Los negocios de coworking ofrecen un servicio excepcional, flexibilidad y beneficios a sus miembros. El software de gestión de coworking ofrece a estos negocios las mismas ventajas para que puedan gestionar fácilmente sus propiedades, colaborar eficientemente y superar las expectativas.
La necesidad del coworking
La industria del coworking ha experimentado un crecimiento constante durante la última década. Desde pequeñas empresas emergentes hasta compañías de la lista Fortune 500, el entorno laboral moderno debe ofrecer a los empleados opciones para mantener un equilibrio saludable entre la vida laboral y personal, y a los empleadores una estructura adaptable para satisfacer las cambiantes necesidades de su negocio. En 2020, la pandemia de COVID-19 está transformando aún más el panorama laboral, con muchas empresas adoptando esquemas de trabajo remoto que permiten a los trabajadores completar tareas sin acudir a la oficina. Si la mayoría de las empresas no contemplaban la idea del teletrabajo y el coworking, la conmoción causada por la pandemia mundial las está obligando a cambiar, ya que las antiguas formas de trabajo ya no son seguras ni sostenibles.
El coworking se ha vuelto posible recientemente gracias a los avances en software de coworking , que facilitan la gestión de equipos dispersos en entornos de coworking y teletrabajo. Muchos de los beneficios que los empleadores obtienen al implementar un modelo de coworking son posibles gracias a los sistemas de gestión de espacios de coworking y los sistemas de gestión de propiedades (PMS), que facilitan la comunicación digital y la asignación eficiente de recursos a los equipos que los necesitan. Las soluciones en la nube están cambiando la forma en que operan las empresas, tanto grandes como pequeñas, y creando oportunidades inimaginables a principios de siglo. Si bien el coworking se asocia principalmente con empresas que ofrecen espacios de trabajo a múltiples miembros, los principios que rigen estos espacios también están siendo adoptados por grandes corporaciones que buscan gestionar costes y optimizar sus negocios para competir con la competencia más ágil.
El software para espacios de coworking descentraliza y automatiza la asignación de recursos, garantizando que los empleados tengan acceso a oficinas y salas de conferencias cuando sea necesario, sin necesidad de un gran equipo dedicado a la programación. Además, las soluciones de coworking ofrecen alternativas digitales a los métodos tradicionales de gestión de proyectos y comunicación, permitiendo a los equipos adoptar una solución de oficina descentralizada, a la vez que aumentan la colaboración, la capacidad de gestión y la productividad. Las empresas pueden reducir los gastos generales y las redundancias en recursos y espacio al elegir un entorno de trabajo de coworking. Las grandes empresas pueden adoptar esta mentalidad dentro de sus estructuras existentes y ver una menor necesidad de espacio en comparación con el pasado, mientras que los negocios de coworking ofrecen estos servicios a las empresas miembro que pagan una cuota mensual o anual para que la empresa administre y mantenga la ubicación. Independientemente de la estructura general de su acuerdo de coworking, un sistema PMS es el motor que hace posibles estos beneficios, y algunos también pueden llamarse software de coworking que proporciona aún más beneficios a su corporación.
Beneficios del coworking
El coworking ofrece enormes beneficios tanto para la asignación de recursos físicos como para la consistencia de los procesos empresariales, lo que se traduce en mejores flujos de trabajo, mayor producción y mayor satisfacción de empleadores y empleados. Implementar un sistema de gestión de propiedades junto con un espacio de coworking mejora la eficiencia y ayuda a identificar puntos de estrés que pueden aliviarse mediante protocolos o el aumento de los recursos disponibles. El software de gestión de coworking proporciona gestión de tareas, comunicación y potentes herramientas de gestión para centralizar y optimizar los procesos de un equipo descentralizado.
Las plataformas en la nube ofrecen una solución ideal para la comunicación y la gestión de equipos de cualquier tamaño, a la vez que ofrecen la flexibilidad laboral que buscan los empleados. Además de aumentar la satisfacción y la productividad de los empleados, el software de coworking optimiza procesos que tradicionalmente gestionaban grandes equipos o terceros. Optimizar estos procesos permite a su equipo dedicar más recursos a su negocio principal, a la vez que mejora las operaciones. Permitir que los empleados gestionen sus horarios de trabajo les da la libertad de realizar su trabajo de la manera más eficaz y reduce la necesidad de una estructura organizativa innecesaria que no contribuye directamente al valor percibido por los clientes de su empresa o producto. Algunas de las áreas en las que un sistema PMS integral puede ayudar a su empresa son la gestión del espacio, la salud y la seguridad, la asignación de recursos y la optimización de costes. Por otro lado, el software de coworking puede mejorar la gestión de facturas y contratos, la coherencia de los procesos, el mantenimiento de registros y la comunicación, así como la inteligencia artificial y las soluciones digitales que optimizan aún más sus procesos empresariales.
Gestión del espacio
Ya sea que su empresa necesite unos pocos escritorios o 9300 metros cuadrados de espacio, la gestión del espacio se centra en maximizar el espacio disponible para que disponga del espacio necesario para realizar sus tareas. El software para espacios de coworking se encarga de todo el trabajo, permitiéndole gestionar todas sus propiedades desde un centro centralizado . Esto permite que varias personas (clientes o empleados) accedan y reserven el espacio que necesitan, y las soluciones en la nube ofrecen actualizaciones de disponibilidad en tiempo real. La gerencia puede controlar qué espacios se utilizan y cuándo para tomar decisiones informadas sobre la adquisición de propiedades y escalar su negocio adecuadamente con poco o ningún espacio inactivo.
Aprovechar un motor de reservas avanzado que gestiona el espacio ofrece a los empleados opciones de trabajo flexibles que se adaptan a sus necesidades. Los empleados que tienen acceso al entorno de trabajo adecuado a sus tareas son más productivos y felices. Uno de los principales atractivos de los acuerdos de coworking es el aumento de la productividad de los trabajadores, sumado a la reducción de espacio necesario, lo que reduce los costos y aumenta la producción, y ayuda a las empresas a lograr más con la infraestructura existente.
Salud y seguridad
Implementar un sistema de gestión de propiedades permite a las empresas gestionar de forma más eficaz sus espacios de trabajo compartidos. Al comprender en tiempo real el uso del espacio, un sistema PMS puede garantizar que los espacios se limpien y utilicen de forma segura. En la realidad pos-COVID-19, las empresas que garanticen la salud y la seguridad obtendrán un mayor retorno de la inversión en sus empleados y mejores resultados. Vincule los procedimientos de limpieza y el mantenimiento de las habitaciones directamente con el uso para que las instalaciones se mantengan seguras para todos los empleados y los horarios de limpieza se ajusten a los usos reales del espacio. Brinde a los empleados la tranquilidad de que su espacio de trabajo está limpio y bien mantenido, lo que aumenta la retención, independientemente de si son miembros de su espacio de coworking o socios de su empresa que ha adoptado una estrategia de coworking. Un PMS puede ayudar a su empresa a gestionar la salud y la seguridad más allá de las expectativas de sus empleados.
Recursos centralizados
A menudo, los equipos tienen necesidades de recursos similares, pero no siempre los necesitan con la misma frecuencia. El software de coworking pone los recursos a disposición de todos los equipos de la empresa, lo que reduce las redundancias. Desde salas de conferencias hasta suministros para reuniones, los socios de coworking pueden ahorrar costes al compartir eficazmente estos materiales entre departamentos. Implemente reglas que garanticen un uso y una disponibilidad constantes para que su organización aproveche al máximo la inversión en recursos compartidos. Al igual que con los bienes raíces , la gestión de estos recursos desde un centro centralizado ofrece a la dirección una visión general que les permite rastrear el uso y reconocer patrones que conducen a decisiones inteligentes sobre la inversión de capital para el crecimiento del negocio. Un sistema de gestión de coworking le proporciona todas las herramientas necesarias para gestionar los recursos que su equipo necesita y obtener resultados consistentes.
Optimización de costos
Las soluciones de coworking distribuyen los costos entre múltiples departamentos, equipos y organizaciones, lo que hace que las grandes compras de capital sean más viables y atractivas, y garantiza una gestión adecuada de todos los recursos. Los recursos compartidos se pueden rastrear, obtener y revisar fácilmente desde una única plataforma para que los equipos tengan acceso a las herramientas que necesitan. Reconozca los patrones de uso para comprender si se necesitan más recursos y tenga la seguridad de que las compras cubren una necesidad legítima y no un problema de suministro a corto plazo. Compre con confianza, sabiendo exactamente cómo su empresa utiliza sus recursos existentes y comparta los costos entre todos los usuarios para maximizar el retorno de la inversión (ROI) en las compras de capital.
Facturación y gestión de contratos
El seguimiento de facturas y contratos puede volverse rápidamente complejo a medida que su organización crece. Los negocios de coworking necesitan realizar un seguimiento de cada cliente, mientras que las organizaciones más grandes a menudo tienen que gestionar múltiples centros de costes, empresas matrices, filiales y terceros. El software de gestión de coworking agiliza todos estos procesos creando una plataforma que gestiona facturas y contratos de forma centralizada. El software en la nube ofrece un centro seguro para crear, difundir, realizar un seguimiento y almacenar contratos y facturas, optimizando todos los aspectos de la gestión de las relaciones dentro de su empresa. Informe rápidamente a todas las partes relevantes cuando haya un cambio que requiera su atención o firma. Sepa qué cuentas están pendientes y pueda realizar un seguimiento para el pago. Automatice los procesos para dedicar menos tiempo al seguimiento de personas y más tiempo a iniciativas de valor añadido. Ya sea directamente vinculado a su PMS para facturar correctamente a los miembros de diferentes organizaciones que utilizan su espacio de coworking o para usarlo internamente para una contabilidad precisa en toda su estructura organizacional e impulsar la toma de decisiones en función del uso departamental, del centro de costos o jerárquico, poder rastrear y centralizar la facturación y los datos contractuales le ahorrarán a usted y a sus empleados horas de tiempo en comparación con los métodos tradicionales.
Consistencia de los procesos
El software para espacios de coworking ofrece soluciones que van más allá de la gestión de recursos físicos. Como se mencionó, las soluciones digitales permiten optimizar procesos como la facturación y la gestión de contratos. Estas soluciones se pueden extender a casi todos los aspectos del flujo de trabajo, creando un flujo de trabajo fiable para la finalización del proyecto con controles y contrapesos, así como oportunidades para la retroalimentación y la reiteración, que se adaptan a la cultura corporativa. El software de gestión de tareas puede ayudar con recordatorios de procedimientos recurrentes y mantener al equipo al día. Los proyectos más grandes pueden desarrollar procesos que conduzcan a entregables sólidos y plazos claros. La gerencia tiene acceso a una variedad de herramientas que personalizan los informes de proyectos para adaptarlos al trabajo de los equipos. Exija la aprobación del supervisor en hitos clave o permita que los equipos iteren y proporcionen retroalimentación para que el proyecto crezca de forma más orgánica con la aportación de todos. En cualquier caso, el software de coworking ofrece una plataforma familiar donde todos los miembros del equipo pueden informar y realizar un seguimiento del progreso, comunicarse entre sí sin importar dónde se encuentren y obtener resultados excepcionales. Trabaje sin problemas en un espacio de trabajo digital, independientemente de dónde se encuentren los miembros del equipo, aprovechando las potentes herramientas diseñadas para empresas de coworking.
Sistema de Registro y Uso
Gestionar proyectos desde un centro centralizado ofrece aún más beneficios para la gerencia al contar con un sistema de registro y uso. Sepa exactamente quién contribuyó a cada proyecto, cuándo se implementaron las decisiones clave y observe cómo los plazos proyectados se ajustaron a la realidad. Las herramientas de gestión de proyectos eliminan la necesidad de rastrear correos electrónicos u otras comunicaciones; todas las discusiones relevantes del proyecto se pueden centralizar en el centro y proporcionar una visión general para que la gerencia comprenda cómo trabajan sus equipos y dónde pueden enfocar sus esfuerzos para apoyarlos y lograr resultados concretos. Optimice la gestión de proyectos para aumentar la eficiencia y mejorar los resultados.
Comunicación
Proporcionar la información correcta a las personas adecuadas en el momento oportuno puede marcar la diferencia. Muchas personas se preocupan por un sistema de coworking que permita a los empleados demasiada flexibilidad por este motivo, pero la revolución digital que ha hecho posible el coworking elimina la necesidad de esta preocupación. Los empleados que implementan un sistema de gestión de propiedades con soluciones en la nube en tiempo real tienen acceso inmediato para localizar a sus compañeros si necesitan encontrarlos en persona, y el software para espacios de coworking complementa las comunicaciones para que los miembros del equipo puedan comunicarse rápidamente a través de diversos canales. A medida que el entorno laboral moderno evoluciona y las presiones externas requieren un entorno laboral y personal más flexible, las empresas que dependen del modelo tradicional de trabajo podrían verse rezagadas. Las herramientas digitales que permiten la comunicación entre equipos que trabajan en la misma oficina o en todo el mundo permiten a las organizaciones trabajar eficientemente sin importar la ubicación.
Asistencia e integración de IA
Cuando los datos se centralizan, las posibilidades de aprovecharlos se vuelven casi infinitas. A medida que más trabajo se traslada al espacio digital, la inteligencia artificial y el análisis avanzado de datos revolucionarán la forma en que las personas trabajan. Las tareas repetitivas, incluso aquellas con cierto nivel de complejidad, se pueden automatizar. La gestión de proyectos puede rastrear e informar el progreso sin que un miembro del equipo pierda días de trabajo solo para actualizar a los líderes sobre lo que ya se ha logrado. Los equipos en todas las organizaciones pueden centralizar los datos de los clientes y la IA puede ofrecer información basada en los datos compartidos: la información obtenida por un representante de servicio al cliente puede dar lugar a una campaña automatizada desarrollada por el equipo de marketing. Los mismos procesos pueden mejorar las comunicaciones internas, ya sea entre los miembros del coworking o dentro de una organización, para asegurarse de que la información relevante se envíe a las personas que la necesitan. Las soluciones digitales pueden guiar a los empleados hacia soluciones más sencillas y consistentes que mejoran los flujos de trabajo y garantizan entregas consistentes en todas las entidades.
Elegir una plataforma que ofrezca integraciones sencillas amplía el poder de su sistema PMS más allá de la asignación de recursos y las herramientas de comunicación. Plataformas como AppExchange de Salesforce ofrecen una cantidad prácticamente ilimitada de aplicaciones e integraciones que pueden mejorar el rendimiento empresarial en toda su empresa. Encuentre soluciones digitales que puedan realizar tareas que antes requerían la gestión de equipos enteros. Aproveche el poder de su plataforma centralizada y sus datos para lograr resultados empresariales realmente extraordinarios.
Conclusión
Los cambios sin precedentes ocurridos en 2020 están acelerando las tendencias en el mundo empresarial hacia el coworking y las modalidades de trabajo flexibles. Las empresas que tomen las riendas y evolucionen su negocio ante estos cambios obtendrán mejores resultados en el futuro y contarán con la flexibilidad y el conocimiento institucional para adaptarse a presiones futuras que podrían no poder controlar.
Si bien los acuerdos de coworking pueden hacer que su empresa sea más ágil en respuesta a las condiciones comerciales cambiantes, también mejoran la satisfacción y la productividad de los empleados, mejorando los resultados y aumentando los ingresos. Cuando se combinan con herramientas que mejoran los acuerdos de coworking, como los sistemas PMS que brindan espacios de coworking con una solución digital, las empresas ven más oportunidades para optimizar sus procesos impulsando la productividad y los resultados. De hecho, sin las soluciones adecuadas para mejorar la gestión y la comunicación, un acuerdo de coworking puede resultar perjudicial para una empresa. Sin las herramientas adecuadas para empoderar a los empleados y gerentes para que colaboren en un entorno de coworking, las empresas pueden tener menos éxito y pueden volver a procesos antiguos. Tanto factores externos como COVID-19 como una cultura empresarial cambiante significan que las empresas que no se adapten enfrentarán más dificultades para atraer y retener a los empleados que pueden encontrar tales acuerdos en otros lugares.
Afortunadamente, existen soluciones para organizaciones de cualquier tamaño, con plataformas escalables que ofrecen herramientas de gestión de propiedades y coworking que se adaptan a las necesidades de cualquier empresa. Soluciones digitales en la nube como Booking Ninjas ofrecen plataformas centralizadas para gestionar propiedades grandes y pequeñas con herramientas integradas que optimizan la comunicación, la gestión de proyectos y prácticamente cualquier aspecto de su negocio. Empresas de cualquier tamaño pueden maximizar su espacio de coworking con un potente motor de reservas, sistemas de gestión de coworking, herramientas de comunicación mejoradas y automatizadas, y pueden escalar la plataforma según sus necesidades comerciales. Elegir la solución adecuada para su negocio puede marcar la diferencia en el éxito de su negocio de coworking o al adoptar una estrategia de coworking dentro de su organización. Dado que muchas empresas están adaptando sus acuerdos laborales para adaptarse a la evolución del panorama, es importante que todas consideren cómo encontrar las soluciones digitales adecuadas para mantenerse a la vanguardia de la competencia, tanto como un competidor ágil que puede mantener sus operaciones durante las crisis globales como un empleador atractivo para el trabajador moderno.
