali e le ridondanze di risorse e spazi scegliendo un ambiente di lavoro in coworking. Le grandi aziende possono adottare questa mentalità nelle loro strutture esistenti e riscontrare una minore necessità di immobili rispetto al passato, mentre le aziende di coworking offrono questi servizi alle aziende associate che pagano una quota mensile o annuale per la gestione e la manutenzione della sede. Indipendentemente dalla struttura generale del tuo coworking, un sistema PMS è il motore che rende possibili questi vantaggi, e alcuni possono anche definirsi software per coworking, offrendo ancora più vantaggi alla tua azienda.
Vantaggi del coworking
Il coworking offre enormi vantaggi sia in termini di allocazione delle risorse fisiche che di coerenza dei processi aziendali, che si traducono in flussi di lavoro migliorati, aumento della produttività e maggiore soddisfazione di datori di lavoro e dipendenti. L'implementazione di un sistema di gestione immobiliare insieme a una soluzione di coworking migliora l'efficienza e aiuta a identificare i punti di stress che possono essere alleviati attraverso protocolli o l'aumento delle risorse disponibili. Il software di gestione del coworking offre strumenti di gestione delle attività, comunicazione e potenti strumenti di gestione per centralizzare e ottimizzare i processi di un team decentralizzato.
Le piattaforme basate su cloud offrono una soluzione ideale per comunicare e gestire team di qualsiasi dimensione, offrendo al contempo modalità di lavoro flessibili e adatte alle esigenze dei dipendenti. Oltre ad aumentare la soddisfazione e la produttività dei dipendenti, il software di coworking ottimizza i processi che tradizionalmente venivano gestiti da team di grandi dimensioni o da terze parti. La semplificazione di questi processi consente al team di dedicare più risorse al core business, migliorando al contempo le operazioni. Permettere ai dipendenti di gestire autonomamente le proprie modalità di lavoro offre loro la libertà di svolgere il lavoro nel modo più efficace e riduce la necessità di una struttura organizzativa non necessaria che non contribuisce direttamente al valore percepito dai clienti della propria azienda o del proprio prodotto. Alcuni degli ambiti in cui un sistema PMS completo può essere utile per la tua azienda sono la gestione degli spazi, la salute e la sicurezza, l'allocazione delle risorse e l'ottimizzazione dei costi, mentre il software di coworking può migliorare la gestione di fatture e contratti, la coerenza dei processi, la tenuta dei registri e la comunicazione, oltre a soluzioni di intelligenza artificiale e digitali che migliorano ulteriormente i tuoi processi aziendali.
Gestione dello spazio
Che la tua azienda abbia bisogno di poche scrivanie o di 9.500 metri quadrati di spazio, la gestione dello spazio consiste nell'ottimizzare l'area disponibile della tua attività in modo da avere lo spazio necessario per svolgere le tue attività. Il software per spazi di coworking fa il grosso del lavoro per te, consentendoti di gestire tutte le tue proprietà da un hub centralizzato . Questo permette a più persone (siano esse clienti o dipendenti) di accedere e prenotare lo spazio di cui hanno bisogno, mentre le soluzioni basate su cloud offrono aggiornamenti in tempo reale sulla disponibilità. Il management può tenere traccia di quali spazi vengono utilizzati e quando, al fine di prendere decisioni consapevoli in merito all'acquisizione di immobili e scalare la propria attività in modo appropriato, con poco o nessun spazio inutilizzato.
Sfruttare un motore di prenotazione avanzato che gestisce gli spazi offre ai dipendenti opzioni di lavoro flessibili e adatte alle loro esigenze. I dipendenti che hanno accesso all'ambiente di lavoro più adatto alle loro mansioni sono più produttivi e più felici. Uno dei principali vantaggi delle soluzioni di coworking è l'aumento della produttività dei lavoratori, abbinato alla riduzione degli spazi necessari, alla riduzione dei costi e all'aumento della produttività, e all'aiuto alle aziende per ottenere risultati migliori con le infrastrutture già esistenti.
Salute e sicurezza
L'implementazione di un sistema di gestione immobiliare (PMS) consente alle aziende di gestire in modo più efficace anche gli spazi di lavoro condivisi. Grazie alla comprensione in tempo reale di come viene utilizzato lo spazio, un sistema PMS può garantire che gli spazi vengano puliti e utilizzati in sicurezza. In una realtà post-COVID-19, le aziende in grado di garantire salute e sicurezza otterranno maggiori ritorni sull'investimento nei dipendenti e risultati migliori. Collegate le procedure di pulizia e la manutenzione degli spazi direttamente all'utilizzo, in modo che le strutture siano sicure per tutti i dipendenti e che i programmi di pulizia corrispondano all'utilizzo reale degli spazi. Offrite ai dipendenti la tranquillità che il loro spazio di lavoro sia pulito e ben mantenuto, aumentando la fidelizzazione, indipendentemente dal fatto che siano membri del vostro spazio di coworking o partner della vostra azienda che ha adottato una strategia di coworking. Un PMS può aiutare la vostra azienda a gestire la salute e la sicurezza al di là delle aspettative dei vostri dipendenti.
Risorse centralizzate
Spesso i team hanno esigenze simili in termini di risorse, ma non sempre ne hanno bisogno con la stessa cadenza. Il software di coworking rende le risorse disponibili a tutti i team dell'azienda, riducendo le ridondanze. Dalle sale conferenze ai materiali per le riunioni, i partner di coworking possono risparmiare sui costi condividendo efficacemente questi materiali tra i reparti. Implementa regole che garantiscano un utilizzo e una disponibilità coerenti, in modo che la tua organizzazione tragga il massimo vantaggio dal tuo investimento in risorse condivise. Come per gli immobili , la gestione di queste risorse da un hub centralizzato offre al management una panoramica che consente di monitorare l'utilizzo e riconoscere modelli che portano a decisioni intelligenti per l'investimento di capitale per la crescita aziendale. Un sistema di gestione del coworking ti offre tutti gli strumenti necessari per gestire le risorse di cui il tuo team ha bisogno per ottenere risultati coerenti.
Ottimizzazione dei costi
Le soluzioni di coworking distribuiscono i costi tra più reparti, team e/o organizzazioni, rendendo gli acquisti di capitale più fattibili e interessanti e garantendo che tutte le risorse siano gestite in modo appropriato. Le risorse condivise possono essere facilmente monitorate, reperite e riviste da un'unica piattaforma, in modo che i team abbiano accesso agli strumenti di cui hanno bisogno. Riconoscendo i modelli di utilizzo, è possibile capire se sono necessarie più risorse e avere la certezza che gli acquisti rispondano a un'esigenza legittima e non a un problema di approvvigionamento a breve termine. Acquistate con la certezza di sapere esattamente come la vostra azienda sta utilizzando le risorse esistenti e condividete i costi tra tutti gli utenti per massimizzare il ROI sugli acquisti di capitale.
Fatturazione e gestione dei contratti
Monitorare fatture e contratti può diventare rapidamente complicato con la crescita della tua organizzazione. Le aziende di coworking devono tenere traccia dei singoli clienti, mentre le organizzazioni più grandi spesso devono destreggiarsi tra più centri di costo, società madri e figlie e terze parti. Il software di gestione del coworking semplifica tutti questi processi creando una piattaforma che gestisce fatture e contratti in modo centralizzato. Il software basato su cloud offre un hub sicuro per creare, distribuire, monitorare e archiviare contratti e fatture, semplificando tutti gli aspetti della gestione delle relazioni all'interno della tua azienda. Informa rapidamente tutte le parti interessate in caso di modifiche che richiedono la loro attenzione o firma. Scopri quali conti sono in sospeso e tieni traccia dei pagamenti. Automatizza i processi in modo da dedicare meno tempo al monitoraggio delle persone e più tempo alle iniziative a valore aggiunto. Sia direttamente collegato al tuo PMS per fatturare correttamente i membri di diverse organizzazioni che utilizzano il tuo spazio di coworking, sia internamente per una contabilità accurata nell'intera struttura organizzativa e guidare il processo decisionale in base all'utilizzo a livello di reparto, centro di costo o gerarchico, la possibilità di monitorare e centralizzare i dati di fatturazione e contrattuali farà risparmiare a te e ai tuoi dipendenti ore di tempo rispetto ai metodi tradizionali.
Coerenza dei processi
Il software per spazi di coworking offre soluzioni che vanno oltre la gestione fisica delle risorse. Come accennato, le soluzioni digitali possono essere utilizzate per semplificare processi come la fatturazione e la gestione dei contratti. Queste soluzioni possono essere estese a quasi tutti gli aspetti del flusso di lavoro, creando una pipeline affidabile per il completamento del progetto con controlli e bilanci, nonché opportunità di feedback e reiterazione, in linea con la cultura aziendale. Il software di gestione delle attività può aiutare con i promemoria per le procedure ricorrenti e mantenere il team sulla buona strada. I progetti più grandi possono sviluppare processi che portano a risultati concreti e tempistiche chiare. Il management ha accesso a una serie di strumenti che personalizzano il reporting di progetto in base al modo in cui lavorano i team. Richiedi l'approvazione del supervisore in occasione di milestone chiave o consenti ai team di iterare e fornire feedback in modo che un progetto cresca in modo più organico con il contributo di tutti. In entrambi i casi, il software per coworking offre una piattaforma familiare in cui tutti i membri del team possono segnalare e monitorare i progressi, comunicare con gli altri membri del team ovunque si trovino e ottenere risultati eccezionali. Lavora senza problemi in uno spazio di lavoro digitale, indipendentemente da dove si trovino i membri del team, sfruttando potenti strumenti progettati appositamente per le aziende di coworking.
Sistema di registrazione e utilizzo
Gestire i progetti da un hub centralizzato offre ulteriori vantaggi per il management in termini di sistema di registrazione e utilizzo. È possibile sapere esattamente chi ha contribuito a un progetto, quando sono state implementate le decisioni chiave e osservare come le tempistiche previste corrispondono all'applicazione reale. Gli strumenti di project management eliminano la necessità di rintracciare e-mail o altre comunicazioni: tutte le discussioni rilevanti sul progetto possono essere centralizzate nell'hub e fornire una panoramica di alto livello per il management, consentendogli di comprendere come stanno lavorando i team e dove concentrare gli sforzi per supportare il team e raggiungere risultati concreti. Semplificare la gestione dei progetti per aumentare l'efficienza e migliorare i risultati.
Comunicazione
Fornire le informazioni giuste alle persone giuste al momento giusto può fare la differenza. Molte persone temono che un ambiente di coworking consenta ai dipendenti troppa flessibilità per questo motivo, ma la rivoluzione digitale che ha reso possibile il coworking elimina questa preoccupazione. I collaboratori che implementano un sistema di gestione immobiliare con soluzioni basate su cloud in tempo reale hanno accesso immediato alla localizzazione dei colleghi se hanno bisogno di trovarli di persona, e il software per spazi di coworking integra le comunicazioni in modo che i membri del team possano comunicare rapidamente attraverso diversi canali. Con l'evoluzione del mondo del lavoro moderno e la richiesta di un ambiente di lavoro più flessibile, le aziende che si affidano al vecchio modo di lavorare potrebbero iniziare a perdere terreno. Gli strumenti digitali che consentono la comunicazione tra team che lavorano in ufficio o in tutto il mondo consentono alle organizzazioni di lavorare in modo efficiente indipendentemente dalla posizione.
Assistenza e integrazione dell'intelligenza artificiale
Una volta centralizzati i dati, le possibilità di sfruttarli diventano pressoché infinite. Con l'avanzare del lavoro nel digitale, l'intelligenza artificiale e l'analisi avanzata dei dati rivoluzioneranno il modo di lavorare delle persone. Le attività ripetitive, anche quelle con un certo livello di complessità, possono essere automatizzate. La gestione dei progetti può monitorare e rendicontare i progressi senza che un membro del team perda giorni di lavoro solo per aggiornare i leader su ciò che è già stato realizzato. I team di tutte le organizzazioni possono centralizzare i dati dei clienti e l'intelligenza artificiale può offrire insight basati sui dati condivisi: un insight acquisito da un rappresentante del servizio clienti può portare a una campagna automatizzata sviluppata dal team di marketing. Gli stessi processi possono migliorare le comunicazioni interne, sia tra i membri del coworking che all'interno di un'organizzazione, per garantire che le informazioni pertinenti vengano inviate alle persone che ne hanno bisogno. Le soluzioni digitali possono guidare i dipendenti verso soluzioni più semplici e coerenti che migliorano i flussi di lavoro e garantiscono risultati coerenti in tutte le entità.
Scegliere una piattaforma che offra integrazioni semplici amplia la potenza del tuo sistema PMS, andando oltre l'allocazione delle risorse e gli strumenti di comunicazione. Piattaforme come AppExchange di Salesforce offrono un numero pressoché illimitato di app e integrazioni che possono migliorare le prestazioni aziendali in tutta l'azienda. Trova soluzioni digitali in grado di svolgere attività che prima richiedevano la gestione di interi team. Sfrutta la potenza della tua piattaforma centralizzata e dei tuoi dati per ottenere risultati aziendali davvero straordinari.
Conclusione
I cambiamenti senza precedenti avvenuti nel 2020 stanno accelerando la tendenza del mondo degli affari verso il coworking e le modalità di lavoro flessibili. Le aziende che prendono in mano le redini e sviluppano il proprio business di fronte a questi cambiamenti otterranno risultati migliori in futuro e avranno la flessibilità e la competenza istituzionale necessarie per adattarsi a pressioni future che potrebbero non essere in grado di controllare.
Le soluzioni di coworking possono rendere la tua azienda più agile in risposta alle mutevoli condizioni aziendali, ma migliorano anche la soddisfazione e la produttività dei dipendenti, migliorando i risultati e aumentando i ricavi. Se abbinate a strumenti che migliorano le soluzioni di coworking, come i sistemi PMS che forniscono agli spazi di coworking una soluzione digitale, le aziende vedono maggiori opportunità di ottimizzare i propri processi, migliorando produttività e risultati. Infatti, senza le giuste soluzioni per migliorare la gestione e la comunicazione, una soluzione di coworking può rivelarsi dannosa per un'azienda. Senza gli strumenti giusti per consentire a dipendenti e manager di collaborare in un ambiente di coworking, le aziende possono ottenere meno successo e tornare a processi più vecchi. Sia fattori esterni come il COVID-19 che una cultura aziendale in evoluzione fanno sì che le aziende che non si adattano avranno maggiori difficoltà ad attrarre e trattenere i dipendenti che possono trovare soluzioni simili altrove.
Fortunatamente, esistono soluzioni per organizzazioni di qualsiasi dimensione, con piattaforme scalabili che offrono sia strumenti di gestione immobiliare che di coworking adatti alle esigenze di ogni azienda. Soluzioni digitali basate su cloud come Booking Ninjas offrono piattaforme centralizzate per gestire proprietà di grandi e piccole dimensioni con strumenti integrati che migliorano la comunicazione, la gestione dei progetti e quasi ogni aspetto della vostra attività. Aziende di qualsiasi dimensione possono massimizzare il proprio spazio di coworking con un potente motore di prenotazione, sistemi di gestione del coworking, strumenti di comunicazione avanzati e automatizzati e possono adattare la piattaforma alle proprie esigenze aziendali. Scegliere la soluzione giusta per la vostra azienda può fare la differenza per il successo della vostra attività di coworking o per l'adozione di una strategia di coworking all'interno della vostra organizzazione. Con molte aziende che cambiano le proprie modalità di lavoro per adattarsi al panorama in continua evoluzione, è importante che tutte le aziende considerino come trovare le giuste soluzioni digitali per mantenersi al passo con la concorrenza, sia come competitor agile in grado di mantenere le operazioni durante le crisi globali, sia come datore di lavoro attraente per il lavoratore moderno.
