اكتشف جميع مزايا العمل المشترك مع نظام إدارة الممتلكات

توفر مشاريع العمل المشترك خدمةً ومرونة ومزايا استثنائية لأعضائها. يوفر برنامج إدارة العمل المشترك لهذه الشركات المزايا نفسها، مما يُمكّنها من إدارة ممتلكاتها بسهولة، والتعاون بكفاءة، وتجاوز التوقعات.

الحاجة إلى العمل المشترك

شهد قطاع العمل المشترك نموًا مطردًا على مدار العقد الماضي. بدءًا من الشركات الناشئة الصغيرة وصولًا إلى شركات فورتشن 500، بات من الضروري أن يوفر مكان العمل الحديث للموظفين خياراتٍ لتحقيق توازنٍ صحي بين العمل والحياة، وأن يوفر لأصحاب العمل هيكلًا مرنًا لتلبية احتياجات أعمالهم المتغيرة. في عام 2020، أحدثت جائحة كوفيد-19 تغييرًا جذريًا في طبيعة مكان العمل، حيث تبنت العديد من الشركات برامج العمل عن بُعد التي تُمكّن الموظفين من إنجاز المهام دون الحاجة إلى الحضور إلى المكتب. وإذا لم تكن معظم الشركات تُرحّب على الأقل بفكرة العمل عن بُعد والعمل المشترك، فإن الاضطرابات التي أحدثتها الجائحة العالمية تُجبرها على ذلك، حيث لم تعد أساليب العمل القديمة آمنةً أو مستدامة.

لم يصبح العمل المشترك ممكنًا إلا مؤخرًا بفضل التطورات في برامج العمل المشترك التي تُخفف عبء الإدارة عن الفرق المتفرقة في بيئات العمل المشترك والعمل عن بُعد. وتتحقق العديد من المزايا التي يلمسها أصحاب العمل نتيجة تطبيق نظام العمل المشترك بفضل أنظمة إدارة مساحات العمل المشترك وأنظمة إدارة الممتلكات (PMS)، التي تُسهّل التواصل الرقمي وتُخصّص الموارد بكفاءة للفرق التي تحتاجها. تُغيّر الحلول السحابية طريقة عمل الشركات الكبيرة والصغيرة، وتُتيح فرصًا لم تكن مُتصوّرة في بداية القرن. وبينما أصبح العمل المشترك مرتبطًا ارتباطًا وثيقًا بالشركات التي تُوفّر مساحات عمل للشركات الأعضاء المتعددة، فإنّ المبادئ التي تُنظّم هذه المساحات تتبنّاها أيضًا الشركات الكبرى التي تسعى إلى إدارة التكاليف وتبسيط أعمالها لمنافسة الشركات الأكثر مرونة.

تُضفي برامج مساحات العمل المشترك طابعًا لامركزيًا على تخصيص الموارد وأتمتته، مما يضمن وصول الموظفين إلى المكاتب وقاعات الاجتماعات عند الحاجة دون الحاجة إلى فريق كبير مُخصص للجدولة. إضافةً إلى ذلك، تُقدم حلول مساحات العمل المشترك بدائل رقمية للطرق التقليدية لإدارة المشاريع والتواصل، مما يُتيح للفرق اعتماد حلول المكاتب اللامركزية مع تعزيز التعاون وقدرات الإدارة والإنتاجية. يُمكن للشركات خفض التكاليف العامة وتقليل التكرار في الموارد والمساحة من خلال اختيار بيئة عمل مشتركة. قد تتبنى الشركات الكبيرة هذه العقلية ضمن هياكلها الحالية، وتلاحظ انخفاضًا في الحاجة إلى العقارات مقارنةً بالماضي، بينما تُقدم شركات مساحات العمل المشترك هذه الخدمات للشركات الأعضاء التي تدفع رسومًا شهرية أو سنوية لإدارة وصيانة الموقع. بغض النظر عن الهيكل العام لترتيبات مساحات العمل المشترك، فإن نظام إدارة الممتلكات (PMS) هو المحرك الذي يُتيح هذه المزايا، ويمكن لبعضها أيضًا أن تُطلق على نفسها اسم برامج العمل المشترك التي تُقدم مزايا أكبر لشركتك.

فوائد العمل المشترك

يوفر العمل الجماعي فوائد جمة لتخصيص الموارد المادية واتساق عمليات الأعمال، مما يُترجم إلى تحسين سير العمل وزيادة الإنتاج وزيادة رضا أصحاب العمل والموظفين. يُحسّن تطبيق نظام إدارة العقارات إلى جانب نظام العمل الجماعي الكفاءة ويساعد في تحديد نقاط الضغط التي يمكن تخفيفها من خلال البروتوكولات أو زيادة الموارد المتاحة. يوفر برنامج إدارة العمل الجماعي إدارة المهام والتواصل وأدوات إدارة فعّالة، مما يُسهم في مركزية العمليات وتحسينها لفريق عمل لامركزي.

تُقدم المنصات السحابية حلاً مثاليًا للتواصل وإدارة أي فريق مهما كان حجمه، مع توفير ترتيبات عمل مرنة تناسب احتياجات الموظفين. فإلى جانب زيادة رضا الموظفين وإنتاجيتهم، تُحسّن برامج العمل الجماعي العمليات التي كانت تُدار تقليديًا من قِبل فرق كبيرة أو جهات خارجية. يُتيح تبسيط هذه العمليات لفريقك تخصيص المزيد من الموارد لأعمالك الأساسية مع تحسين العمليات. كما أن السماح للموظفين بإدارة ترتيبات عملهم يمنحهم حرية إنجاز العمل بأكثر الطرق فعالية، ويُقلل من الحاجة إلى هيكل تنظيمي غير ضروري لا يُساهم بشكل مباشر في القيمة المُدركة من قِبل العملاء لشركتك أو منتجك. ومن المجالات التي يُمكن أن يُساعد فيها نظام إدارة الممتلكات الشامل عملك إدارة المساحات، والصحة والسلامة، وتخصيص الموارد، وتحسين التكلفة، بينما يُمكن لبرامج العمل الجماعي تحسين إدارة الفواتير والعقود، واتساق العمليات، وحفظ السجلات، والتواصل، بالإضافة إلى حلول الذكاء الاصطناعي والحلول الرقمية التي تُعزز عمليات عملك بشكل أكبر.

إدارة المساحة

سواءً كانت شركتك تحتاج إلى بضعة مكاتب أو مساحة عقارية تبلغ 100,000 قدم مربع، فإن إدارة المساحات تعني تعظيم الاستفادة من المساحة المتاحة لشركتك، مما يتيح لك إنجاز أعمالك بكفاءة. يتولى برنامج مساحات العمل المشتركة هذه المهمة نيابةً عنك، حيث يتيح لك إدارة جميع عقاراتك من منصة مركزية . يتيح هذا لعدة أشخاص (سواءً عملاء أو موظفين) الوصول إلى المساحة التي يحتاجونها وحجزها، كما توفر الحلول السحابية تحديثات فورية لمدى التوافر. يمكن للإدارة متابعة المساحات المستخدمة ومواعيدها لاتخاذ قرارات مدروسة بشأن اقتناء العقارات وتوسيع نطاق أعمالها بشكل مناسب مع الحد الأدنى من المساحات الشاغرة أو انعدامها.

إن الاستفادة من محرك حجز متقدم لإدارة المساحات يوفر للموظفين خيارات عمل مرنة تلبي احتياجاتهم. فالموظفون الذين تتوفر لهم بيئة عمل مناسبة لمهامهم يكونون أكثر إنتاجية وسعادة. ومن أهم مزايا العمل المشترك زيادة إنتاجية الموظفين، إلى جانب تقليل المساحة اللازمة، مما يخفض التكاليف مع زيادة الإنتاج، ويساعد الشركات على تحقيق المزيد من الإنجازات بالاعتماد على البنية التحتية القائمة.

الصحة والسلامة

يُمكّن تطبيق نظام إدارة الممتلكات الشركات من إدارة مساحات العمل المشتركة بفعالية أكبر. بفضل الفهم الفوري لكيفية استخدام المساحة، يضمن نظام إدارة الممتلكات تنظيف المساحات واستخدامها بأمان. في واقع ما بعد جائحة كوفيد-19، ستشهد الشركات التي تضمن الصحة والسلامة عوائد أكبر على استثمارها في موظفيها ونتائج أفضل. اربط إجراءات التنظيف وصيانة الغرف مباشرةً بالاستخدام لضمان سلامة المرافق لجميع الموظفين، وتوافق جداول التنظيف مع الاستخدامات الفعلية للمساحة. امنح الموظفين راحة البال بأن مساحة عملهم نظيفة ومُحافظ عليها جيدًا، مما يزيد من نسبة الاحتفاظ بهم، سواء كانوا أعضاءً في مساحة العمل المشتركة لديك أو شركاء في شركتك التي تبنت استراتيجية العمل المشترك. يمكن لنظام إدارة الممتلكات مساعدة شركتك في إدارة الصحة والسلامة بما يتجاوز توقعات موظفيك.

الموارد المركزية

غالبًا ما تتشابه احتياجات الفرق من الموارد، لكنها لا تحتاجها دائمًا في نفس الجدول الزمني. تُتيح برامج العمل الجماعي الموارد لجميع الفرق في جميع أنحاء الشركة، مما يُقلل من التكرار. من قاعات الاجتماعات إلى لوازم الاجتماعات، يُمكن لشركاء العمل الجماعي توفير التكاليف من خلال مشاركة هذه المواد بفعالية بين الأقسام. طبّق قواعد تضمن الاستخدام والتوافر المتسقين حتى تستفيد مؤسستك استفادة كاملة من استثمارك في الموارد المشتركة. وكما هو الحال في العقارات ، فإن إدارة هذه الموارد من مركز مركزي تُتيح للإدارة رؤية شاملة تُمكّنهم من تتبع الاستخدام والتعرف على الأنماط التي تُؤدي إلى اتخاذ قرارات ذكية بشأن إنفاق رأس المال لتنمية الأعمال. يمنحك نظام إدارة العمل الجماعي جميع الأدوات التي تحتاجها لإدارة الموارد التي يحتاجها فريقك لتحقيق نتائج متسقة.

تحسين التكلفة

تُوزّع حلول العمل المشترك التكاليف على إدارات وفرق ومؤسسات متعددة، مما يجعل عمليات الشراء الرأسمالية الكبيرة أكثر جدوى وجاذبية، ويضمن إدارة جميع الموارد بكفاءة. يمكن بسهولة تتبّع الموارد المشتركة، والحصول عليها، ومراجعتها من منصة واحدة، مما يُمكّن الفرق من الوصول إلى الأدوات التي تحتاجها. تعرّف على أنماط الاستخدام لفهم ما إذا كانت هناك حاجة إلى مزيد من الموارد، وتأكد من أن عمليات الشراء تُلبّي حاجة مشروعة وليست مشكلة توريد مؤقتة. اشترِ بثقة تامة، مُدركًا تمامًا كيفية استخدام شركتك لمواردها الحالية، ووزّع التكاليف على جميع المستخدمين لتحقيق أقصى عائد استثمار على عمليات الشراء الرأسمالية.

الفواتير وإدارة العقود

قد يصبح تتبع الفواتير والعقود أمرًا معقدًا مع نمو مؤسستك. تحتاج شركات العمل الجماعي إلى تتبع عملاء منفصلين، بينما غالبًا ما تضطر المؤسسات الأكبر إلى التوفيق بين مراكز تكلفة متعددة، وشركات الأم والتابعة، وأطراف ثالثة. يُبسط برنامج إدارة العمل الجماعي جميع هذه العمليات من خلال إنشاء منصة تُدير الفواتير والعقود مركزيًا. يوفر البرنامج السحابي منصة آمنة لإنشاء العقود والفواتير ونشرها وتتبعها وتخزينها، مما يُبسط جميع جوانب إدارة العلاقات داخل مؤسستك. أبلغ جميع الأطراف المعنية بسرعة عند وجود تغيير يتطلب اهتمامهم أو توقيعهم. تعرف على الحسابات المستحقة وتمكن من متابعة الدفع. أتمتة العمليات لتقليل الوقت الذي تقضيه في تتبع الأشخاص وزيادة الوقت الذي تقضيه في مبادرات القيمة المضافة. يمكن ربطها بشكل مباشر بنظام إدارة الممتلكات الخاص بك لإصدار الفواتير بشكل صحيح لأعضاء المنظمات المختلفة التي تستخدم مساحة العمل المشتركة الخاصة بك أو للاستخدام داخليًا للمحاسبة الدقيقة عبر هيكلك التنظيمي ودفع عملية اتخاذ القرار بناءً على الاستخدام الإداري أو مركز التكلفة أو التسلسل الهرمي، حيث أن القدرة على تتبع بيانات الفواتير والعقود وتمركزها سوف توفر لك وللموظفين ساعات من الوقت مقارنة بالطرق التقليدية.

اتساق العمليات

تقدم برامج مساحات العمل المشتركة حلولاً تتجاوز إدارة الموارد المادية. وكما ذكرنا، يمكن استخدام الحلول الرقمية لتبسيط العمليات، مثل إعداد الفواتير وإدارة العقود. ويمكن توسيع نطاق هذه الحلول لتشمل جميع جوانب سير العمل لديك تقريبًا، مما يوفر مسارًا موثوقًا لإنجاز المشروع مع ضوابط وتوازنات، بالإضافة إلى فرص لتقديم الملاحظات والمراجعة، بما يتماشى مع ثقافة شركتك. يمكن لبرامج إدارة المهام المساعدة في التذكير بالإجراءات المتكررة والحفاظ على سير عمل فريقك على المسار الصحيح. يمكن للمشاريع الأكبر تطوير عمليات تؤدي إلى نتائج ملموسة وجداول زمنية واضحة. تتمتع الإدارة بإمكانية الوصول إلى مجموعة من الأدوات التي تُخصص تقارير المشروع بما يتناسب مع آلية عمل الفرق. اطلب موافقة المشرف على المراحل الرئيسية، أو اسمح للفرق بتكرار العمل وتقديم الملاحظات، مما يضمن نمو المشروع بشكل أكثر حيويةً بفضل مساهمات الجميع. في كلتا الحالتين، توفر برامج العمل المشترك منصةً مألوفةً حيث يمكن لجميع أعضاء الفريق الإبلاغ عن التقدم وتتبعه، والتواصل مع أعضاء الفريق الآخرين أينما كانوا، وتحقيق نتائج استثنائية. اعمل بسلاسة في مساحة عمل رقمية بغض النظر عن مكان تواجد أعضاء الفريق من خلال الاستفادة من أدوات قوية مصممة خصيصًا لقطاعات العمل المشترك.

نظام التسجيل والاستخدام

تُحقق إدارة المشاريع من مركز مركزي فوائد أكبر للإدارة، خاصةً مع وجود نظام تسجيل واستخدام. تعرّف بدقة على الجهات المساهمة في المشروع، ومتى نُفذت القرارات الرئيسية، ولاحظ مدى توافق الجداول الزمنية المتوقعة مع التطبيق العملي. تُغني أدوات إدارة المشاريع عن تتبع رسائل البريد الإلكتروني أو غيرها من المراسلات، ويمكن تجميع جميع المناقشات ذات الصلة بالمشروع في المركز، مما يوفر رؤية شاملة للإدارة لفهم كيفية عمل فرقها، وأين يُمكنها تركيز جهودها لدعم فريقها وتحقيق نتائج ملموسة. بسّط إدارة المشاريع لزيادة الكفاءة وتحسين النتائج.

تواصل

إن إيصال المعلومات الصحيحة إلى الأشخاص المناسبين في الوقت المناسب يُحدث فرقًا كبيرًا. يقلق الكثيرون بشأن ترتيبات العمل المشترك التي تمنح الموظفين مرونة كبيرة لهذا السبب، لكن الثورة الرقمية التي جعلت العمل المشترك ممكنًا تُلغي الحاجة إلى هذا القلق. يتمتع زملاء العمل الذين يطبقون نظام إدارة عقارات مع حلول سحابية آنية بإمكانية الوصول الفوري إلى مواقع زملائهم إذا احتاجوا إلى العثور عليهم شخصيًا، كما تُكمل برامج مساحات العمل المشترك الاتصالات بحيث يتمكن أعضاء الفريق من التواصل بسرعة عبر قنوات مختلفة. مع تطور أماكن العمل الحديثة وتطلب الضغوط الخارجية بيئة عمل وحياة أكثر مرونة، قد تجد الشركات التي تعتمد على أسلوب العمل القديم نفسها تتخلف عن الركب. تُمكّن الأدوات الرقمية التي تُمكّن التواصل بين الفرق العاملة في جميع أنحاء المكتب أو في جميع أنحاء العالم المؤسسات من العمل بكفاءة بغض النظر عن موقعها.

المساعدة والتكامل مع الذكاء الاصطناعي

عندما تُمركز البيانات، تصبح إمكانيات الاستفادة منها لا حصر لها تقريبًا. ومع تزايد تحوّل العمل إلى الفضاء الرقمي، سيُحدث الذكاء الاصطناعي وتحليلات البيانات المتقدمة ثورةً في كيفية عمل الأفراد. يُمكن أتمتة المهام المتكررة، حتى تلك التي تنطوي على بعض التعقيد. يُمكن لإدارة المشاريع تتبّع التقدم والإبلاغ عنه دون أن يُضيّع أحد أعضاء الفريق أيام عمل لمجرد إطلاع القادة على ما تم إنجازه بالفعل. يُمكن للفرق في جميع المؤسسات مركزية بيانات العملاء، ويُمكن للذكاء الاصطناعي تقديم رؤىً بناءً على البيانات المُشتركة - فالرؤى التي يكتسبها ممثل خدمة العملاء يُمكن أن تُؤدي إلى حملة آلية يُطوّرها فريق التسويق. يُمكن للعمليات نفسها أن تُحسّن الاتصالات الداخلية سواءً بين أعضاء العمل المُشترك أو داخل المؤسسة لضمان إرسال المعلومات ذات الصلة إلى الأشخاص الذين يحتاجون إلى معرفتها. يُمكن للحلول الرقمية أن تُرشد الموظفين إلى حلول أسهل وأكثر اتساقًا تُحسّن سير العمل وتضمن اتساق النتائج المُنجزة في جميع الكيانات.

اختيار منصة توفر تكاملات سهلة يُوسّع نطاق قوة نظام إدارة الممتلكات (PMS) الخاص بك ليتجاوز مجرد تخصيص الموارد وأدوات التواصل. تُقدّم منصات مثل AppExchange من Salesforce عددًا لا يُحصى من التطبيقات والتكاملات التي تُحسّن أداء أعمالك في جميع أنحاء مؤسستك. ابحث عن حلول رقمية تُمكّنك من إنجاز مهام كانت تتطلب فرقًا كاملة لإدارتها. استفد من قوة منصتك المركزية وبياناتك لتحقيق نتائج أعمال مبهرة.

خاتمة

تُسرّع التغييرات غير المسبوقة التي شهدها عام ٢٠٢٠ من وتيرة التوجهات في عالم الأعمال نحو العمل المشترك وترتيبات العمل المرنة. ستشهد الشركات التي تُمسك بزمام الأمور وتُطوّر أعمالها في ظل هذه التغييرات نتائج أفضل مستقبلًا، وستتمتع بالمرونة والمعرفة المؤسسية اللازمة للتكيف مع الضغوط المستقبلية التي قد لا تتمكن من السيطرة عليها.

في حين أن ترتيبات العمل المشترك يمكن أن تجعل عملك أكثر مرونة في الاستجابة لظروف العمل المتغيرة، إلا أنها أيضًا تُحسّن رضا الموظفين وإنتاجيتهم، مما يُحسّن النتائج ويزيد الإيرادات. عند إقرانها بأدوات تُعزز ترتيبات العمل المشترك، مثل أنظمة إدارة الممتلكات (PMS) التي تُوفر مساحات عمل مشتركة مُزودة بحلول رقمية، ترى الشركات المزيد من الفرص لتحسين عملياتها، مما يُعزز الإنتاجية والنتائج. في الواقع، بدون الحلول المناسبة لتحسين الإدارة والتواصل، يُمكن أن يكون ترتيب العمل المشترك ضارًا بالعمل. بدون الأدوات المناسبة لتمكين الموظفين والمديرين من التعاون في بيئة عمل مشتركة، قد تشهد الشركات نجاحًا أقل وقد تلجأ إلى العمليات القديمة. تعني العوامل الخارجية، مثل كوفيد-19 وثقافة العمل المتغيرة، أن الشركات التي لا تتكيف ستواجه صعوبة أكبر في جذب الموظفين الذين يُمكنهم إيجاد مثل هذه الترتيبات في أماكن أخرى والاحتفاظ بهم.

لحسن الحظ، تتوفر حلول للمؤسسات من جميع الأحجام، مع منصات قابلة للتطوير توفر أدوات إدارة العقارات والعمل المشترك التي تناسب احتياجات أي شركة. توفر الحلول الرقمية السحابية، مثل Booking Ninjas ، منصات مركزية لإدارة العقارات الكبيرة والصغيرة بأدوات متكاملة تُعزز التواصل وإدارة المشاريع، وتغطي جميع جوانب عملك تقريبًا. يمكن للشركات، مهما كان حجمها، تعظيم مساحة العمل المشترك لديها من خلال محرك حجز قوي، وأنظمة إدارة العمل المشترك، وأدوات اتصال مُحسّنة وآلية، ويمكنها توسيع نطاق المنصة لتلبية احتياجات أعمالها. إن اختيار الحل المناسب لعملك يُحدث فرقًا كبيرًا في نجاح مشروع العمل المشترك الخاص بك أو عند تبني استراتيجية عمل مشترك داخل مؤسستك. مع قيام العديد من الشركات بتغيير ترتيبات عملها لمواكبة المشهد المتغير، من المهم أن تفكر جميع الشركات في كيفية إيجاد الحلول الرقمية المناسبة للحفاظ على صدارتها للمنافسة، سواءً كمنافس مرن يمكنه الحفاظ على العمليات خلال الأزمات العالمية أو كصاحب عمل جذاب للعامل الحديث.