Gagnlegt Booking Ninjas stuðningsmál útskýrir hvað gerðist, hvar það gerðist, hvað þú bjóst við, og hvernig málið hefur áhrif á viðskipti.
Þú þarft ekki að greina tæknilega orsök. Skýrar rekstrarupplýsingar eru gagnlegri en að giska á hvað sé að.
Hvað ættir þú að fela í?
- Skýr samantekt. Segðu málið eða beiðnina í einni setningu.
- Áhrifavinnuflæði eða svæði. Útskýrðu hvar í Booking Ninjas málið gerist.
- Væntar og raunverulegar niðurstöður. Segðu hvað þú bjóst við og hvað gerðist í staðinn.
- Skref eða dæmi. Færið aðgerðirnar sem leiddu að málinu þegar þú getur endurtekið það.
- Áhrifaðir notendur eða skráningar. Gefðu nægjanlegt samhengi til að auðkenna gagnlegt dæmi án þess að afhjúpa persónuupplýsingar.
- Skjáskot eða stuðningsgögn. Bættu þeim við þegar þau gera málið auðveldara að skilja.
- Viðskiptaáhrif. Útskýrðu hvaða vinnu er hindrað, hver er áhrifamaður, og hvort um leið sé til lausn.
Dæmi: “Framkvæmdaraðilar geta ekki staðfest bókun eftir að innborgun hefur verið skráð” er gagnlegra en “Bókun er brotin.”
Hvernig ættir þú að lýsa áhrifum og brýnni þörf?
Lýstu því hvað málið gerir við reksturinn í stað þess að skrifa aðeins “brýnt.” Til dæmis: engir notendur geta lokið bókunum, einn hópur er hindraður, ein skrá um viðskiptavin er áhrifuð, eða málið er hægt að umganga tímabundið.
Leiðbeiningar um þjónustustjórnun aðskilja oft áhrif frá brýnni þörf. Áhrif lýsa hversu mikið af viðskiptunum er áhrifuð, meðan brýn þörf lýsir hversu fljótt áhrifin skipta máli. Að gefa bæði tegundir samhengi hjálpar stuðningsteyminu að skilja aðstæður án þess að treysta á óljósan forgangsmerki.
Hvað ættir þú að forðast?
- Viðurnefni eða persónuupplýsingar. Ekki setja þau í lýsingu máls eða skjáskot.
- Fleiri óskyld mál í einu máli. Aðskilin efni eru auðveldara að fylgjast með.
- Einungis skjáskot án skýringa. Bættu við væntum niðurstöðum og aðgerðinni sem leiddi að vandamálinu.
- Einungis orðið “brýnt.” Útskýrðu raunveruleg áhrif á viðskipti og hvort um leið sé til lausn.
Hvað ef þú hefur þegar sent beinan skilaboð?
Ef þú hefur þegar haft samband við Booking Ninjas í gegnum WhatsApp eða tölvupóst og málið þarf rannsókn eða formlega eftirfylgni, opnaðu stuðningsmál og settu mikilvægt samhengi þar.
Þú getur enn notað beinar skilaboð til samræmingar, en málið ætti að verða aðal skráin fyrir skráð málið. Ef mál er þegar til, vísaðu til þess í stað þess að búa til aðskilda skilaboðasögu.
Hvað gerist eftir að þú sendir?
Teymið skoðar málið og kann að biðja um frekari upplýsingar áður en það er hægt að skilja eða prófa. Lesa Hvað gerist eftir að þú sendir stuðningsmál? fyrir næsta hluta ferlisins.
Heimildir og frekari lesning
- Hvernig breytingar eru prófaðar — útskýrir hvers vegna skýrar senur og væntar niðurstöður skipta máli þegar breyting þarf að prófa.
- Salesforce hjálp: Bestu venjur í málsmeðferð — útskýrir gildi þess að fanga viðeigandi málsupplýsingar og halda skipulagðri málsmeðferð.
- Atlassian: Hvernig áhrif og brýn þörf eru notuð til að reikna forgang — útskýrir almennar aðgreiningar milli viðskiptaáhrifa, brýnni þörf og forgangs.
Ytri heimildir styðja almennar þjónustustjórnunaraðferðir. Booking Ninjas getur notað mismunandi innri reiti eða vinnuflæði fyrir stuðningsmál sín.