Eftir að stuðningsmál Booking Ninjas er sent inn, verður málið að aðal skrá fyrir það vandamál eða beiðni svo teymið geti skoðað samhengi og fylgt eftir á einum stað.
Nákvæm leið fer eftir málinu. Sum atriði má svara fljótt. Önnur þurfa skýringar, rannsókn, prófanir, eða sérstaka ákvörðun um umfang.
Hvað gerist í fyrstu skoðun?
- Skoða lýsinguna. Teymið skoðar vandamálið, áhrif á vinnuferli, dæmi, og viðskiptaáhrif.
- Greina skort á samhengi. Ef málið er of vítt eða dæmi vantar, gæti næsta gagnlega skref verið spurning.
- Ákveða næsta skref. Málið gæti þurft svar, rannsókn, prófanir, samhæfingu við annan aðila, eða skoðun á því hvort beiðnin breyti núverandi uppsetningu.
- Halda skráningunni uppfærð. Mikilvægar niðurstöður og eftirfylgni ættu að vera tengdar sama málinu.
Mikilvægt: svar getur viðurkennt málið, beðið um skýringar, eða útskýrt næsta skref. Það þýðir ekki að vandamálið hafi þegar verið fullkomlega leyst.
Af hverju gæti Booking Ninjas beðið um frekari upplýsingar?
Sama einkenni getur haft mismunandi orsök. Teymið gæti þurft dæmi um skrá, áhrifaðan notanda, tíma vandamálsins, skjáskot, væntanlegt niðurstöðu, eða skref sem endurtaka vandamálið.
Að bæta þessum upplýsingum við núverandi málið heldur sögu saman og hjálpar að forðast að endurtaka sömu skýringuna í nokkrum rásum.
Hvað ef beiðnin breytir núverandi uppsetningu?
Stuðningsskoðun gæti sýnt að lifandi kerfið sé að vinna eins og það er stillt, en viðskiptavinurinn vill að það hegði sér öðruvísi. Það er öðruvísi en að leiðrétta óvænt hegðun.
Nýr vinnuferill, samþætting, gagnaflutningur, stór breyting á uppsetningu, eða frekari þróun gæti þurft sérstaka skoðun og umfang. Sjá Hvað gerist þegar nýjar kröfur koma fram? og Hvað gæti krafist frekari þróunar?.
Hvernig ætti eftirfylgni og prófanir að virka?
Halda mikilvægar upplýsingar um skráð vandamál í stuðningsmálinu. WhatsApp eða tölvupóstur má enn nota til beinnar samskipta, en málið ætti að halda þeim upplýsingum sem þarf fyrir rannsókn og ákvarðanatöku.
Ef málið leiðir til breytingar, ætti að prófa áhrifaríka vinnuferlið áður en breytingin er talin tilbúin. Nákvæm prófun fer eftir hvaða notendur, gögn, sjálfvirkni, samþættingar, eða skýrslur eru áhrifaríkar. Sjá Hvernig breytingar eru prófaðar.
Hvenær er málið fullkomið?
Málið má telja fullkomið þegar spurningin hefur verið svarað, vandamálið hefur verið leyst, samþykkt lausn eða ákvörðun hefur verið skráð, eða atriðið hefur augljóslega flutt í annað vinnuflæði sem verður meðhöndlað sérstaklega.
Mikilvægi er að skráð atriði ætti að enda með skýru niðurstöðu frekar en að hverfa í óformlegu skilaboðaflæði.
Heimildir og frekari lestur
- Hvaða stuðningur er í boði eftir framkvæmd? — útskýrir mörk stuðnings Booking Ninjas eftir framkvæmd.
- Salesforce hjálp: Stjórna og vinna með málum — lýsir því að uppfæra málaskrár og samskipti í gegnum lausn.
- Salesforce hjálp: Setja upp og stjórna málum — útskýrir hlutverk mála sem skipulagðar skrár fyrir viðskiptavandamál.
Ytri heimildir styðja almenn hugtök um málsmeðferð. Nákvæm leið Booking Ninjas fer eftir viðskiptavini, máli, og framkvæmd umfangs.