Empresas de coworking oferecem serviços excepcionais, flexibilidade e benefícios aos seus membros. O software de gestão de coworking oferece as mesmas vantagens para que essas empresas possam gerenciar seus imóveis com facilidade, colaborar com eficiência e superar expectativas.
A necessidade do coworking
O setor de coworking tem crescido de forma constante na última década. De pequenas startups a empresas da Fortune 500, o ambiente de trabalho moderno precisa oferecer aos funcionários opções para manter um equilíbrio saudável entre vida pessoal e profissional, e aos empregadores uma estrutura adaptável para atender às suas necessidades empresariais em constante evolução. Em 2020, a pandemia da COVID-19 está mudando ainda mais a face do ambiente de trabalho, com muitas empresas adotando esquemas de trabalho remoto que permitem que os funcionários concluam tarefas sem precisar ir ao escritório. Se a maioria das empresas não estava pelo menos considerando a ideia de arranjos de trabalho remoto e coworking, então a turbulência causada pela pandemia global está forçando-as a mudar, já que as antigas formas de trabalho não são mais seguras ou sustentáveis.
O coworking só se tornou possível recentemente devido aos avanços em softwares de coworking que aliviam a carga de gerenciamento para equipes dispersas em ambientes de coworking e trabalho remoto. Muitos dos benefícios que os empregadores veem devido à implementação de um acordo de coworking são possíveis graças aos sistemas de gerenciamento de espaços de coworking e sistemas de gerenciamento de propriedades (PMS) que facilitam a comunicação digital e alocam recursos de forma eficiente para as equipes que precisam deles. Soluções baseadas em nuvem estão mudando a maneira como empresas grandes e pequenas operam e criando oportunidades que eram inimagináveis no início do século. Embora o coworking tenha se tornado mais associado a empresas que oferecem espaço de trabalho para empresas com vários membros, os princípios que regem esses espaços também estão sendo adotados por grandes corporações que buscam gerenciar custos e otimizar seus negócios para competir com a concorrência mais ágil.
Softwares de coworking descentralizam e automatizam a alocação de recursos, garantindo que os funcionários tenham acesso aos escritórios e salas de conferência quando necessário, sem a necessidade de uma grande equipe dedicada à programação. Além disso, as soluções de coworking oferecem alternativas digitais aos métodos tradicionais de gerenciamento de projetos e comunicação, permitindo que as equipes adotem uma solução de escritório descentralizada, aumentando a colaboração, as capacidades de gerenciamento e a produtividade. As empresas podem reduzir despesas gerais e redundâncias de recursos e espaço ao escolher um ambiente de trabalho de coworking. Grandes empresas podem adotar essa mentalidade em suas estruturas existentes e observar uma necessidade reduzida de imóveis em comparação com o passado, enquanto empresas de coworking oferecem esses serviços para empresas associadas que pagam uma taxa mensal ou anual para que a empresa gerencie e mantenha o local. Independentemente da estrutura geral do seu acordo de coworking, um sistema PMS é o motor que torna esses benefícios possíveis, e alguns também podem se autodenominar softwares de coworking, que oferecem ainda mais benefícios para sua empresa.
Benefícios do Coworking
O coworking oferece enormes benefícios tanto para a alocação de recursos físicos quanto para a consistência dos processos de negócios, o que se traduz em fluxos de trabalho aprimorados, aumento da produção e maior satisfação de empregadores e funcionários. Implementar um sistema de gestão de propriedades em conjunto com um coworking aumenta a eficiência e ajuda a identificar pontos de estresse que podem ser aliviados por meio de protocolos ou aumento dos recursos disponíveis. Um software de gestão de coworking oferece gerenciamento de tarefas, comunicação e ferramentas de gestão poderosas para centralizar e otimizar processos para uma equipe descentralizada.
Plataformas baseadas em nuvem oferecem uma solução ideal para como se comunicar e gerenciar equipes de qualquer tamanho, ao mesmo tempo em que oferecem arranjos de trabalho flexíveis que os funcionários desejam. Além do aumento na satisfação e produtividade dos funcionários, o software de coworking otimiza processos que tradicionalmente poderiam ter sido gerenciados por grandes equipes ou terceiros. Agilizar esses processos permite que sua equipe dedique mais recursos ao seu negócio principal, ao mesmo tempo em que aprimora as operações. Permitir que os funcionários gerenciem seus arranjos de trabalho lhes dá a liberdade de realizar o trabalho da maneira mais eficaz e diminui a necessidade de uma estrutura organizacional desnecessária que não contribui diretamente para o valor percebido pelos clientes da sua empresa ou produto. Algumas das áreas em que um sistema PMS abrangente pode ajudar sua empresa são gerenciamento de espaço, saúde e segurança, alocação de recursos e otimização de custos, enquanto o software de coworking pode melhorar o gerenciamento de faturas e contratos, a consistência de processos, a manutenção de registros e a comunicação, bem como soluções de IA e digitais que aprimoram ainda mais seus processos de negócios.
Gestão de Espaço
Quer a sua empresa necessite de algumas secretárias ou de 9.000 metros quadrados de espaço, a gestão de espaços tem como objetivo maximizar a área disponível do seu negócio para que tenha espaço suficiente para realizar as suas tarefas. Um software para espaços de coworking faz o trabalho pesado por si, permitindo-lhe gerir todos os seus imóveis a partir de uma plataforma centralizada . Isto permite que várias pessoas (clientes ou funcionários) acedam e reservem o espaço de que necessitam, e as soluções baseadas na nuvem oferecem atualizações em tempo real da disponibilidade. A gestão pode monitorizar quais os espaços que estão a ser utilizados e quando, a fim de tomar decisões informadas sobre a aquisição de imóveis e escalar os seus negócios adequadamente com pouco ou nenhum espaço ocioso.
Aproveitar um mecanismo de reservas avançado que gerencia o espaço oferece aos funcionários opções de trabalho flexíveis que atendem às suas necessidades. Funcionários que têm acesso ao ambiente de trabalho adequado às suas tarefas são mais produtivos e felizes. Um dos principais atrativos dos arranjos de coworking é o aumento da produtividade dos trabalhadores, aliado à redução do espaço necessário, reduzindo custos e aumentando a produtividade, além de ajudar as empresas a alcançarem mais com a infraestrutura já existente.
Saúde e Segurança
A implementação de um sistema de gestão de propriedades permite que as empresas gerenciem seus espaços de trabalho compartilhados de forma mais eficaz. Com uma compreensão em tempo real de como o espaço está sendo usado, um sistema PMS pode garantir que os espaços sejam limpos e utilizados com segurança. Em uma realidade pós-COVID-19, as empresas que conseguem garantir a saúde e a segurança verão maiores retornos sobre seus investimentos em seus funcionários e melhores resultados. Vincule os procedimentos de limpeza e a manutenção dos quartos diretamente ao uso, para que as instalações sejam mantidas seguras para todos os funcionários e os cronogramas de limpeza correspondam aos usos reais do espaço. Ofereça aos funcionários a tranquilidade de que seu espaço de trabalho está limpo e bem conservado, aumentando a retenção, independentemente de serem membros do seu espaço de coworking ou parceiros da sua empresa que adotou uma estratégia de coworking. Um PMS pode ajudar sua empresa a gerenciar a saúde e a segurança acima e além das expectativas de seus funcionários.
Recursos Centralizados
Muitas vezes, as equipes têm necessidades semelhantes de recursos, mas nem sempre precisam deles no mesmo cronograma. O software de coworking disponibiliza recursos para todas as equipes da empresa, reduzindo redundâncias. De salas de conferência a materiais para reuniões, os parceiros de coworking podem economizar custos compartilhando esses materiais de forma eficaz entre os departamentos. Implemente regras que garantam uso e disponibilidade consistentes para que sua organização receba o benefício total do seu investimento em recursos compartilhados. Assim como no mercado imobiliário , gerenciar esses recursos a partir de um hub centralizado oferece à gerência uma visão panorâmica que permite rastrear o uso e reconhecer padrões, levando a decisões inteligentes sobre o gasto de capital para o crescimento do negócio. Um sistema de gestão de coworking oferece todas as ferramentas necessárias para gerenciar os recursos que sua equipe precisa para entregar resultados consistentes.
Otimização de custos
Soluções de coworking distribuem custos entre diversos departamentos, equipes e/ou organizações, tornando grandes compras de capital mais viáveis e atraentes, além de garantir que todos os recursos sejam gerenciados adequadamente. Recursos compartilhados podem ser facilmente rastreados, obtidos e revisados a partir de uma única plataforma, para que as equipes tenham acesso às ferramentas necessárias. Reconheça os padrões de uso para entender se mais recursos são necessários e tenha certeza de que as compras estão atendendo a uma necessidade legítima e não a um problema de fornecimento de curto prazo. Compre com confiança, sabendo exatamente como sua empresa está usando os recursos existentes e compartilhe os custos entre todos os usuários para maximizar o ROI em compras de capital.
Faturamento e Gestão de Contratos
O acompanhamento de faturas e contratos pode se tornar rapidamente complexo à medida que sua organização cresce. Empresas de coworking precisam acompanhar clientes individuais, enquanto organizações maiores frequentemente precisam lidar com múltiplos centros de custo, empresas controladoras e subsidiárias e terceiros. Um software de gestão de coworking simplifica todos esses processos, criando uma plataforma que gerencia faturas e contratos centralmente. Softwares baseados em nuvem oferecem um hub seguro para criar, disseminar, rastrear e armazenar contratos e faturas, agilizando todos os aspectos do gerenciamento de relacionamentos dentro da sua empresa. Informe rapidamente todas as partes relevantes quando houver uma alteração que precise de sua atenção ou assinatura. Saiba quais contas estão pendentes e possa acompanhar o pagamento. Automatize processos para que você gaste menos tempo rastreando pessoas e mais tempo em iniciativas de valor agregado. Seja diretamente vinculado ao seu PMS para cobrar corretamente os membros de diferentes organizações que utilizam seu espaço de coworking ou para uso interno para contabilidade precisa em toda a sua estrutura organizacional e orientar a tomada de decisões com base no uso departamental, de centro de custo ou hierárquico, ser capaz de rastrear e centralizar dados de faturamento e contrato economizará horas de trabalho para você e seus funcionários em comparação aos métodos tradicionais.
Consistência de Processos
Softwares para espaços de coworking oferecem soluções que vão além da gestão de recursos físicos. Como mencionado, soluções digitais podem ser usadas para otimizar processos como faturamento e gestão de contratos. Essas soluções podem ser estendidas a quase todos os aspectos do seu fluxo de trabalho, criando um pipeline confiável para a conclusão de projetos com verificações e balanços, bem como oportunidades para feedback e reiteração, que atendem à sua cultura corporativa. Softwares de gerenciamento de tarefas podem auxiliar com lembretes para procedimentos recorrentes e manter sua equipe no caminho certo. Projetos maiores podem desenvolver processos que levam a entregas sólidas e cronogramas claros. A gerência tem acesso a uma variedade de ferramentas que personalizam os relatórios do projeto de acordo com a forma como as equipes trabalham. Exija a aprovação do supervisor em marcos importantes ou permita que as equipes iterem e forneçam feedback para que um projeto cresça de forma mais orgânica com a contribuição de todos. De qualquer forma, um software de coworking oferece uma plataforma familiar onde todos os membros da equipe podem relatar e acompanhar o progresso, comunicar-se com outros membros da equipe, independentemente de onde estejam, e entregar resultados excepcionais. Trabalhe perfeitamente em um espaço de trabalho digital, independentemente de onde os membros da equipe estejam, aproveitando ferramentas poderosas projetadas com empresas de coworking em mente.
Sistema de Registro e Uso
Gerenciar projetos a partir de um hub centralizado traz ainda mais benefícios para a gerência quando se trata de ter um sistema de registro e utilização. Saiba exatamente quem contribuiu com o quê para um projeto, quando as decisões-chave foram implementadas e observe como os cronogramas projetados correspondem à aplicação prática. Ferramentas de gerenciamento de projetos eliminam a necessidade de rastrear e-mails ou outras comunicações; todas as discussões relevantes do projeto podem ser centralizadas no hub, proporcionando uma visão geral para que a gerência entenda como suas equipes estão trabalhando e onde podem concentrar seus esforços para apoiar suas equipes e alcançar resultados concretos. Simplifique o gerenciamento de projetos para aumentar a eficiência e melhorar os resultados.
Comunicação
Levar as informações certas às pessoas certas, no momento certo, pode fazer toda a diferença. Muitas pessoas se preocupam com um arranjo de coworking que permite aos funcionários muita flexibilidade por esse motivo, mas a revolução digital que tornou o coworking possível elimina a necessidade dessa preocupação. Colaboradores que implementam um sistema de gerenciamento de propriedades com soluções em nuvem em tempo real têm acesso imediato para localizar colegas de trabalho, caso precisem encontrá-los pessoalmente, e o software para espaço de coworking complementa as comunicações para que os membros da equipe possam se comunicar rapidamente por meio de vários canais. À medida que o local de trabalho moderno evolui e as pressões externas exigem um ambiente de trabalho mais flexível, as empresas que dependem do antigo método de trabalho podem começar a ficar para trás. Ferramentas digitais que permitem a comunicação entre equipes que trabalham no escritório ou em todo o mundo capacitam as organizações a trabalhar com eficiência, independentemente da localização.
Assistência e Integração de IA
Quando os dados são centralizados, as possibilidades de como aproveitá-los tornam-se quase infinitas. À medida que mais e mais trabalho migram para o espaço digital, a inteligência artificial e a análise avançada de dados revolucionarão a forma como as pessoas trabalham. Tarefas repetitivas, mesmo aquelas com algum nível de complexidade, podem ser automatizadas. O gerenciamento de projetos pode rastrear e relatar o progresso sem que um membro da equipe perca dias de trabalho apenas para atualizar os líderes sobre o que já foi realizado. Equipes em todas as organizações podem centralizar os dados dos clientes e a IA pode oferecer insights com base nos dados compartilhados — um insight obtido por um representante de atendimento ao cliente pode levar a uma campanha automatizada desenvolvida pela equipe de marketing. Os mesmos processos podem aprimorar as comunicações internas, seja entre os membros do coworking ou dentro de uma organização, para garantir que as informações relevantes sejam enviadas às pessoas que precisam conhecê-las. As soluções digitais podem orientar os funcionários para soluções mais fáceis e consistentes que melhoram os fluxos de trabalho e garantem entregas consistentes em todas as entidades.
Escolher uma plataforma que ofereça integrações fáceis expande o poder do seu sistema de PMS para além da alocação de recursos e ferramentas de comunicação. Plataformas como o AppExchange da Salesforce oferecem um número quase ilimitado de aplicativos e integrações que podem melhorar o desempenho de toda a sua empresa. Encontre soluções digitais que podem realizar tarefas que antes exigiam equipes inteiras para gerenciar. Aproveite o poder da sua plataforma e dados centralizados para alcançar resultados comerciais verdadeiramente notáveis.
Conclusão
As mudanças sem precedentes ocorridas em 2020 estão acelerando as tendências no mundo dos negócios em direção ao coworking e a acordos de trabalho flexíveis. As empresas que assumirem o controle e evoluírem seus negócios diante dessas mudanças verão melhores resultados no futuro e terão a flexibilidade e o conhecimento institucional para se adaptar a pressões futuras que talvez não consigam controlar.
Embora os arranjos de coworking possam tornar sua empresa mais ágil em resposta às mudanças nas condições de negócios, eles também melhoram a satisfação e a produtividade dos funcionários, melhorando os resultados e aumentando as receitas. Quando combinados com ferramentas que aprimoram os arranjos de coworking, como sistemas PMS que fornecem espaços de coworking com uma solução digital, as empresas veem mais oportunidades de otimizar seus processos, impulsionando a produtividade e os resultados. De fato, sem as soluções certas para melhorar a gestão e a comunicação, um arranjo de coworking pode ser prejudicial para um negócio. Sem as ferramentas certas para capacitar funcionários e gerentes a colaborar em um ambiente de coworking, as empresas podem ter menos sucesso e podem voltar a processos antigos. Fatores externos, como a COVID-19, e uma cultura empresarial em mudança significam que as empresas que não se adaptam enfrentarão mais dificuldade para atrair e reter funcionários que podem encontrar tais arranjos em outros lugares.
Felizmente, existem soluções disponíveis para organizações de qualquer porte, com plataformas escaláveis que oferecem ferramentas de gestão de propriedades e coworking adequadas às necessidades de qualquer empresa. Soluções digitais baseadas em nuvem, como a Booking Ninjas, oferecem plataformas centralizadas para gerenciar propriedades grandes e pequenas com ferramentas integradas que aprimoram a comunicação, o gerenciamento de projetos e praticamente qualquer aspecto do seu negócio. Empresas de qualquer porte podem maximizar seus espaços de coworking com um poderoso mecanismo de reservas, sistemas de gestão de coworking, ferramentas de comunicação aprimoradas e automatizadas, e podem dimensionar a plataforma de acordo com suas necessidades. Escolher a solução certa para o seu negócio pode fazer toda a diferença para o sucesso do seu negócio de coworking ou na adoção de uma estratégia de coworking em sua organização. Com muitas empresas mudando seus arranjos de trabalho para atender às mudanças no cenário, é importante que todas as empresas considerem como encontrar as soluções digitais certas para se manterem à frente da concorrência, tanto como um concorrente ágil que pode manter as operações durante crises globais quanto como um empregador atraente para o trabalhador moderno.
