Les entreprises de coworking offrent un service, une flexibilité et des avantages exceptionnels à leurs membres. Le logiciel de gestion de coworking offre à ces entreprises les mêmes avantages afin qu'elles puissent facilement gérer leurs propriétés, collaborer efficacement et dépasser les attentes.
Le besoin de coworking
L'industrie du coworking a été en croissance constante au cours de la dernière décennie. Des petites start-ups aux entreprises Fortune 500, le lieu de travail moderne doit offrir aux employés des options pour maintenir un équilibre sain entre vie professionnelle et vie privée, et aux employeurs une structure adaptable pour répondre à l'évolution de leurs besoins commerciaux. En 2020, la pandémie de COVID-19 change encore davantage le visage du lieu de travail, de nombreuses entreprises adoptant des programmes de travail à distance qui permettent aux travailleurs d'accomplir leurs tâches sans se rendre au bureau. Si la plupart des entreprises n’envisageaient pas au moins l’idée des modalités de travail à distance et de coworking, alors les bouleversements provoqués par la pandémie mondiale leur forcent la main, car les anciennes méthodes de travail ne sont plus sûres ni durables.
Le coworking n’est devenu possible que récemment grâce à avancées dans les logiciels de coworking qui allègent le fardeau de la gestion des équipes dispersées dans des environnements de coworking et de travail à distance. De nombreux avantages que les employeurs voient grâce à la mise en œuvre d'un accord de coworking sont rendus possibles par systèmes de gestion d'espace de coworking et des systèmes de gestion immobilière (PMS) qui facilitent la communication numérique et allouent efficacement les ressources aux équipes qui en ont besoin. Les solutions basées sur le cloud changent la façon dont les entreprises, grandes et petites, fonctionnent et créent des opportunités inimaginables au début du siècle. Alors que le coworking est devenu plus étroitement associé aux entreprises qui offrent un espace de travail à plusieurs entreprises membres, les principes qui régissent ces espaces sont également adoptés par les grandes entreprises qui cherchent à gérer les coûts et à rationaliser leurs activités pour rivaliser avec une concurrence plus agile.
Le logiciel d'espace de coworking décentralise et automatise l'allocation des ressources en garantissant que les employés ont accès aux bureaux et salles de conférence lorsque cela est nécessaire sans avoir besoin d’une grande équipe dédiée à la planification. De plus, les solutions de coworking offrent des alternatives numériques aux méthodes traditionnelles de gestion de projet et de communication qui permettent aux équipes d'adopter une solution de bureau décentralisée tout en augmentant la collaboration, les capacités de gestion et la productivité. Les entreprises peuvent réduire leurs frais généraux et réduire les redondances de ressources et d’espace en choisissant un environnement de travail partagé. Les grandes entreprises peuvent adopter cet état d'esprit au sein de leurs structures existantes et constater un besoin réduit en immobilier par rapport au passé, tandis que les entreprises de coworking offrent ces services aux entreprises membres qui paient des frais mensuels ou annuels pour que l'entreprise gère et entretienne l'emplacement. Quelle que soit la structure globale de votre arrangement de coworking, un Système PMS est le moteur qui rend ces avantages possibles, et certains peuvent également s'appeler un logiciel de coworking qui offre encore plus d'avantages à votre entreprise.
Le coworking offre d'énormes avantages à la fois pour l'allocation des ressources physiques et la cohérence des processus commerciaux qui se traduisent par des flux de travail améliorés, une production accrue et des employeurs et des employés plus satisfaits. La mise en œuvre d'un système de gestion immobilière parallèlement à un accord de coworking améliore l'efficacité et aide à identifier les points de stress qui peuvent être atténués grâce à des protocoles ou à l'augmentation des ressources disponibles. Le logiciel de gestion de coworking fournit ensemble des outils de gestion des tâches, de communication et de gestion puissants pour centraliser et optimiser les processus d'une équipe décentralisée.
Les plateformes basées sur le cloud offrent une solution idéale pour communiquer et gérer des équipes de toutes tailles, tout en offrant des modalités de travail flexibles souhaitées par les employés. Au-delà de l’augmentation de la satisfaction et de la productivité des employés, les logiciels de coworking optimisent les processus qui pouvaient traditionnellement être gérés par de grandes équipes ou par des tiers. La rationalisation de ces processus permet à votre équipe de consacrer davantage de ressources à votre cœur de métier tout en améliorant les opérations. Permettre aux employés de gérer leurs modalités de travail leur donne la liberté d'accomplir leur travail de la manière la plus efficace possible et réduit le besoin d'une structure organisationnelle inutile qui ne contribue pas directement à la valeur perçue par les clients de votre entreprise ou de votre produit. Certains des domaines dans lesquels un système PMS complet peut aider votre entreprise sont la gestion de l'espace, la santé et la sécurité, l'allocation des ressources et l'optimisation des coûts, tandis que les logiciels de coworking peuvent améliorer la gestion des factures et des contrats, la cohérence des processus, la tenue des dossiers et la communication, ainsi que les solutions d'IA et numériques qui améliorent encore vos processus commerciaux. style="font-size: 11pt; color: rgb(0, 0, 0); background-color: transparent;">Que votre entreprise ait besoin de quelques bureaux ou de 100 000 pieds carrés d'espace immobilier, la gestion de l'espace consiste à maximiser l'empreinte disponible de votre entreprise afin que vous disposiez de l'espace nécessaire pour faire avancer les choses. Le logiciel d'espace de coworking fait le gros du travail à votre place en vous permettant de gérer toutes vos propriétés à partir d'un hub centralisé. Cela permet à plusieurs personnes (clients ou employés) d'accéder et de réserver l'espace dont elles ont besoin et les solutions basées sur le cloud offrent des mises à jour de disponibilité en temps réel. La direction peut suivre quels espaces sont utilisés et à quel moment afin de prendre des décisions éclairées concernant l'acquisition de propriétés et de développer leur activité de manière appropriée avec peu ou pas d'immobilier inutilisé.
Tirer parti d'un moteur de réservation avancé qui gère l'espace offre aux employés des options de travail flexibles qui correspondent à leurs besoins. Les employés qui ont accès à un environnement de travail adapté à leurs tâches sont plus productifs et plus heureux. L'un des principaux attraits des accords de coworking est l'augmentation de la productivité des travailleurs, associée à la diminution des biens immobiliers nécessaires, réduisant les coûts tout en augmentant la production et aidant les entreprises à réaliser davantage avec les infrastructures déjà existantes.
Santé et sécurité
La mise en œuvre d'un système de gestion immobilière permet aux entreprises de gérer plus efficacement leurs biens partagés. les espaces de travail aussi. Avec une compréhension en temps réel de la façon dont l'espace est utilisé, un système PMS peut garantir que les espaces sont nettoyés et utilisés en toute sécurité. Dans la réalité post-COVID-19, les entreprises qui peuvent garantir la santé et la sécurité verront un meilleur retour sur investissement dans leurs employés et de meilleurs résultats. Liez les procédures de nettoyage et l'entretien des chambres directement à l'utilisation afin que les installations restent sûres pour tous les employés et que les programmes de nettoyage correspondent aux utilisations réelles de l'espace. Offrez aux employés la tranquillité d'esprit que leur espace de travail est propre et bien entretenu, augmentant ainsi la rétention, qu'ils soient membres de votre espace de coworking ou partenaires de votre entreprise qui a adopté une stratégie de coworking. Un PMS peut aider votre entreprise à gérer la santé et la sécurité au-delà des attentes de vos employés.
Ressources centralisées
Souvent, les équipes ont des besoins similaires en ressources mais vous n’en avez pas toujours besoin selon le même horaire. Le logiciel de coworking met les ressources à la disposition de toutes les équipes de l'entreprise, réduisant ainsi les redondances. Des salles de conférence aux fournitures de réunion, les partenaires de coworking peuvent économiser sur les coûts en partageant efficacement ces documents entre les départements. Mettez en œuvre des règles qui garantissent une utilisation et une disponibilité cohérentes afin que votre organisation bénéficie pleinement de votre investissement dans les ressources partagées. Comme pour l'immobilier, la gestion de ces ressources à partir d'un hub centralisé donne à la direction une vue d'ensemble qui lui permet de suivre l'utilisation et de reconnaître les modèles conduisant à des décisions intelligentes en matière de dépenses en capital pour développer l'entreprise. Un système de gestion de coworking vous donne tout les outils dont vous avez besoin pour gérer les ressources dont votre équipe a besoin pour fournir des résultats cohérents.
Optimisation des coûts
Les solutions de coworking répartissent les coûts entre plusieurs départements, équipes, et/ou des organisations rendant les achats de capitaux importants plus réalisables et attrayants et garantissant que toutes les ressources sont gérées de manière appropriée. Les ressources partagées peuvent être facilement suivies, recherchées et examinées à partir d'une seule plateforme afin que les équipes aient accès aux outils dont elles ont besoin. Reconnaissez les modèles d'utilisation pour comprendre si davantage de ressources sont nécessaires et soyez sûr que les achats répondent à un besoin légitime et non à un problème d'approvisionnement à court terme. Achetez en toute confiance en sachant exactement comment votre entreprise utilise ses ressources existantes et partagez les coûts entre tous les utilisateurs pour maximiser votre retour sur investissement sur les achats d'investissement.
Facturation et gestion des contrats
Le suivi des factures et des contrats peut rapidement devenir compliqué à mesure que votre organisation se développe. Les entreprises de coworking doivent garder une trace de leurs clients distincts, tandis que les grandes organisations doivent souvent jongler avec plusieurs centres de coûts, sociétés mères et enfants et tiers. Un logiciel de gestion de coworking rationalise tous ces processus en créant une plateforme qui gère les factures et les contrats de manière centralisée. Le logiciel basé sur le cloud offre une plateforme sécurisée pour créer, diffuser, suivre et stocker des contrats et des factures, rationalisant ainsi tous les aspects de la gestion des relations au sein de votre entreprise. Informez rapidement toutes les parties concernées lorsqu’un changement nécessite leur attention ou leur signature. Sachez quels comptes sont impayés et soyez en mesure d’effectuer le suivi du paiement. Automatisez les processus afin de passer moins de temps à rechercher des personnes et plus de temps sur des initiatives à valeur ajoutée. Que ce soit directement lié à votre PMS pour facturer correctement les membres de différentes organisations qui utilisent votre espace de coworking ou pour l'utiliser en interne pour une comptabilité précise dans l'ensemble de votre structure organisationnelle et piloter la prise de décision basée sur l'utilisation par département, centre de coûts ou hiérarchique, être capable de suivre et de centraliser les données de facturation et de contrat vous fera gagner, à vous et à vos employés, des heures par rapport aux méthodes traditionnelles.
Cohérence de Processus
Le logiciel d'espace de coworking offre des solutions au-delà de la gestion des ressources physiques. Comme mentionné, les solutions numériques peuvent être utilisées pour rationaliser des processus tels que la facturation et la gestion des contrats. Ces solutions peuvent être étendues à presque tous les aspects de votre flux de travail, créant un pipeline fiable pour l'achèvement du projet avec des freins et contrepoids, ainsi que des opportunités de retour d'information et de réitération, qui correspondent à votre culture d'entreprise. Un logiciel de gestion des tâches peut vous aider à rappeler les procédures récurrentes et à garder votre équipe sur la bonne voie. Les projets plus importants peuvent développer des processus qui conduisent à des livrables solides et à des délais clairs. La direction a accès à une gamme d'outils permettant de personnaliser les rapports de projet en fonction du mode de travail des équipes. Exigez l’approbation du superviseur à des étapes clés ou permettez aux équipes d’itérer et de fournir des commentaires afin qu’un projet se développe de manière plus organique avec la contribution de chacun. Quoi qu'il en soit, le logiciel de coworking offre une plate-forme familière où tous les membres de l'équipe peuvent signaler et suivre les progrès, communiquer avec les autres membres de l'équipe, où qu'ils se trouvent, et fournir des résultats exceptionnels. Travaillez en toute transparence dans un espace de travail numérique, quel que soit l'endroit où se trouvent les membres de l'équipe, en tirant parti d'outils puissants conçus pour les entreprises de coworking.
Système d'enregistrement et d'utilisation
La gestion de projets à partir d'un hub centralisé présente encore plus d'avantages pour la direction lorsqu'il s'agit de disposer d'un système d'enregistrement et d'utilisation. Sachez exactement qui a contribué à quoi à un projet, quand les décisions clés ont été mises en œuvre et notez comment les délais prévus correspondent à l'application réelle. Gestion de projet les outils éliminent le besoin de suivi Grâce aux e-mails ou autres communications, toutes les discussions pertinentes sur le projet peuvent être centralisées dans le hub et fournir une vue de haut niveau permettant à la direction de comprendre comment leurs équipes travaillent et où elles peuvent concentrer leurs efforts pour soutenir leur équipe et obtenir des résultats concrets. Rationalisez la gestion de projet pour accroître l'efficacité et améliorer les résultats.
Communication
Obtenir les bonnes informations aux bonnes personnes au bon moment peut rendre tous les efforts possibles. différence. C'est pour cette raison que de nombreuses personnes s'inquiètent d'un accord de coworking qui laisse trop de flexibilité aux employés, mais la révolution numérique qui a rendu le coworking possible élimine ce besoin de s'inquiéter. Les collègues qui mettent en œuvre un système de gestion immobilière avec des solutions cloud en temps réel ont un accès immédiat pour localiser leurs collègues s'ils ont besoin de les trouver en personne, et un logiciel d'espace de coworking complète les communications afin que les membres de l'équipe puissent communiquer rapidement via différents canaux. À mesure que le lieu de travail moderne évolue et que les pressions externes nécessitent un environnement de travail et de vie personnelle plus flexible, les entreprises qui s'appuient sur les anciennes méthodes de travail pourraient commencer à prendre du retard. Les outils numériques qui permettent de communiquer avec les équipes travaillant au bureau ou à travers le monde permettent aux organisations de travailler efficacement quel que soit l'emplacement.
Assistance et intégration de l'IA
Lorsque les données sont centralisées, les possibilités d'exploitation deviennent presque infinies. À mesure que le travail s’intensifie dans l’espace numérique, l’intelligence artificielle et l’analyse avancée des données vont révolutionner la façon dont les gens travaillent. Les tâches répétitives, même celles présentant un certain niveau de complexité, peuvent être automatisées. La gestion de projet peut suivre et rendre compte des progrès sans qu'un membre de l'équipe ne perde des journées de travail simplement pour informer les dirigeants de ce qui a déjà été accompli. Les équipes des différentes organisations peuvent centraliser les données clients et l'IA peut offrir des informations basées sur les données partagées : les informations obtenues par un représentant du service client peuvent conduire à une campagne automatisée développée par l'équipe marketing. Les mêmes processus peuvent améliorer les communications internes, que ce soit entre les membres du coworking ou au sein d'une organisation, pour garantir que les informations pertinentes sont envoyées aux personnes qui ont besoin de les connaître. Les solutions numériques peuvent guider les employés vers des solutions plus simples et cohérentes qui améliorent les flux de travail et garantissent des livrables cohérents dans toutes les entités.
Choisir une plateforme qui offre des intégrations faciles étend la puissance de votre système PMS au-delà de l'allocation des ressources et des outils de communication. Plateformes telles que AppExchange offre un nombre presque illimité d'applications et d'intégrations qui peuvent améliorer les performances commerciales dans l'ensemble de votre entreprise. Trouvez des solutions numériques capables d’accomplir des tâches qui nécessitaient auparavant la gestion d’équipes entières. Tirez parti de la puissance de votre plateforme et de vos données centralisées pour obtenir des résultats commerciaux vraiment remarquables.
Conclusion
Les changements sans précédent survenus en 2020 accélèrent la tendance du monde des affaires vers le coworking et des modalités de travail flexibles. Les entreprises qui prennent les rênes et font évoluer leur activité face à ces changements obtiendront de meilleurs résultats à l'avenir et disposeront de la flexibilité et des connaissances institutionnelles nécessaires pour s'adapter aux pressions futures qu'elles ne pourront peut-être pas contrôler. et l'augmentation des revenus. Lorsqu'elles sont associées à des outils qui améliorent les accords de coworking, tels que les systèmes PMS qui fournissent aux espaces de coworking une solution numérique, les entreprises voient davantage d'opportunités pour optimiser leurs processus, favorisant ainsi la productivité et les résultats. En fait, sans les bonnes solutions pour améliorer la gestion et la communication, un accord de coworking peut s’avérer préjudiciable à une entreprise. Sans les bons outils pour permettre aux employés et aux managers de collaborer dans un environnement de coworking, les entreprises risquent de connaître moins de succès et de revenir à des processus plus anciens. Des facteurs externes tels que la COVID-19 et l’évolution de la culture d’entreprise signifient que les entreprises qui ne s’adaptent pas auront plus de difficulté à attirer et à retenir des employés qui peuvent trouver de telles solutions ailleurs.
Heureusement, des solutions sont disponibles pour les organisations de toute taille, avec des plateformes évolutives qui offrent à la fois des outils de gestion immobilière et de coworking adaptés aux besoins de toute entreprise. Des solutions numériques basées sur le cloud comme Booking Ninjas offrent des plateformes centralisées pour gérer les grandes et petites propriétés avec des outils intégrés qui améliorent la communication, la gestion de projet et presque tous les aspects de votre entreprise. Les entreprises de toute taille peuvent maximiser leur espace de coworking grâce à un puissant moteur de réservation, des systèmes de gestion de coworking, des outils de communication améliorés et automatisés, et peuvent adapter la plateforme à leurs besoins commerciaux. Choisir la bonne solution pour votre entreprise peut faire toute la différence pour le succès de votre entreprise de coworking ou lors de l'adoption d'une stratégie de coworking au sein de votre organisation. Alors que de nombreuses entreprises modifient leurs modalités de travail pour s'adapter à l'évolution du paysage, il est important que toutes les entreprises réfléchissent à la façon dont elles peuvent trouver les bonnes solutions numériques pour garder une longueur d'avance sur la concurrence, à la fois en tant que concurrent agile capable de maintenir ses opérations malgré les crises mondiales et en tant qu'employeur attrayant pour le travailleur moderne.