Você já tentou trabalhar com seus colegas de trabalho, mas acabou em vão porque não havia uma plataforma comum? Muitas organizações sofrem com a falta de uma plataforma comum de comunicação, o que as leva a depender constantemente de reuniões presenciais para realizar seus trabalhos. E se houvesse uma maneira de realizar reuniões redondas típicas sem precisar estar presente? Ou uma maneira de desativar projetos, fazer perguntas e dar sugestões de qualquer lugar do mundo? Existe! E essa é a solução: o software de gestão de coworking. O software é de vários tipos e os componentes variam de acordo com a capacidade de cada um e os propósitos para os quais a organização deseja utilizá-los.
Fatores que determinam o tipo de software de coworking a ser escolhido: como existem vários tipos de software de coworking, alguns fatores devem ser levados em consideração para que uma organização decida qual software de coworking escolher. Esses fatores, é claro, garantem o bom funcionamento da organização e a geração de lucro.
Alguns dos fatores são:
- Finalidade de uso
As organizações têm diferenças em relação às suas necessidades. Isso se deve às diferenças de seus valores, objetivos e cultura. Para uma organização, um relatório passo a passo pode não ser considerado necessário, enquanto para outra, pode ser um feedback essencial que todos os funcionários devem fornecer. Como resultado disso, o software que essas duas organizações precisarão pode não ser muito semelhante para que elas estabeleçam seus princípios e obtenham lucro. A diferença entre o propósito e a meta dessas duas organizações também significa que o que elas esperam alcançar no final não é exatamente o mesmo. Portanto, elas podem não conseguir usar o mesmo software com sucesso.
- Os recursos necessários
Uma empresa de vestuário certamente exigirá um software de coworking diferente de um banco. Isso ocorre porque os instrumentos/materiais necessários são diferentes. Um banco precisa de um software que permita mais contabilidade e cálculos, enquanto a empresa de vestuário lidará mais com design, desenho, esboços, pintura e afins. Isso traz à tona o fato de que eles podem não conseguir usar o mesmo recurso, e isso se torna um fator a ser considerado na escolha de um software de gestão de coworking. Sua organização não precisa de recursos que suportem desenho? Então, talvez você não precise incluí-los. Mas entenda que outras empresas podem tê-los incluídos nos seus.
- Estilo de trabalho ou padrão de trabalho do membro
Outro fator que determina o tipo de sistema de software de gestão que uma organização escolherá é o estilo de trabalho de cada membro. Duas organizações podem não conseguir usar o mesmo software de coworking sem complicações, pois os estilos diferem. Considere a empresa A, que utiliza a fórmula trabalhador da Fase A – Supervisor – Trabalhadores da Fase B – Supervisor – Trabalhador da Fase C, e a empresa B, que utiliza Trabalhadores da Fase A – Trabalhador da Fase B – Trabalhador da Fase C – Supervisor; seria difícil usar o mesmo software de gestão. A primeira empresa garante que o supervisor ou gerente veja o resultado de cada Fase antes de avançar para a próxima Fase, enquanto a outra simplesmente finaliza o projeto antes de enviá-lo.
- Tecnicalidade
O nível de técnica do trabalho de uma organização pode ser outro fator que determina o tipo de sistema de gestão de software a ser utilizado. Algumas organizações são bastante técnicas, pois atuam em um campo ou área específica. O que elas exigem nessa área pode não ser exatamente o que especialistas de um grupo diferente precisarão. Portanto, é necessário conversar com o desenvolvedor sobre o tipo de software a ser desenvolvido e sua finalidade. Para que um ótimo software de coworking seja desenvolvido, isso precisa ser considerado.
- Necessidade do membro
Cada membro de um grupo tem necessidades diferentes, e essas necessidades podem ser baseadas em seu conhecimento técnico, seu relacionamento com outros membros do grupo, sua opinião ou atitude em relação ao trabalho, entre outros fatores. O tipo de pessoa que compõe o grupo de planejamento de uma organização pode não ser o mesmo que compõe o grupo de planejamento de outra organização. Portanto, se as necessidades das pessoas encarregadas de diferentes projetos forem consideradas, o mesmo software não será utilizado. Um grupo pode ter um falante de espanhol e, portanto, precisar de um recurso de tradução para facilitar a comunicação, enquanto o outro pode ser um grupo exclusivamente falante de inglês.
Por que toda organização deve usar um software de gestão de coworking
Se você ainda não escolheu um tipo específico de software de coworking para sua organização, aqui estão alguns motivos válidos pelos quais você não deve hesitar em fazê-lo.
1. Aumenta a produtividade
Utilizar um sistema de gestão de coworking traz inúmeras vantagens, e uma delas é que ele ajuda a aumentar a produtividade. Espera-se que um sistema de gestão de coworking tenha diversos componentes, e esses componentes trabalham em conjunto para garantir que o trabalho seja realizado. Também ajuda a economizar tempo e energia, de modo que grande parte da energia ou atenção seja desviada para o projeto em questão e muito seja feito para garantir seu sucesso. Os projetos progridem de forma tranquila e fácil quando o sistema de gestão é utilizado e as metas estabelecidas são alcançadas rapidamente.
2. Incentiva a comunicação e a colaboração
Um dos principais recursos que qualquer sistema de gestão de coworking deve ter são os recursos de chamada. Esse recurso permite que os membros se comuniquem por áudio ou até mesmo por vídeo, se necessário. Também deve haver um recurso que permita realizar reuniões em qualquer lugar do mundo, além de compartilhar arquivos. Esses são apenas alguns dos destaques de comunicação presentes no software. Para colaboração, cada organização pode determinar o que precisa e como trabalhará em conjunto em seus projetos.
3. Ajuda no armazenamento e manutenção de registros
Um dos melhores benefícios que um software de gestão de coworking oferece aos seus usuários é a possibilidade de armazenar seus trabalhos na nuvem. Assim, se você precisar de ideias do ano passado ou de cinco anos atrás, sempre poderá obtê-las por meio do seu software, desde que estejam salvas. Essa opção raramente é acessível nos meios tradicionais de operação, onde um pequeno problema pode levar à perda permanente de informações valiosas. Para referência, transferência ou outros motivos, você sempre pode ter certeza de que possui um backup armazenado.
4. Melhora a eficiência
A presença de um software de gestão no local de trabalho ajuda a melhorar a eficiência. Aqui, atrasos não são permitidos, pois cada pessoa é notificada quando sua atenção é necessária ou quando é sua vez de contribuir ou adicionar algo ao trabalho. Existe um protocolo estabelecido que está sendo seguido na execução do trabalho? Então, todos os funcionários presentes precisam segui-lo para produzir um resultado satisfatório. Em comparação com uma organização sem gestão ou protocolos, produzir esses resultados seria difícil. É claro que eles têm permissão para incluir suas ideias e opiniões ao executar as tarefas esperadas deles.
5. Auxilia o crescimento da organização
O crescimento de uma organização depende muito de seus membros e do trabalho que realizam. E, de tudo o que foi listado acima, o benefício de ter um sistema de gestão de coworking se reflete não apenas nos negócios, mas também na eficiência com que os funcionários realizam suas tarefas e nos produtos ou resultados dessas tarefas que realizam com diligência. Quando um bom software de gestão de coworking é usado adequadamente, é inevitável que a empresa cresça e se expanda, além de atingir seus objetivos.
Há muitos outros benefícios que os usuários podem obter além dos listados, mas tudo depende do que a empresa deseja que seu software faça.
Qualquer membro de um grupo pode propor a ideia de usar um sistema de gestão de coworking. No entanto, é essencial que todos os membros da organização estejam envolvidos no sistema. Na maioria das vezes, não é necessário treinamento especializado para que o sistema de gestão possa ser usado, e um grande número de pessoas pode usá-lo simultaneamente sem problemas. Pode haver também uma divisória, que divide as pessoas em grupos para que apenas pessoas com interesses mútuos possam interagir.
Se você é um gerente em busca do melhor tipo de sistema de gestão de coworking, pode conversar com seu desenvolvedor e colegas. Como gerente geral ou administrador, você pode ter controle sobre todas as partes necessárias do sistema. Você pode adicionar ou remover pessoas, dar a outras pessoas poder administrativo suficiente para monitorar e gerenciar determinados grupos enquanto você supervisiona tudo. Acha que isso será tedioso? Não, não é. Com o sistema de gestão de coworking, todos os níveis de gestão são feitos com facilidade, assim como a comunicação.
