Ortak çalışma işletmeleri üyelerine olağanüstü hizmet, esneklik ve faydalar sağlar. Ortak çalışma yönetim yazılımı bu işletmelere aynı avantajları sunar, böylece mülklerini kolayca yönetebilir, verimli bir şekilde iş birliği yapabilir ve beklentileri aşabilirler.
Ortak Çalışmaya İhtiyaç
Ortak çalışma sektörü son on yıldır istikrarlı bir şekilde büyüyor . Küçük yeni kurulan şirketlerden Fortune 500 şirketlerine kadar, modern işyerlerinin çalışanlara sağlıklı bir iş-yaşam dengesi sağlama seçenekleri ve işverenlere gelişen iş ihtiyaçlarını karşılamak için uyarlanabilir bir yapılandırma sunması gerekiyor. 2020'de COVID-19 salgını, birçok işletmenin çalışanların ofise gelmeden görevlerini tamamlamalarını sağlayan uzaktan çalışma planlarını benimsemesiyle işyerlerinin görünümünü daha da değiştiriyor. Çoğu işletme uzaktan ve ortak çalışma düzenlemeleri fikrini en azından eğlenceli bulmamış olsaydı, küresel salgının neden olduğu çalkantı, eski çalışma biçimleri artık güvenli veya sürdürülebilir olmadığı için ellerini zorluyor.
Ortak çalışma, ancak yakın zamanda , ortak çalışma ve uzaktan çalışma ortamlarında dağılmış ekiplerin yönetim yükünü hafifleten ortak çalışma yazılımlarındaki gelişmeler sayesinde mümkün hale geldi . İşverenlerin ortak çalışma düzenlemesi uygulayarak gördükleri faydaların çoğu, dijital olarak iletişim kurmayı ve kaynakları ihtiyaç duyan ekiplere verimli bir şekilde tahsis etmeyi kolaylaştıran ortak çalışma alanı yönetim sistemleri ve mülk yönetim sistemleri (PMS) tarafından mümkün kılınıyor. Bulut tabanlı çözümler, büyük ve küçük işletmelerin çalışma şeklini değiştiriyor ve yüzyılın başında hayal bile edilemeyen fırsatlar yaratıyor. Ortak çalışma, birden fazla üye işletmeye çalışma alanı sunan işletmelerle daha yakından ilişkilendirilirken, bu alanları yöneten ilkeler, maliyetleri yönetmeyi ve daha çevik rekabetle rekabet etmek için işlerini düzene sokmayı amaçlayan büyük şirketler tarafından da benimseniyor.
Ortak çalışma alanı yazılımı, çalışanların planlamaya adanmış büyük bir ekibe ihtiyaç duymadan gerektiğinde ofislere ve konferans odalarına erişebilmelerini sağlayarak kaynak tahsisini merkezden uzaklaştırır ve otomatikleştirir. Ek olarak, ortak çalışma çözümleri, ekiplerin işbirliğini, yönetim yeteneklerini ve üretkenliği artırırken merkezi olmayan bir ofis çözümünü benimsemelerine olanak tanıyan geleneksel proje yönetimi ve iletişim yöntemlerine dijital alternatifler sunar. İşletmeler, ortak çalışma çalışma ortamı seçerek genel giderleri düşürebilir ve kaynaklar ve alan üzerindeki fazlalıkları azaltabilir. Büyük işletmeler bu zihniyeti mevcut yapıları içinde benimseyebilir ve geçmişe kıyasla daha az gayrimenkul ihtiyacı görebilirken, ortak çalışma işletmeleri bu hizmetleri, işletmenin konumu yönetmesi ve sürdürmesi için aylık veya yıllık ücret ödeyen üye işletmelere sunar. Ortak çalışma düzenlemenizin genel yapısı ne olursa olsun, bir PMS sistemi bu avantajları mümkün kılan motordur ve bazıları kendilerine şirketinize daha da fazla avantaj sağlayan ortak çalışma yazılımı da diyebilir.
Ortak Çalışmanın Faydaları
Ortak çalışma, hem fiziksel kaynak tahsisi hem de iş süreçlerinin tutarlılığı açısından muazzam faydalar sunar ve bu da iyileştirilmiş iş akışlarına, artan üretime ve daha memnun işverenlere ve çalışanlara dönüşür. Ortak çalışma düzenlemesinin yanında bir mülk yönetim sistemi uygulamak verimliliği artırır ve protokoller veya artan kullanılabilir kaynaklar aracılığıyla hafifletilebilecek stres noktalarının belirlenmesine yardımcı olur. Ortak çalışma yönetim yazılımı, merkezi olmayan bir ekip için süreçleri merkezileştirmek ve optimize etmek amacıyla görev yönetimi, iletişim ve güçlü yönetim araçlarını bir arada sunar.
Bulut tabanlı platformlar, çalışanların istediği esnek çalışma düzenlemelerini sunarken her boyuttaki ekiple nasıl iletişim kurulacağı ve yönetileceği konusunda ideal bir çözüm sunar. Çalışan memnuniyeti ve üretkenliğindeki artışların ötesinde, ortak çalışma yazılımı geleneksel olarak büyük ekipler veya üçüncü taraflar tarafından yönetilebilecek süreçleri optimize eder. Bu süreçleri düzene sokmak, ekibinizin operasyonları iyileştirirken temel işinize daha fazla kaynak ayırmasını sağlar. Çalışanların çalışma düzenlemelerini yönetmelerine izin vermek, onlara işi en etkili şekilde yapma özgürlüğü verir ve müşterilerin şirketinizin veya ürününüzün algılanan değerine doğrudan katkıda bulunmayan gereksiz bir organizasyon yapısına olan ihtiyacı azaltır. Kapsamlı bir PMS sisteminin işinize yardımcı olabileceği alanlardan bazıları alan yönetimi, sağlık ve güvenlik, kaynak tahsisi ve maliyet optimizasyonu iken, ortak çalışma yazılımı fatura ve sözleşme yönetimini, süreç tutarlılığını, kayıt tutmayı ve iletişimi ve ayrıca iş süreçlerinizi daha da geliştiren yapay zeka ve dijital çözümleri iyileştirebilir.
Alan Yönetimi
Şirketinizin birkaç masaya veya 100.000 fit karelik bir alana ihtiyacı olsun, alan yönetimi işinizin mevcut alanını en üst düzeye çıkarmakla ilgilidir, böylece işleri halletmek için alanınız olur. Ortak çalışma alanı yazılımı, tüm mülklerinizi merkezi bir merkezden yönetmenize izin vererek sizin için ağır işleri yapar . Bu, birden fazla kişinin (ister müşteri ister çalışan olsun) ihtiyaç duydukları alana erişip rezervasyon yapmasını sağlar ve bulut tabanlı çözümler kullanılabilirlik konusunda gerçek zamanlı güncellemeler sunar. Yönetim, mülk edinimiyle ilgili bilinçli kararlar almak ve çok az veya hiç boşta kalan mülk olmadan işlerini uygun şekilde ölçeklendirmek için hangi alanların ne zaman kullanıldığını takip edebilir.
Alanı yöneten gelişmiş bir rezervasyon motorundan yararlanmak, çalışanlara ihtiyaçlarına uygun esnek çalışma seçenekleri sunar. Görevlerine uygun doğru çalışma ortamına erişimi olan çalışanlar daha üretken ve mutludur. Ortak çalışma düzenlemelerinin başlıca çekici yanlarından biri, çalışanların üretkenliğinin artması, gerekli gayrimenkulde azalma, çıktıyı artırırken maliyetleri düşürme ve işletmelerin halihazırda var olan altyapıyla daha fazlasını başarmasına yardımcı olmasıdır.
Sağlık ve Güvenlik
Bir mülk yönetim sistemi uygulamak, işletmelerin ortak çalışma alanlarını daha etkili bir şekilde yönetmelerini sağlar. Alanın nasıl kullanıldığına dair gerçek zamanlı bir anlayışla, bir PMS sistemi alanların temizlendiğinden ve güvenli bir şekilde kullanıldığından emin olabilir. COVID-19 sonrası bir gerçeklikte, sağlık ve güvenliği sağlayabilen işletmeler çalışanlarına yaptıkları yatırımdan daha fazla getiri ve daha iyi sonuçlar göreceklerdir. Temizlik prosedürlerini ve oda bakımını doğrudan kullanıma bağlayın, böylece tesisler tüm çalışanlar için güvenli tutulur ve temizlik programları gerçek dünya alan kullanımlarıyla eşleşir. Çalışanlara, ister ortak çalışma alanınızdaki üyeler ister ortak çalışma stratejisi benimseyen işletmenizdeki ortaklar olsun, çalışma alanlarının temiz ve iyi bakılmış olduğuna dair gönül rahatlığı sağlayın ve tutma oranını artırın. Bir PMS, işletmenizin çalışanlarınızın beklentilerinin ötesinde sağlık ve güvenliği yönetmesine yardımcı olabilir.
Merkezi Kaynaklar
Genellikle ekiplerin kaynaklara yönelik benzer ihtiyaçları vardır ancak her zaman aynı programda ihtiyaç duymazlar. Ortak çalışma yazılımı, kaynakları şirket genelindeki tüm ekiplere sunarak gereksizlikleri azaltır. Konferans odalarından toplantı malzemelerine kadar, ortak çalışma ortakları bu materyalleri departmanlar arasında etkili bir şekilde paylaşarak maliyetlerden tasarruf edebilirler. Kuruluşunuzun paylaşılan kaynaklara yaptığınız yatırımın tüm faydasını alması için tutarlı kullanım ve kullanılabilirliği garanti eden kurallar uygulayın. Gayrimenkulde olduğu gibi , bu kaynakları merkezi bir merkezden yönetmek, yönetime kullanımı izleme ve işletmeyi büyütmek için sermaye harcamalarına yönelik akıllıca kararlar almalarına olanak tanıyan kuşbakışı bir görünüm sağlar. Bir ortak çalışma yönetim sistemi, ekibinizin tutarlı sonuçlar elde etmek için ihtiyaç duyduğu kaynakları yönetmek için ihtiyaç duyduğunuz tüm araçları sağlar.
Maliyet Optimizasyonu
Ortak çalışma çözümleri maliyetleri birden fazla departman, ekip ve/veya organizasyona yayarak büyük sermaye alımlarını daha uygulanabilir ve çekici hale getirir ve tüm kaynakların uygun şekilde yönetilmesini sağlar. Paylaşılan kaynaklar tek bir platformdan kolayca izlenebilir, kaynaklanabilir ve incelenebilir, böylece ekipler ihtiyaç duydukları araçlara erişebilir. Daha fazla kaynağa ihtiyaç olup olmadığını anlamak için kullanım modellerini tanıyın ve alımların meşru bir ihtiyacı karşıladığından ve kısa vadeli bir tedarik sorunu olmadığından emin olun. İşletmenizin mevcut kaynaklarını tam olarak nasıl kullandığını bilerek güvenle satın alın ve sermaye alımlarında yatırım getirinizi en üst düzeye çıkarmak için maliyetleri tüm kullanıcılar arasında paylaşın.
Faturalama ve Sözleşme Yönetimi
Faturaları ve sözleşmeleri takip etmek, kuruluşunuz büyüdükçe hızla karmaşık hale gelebilir. Ortak çalışma işletmelerinin ayrı müşteri üyelerini takip etmesi gerekirken, daha büyük kuruluşlar genellikle birden fazla maliyet merkezi, ana ve alt şirket ve üçüncü tarafla uğraşmak zorunda kalır. Ortak çalışma yönetim yazılımı, faturaları ve sözleşmeleri merkezi olarak yöneten bir platform oluşturarak tüm bu süreçleri kolaylaştırır. Bulut tabanlı yazılım, sözleşmeleri ve faturaları oluşturmak, yaymak, izlemek ve depolamak için güvenli bir merkez sunarak, işletmeniz içindeki ilişkileri yönetmenin tüm yönlerini kolaylaştırır. Dikkatlerini veya imzalarını gerektiren bir değişiklik olduğunda tüm ilgili tarafları hızla bilgilendirin. Hangi hesapların ödenmemiş olduğunu bilin ve ödeme için takip edebilin. İnsanları takip etmek için daha az zaman harcayıp katma değerli girişimlere daha fazla zaman ayırabilmeniz için süreçleri otomatikleştirin. Ortak çalışma alanınızı kullanan farklı kuruluşların üyelerine doğru bir şekilde fatura kesmek için doğrudan PMS'nize bağlanabilir veya kuruluş yapınız genelinde doğru muhasebe için dahili olarak kullanılabilir ve departman, maliyet merkezi veya hiyerarşik kullanıma dayalı karar vermeyi yönlendirebilir, faturalama ve sözleşme verilerini izleyebilmek ve merkezileştirebilmek, geleneksel yöntemlere kıyasla size ve çalışanlarınıza saatlerce zaman kazandıracaktır.
Süreçlerin Tutarlılığı
Ortak çalışma alanı yazılımı, fiziksel kaynak yönetiminin ötesinde çözümler sunar. Belirtildiği gibi, dijital çözümler faturalama ve sözleşme yönetimi gibi süreçleri kolaylaştırmak için kullanılabilir. Bu çözümler, kurumsal kültürünüze uygun denetimler ve dengeler ile proje tamamlama için güvenilir bir boru hattı oluşturarak iş akışınızın hemen hemen tüm yönlerine genişletilebilir ve geri bildirim ve yineleme fırsatları sunar. Görev yönetimi yazılımı, yinelenen prosedürler için hatırlatıcılar sağlamaya ve ekibinizi yolda tutmaya yardımcı olabilir. Daha büyük projeler, sağlam teslimatlara ve net zaman çizelgelerine yol açan süreçler geliştirebilir. Yönetim, ekiplerin çalışma şekline uygun proje raporlamasını özelleştiren bir dizi araca erişebilir. Önemli kilometre taşlarında yönetici onayı isteyin veya ekiplerin yineleme yapmasına ve geri bildirim sunmasına izin verin, böylece bir proje herkesin girdisiyle daha organik bir şekilde büyür. Her iki durumda da, ortak çalışma yazılımı, tüm ekip üyelerinin ilerlemeyi raporlayabileceği ve izleyebileceği, nerede olurlarsa olsunlar diğer ekip üyeleriyle iletişim kurabileceği ve olağanüstü sonuçlar sunabileceği tanıdık bir platform sunar. Ortak çalışma işletmeleri düşünülerek tasarlanmış güçlü araçlardan yararlanarak, ekip üyelerinin nerede olduğuna bakılmaksızın dijital bir çalışma alanında sorunsuz bir şekilde çalışın.
Kayıt ve Kullanım Sistemi
Projeleri merkezi bir merkezden yönetmek, kayıt ve kullanım sistemine sahip olmak söz konusu olduğunda yönetim için daha da fazla fayda sağlar. Bir projeye kimin ne katkıda bulunduğunu, önemli kararların ne zaman uygulandığını tam olarak bilin ve öngörülen zaman çizelgelerinin gerçek dünya uygulamalarıyla nasıl eşleştiğini not edin. Proje yönetim araçları, e-postaları veya diğer iletişimleri takip etme ihtiyacını ortadan kaldırır, projeyle ilgili tüm ilgili tartışmalar merkezde merkezileştirilebilir ve yönetimin ekiplerinin nasıl çalıştığını ve ekiplerini desteklemek ve somut sonuçlar elde etmek için çabalarını nereye odaklayabileceklerini anlamaları için üst düzey bir görünüm sağlar. Verimliliği artırmak ve sonuçları iyileştirmek için proje yönetimini kolaylaştırın.
İletişim
Doğru bilgiyi doğru zamanda doğru kişilere ulaştırmak her şeyi değiştirebilir. Birçok kişi, çalışanlara bu nedenle çok fazla esneklik sağlayan bir ortak çalışma düzenlemesinden endişe duyar, ancak ortak çalışmayı mümkün kılan dijital devrim bu endişeye gerek kalmamasını sağlar. Gerçek zamanlı bulut tabanlı çözümlerle bir mülk yönetim sistemi uygulayan çalışanlar, ihtiyaç duyduklarında çalışma arkadaşlarını bulmak için anında erişime sahiptir ve ortak çalışma alanı yazılımı, ekip üyelerinin çeşitli kanallar aracılığıyla hızlı bir şekilde iletişim kurabilmeleri için iletişimi destekler. Modern iş yeri geliştikçe ve dış baskılar daha esnek bir iş-yaşam ortamı gerektirdikçe, eski çalışma biçimine güvenen işletmeler kendilerini geride kalmış olarak görebilirler. Ofiste veya dünyanın dört bir yanında çalışan ekiplerle iletişimi sağlayan dijital araçlar, kuruluşların konumdan bağımsız olarak verimli bir şekilde çalışmasını sağlar.
AI Yardımı ve Entegrasyonu
Veriler merkezileştirildiğinde, bunlardan nasıl yararlanılacağına dair olasılıklar neredeyse sonsuz hale gelir. Dijital alana daha fazla iş taşındıkça yapay zeka ve gelişmiş veri analitiği insanların çalışma şeklini kökten değiştirecektir. Belirli bir düzeyde karmaşıklığa sahip olanlar da dahil olmak üzere tekrarlayan görevler otomatikleştirilebilir. Proje yönetimi, bir ekip üyesinin liderleri daha önce neyin başarıldığı konusunda güncellemek için günlerce çalışmasını kaybetmesine gerek kalmadan ilerlemeyi izleyebilir ve raporlayabilir. Kuruluşlar genelindeki ekipler müşteri verilerini merkezileştirebilir ve yapay zeka paylaşılan verilere dayalı içgörüler sunabilir; bir müşteri hizmetleri temsilcisi tarafından elde edilen bir içgörü, pazarlama ekibi tarafından geliştirilen otomatik bir kampanyaya yol açabilir. Aynı süreçler, ilgili bilgilerin bilmesi gereken kişilere gönderildiğinden emin olmak için ortak çalışma alanı üyeleri arasında veya bir kuruluş içinde dahili iletişimi geliştirebilir. Dijital çözümler, çalışanları iş akışlarını iyileştiren ve tüm kuruluşlarda tutarlı teslimatlar sağlayan daha kolay ve tutarlı çözümlere yönlendirebilir.
Kolay entegrasyonlar sunan bir platform seçmek, PMS sisteminizin gücünü kaynak tahsisi ve iletişim araçlarının ötesine taşır. Salesforce'un AppExchange gibi platformlar , tüm işletmenizde iş performansını artırabilecek neredeyse sınırsız sayıda uygulama ve entegrasyon sunar. Daha önce tüm ekiplerin yönetmesi gereken görevleri yerine getirebilen dijital çözümler bulun. Gerçekten olağanüstü iş sonuçları elde etmek için merkezi platformunuzun ve verilerinizin gücünden yararlanın.
Çözüm
2020'de gerçekleşen benzeri görülmemiş değişimler, iş dünyasında ortak çalışma ve esnek çalışma düzenlemelerine doğru eğilimleri hızlandırıyor. Bu değişimler karşısında dizginleri ele alıp işlerini geliştiren işletmeler, ileride daha iyi sonuçlar görecek ve kontrol edemeyebilecekleri gelecekteki baskılara uyum sağlamak için esnekliğe ve kurumsal bilgiye sahip olacaklar.
Ortak çalışma düzenlemeleri, işletmenizi değişen iş koşullarına yanıt olarak daha çevik hale getirirken, aynı zamanda çalışan memnuniyetini ve üretkenliğini artırarak sonuçları iyileştirir ve gelirleri artırır. Ortak çalışma alanlarına dijital bir çözüm sağlayan PMS sistemleri gibi ortak çalışma düzenlemelerini geliştiren araçlarla eşleştirildiğinde, işletmeler üretkenliği ve sonuçları yönlendirerek süreçlerini optimize etmek için daha fazla fırsat görürler. Aslında, yönetimi ve iletişimi iyileştirmek için doğru çözümler olmadan, ortak çalışma düzenlemesi bir işletme için zararlı olabilir. Çalışanların ve yöneticilerin ortak çalışma ortamında iş birliği yapmalarını sağlayacak doğru araçlar olmadan, işletmeler daha az başarı görebilir ve eski süreçlere geri dönebilir. COVID-19 gibi dış faktörler ve değişen bir iş kültürü, uyum sağlamayan şirketlerin başka yerlerde bu tür düzenlemeler bulabilen çalışanları çekme ve elde tutma konusunda daha fazla zorlukla karşılaşacağı anlamına geliyor.
Neyse ki, her büyüklükteki organizasyon için, her şirketin ihtiyaçlarına uygun hem mülk yönetimi hem de ortak çalışma araçları sunan ölçeklenebilir platformlarla çözümler mevcuttur. Booking Ninjas gibi bulut tabanlı dijital çözümler , iletişimi, proje yönetimini ve işinizin hemen hemen her yönünü geliştiren entegre araçlarla büyük ve küçük mülkleri yönetmek için merkezi platformlar sunar. Her büyüklükteki şirket, güçlü bir rezervasyon motoru, ortak çalışma yönetim sistemleri, gelişmiş ve otomatik iletişim araçlarıyla ortak çalışma alanlarını en üst düzeye çıkarabilir ve platformu iş ihtiyaçlarına göre ölçekleyebilir. İşletmeniz için doğru çözümü seçmek, ortak çalışma işinizin başarısı veya kuruluşunuz içinde bir ortak çalışma stratejisi benimserken tüm farkı yaratabilir. Birçok işletme değişen manzaraya uyum sağlamak için çalışma düzenlemelerini değiştirdiğinden, tüm şirketlerin hem küresel krizler boyunca operasyonlarını sürdürebilen çevik bir rakip hem de modern çalışanlar için çekici bir işveren olarak rekabette önde kalmalarını sağlayacak doğru dijital çözümleri nasıl bulabileceklerini düşünmeleri önemlidir.
_-_A_Complete_Guide.png)
