Hugbúnaður fyrir retreat-stjórnun tengir saman marga þætti retreats sem annars væru skráðir í aðskildum töflureiknum, tölvupóstum, bókunarkerfum, greiðsluskrám og minnispunktum starfsfólks.
Retreat-miðstöð sér sjaldnast aðeins um herbergjabókun.
Eitt retreat getur falið í sér skipuleggjanda, nokkra gesti, nokkur herbergi, máltíðir, námskeið, fundarrými, fyrirframgreiðslur, dagskrár, eyðublöð, séróskir, kaup á staðnum og lokagreiðslu.
Þess vegna hugbúnaður fyrir stjórnun retreat-miðstöðva þarf að gera meira en taka við bókunum.
Markmiðið er að halda bókuninni og öllu sem tengist henni skipulögðu frá fyrstu fyrirspurn og þar til lokaskráningu dvalar er lokið.
Hvers vegna er stjórnun retreats frábrugðin venjulegri herbergjabókun?
Venjuleg gistingarbókun getur verið einföld: einn gestur, eitt herbergi, nokkrar nætur og ein greiðsla.
Retreat geta tengst miklu fleiru.
Eitt retreat getur hafist með einum skipuleggjanda en síðar tekið til tuttugu gesta. Skipuleggjandinn gæti fyrst bókað retreatið, en gestirnir sjálfir síðar gefið upp sínar upplýsingar, fengið úthlutað herbergjum, greitt eða skoðað sínar eigin dvalarupplýsingar.
Retreatið getur einnig falið í sér dagskrár, námskeið, máltíðir, fundarrými, afþreyingu, samgöngur, skjöl og aukagjöld.
Hvernig virkar verkflæði retreat-stjórnunar?
Frá sjónarhóli Booking Ninjas ætti retreatið að fara í gegnum eitt samhangandi verkflæði í stað þess að verða að nokkrum aðskildum skrám sem mismunandi teymi sjá um.
Skipuleggjandi eða gestur byrjar á fyrirspurn eða bókun um retreat.
Starfsfólk eða bókunarferlið kannar herbergi, kofa, rými, dagsetningar og afkastagetu.
Dagsetningar, gisting, upplýsingar um hópinn, verð, gestir og nauðsynleg þjónusta eru tengd saman.
Þátttakendur geta haft sínar eigin skrár en tilheyrt áfram stærra retreatinu.
Gestum er úthlutað herbergjum, kofum, sameiginlegum rýmum eða öðrum skilgreindum úrræðum.
Gjöld fyrir retreat, gisting, fyrirframgreiðslur, reikningar, viðbætur og eftirstöðvar haldast tengd.
Gestir fá þær bókunarupplýsingar, leiðbeiningar, skjöl og greiðsluupplýsingar sem þeim er heimilt að sjá.
Starfsfólk sinnir komu, beiðnum, afþreyingu, kaupum, breytingum á herbergjum og öðrum daglegum verkefnum.
Lokagjöld, eftirstöðvar, dvalarsaga, nýting og skýrslugerð haldast tengd.
1. Ferlið hefst með fyrirspurn eða bókun um retreat
Sum retreat hefjast með beinni netbókun.
Önnur hefjast á því að skipuleggjandi spyrst fyrir um dagsetningar, fjölda herbergja, stærð hóps, þarfir vegna dagskrár, máltíðir, fundarrými eða pakka.
Mikilvægt er að upplýsingarnar sem safnast í upphafi geti síðar haldið áfram í sama bókunarferli.
Hjá Booking Ninjas getur Booking Engine getur stutt netbókanir, en starfsfólk getur unnið með bókanir í gegnum Reservation Management .
Ef þú vilt fá einfaldari skýringu á upplifun viðskiptavinarins útskýrir Þekkingarmiðstöðin hvernig netbókun virkar .
2. Kerfið kannar hvað er raunverulega laust
Áður en retreat er staðfest þarf kerfið að vita hvað er í raun laust til bókunar.
Það getur verið um að ræða einkaherbergi, sameiginleg herbergi, kofa, gistiskála, fundarherbergi, afþreyingarrými eða önnur bókanleg úrræði.
Availability Management heldur þessum bókanlegu atriðum tengdum fyrirliggjandi bókunum og reglunum sem ákvarða hvenær hægt er að bjóða þau.
Retreat-miðstöðvar gætu einnig þurft að aðgreina hvort eitthvað sé laust frá því hversu marga það rúmar. Í Þekkingarmiðstöðinni er útskýrt hvers vegna framboð og afkastageta eru ekki það sama .
Þetta nýtist sérstaklega vel þegar nokkur retreat eiga sér stað á svipuðum tíma.
3. Hópurinn í retreatinu helst saman án þess að einstakir gestir týnist
Hópferðir eru ein helsta ástæðan fyrir því að stjórnun retreats er flóknari en venjuleg herbergjabókun.
Einn skipuleggjandi getur bókað nokkur herbergi, en starfsfólk gæti samt þurft að vita hver gistir í hverju herbergi, hvaða gestir hafa greitt, hvaða upplýsingar vantar og hvaða gestir tilheyra sama retreati.
Booking Ninjas Group Booking getur haldið nokkrum herbergjum, gestum, dagsetningum, rýmum eða tengdum bókunum saman undir sömu hópþörf.
Hópurinn getur áfram verið sýnilegur sem heild á sama tíma og einstakar upplýsingar gesta eru áfram stjórnaðar sérstaklega þar sem þess þarf.
Í Þekkingarmiðstöðinni er einnig útskýrt hvernig hópbókanir virka .
4. Gestum er úthlutað réttum herbergjum og rýmum
Þegar retreatið tekur á sig mynd þarf að úthluta gestum raunverulegum herbergjum og rýmum.
Einn þátttakandi gæti þurft sérherbergi. Tveir gestir gætu deilt herbergi. Fjölskylda gæti dvalið saman. Sumir gætu gist utan svæðisins en samt tekið þátt í retreatinu.
Þessar úthlutanir ættu að haldast tengdar bókuninni og framboðsskránum.
Ef retreatið notar einnig fundarherbergi, meðferðarherbergi, rými fyrir afþreyingu eða önnur sameiginleg úrræði, Resource Scheduling má vera hluti af verkflæðinu þegar þess þarf.
5. Verð og retreat-pakkar haldast tengd
Verðlagning retreats getur verið með ýmsu móti.
- Gisting á nótt
- Einn retreat-pakki
- Mismunandi herbergjagerðir
- Hópverð
- Árstíðabundin verðlagning
- Dagskrárgjöld
- Máltíðir eða afþreying
- Valfrjáls viðbót
Booking Ninjas Verðstýring getur stutt verðlagningarfyrirkomulagið sem athvarfið notar, þar á meðal mismunandi tegundir gistingar, dagsetningar, pakka og stilltar verðreglur.
Nákvæm verðlagning fer eftir því hvernig athvarfið selur gistingu og dagskrá.
6. Innborganir, reikningar og eftirstöðvar haldast tengd bókuninni
Innheimta verður erfið þegar bókunin er á einum stað en innborganir, reikningar og aukagjöld eru annars staðar.
Með Reikningastjórnun , greiðslufærslur geta haldist tengdar gestinum, hópnum, bókuninni eða þjónustunni sem stofnaði gjaldið.
Það getur, eftir því hvernig greiðsluferlið er stillt, falið í sér innborganir, hlutagreiðslur, gjöld fyrir athvarfið, gistigjöld, viðbætur, reikninga og ógreiddar eftirstöðvar.
Þekkingarmiðstöðin sýnir einfalt dæmi í hvernig bókanir tengjast reikningum .
Booking Ninjas þarf ekki endilega að koma í stað almenna bókhaldskerfis athvarfsins. Bókhaldshugbúnaður getur verið áfram aðskilinn og tengst með studdum samþættingum þegar þörf krefur.
7. Gestir geta fengið sinn eigin stað til að sjá hvað þeir þurfa
Starfsfólk athvarfa svarar oft sömu spurningunum aftur og aftur.
- Hvaða dagsetningar er ég bókuð/bókaður?
- Hvað á ég enn eftir að greiða?
- Hvar er staðfestingin mín?
- Hvað ætti ég að taka með?
- Í hvaða herbergi er ég?
- Hvar eru skjölin mín?
Gestagátt Gestagátt getur veitt gestum sjálfsafgreiðslusvæði fyrir bókunarupplýsingar, greiðslur, skjöl, beiðnir og aðrar upplýsingar sem athvarfið ákveður að birta.
Í Þekkingarmiðstöðinni er útskýrt almennt hvað viðskiptavinir geta gert í gegnum gátt .
Gestir þurfa ekki aðgang að öllu innra kerfinu. Gáttin er viðmót gestanna en starfsfólk heldur áfram að vinna með rekstrarfærslurnar á bak við hana.
8. Bókunin fylgir gestinum alla raunverulega dvölina í athvarfinu
Bókunin ætti ekki að verða gagnslaus þegar gesturinn kemur á staðinn.
Booking Ninjas Innritun / útritun tengir komu og brottför við bókunina.
Meðan á dvölinni stendur gæti starfsfólk einnig þurft að sinna herbergisbreytingum, beiðnum, afþreyingu, máltíðum, innkaupum og annarri þjónustu.
Beiðnastjórnun getur hjálpað til við að tengja beiðnir gesta eða rekstrarbeiðnir við þá sem bera ábyrgð á að fylgja þeim eftir.
Athvarf sem selur mat, drykki, varning, meðferðir eða aðrar vörur á staðnum getur einnig bætt við Sölustaðakerfi .
Sölustaðakerfi (POS) er valfrjáls viðbót, ekki eitthvað sem öll athvörf þurfa.
Aðalatriðið er að starfsemi á staðnum þarf ekki að verða algjörlega aðskilinn hluti rekstursins.
Hvað með námskeið, afþreyingu, máltíðir og dagskrá athvarfsins?
Ekki eru öll athvörf rekin á sama hátt.
Heilsuathvarf getur boðið upp á jógatíma og meðferðir. Andlegt athvarf getur boðið upp á hópfundi og matartíma. Fræðsluathvarf getur boðið upp á námskeið og fundarherbergi. Náttúruathvarf getur sameinað kofa og leiðsagða afþreyingu.
Hægt er að bæta þessum vinnuferlum við grunnuppsetningu gistingar og athvarfs þegar þörf er á þeim.
Booking Ninjas krefst þess ekki að hvert athvarf noti allar einingar.
Lausn lausnin Booking Ninjas fyrir athvörf getur hafið starfsemi með vinnuferlunum sem skapa mest álag og síðan bætt við gáttum, sölustaðakerfi, dagskrám, skýrslugerð, samþættingum eða öðrum þáttum eftir því sem rekstrarlíkanið krefst.
Hvaða upplýsingar ætti að halda tengdum?
Virði hugbúnaðar fyrir stjórnun athvarfa felst ekki einfaldlega í því að hafa fleiri eiginleika.
Það felst í því að halda tengdum upplýsingum saman.
| Færsla | Hvað getur tengst því |
|---|---|
| Athvarf eða hópur | Skipuleggjandi, dagsetningar, gestir, herbergi, rými, dagskrá, greiðslur, skjöl og staða |
| Gestur | Tengiliðaupplýsingar, bókun, herbergisúthlutun, greiðslur, aðgangur að gestagátt, beiðnir og dvalarsaga |
| Bókun | Dagsetningar, gisting, lausaframboð, verð, gestur, gjöld, breytingar og innritun/útritun |
| Herbergi eða úrræði | Lausaframboð, úthlutun, afkastageta, bókun, staða og staðsetning |
| Reikningur | Gestur eða hópur, bókun, gjöld, innborganir, greiðslur og eftirstöðvar |
| Beiðni eða verkefni | Gestur, athvarf, bókun, ábyrgur starfsmaður, staða og eftirfylgni í rekstri |
Þetta sameiginlega samhengi hjálpar starfsfólki að færa sig á milli þátta athvarfsins án þess að þurfa í sífellu að endurskapa sömu upplýsingarnar.
Hvernig nota mismunandi starfsmenn sama kerfið?
Mismunandi teymi þurfa ekki að nota hugbúnaðinn á nákvæmlega sama hátt.
Bókunarstarfsfólk gæti einbeitt sér að fyrirspurnum, dagsetningum, herbergjum og upplýsingum um gesti.
Fjármálateymið gæti einbeitt sér að reikningum, greiðslum og ógreiddum eftirstöðvum.
Dagskrárteymi gæti haft áhuga á þátttakendum, rýmum og verkefnum.
Þjónustuteymi gesta gæti einbeitt sér að komum, úthlutunum, beiðnum og samskiptum.
Stjórnendur gætu þurft upplýsingar um bókunarvirkni, nýtingu, tekjur og víðtækari rekstrarskýrslugerð.
Þar sem Booking Ninjas er innbyggt í Salesforce geta þessi teymi unnið með tengdar færslur á meðan aðgangsheimildir, yfirlit, vinnuflæði og skýrslugerð eru stillt að hlutverkum þeirra.
Í Þekkingarmiðstöðinni er fjallað nánar um val á vettvangi í Af hverju Booking Ninjas notar Salesforce .
Hvað getur hugbúnaður fyrir stjórnun athvarfa sjálfvirknivætt?
Hugbúnaður fyrir stjórnun athvarfa getur sjálfvirknivætt fyrirsjáanleg skref þegar reglurnar eru skýrar.
Til dæmis getur stillt vinnuflæði búið til eftirfylgniverkefni, sent staðlaða staðfestingu, uppfært stöðu, beint beiðni á réttan stað eða komið af stað annarri endurtekningarhæfri aðgerð þegar tilskilyrðið er uppfyllt.
Booking Ninjas Vinnuflæði & ferli geta tengt saman þessi endurteknu skref, verkefnaúthlutun, samþykki og eftirfylgni.
Ef þú vilt fyrst fá einfaldari skýringu, skoðaðu hvað sjálfvirknivæðing verkflæðis þýðir í Þekkingarmiðstöðinni.
Sjálfvirknivæðing þýðir ekki að allar ákvarðanir eigi að vera á valdi kerfisins. Óvenjulegar þarfir hópa, undantekningar, mikilvægar verðbreytingar eða vandamál gesta kunna enn að krefjast yfirferðar manneskju.
Hvað gerist eftir að athvarfinu lýkur?
Útskráning þarf ekki að vera endirinn á skráningunni.
Bókunarsaga, tengsl við gesti, reikningar, greiðslur, herbergjanotkun, upplýsingar um hópa og aðrar rekstrarfærslur geta áfram verið tiltækar fyrir skýrslugerð og eftirfylgni síðar.
Þar sem þessar færslur haldast tengdar getur miðstöðin notað Frammistöðuskýrslur til að setja saman rekstraryfirlit út frá upplýsingunum sem safnað er við bókun og dvöl.
Þetta getur hjálpað miðstöðinni að skoða spurningar á borð við:
- Hvaða athvörf eru fram undan?
- Hversu mörg herbergi eru frátekin?
- Hvaða greiðslur eru enn ógreiddar?
- Hvernig er nýtingin að breytast?
- Hvaða staðir eða dagskrár eru annasamastir?
- Hvað gerðist þegar hópur dvaldi þar áður?
Nákvæmar skýrslur ráðast af því hvaða upplýsingar eru skráðar og hvaða skýrsluþarfir hafa verið stilltar fyrir athvarfsmiðstöðina.
Þarf hugbúnaður fyrir athvörf að koma í stað allra annarra kerfa?
Nei.
Athvarfsmiðstöð kann nú þegar að nota bókhaldshugbúnað, greiðsluþjónustu, aðgangskerfi, tölvupóstkerfi eða annan sérhæfðan hugbúnað.
Markmiðið er ekki sjálfkrafa að skipta út öllum verkfærum.
Booking Ninjas Samþættingar geta tengt studd ytri kerfi þegar nauðsynleg viðmót og umfang verkefnisins leyfa.
Þannig getur Booking Ninjas orðið að samtengdu rekstrarlagi á meðan sérhæfð kerfi sinna áfram þeim verkefnum sem þeim er ætlað að sinna.
Þurfa allar athvarfsmiðstöðvar á fullkomnu stjórnunarkerfi að halda?
Nei.
Ef athvarfsmiðstöð hefur aðeins nokkur herbergi, einfalda verðlagningu, ekkert verkflæði fyrir hópa og mjög lítið að gera eftir bókun, gæti einfaldara bókunarkerfi dugað.
Samtengt stjórnunarkerfi fyrir athvörf verður gagnlegra þegar miðstöðin þarf að samræma nokkra af þessum þáttum samtímis:
- Einstaklings- og hópbókanir
- Nokkrar tegundir gistingar
- Úthlutun herbergja
- Dagskrár eða afþreying
- Innborganir og greiðsluáætlanir
- Sjálfsafgreiðsla gesta
- Kaup á staðnum
- Verkflæði starfsfólks
- Nokkrir staðir
- Tengd skýrslugerð
Þetta er sú tegund rekstrarlíkans sem Booking Ninjas fyrir athvarfsmiðstöðvar er hannað til að styðja.
Hvernig nálgast Booking Ninjas stjórnun athvarfa?
Við lítum ekki á stjórnun athvarfa sem einn risastóran eiginleika.
Við lítum á þetta sem safn samtengdra verkflæða.
Oftast er byrjað á þeim þætti sem skapar mesta vinnu í dag: bókunum, hópathvörfum, framboði, úthlutun herbergja, innheimtu, samskiptum við gesti eða öðru skýru ferli.
Þaðan er hægt að tengja fleiri þætti í rekstri athvarfsins eftir þörfum.
Þessi nálgun er möguleg vegna þess að Booking Ninjas keyrir innbyggt á Salesforce. Færslur um bókanir, gesti, innheimtu, verkflæði, skýrslugerð, gáttir og samþættingar geta nýtt sama víðtæka grunnkerfi.
Algengar spurningar
Hvað er hugbúnaður fyrir stjórnun athvarfa?
Hugbúnaður fyrir stjórnun athvarfa hjálpar athvarfsmiðstöð að annast bókanir, gistingu, hópa, gesti, framboð, verðlagningu, reikninga, greiðslur, dagskrár, gestaþjónustu, störf starfsfólks og skýrslugerð sem tengist athvarfi.
Hvernig virkar hugbúnaður fyrir stjórnun athvarfa?
Hugbúnaður fyrir stjórnun athvarfa virkar þannig að hann tengir bókun athvarfsins við gistingu, gesti, úthlutun herbergja, framboð, verð, innheimtu, gestaupplýsingar, verkflæði starfsfólks og skýrslugerð, svo ekki þurfi að annast tengd verkefni í aðskildum kerfum.
Getur hugbúnaður fyrir athvörf séð samtímis um hóp- og einstaklingsbókanir?
Já. Booking Ninjas Group Booking getur haldið nokkrum herbergjum, gestum, dagsetningum, rýmum eða tengdum bókunum saman í einni hópbókun fyrir athvarf, en samt er hægt að halda utan um upplýsingar um hvern gest fyrir sig þar sem þess þarf.
Geta gestir fengið úthlutað eigin herbergjum?
Já. Hægt er að halda upplýsingum um einstaka gesti og úthlutun herbergja tengdum við stærri hóp- eða athvarfsbókun, í samræmi við stillt verkflæði fyrir gistingu og bókanir.
Getur hugbúnaður fyrir stjórnun athvarfa séð um innborganir og reikninga?
Já. Booking Ninjas getur tengt innborganir, hlutagreiðslur, gjöld fyrir athvarfið, gistigjöld, reikninga, viðbætur og eftirstöðvar við viðeigandi gest, hóp eða bókun samkvæmt stilltu innheimtuverkflæði.
Geta gestir athvarfsins notað gátt?
Já. Gesta gátt Booking Ninjas getur veitt gestum aðgang að bókuninni, innheimtu, skjölum, beiðnum og öðrum upplýsingum sem athvarfsmiðstöðin kýs að gera aðgengilegar.
Geta kaup á staðnum verið tengd við dvöl gestsins?
Það er hægt þegar nauðsynlegt POS- og innheimtuverkflæði hefur verið stillt. Hægt er að bæta við sölustaðarkerfi Booking Ninjas fyrir vörur, þjónustu, mat, afþreyingu eða aðra sölu á staðnum og halda viðskiptunum innan hins víðara rekstrarumhverfis.
Kemur hugbúnaður fyrir stjórnun athvarfa í stað bókhaldshugbúnaðar?
Ekki endilega. Booking Ninjas getur haldið utan um rekstrarlega innheimtu og greiðslufærslur, en almenn bókhaldsfærsla getur áfram farið fram í aðskildu bókhaldskerfi sem er tengt með studdum samþættingum þegar þess þarf.
Er hugbúnaður Booking Ninjas fyrir stjórnun athvarfa byggður á Salesforce?
Já. Booking Ninjas er innbyggt í Salesforce, sem gerir bókunum athvarfa, gestum, innheimtu, verkflæðum, aðgangsheimildum, skýrslugerð, gáttum, sjálfvirknivæðingu og samþættingum kleift að nýta sameiginlegan grunn Salesforce-vettvangsins.
Stjórnun athvarfa snýst um að halda öllu tengdu
Athvarf hefst sem bókun, en verður fljótt að miklu meira en bókun.
Úthluta þarf herbergjum. Gestir þurfa upplýsingar. Fylgjast þarf með innborgunum. Dagskrár þurfa að ganga upp. Starfsfólk þarf að vita hvað hefur breyst. Gjöld geta bæst við meðan á dvölinni stendur.
Hugbúnaður fyrir stjórnun athvarfa heldur þessum þáttum tengdum við sama athvarfið í stað þess að hver þeirra verði að enn einu töflureikninum, pósthólfinu eða aðskilda kerfinu.
Booking Ninjas fyrir athvarfsmiðstöðvar Booking Ninjas fyrir athvarfsmiðstöðvar .
Skoða Booking Ninjas fyrir athvarfsmiðstöðvar
Kynntu þér hvernig bókanir, hópar, gisting, gestir, innheimta, starfsemi á staðnum og verkflæði starfsfólks geta haldist samtengd.
