Heb je ooit geprobeerd om samen met je collega's op het werk werk gedaan te krijgen, maar was het vruchteloos omdat er geen gemeenschappelijk platform was? Veel organisaties lijden onder het gebrek aan een gemeenschappelijk communicatieplatform, waardoor ze altijd moeten vertrouwen op fysieke bijeenkomsten om hun werk gedaan te krijgen. Wat als er een manier bestaat waarop u typische ronde-tafelgesprekken kunt houden zonder dat u iets hoeft te zien? Of een manier waarop u projecten kunt stopzetten, vragen kunt stellen en suggesties kunt doen, waar ook ter wereld? Er is! En dat is de co-working managementsoftware. De software bestaat uit verschillende typen en de componenten variëren, afhankelijk van waartoe iedereen in staat is en de doeleinden waarvoor de organisatie deze wil gebruiken.
Factoren die bepalen welk type co-working-software moet worden gekozen. Omdat er verschillende soorten co-working-software zijn, moet er met een aantal factoren rekening worden gehouden voordat een organisatie kan bepalen welk type co-working-software moet worden gekozen. co-working-software om voor te kiezen. De factoren zijn uiteraard ervoor te zorgen dat de organisatie soepel draait en dat er winst wordt gemaakt.
Enkele factoren zijn:
- Gebruiksdoel
Organisaties verschillen van mening als het gaat om hun behoeften. Dit komt omdat hun waarden, doelen en cultuur verschillen. Voor de ene organisatie wordt een stapsgewijs rapport misschien niet noodzakelijk geacht, terwijl het voor een andere organisatie kernfeedback kan zijn die elke medewerker moet geven. Als gevolg hiervan zal de software die deze twee organisaties nodig hebben wellicht niet al te veel op elkaar lijken als ze willen vaststellen waar ze op staan en winst willen maken. Het verschil tussen het doel en doel van deze twee organisaties betekent ook dat wat ze uiteindelijk hopen te bereiken niet helemaal hetzelfde is. Daarom kunnen ze dezelfde software mogelijk niet met succes gebruiken.
- De vereiste functies
Een kledingbedrijf zal zeker andere co-working-software van een bank nodig hebben. Dit komt omdat de instrumenten/materialen die ze nodig hebben verschillend zijn. Een bank heeft software nodig die meer boekhouding en berekeningen mogelijk maakt, terwijl het kledingbedrijf zich meer zal bezighouden met ontwerpen, tekenen, schetsen, schilderen en dergelijke. Dit brengt het feit met zich mee dat ze misschien niet hetzelfde kunnen gebruiken, en het wordt een factor waarmee rekening moet worden gehouden bij het kiezen van co-working-beheersoftware. Heeft uw organisatie geen functies nodig die tekenen ondersteunen? Dan hoeft u deze wellicht niet mee te nemen. Maar begrijp dat een ander bedrijf het misschien in hun bedrijf heeft opgenomen.
- De werkstijl of het werkpatroon van het lid
Een andere factor die bepaalt welk type managementsoftwaresysteem een organisatie zal kiezen, is de werkstijl van het lid. Het kan zijn dat twee organisaties niet zonder complicaties gebruik kunnen maken van dezelfde co-working-software, omdat stijlen verschillen. Denk aan bedrijf A dat Fase A-werknemers – Supervisor – Fase B-werknemers – Supervisor – Fase C-werknemer gebruikt, aan een ander bedrijf B dat Fase A-werknemers – Fase B-werknemer – Fase C-werknemer-supervisor gebruikt; het zou moeilijk zijn om dezelfde beheersoftware te gebruiken. Het eerste bedrijf zorgt ervoor dat de supervisor of manager het resultaat van elke fase ziet voordat naar de volgende fase wordt gegaan, terwijl het andere bedrijf het project eenvoudigweg voltooit voordat het wordt verzonden.
- Technicaliteit
Hoe technisch het werk van een organisatie is, kan een andere factor zijn die bepaalt welk type softwarebeheersysteem moet worden gebruikt. Sommige organisaties zijn behoorlijk technisch omdat ze zich met een bepaald vakgebied of gebied bezighouden. Wat zij op dat gebied nodig hebben, zal niet helemaal zijn wat deskundigen uit een andere groep nodig hebben. Daarom moet er een gesprek plaatsvinden met de ontwikkelaar over het type software dat moet worden gebouwd en het doel dat het zal dienen. Als u geweldige co-working-software wilt bouwen, moet u hiermee rekening houden.
- Behoefte van het lid
Elk lid in elke groep heeft verschillende behoeften, en hun behoeften kunnen gebaseerd zijn op hun technische kennis, hun relatie met andere leden van de groep, hun mening of houding ten opzichte van het werk, te midden van andere dingen. Het type mensen dat de planningsgroep voor een organisatie vult, is mogelijk niet dezelfde als degenen die de planningsgroep voor een andere organisatie vullen. Als er dus rekening moet worden gehouden met de behoeften van de mensen die de leiding hebben over verschillende projecten, zal niet dezelfde software worden gebruikt. Het kan zijn dat een groep Spaanstalig is en daarom een vertaalfunctie nodig heeft om de communicatie te vergemakkelijken, terwijl de andere groep misschien volledig Engelstalig is.
Waarom elke organisatie beheersoftware voor co-working zou moeten gebruiken
Als u nog geen bepaald type co-working-software voor uw organisatie moet kiezen, dan zijn hier enkele geldige redenen waarom u niet zou moeten aarzelen om dat te doen.
1. Het verhoogt de productiviteit
Het gebruik van een co-working managementsysteem brengt veel voordelen met zich mee, en een van die voordelen is dat het helpt de productiviteit te verbeteren. Van een co-working managementsysteem wordt verwacht dat het uit veel componenten bestaat, en deze componenten werken samen om ervoor te zorgen dat het werk gedaan wordt. Het helpt ook om tijd en energie te besparen, zodat veel energie of aandacht wordt afgeleid naar het project in kwestie en er veel wordt gedaan om het succes ervan te garanderen. Projecten verlopen soepel en gemakkelijk wanneer het managementsysteem wordt gebruikt en de gestelde doelen binnen een mum van tijd worden bereikt.
2. Het moedigt communicatie en samenwerking aan
Een van de kernfuncties die van elk co-working managementsysteem wordt verwacht, zijn de oproepfuncties. Met deze functie kunnen de leden communiceren in audiovorm of zelfs in videoformaat als dat nodig is. Er zou ook een functie moeten zijn waarmee ze overal ter wereld vergaderingen kunnen houden en tegelijkertijd bestanden kunnen delen. Dit zijn slechts enkele van de hoogtepunten voor communicatie die in de software aanwezig zijn. Voor samenwerking kan elke organisatie bepalen wat ze nodig hebben en hoe ze samenwerken aan hun projecten.
3. Het helpt bij het opslaan en bijhouden van gegevens
Een van de beste voordelen die co-working managementsoftware zijn gebruikers biedt, is de mogelijkheid om hun werken in de cloud op te slaan. Dus als u ideeën van vorig jaar of vijf jaar geleden nodig heeft, kunt u deze altijd via uw software verkrijgen, als deze is opgeslagen. Deze optie is zelden betaalbaar in de traditionele manier van werken, waarbij een klein probleempje kan leiden tot het voor altijd verlies van waardevolle informatie. Ter referentie, overdracht of om andere redenen kunt u er altijd zeker van zijn dat er een back-up is opgeslagen.
4. Het verbetert de efficiëntie
De aanwezigheid van managementsoftware op een werkplek helpt de efficiëntie te verbeteren. Hier zijn vertragingen niet toegestaan, omdat iedereen een melding krijgt wanneer zijn aandacht nodig is of wanneer het zijn beurt is om bij te dragen of iets aan het werk toe te voegen. Is er een vastgelegd protocol dat wordt gevolgd bij het uitvoeren van het werk? Dan moeten alle huidige werknemers het volgen om een klinkend resultaat te bereiken. Vergeleken met een organisatie zonder management of protocollen zou het moeilijk zijn om die resultaten te behalen. Uiteraard mogen ze hun ideeën en meningen meenemen bij het uitvoeren van de taken die van hen verwacht worden.
5. Helpt de groei van een organisatie
De groei van een organisatie hangt in grote mate af van haar leden en het werk dat ze doen. En uit alles wat hierboven is opgesomd, blijkt het voordeel van het hebben van een co-working managementsysteem niet alleen, niet alleen in het bedrijf, maar ook in de manier waarop de werknemers hun taken efficiënt uitvoeren en, in het product of de resultaten van deze taken die ze zo ijverig uitvoeren. Wanneer goede co-working-beheersoftware op de juiste manier wordt gebruikt, is het onvermijdelijk dat het bedrijf zal groeien en uitbreiden terwijl het zijn doelen kan bereiken.
Er zijn nog veel meer voordelen die gebruikers kunnen behalen, behalve de genoemde, maar het hangt allemaal af van wat het bedrijf wil dat de software doet.
Elk lid van een groep kan het idee pitchen om een co-working managementsysteem te gebruiken. Het is echter essentieel dat elk lid van de organisatie aan boord van het systeem is. Meestal is er geen gespecialiseerde training nodig voordat het managementsysteem kan worden gebruikt, en een groot aantal mensen kan het systeem probleemloos tegelijkertijd gebruiken. Er zou ook een scheidingswand kunnen zijn, die de mensen in groepen verdeelt, zodat alleen mensen met gemeenschappelijke interesses met elkaar kunnen communiceren.
Als u een manager bent en op zoek bent naar het beste type beheersysteem voor co-working, kunt u met uw ontwikkelaar en collega's praten. Als algemeen directeur of beheerder heeft u controle over alle noodzakelijke onderdelen van het systeem. U kunt mensen toevoegen of verwijderen, en anderen voldoende beheerbevoegdheid geven om bepaalde groepen te monitoren en te beheren, terwijl u toezicht houdt op alles. Denk je dat dat vervelend zal zijn? Nee, dat is het niet. Met het co-working managementsysteem wordt elk managementniveau met gemak gedaan, net als communicatie.