Pernahkah Anda mencoba menyelesaikan pekerjaan bersama dengan rekan kerja, tetapi berakhir sia-sia karena tidak ada platform bersama? Banyak organisasi mengalami kekurangan platform komunikasi bersama sehingga mereka harus selalu mengandalkan rapat fisik untuk menyelesaikan pekerjaan. Bagaimana jika ada cara agar Anda dapat mengadakan rapat meja bundar tanpa harus bertemu? Atau cara agar Anda dapat menghentikan proyek, mengajukan pertanyaan, dan memberikan saran dari mana saja di dunia? Ada! Dan itu adalah perangkat lunak manajemen kerja bersama. Perangkat lunak ini memiliki berbagai jenis, dan komponennya bervariasi, berdasarkan pada apa yang dapat dilakukan masing-masing dan tujuan organisasi ingin menggunakannya.
Faktor-faktor yang menentukan jenis perangkat lunak kerja sama yang akan dipilih Karena ada berbagai jenis perangkat lunak kerja sama, beberapa faktor harus dipertimbangkan agar suatu organisasi dapat menentukan jenis perangkat lunak kerja sama yang akan dipilih. Faktor-faktor tersebut, tentu saja, adalah untuk memastikan bahwa organisasi tersebut berjalan lancar dan menghasilkan laba.
Beberapa faktornya adalah:
- Tujuan Penggunaan
Organisasi memiliki perbedaan dalam hal kebutuhan mereka. Hal ini dikarenakan nilai, tujuan, dan budaya mereka yang berbeda. Bagi sebuah organisasi, laporan langkah demi langkah mungkin tidak dianggap perlu, sementara bagi organisasi lain, laporan tersebut mungkin merupakan umpan balik inti yang harus diberikan oleh setiap pekerja. Akibatnya, perangkat lunak yang dibutuhkan kedua organisasi ini mungkin tidak terlalu mirip jika mereka ingin menetapkan pendirian mereka dan menghasilkan laba. Perbedaan antara tujuan dan sasaran kedua organisasi ini juga berarti bahwa apa yang ingin mereka capai pada akhirnya tidaklah sama. Oleh karena itu, mereka mungkin tidak dapat menggunakan perangkat lunak yang sama dengan sukses.
- Fitur yang Diperlukan
Perusahaan pakaian pasti akan membutuhkan perangkat lunak kerja sama yang berbeda dari bank. Ini karena instrumen/material yang mereka butuhkan berbeda. Bank membutuhkan perangkat lunak yang memungkinkan lebih banyak akuntansi dan kalkulasi sementara perusahaan pakaian akan lebih banyak berurusan dengan perancangan, gambar, sketsa, pengecatan, dan sejenisnya. Ini memunculkan fakta bahwa mereka mungkin tidak dapat menggunakan hal yang sama, dan itu menjadi faktor yang perlu dipertimbangkan ketika memilih perangkat lunak manajemen kerja sama. Organisasi Anda tidak memerlukan fitur yang mendukung gambar? Maka Anda mungkin tidak perlu menyertakannya. Namun, pahamilah bahwa beberapa perusahaan lain mungkin menyertakannya di dalam perusahaan mereka.
- Gaya kerja atau pola kerja anggota
Faktor lain yang menentukan jenis sistem perangkat lunak manajemen yang akan dipilih oleh suatu organisasi adalah gaya kerja anggotanya. Dua organisasi mungkin tidak dapat menggunakan perangkat lunak kerja sama yang sama tanpa komplikasi karena gaya yang berbeda. Pertimbangkan perusahaan A yang menggunakan pekerja Fase A – Supervisor – Pekerja Fase B – Supervisor – pekerja Fase C, ke perusahaan B yang menggunakan Pekerja Fase A – Pekerja Fase B – pekerja Fase C – supervisor; akan sulit untuk menggunakan perangkat lunak manajemen yang sama. Perusahaan pertama memastikan bahwa supervisor atau manajer melihat hasil dari setiap Fase sebelum Fase berikutnya dipindahkan, sementara yang lain hanya menyelesaikan proyek sebelum mengirimkannya.
- Teknis
Seberapa teknis pekerjaan suatu organisasi dapat menjadi faktor lain yang menentukan jenis sistem manajemen perangkat lunak yang akan digunakan. Beberapa organisasi cukup teknis karena mereka bergerak di bidang atau area tertentu. Apa yang mereka perlukan di bidang tersebut tidak akan sama persis dengan apa yang dibutuhkan oleh para ahli dari kelompok lain. Oleh karena itu, harus ada pembicaraan dengan pengembang mengenai jenis perangkat lunak yang akan dibangun dan tujuan yang akan dicapainya. Agar perangkat lunak kerja sama yang hebat dapat dibangun, hal ini harus dipertimbangkan.
- Kebutuhan anggota
Setiap anggota dalam kelompok mana pun memiliki kebutuhan yang berbeda, dan kebutuhan mereka mungkin didasarkan pada pengetahuan mereka tentang teknis, hubungan mereka dengan anggota kelompok lainnya, pendapat atau sikap mereka terhadap pekerjaan, di antara hal-hal lainnya. Tipe orang yang mengisi kelompok perencanaan untuk suatu organisasi mungkin tidak sama dengan orang yang mengisi kelompok perencanaan untuk organisasi lain. Oleh karena itu, jika kebutuhan orang yang ditugaskan untuk menangani berbagai proyek harus dipertimbangkan, maka perangkat lunak yang sama tidak akan digunakan. Suatu kelompok mungkin memiliki penutur bahasa Spanyol dan karenanya memerlukan fitur terjemahan untuk memudahkan komunikasi, sementara kelompok lainnya mungkin merupakan kelompok yang semuanya penutur bahasa Inggris.
Mengapa setiap organisasi harus menggunakan perangkat lunak manajemen kerja sama
Jika Anda belum memilih jenis perangkat lunak kerja sama tertentu untuk organisasi Anda, berikut adalah beberapa alasan kuat mengapa Anda tidak perlu ragu untuk melakukannya.
1. Meningkatkan produktivitas
Menggunakan sistem manajemen kerja sama memiliki banyak keuntungan, dan salah satu keuntungannya adalah membantu meningkatkan produktivitas. Sistem manajemen kerja sama diharapkan memiliki banyak komponen, dan komponen-komponen ini bekerja sama untuk memastikan pekerjaan selesai. Sistem ini juga membantu menghemat waktu dan tenaga, sehingga banyak tenaga atau perhatian yang teralihkan ke proyek yang sedang dikerjakan dan banyak yang dilakukan untuk memastikan keberhasilannya. Proyek berjalan lancar dan mudah ketika sistem manajemen digunakan dan tujuan yang ditetapkan tercapai dalam waktu singkat.
2. Mendorong komunikasi dan kolaborasi
Salah satu fitur inti yang diharapkan dimiliki oleh sistem manajemen kerja sama adalah fitur panggilan. Fitur ini memungkinkan para anggota untuk berkomunikasi dalam bentuk audio atau bahkan dalam format video jika diperlukan. Harus ada pula fitur yang memungkinkan mereka mengadakan rapat dari mana saja di dunia sambil dapat berbagi berkas. Ini hanyalah beberapa hal penting untuk komunikasi yang ada dalam perangkat lunak. Untuk kolaborasi, setiap organisasi dapat menentukan apa yang mereka butuhkan dan bagaimana mereka akan bekerja sama dalam proyek mereka.
3. Membantu dalam penyimpanan dan pencatatan
Salah satu manfaat terbaik yang diberikan perangkat lunak manajemen kerja sama kepada penggunanya adalah pilihan untuk dapat menyimpan hasil kerja mereka di cloud. Jadi, jika Anda membutuhkan ide dari tahun lalu atau lima tahun lalu, Anda selalu dapat memperolehnya melalui perangkat lunak Anda, jika ide tersebut tersimpan. Pilihan ini jarang terjangkau dalam cara operasi tradisional di mana sedikit kendala dapat mengakibatkan hilangnya informasi berharga selamanya. Demi referensi, serah terima, atau alasan lain, Anda selalu dapat yakin bahwa Anda memiliki cadangan yang tersimpan.
4. Meningkatkan efisiensi
Kehadiran perangkat lunak manajemen di tempat kerja membantu meningkatkan efisiensi. Di sini, penundaan tidak diperbolehkan, karena setiap orang akan diberi tahu saat perhatian mereka dibutuhkan atau saat giliran mereka untuk berkontribusi atau menambah pekerjaan. Apakah ada protokol yang ditetapkan yang diikuti dalam melakukan pekerjaan? Maka semua pekerja yang ada harus melakukannya untuk menghasilkan hasil yang memuaskan. Jika dibandingkan dengan organisasi tanpa manajemen atau protokol, menghasilkan hasil tersebut akan sulit. Tentu saja, mereka diizinkan untuk memasukkan ide dan pendapat mereka saat melakukan tugas yang diharapkan dari mereka.
5. Membantu pertumbuhan organisasi
Pertumbuhan suatu organisasi sangat bergantung pada anggotanya dan pekerjaan yang mereka lakukan. Dan dari semua yang disebutkan di atas, manfaat memiliki sistem manajemen kerja sama tidak hanya terlihat dalam bisnis tetapi juga dalam cara para pekerja melaksanakan tugas mereka secara efisien dan, dalam produk, atau hasil dari tugas-tugas yang mereka lakukan dengan tekun. Ketika perangkat lunak manajemen kerja sama yang baik digunakan secara memadai, tidak dapat dihindari bahwa perusahaan akan tumbuh dan berkembang sambil mampu mencapai tujuannya.
Ada banyak manfaat lain yang bisa diperoleh pengguna, selain yang tercantum, tetapi semuanya tergantung pada apa yang diinginkan perusahaan dari perangkat lunak mereka.
Setiap anggota kelompok dapat mengajukan gagasan untuk menggunakan sistem manajemen kerja sama. Namun, penting bagi setiap anggota organisasi untuk ikut serta dalam sistem tersebut. Sering kali, tidak diperlukan pelatihan khusus sebelum sistem manajemen dapat digunakan, dan sejumlah besar orang dapat menggunakan sistem tersebut pada saat yang sama tanpa hambatan. Mungkin juga ada partisi, yang membagi orang-orang ke dalam kelompok-kelompok sehingga hanya orang-orang dengan minat yang sama yang dapat berinteraksi.
Jika Anda seorang manajer yang sedang mencari jenis sistem manajemen kerja sama terbaik, Anda dapat berbicara dengan pengembang dan kolega Anda. Sebagai manajer umum atau administrator, Anda dapat mengendalikan semua bagian sistem yang diperlukan. Anda dapat menambahkan, atau menghapus orang, memberi orang lain cukup kewenangan administratif untuk memantau dan mengelola kelompok tertentu sementara Anda mengawasi semuanya. Apakah menurut Anda itu akan membosankan? Tidak, tidak. Dengan sistem manajemen kerja sama, setiap level manajemen dilakukan dengan mudah, seperti halnya komunikasi.
_-_A_Complete_Guide.png)
.png)