Coworking-bedrijven bieden uitzonderlijke service, flexibiliteit en voordelen aan hun leden. Coworking-beheersoftware biedt deze bedrijven dezelfde voordelen, zodat ze hun eigendommen eenvoudig kunnen beheren, efficiënt kunnen samenwerken en de verwachtingen kunnen overtreffen.
De behoefte aan coworking
gestaag groeiend in de afgelopen tien jaar. Van kleine start-ups tot Fortune 500-bedrijven: de moderne werkplek moet werknemers opties bieden voor het behouden van een gezond evenwicht tussen werk en privéleven, en werkgevers een aanpasbare structuur om aan hun veranderende zakelijke behoeften te voldoen. In 2020 verandert de COVID-19-pandemie het aanzien van de werkplek verder: veel bedrijven gaan werken op afstand, waardoor werknemers taken kunnen uitvoeren zonder naar kantoor te komen. Als de meeste bedrijven niet op zijn minst het idee van werken op afstand en co-working koesteren, dan dwingt de onrust die wordt veroorzaakt door de wereldwijde pandemie hen de hand omdat oude manieren van werken niet langer veilig of duurzaam zijn.
Coworking is pas sinds kort mogelijk geworden dankzij vooruitgang in coworking-software die de lasten van het management verlichten voor verspreide teams co-working en externe werkomgevingen. Veel van de voordelen die werkgevers zien als gevolg van het implementeren van een coworking-regeling worden mogelijk gemaakt door beheersystemen voor coworking space en vastgoedbeheersystemen (PMS) die het gemakkelijker maken om digitaal te communiceren en middelen efficiënt toe te wijzen aan de teams die ze nodig hebben. Cloudgebaseerde oplossingen veranderen de manier waarop grote en kleine bedrijven opereren en creëren kansen die aan het begin van de eeuw ondenkbaar waren. Hoewel coworking het nauwst verbonden is geraakt met bedrijven die werkruimte bieden aan meerdere aangesloten bedrijven, worden de principes die deze ruimtes beheersen ook overgenomen door grote bedrijven die de kosten willen beheersen en hun bedrijven willen stroomlijnen om te kunnen concurreren met de meer flexibele concurrentie.
Coworking space-software decentraliseert en automatiseert de toewijzing van middelen en zorgt ervoor dat werknemers toegang hebben tot kantoren en vergaderruimtes wanneer nodig zonder dat er een groot team nodig is dat zich bezighoudt met planning. Bovendien bieden coworking-oplossingen digitale alternatieven voor traditionele methoden van projectmanagement en communicatie, waardoor teams een gedecentraliseerde kantooroplossing kunnen omarmen en tegelijkertijd de samenwerking, managementmogelijkheden en productiviteit kunnen vergroten. Bedrijven kunnen de overheadkosten verlagen en de overtollige middelen en ruimte verminderen door te kiezen voor een coworking-werkomgeving. Grote bedrijven kunnen deze mentaliteit binnen hun bestaande structuren overnemen en een verminderde behoefte aan onroerend goed zien in vergelijking met het verleden, terwijl coworking-bedrijven deze diensten aanbieden aan aangesloten bedrijven die een maandelijkse of jaarlijkse vergoeding betalen om het bedrijf de locatie te laten beheren en onderhouden. Ongeacht de algemene structuur van uw coworking-arrangement, een PMS-systeem is de engine die deze voordelen mogelijk maakt, en sommigen noemen zichzelf ook coworking-software die nog meer voordelen voor uw bedrijf biedt.
Voordelen van coworking
Cloudgebaseerde platforms bieden een ideale oplossing voor het communiceren en beheren van teams van elke omvang, terwijl ze flexibele werkregelingen bieden die werknemers willen. Naast de toename van de medewerkerstevredenheid en productiviteit, optimaliseert coworking-software processen die traditioneel door grote teams of derden werden beheerd. Door deze processen te stroomlijnen, kan uw team meer middelen aan uw kernactiviteiten besteden en tegelijkertijd de activiteiten verbeteren. Door werknemers hun werkafspraken te laten beheren, krijgen ze de vrijheid om de klus op de meest effectieve manier te klaren en wordt de behoefte aan een onnodige organisatiestructuur verminderd die niet direct bijdraagt aan de door klanten waargenomen waarde van uw bedrijf of product. Enkele van de gebieden waar een uitgebreid PMS-systeem uw bedrijf kan helpen zijn ruimtebeheer, gezondheid en veiligheid, toewijzing van middelen en kostenoptimalisatie, terwijl coworking-software het factuur- en contractbeheer, de procesconsistentie, het bijhouden van gegevens en de communicatie kan verbeteren, evenals AI en digitale oplossingen die uw bedrijfsprocessen verder verbeteren.
Ruimtebeheer
Of uw bedrijf nu een paar bureaus of 100.000 vierkante meter aan onroerend goed nodig heeft, bij ruimtebeheer draait alles om het maximaliseren van de beschikbare voetafdruk van uw bedrijf, zodat u de ruimte heeft om dingen gedaan te krijgen. Software voor coworkingruimte doet het zware werk voor u door u in staat te stellen al uw eigendommen te beheren vanuit een gecentraliseerde hub. Hierdoor kunnen meerdere mensen (klanten of werknemers) toegang krijgen tot de ruimte die ze nodig hebben en deze boeken, en cloudgebaseerde oplossingen bieden realtime updates van de beschikbaarheid. Het management kan bijhouden welke ruimtes worden gebruikt en wanneer, zodat ze weloverwogen beslissingen kunnen nemen over de aankoop van onroerend goed en hun bedrijf op de juiste manier kunnen opschalen met weinig tot geen inactief onroerend goed.
Gebruik maken van een geavanceerde boekingsengine die de ruimte beheert en medewerkers flexibele werkopties biedt die aansluiten bij hun behoeften. Werknemers die toegang hebben tot de juiste werkomgeving die past bij hun taken, zijn productiever en gelukkiger. Een van de belangrijkste aantrekkingskrachten van coworking-regelingen is de verhoogde productiviteit van werknemers, gecombineerd met de afname van noodzakelijk onroerend goed, waardoor de kosten worden verlaagd terwijl de productie wordt verhoogd, en bedrijven worden geholpen meer te bereiken met de reeds bestaande infrastructuur.
Gezondheid en veiligheid
Gecentraliseerde hulpbronnen
Teams hebben vaak vergelijkbare behoeften aan hulpbronnen, maar heb ze niet altijd volgens hetzelfde schema nodig. Coworking-software maakt middelen beschikbaar voor alle teams in het hele bedrijf, waardoor overtollig personeel wordt verminderd. Van vergaderruimtes tot vergaderbenodigdheden: coworking-partners kunnen kosten besparen door deze materialen effectief te delen tussen afdelingen. Implementeer regels die consistent gebruik en beschikbaarheid garanderen, zodat uw organisatie optimaal profiteert van uw investering in gedeelde bronnen. Net als bij onroerend goed, het beheer van deze middelen vanuit een gecentraliseerde hub geeft het management een overzicht in vogelvlucht waarmee ze het gebruik kunnen volgen en patronen kunnen herkennen die leiden tot slimme beslissingen over de kapitaaluitgaven om het bedrijf te laten groeien. Een coworking-beheersysteem geeft u alle tools die u nodig heeft om de middelen die uw team nodig heeft om consistente resultaten te leveren.
Kostenoptimalisatie
Coworking-oplossingen spreiden de kosten over meerdere afdelingen, teams en/of organisaties, waardoor grote kapitaalaankopen haalbaarder worden en aantrekkelijk zijn en ervoor zorgen dat alle hulpbronnen op de juiste wijze worden beheerd. Gedeelde bronnen kunnen eenvoudig worden gevolgd, gevonden en beoordeeld vanaf één platform, zodat teams toegang hebben tot de tools die ze nodig hebben. Herken gebruikspatronen om te begrijpen of er meer middelen nodig zijn en wees ervan overtuigd dat aankopen tegemoetkomen aan een legitieme behoefte en niet aan een aanbodprobleem op de korte termijn. Koop met vertrouwen en weet precies hoe uw bedrijf de bestaande middelen gebruikt en deel de kosten over alle gebruikers om uw ROI op kapitaalaankopen te maximaliseren.
Facturering en contractbeheer
Het bijhouden van facturen en contracten kan snel ingewikkeld worden naarmate uw organisatie groeit. Coworking-bedrijven moeten afzonderlijke klantleden bijhouden, terwijl grotere organisaties vaak moeten jongleren met meerdere kostenplaatsen, moeder- en dochterbedrijven en derde partijen. Coworking-beheersoftware stroomlijnt al deze processen door een platform te creëren dat facturen en contracten centraal beheert. Cloudgebaseerde software biedt een veilige hub voor het creëren, verspreiden, volgen en opslaan van contracten en facturen, waardoor alle aspecten van het relatiebeheer binnen uw bedrijf worden gestroomlijnd. Informeer snel alle relevante partijen wanneer er een wijziging is die hun aandacht of handtekening vereist. Weet welke rekeningen openstaan en volg de betaling op. Automatiseer processen zodat u minder tijd besteedt aan het opsporen van mensen en meer tijd aan initiatieven met toegevoegde waarde. Ofwel rechtstreeks gekoppeld aan uw PMS om leden van verschillende organisaties die uw coworking-ruimte gebruiken correct te factureren, ofwel om intern te gebruiken voor nauwkeurige boekhouding in uw hele organisatiestructuur en om de besluitvorming te stimuleren op basis van afdelings-, kostenplaats- of hiërarchisch gebruik; het kunnen bijhouden en centraliseren van facturerings- en contractgegevens zal u en uw werknemers uren tijd besparen in vergelijking met traditionele methoden.
Consistentie van Processen
Coworking space-software biedt oplossingen die verder gaan dan het beheer van fysieke hulpbronnen. Zoals gezegd kunnen digitale oplossingen worden gebruikt om processen zoals facturatie en contractbeheer te stroomlijnen. Deze oplossingen kunnen worden uitgebreid naar bijna alle aspecten van uw workflow, waardoor een betrouwbare pijplijn ontstaat voor de voltooiing van projecten met checks and balances, evenals mogelijkheden voor feedback en herhaling, die aansluiten bij uw bedrijfscultuur. Taakbeheersoftware kan helpen bij het herinneren aan terugkerende procedures en uw team op het goede spoor houden. Bij grotere projecten kunnen processen worden ontwikkeld die leiden tot solide resultaten en duidelijke tijdlijnen. Het management heeft toegang tot een reeks tools die de projectrapportage aanpassen aan de manier waarop teams werken. Vereist goedkeuring van de supervisor bij belangrijke mijlpalen of laat teams herhalen en feedback geven, zodat een project organischer groeit met ieders inbreng. Hoe dan ook, coworking-software biedt een vertrouwd platform waar alle teamleden de voortgang kunnen rapporteren en volgen, kunnen communiceren met andere teamleden, waar ze zich ook bevinden, en uitzonderlijke resultaten kunnen leveren. Werk naadloos in een digitale werkruimte, ongeacht waar teamleden zich bevinden, door gebruik te maken van krachtige tools die zijn ontworpen met coworking-bedrijven in gedachten.
Systeem voor registratie en gebruik
Beheren projecten vanuit een gecentraliseerde hub hebben zelfs nog meer voordelen voor het management als het gaat om het hebben van een systeem voor registratie en gebruik. Weet precies wie wat heeft bijgedragen aan een project, wanneer belangrijke beslissingen zijn geïmplementeerd, en noteer hoe de geprojecteerde tijdlijnen overeenkomen met de toepassing in de echte wereld. Projectbeheer tools elimineren de noodzaak om e-mails of andere op te sporen communicatie, alle relevante discussies over het project kunnen worden gecentraliseerd in de hub en bieden een overzicht op hoog niveau voor het management om te begrijpen hoe hun teams werken en waar ze hun inspanningen op kunnen richten om hun team te ondersteunen en concrete resultaten te bereiken. Stroomlijn het projectbeheer om de efficiëntie te verhogen en de resultaten te verbeteren.
Communicatie
De juiste informatie op het juiste moment bij de juiste mensen krijgen kan het verschil maken. Veel mensen maken zich om deze reden zorgen over een coworking-regeling die werknemers te veel flexibiliteit biedt, maar de digitale revolutie die coworking mogelijk heeft gemaakt, maakt deze zorgen overbodig. Collega's die een vastgoedbeheersysteem implementeren met realtime cloudgebaseerde oplossingen hebben onmiddellijke toegang om collega's te lokaliseren als ze ze persoonlijk moeten vinden, en coworking space-software vormt een aanvulling op de communicatie, zodat teamleden snel via verschillende kanalen kunnen communiceren. Naarmate de moderne werkplek evolueert en externe druk een flexibelere werk-privéomgeving vereist, kunnen bedrijven die afhankelijk zijn van de oude manier van werken achterop raken. Digitale tools die communicatie mogelijk maken met teams die op kantoor of over de hele wereld werken, stellen organisaties in staat efficiënt te werken ongeacht de locatie.
AI-ondersteuning en -integratie
Wanneer gegevens zijn gecentraliseerd, worden de mogelijkheden om deze te benutten bijna eindeloos. Naarmate meer en meer werk de digitale ruimte betreedt, zullen kunstmatige intelligentie en geavanceerde data-analyse een revolutie teweegbrengen in de manier waarop mensen werken. Repetitieve taken, zelfs taken met een zekere mate van complexiteit, kunnen worden geautomatiseerd. Projectmanagement kan de voortgang volgen en rapporteren zonder dat een teamlid dagen werk verliest, alleen maar om leiders op de hoogte te houden van wat er al is bereikt. Teams in organisaties kunnen klantgegevens centraliseren en AI kan inzichten bieden op basis van de gedeelde gegevens. Een inzicht verkregen door een medewerker van de klantenservice kan leiden tot een geautomatiseerde campagne die is ontwikkeld door het marketingteam. Dezelfde processen kunnen de interne communicatie verbeteren, zowel tussen coworkingleden als binnen een organisatie, om ervoor te zorgen dat relevante informatie wordt verzonden naar de mensen die deze moeten weten. Digitale oplossingen kunnen werknemers naar eenvoudigere en consistentere oplossingen leiden die de workflows verbeteren en zorgen voor consistente resultaten voor alle entiteiten.
Als u een platform kiest dat eenvoudige integraties biedt, breidt u de kracht van uw PMS-systeem uit tot meer dan middelentoewijzing en communicatietools. Platformen zoals AppExchange bieden een vrijwel onbeperkt aantal apps en integraties die de bedrijfsprestaties in uw hele bedrijf kunnen verbeteren. Vind digitale oplossingen waarmee taken kunnen worden uitgevoerd waarvoor voorheen hele teams nodig waren. Benut de kracht van uw gecentraliseerde platform en data om werkelijk opmerkelijke bedrijfsresultaten te behalen.
Conclusie
De ongekende veranderingen die zich in 2020 hebben voorgedaan, versnellen de trends in de zakenwereld richting coworking en flexibele werkregelingen. Bedrijven die de teugels in handen nemen en hun bedrijf ontwikkelen in het licht van deze veranderingen, zullen betere resultaten zien in de toekomst en zullen de flexibiliteit en institutionele kennis hebben om zich aan te passen aan toekomstige druk die ze misschien niet kunnen beheersen.
Hoewel coworking-regelingen uw bedrijf wendbaarder kunnen maken als reactie op veranderende bedrijfsomstandigheden, verbeteren ze ook de tevredenheid en productiviteit van medewerkers, verbeteren ze de resultaten en verhogen ze inkomsten. In combinatie met tools die coworking-arrangementen verbeteren, zoals PMS-systemen die coworking-ruimtes voorzien van een digitale oplossing, zien bedrijven meer mogelijkheden om hun processen te optimaliseren, waardoor de productiviteit en resultaten toenemen. Zonder de juiste oplossingen om het management en de communicatie te verbeteren, kan een coworking-regeling schadelijk blijken voor een bedrijf. Zonder de juiste tools om werknemers en managers in staat te stellen samen te werken in een coworking-omgeving, kunnen bedrijven minder succes boeken en terugkeren naar oudere processen. Zowel externe factoren zoals COVID-19 als een veranderende bedrijfscultuur zorgen ervoor dat bedrijven die zich niet aanpassen, meer moeite zullen hebben om werknemers aan te trekken en te behouden die dergelijke regelingen elders kunnen vinden.
Gelukkig zijn er oplossingen beschikbaar voor organisaties van elke omvang, met schaalbare platforms die zowel vastgoedbeheer als coworking-tools bieden die passen bij de behoeften van elk bedrijf. Cloudgebaseerde digitale oplossingen zoals Booking Ninjas bieden gecentraliseerde platforms voor beheer grote en kleine panden met geïntegreerde tools die de communicatie, het projectbeheer en vrijwel elk aspect van uw bedrijf verbeteren. Bedrijven van elke omvang kunnen hun coworking-ruimte maximaliseren met een krachtige boekingsengine, coworking-beheersystemen, verbeterde en geautomatiseerde communicatietools, en kunnen het platform opschalen naar hun zakelijke behoeften. Het kiezen van de juiste oplossing voor uw bedrijf kan het verschil maken voor het succes van uw coworking-bedrijf of voor het aannemen van een coworking-strategie binnen uw organisatie. Nu veel bedrijven hun werkarrangementen aanpassen om aan het veranderende landschap te voldoen, is het belangrijk dat alle bedrijven overwegen hoe ze de juiste digitale oplossingen kunnen vinden om de concurrentie een stap voor te blijven, zowel als een wendbare concurrent die tijdens mondiale crises zijn activiteiten kan voortzetten, als als een aantrekkelijke werkgever voor de moderne werknemer.