Avez-vous déjà essayé de travailler ensemble avec vos collègues de travail, mais cela s'est soldé par un échec faute de plate-forme commune ? De nombreuses organisations souffrent de ce manque de plate-forme de communication commune et doivent toujours s'appuyer sur des réunions physiques pour faire leur travail. Et s’il existait un moyen d’organiser des réunions rondes typiques sans avoir à voir ? Ou un moyen d'abandonner des projets, de poser des questions et de faire des suggestions depuis n'importe où dans le monde ? Il y a! Et c'est le logiciel de gestion du coworking. Les logiciels sont de différents types et les composants varient en fonction de ce que chacun est capable de faire et des objectifs pour lesquels l'organisation souhaite les utiliser.
Facteurs qui déterminent le type de logiciel de coworking à choisir car il existe différents types de logiciels de coworking, certains facteurs doivent être pris en considération pour qu'une organisation puisse les déterminer. le genre de logiciel de coworking à privilégier. Les facteurs, bien sûr, sont de garantir le bon fonctionnement de l'organisation et la réalisation de bénéfices.
Certains facteurs sont :
- Objectif d'utilisation
Les organisations ont des différences en ce qui concerne leurs besoins. Cela est dû au fait que leurs valeurs, leurs objectifs et leur culture diffèrent. Pour une organisation, un rapport étape par étape peut ne pas être considéré comme nécessaire, tandis que pour une autre, il peut s'agir d'un retour d'information de base que chaque travailleur doit donner. En conséquence, les logiciels dont ces deux organisations auront besoin ne seront peut-être pas très similaires si elles veulent établir leurs positions et réaliser des bénéfices. La différence entre le but et le but de ces deux organisations signifie également que ce qu’elles espèrent réaliser en fin de compte n’est pas tout à fait le même. Par conséquent, ils risquent de ne pas être en mesure d'utiliser le même logiciel avec succès.
- Les fonctionnalités requises
Une entreprise de vêtements aura certainement besoin d'un logiciel de coworking différent de celui d'une banque. En effet, les instruments/matériaux dont ils ont besoin sont différents. Une banque a besoin d'un logiciel permettant davantage de comptabilité et de calcul, tandis que l'entreprise de vêtements s'occupera davantage de la conception, du dessin, de l'esquisse, de la peinture, etc. Cela fait intervenir le fait qu’ils ne pourront peut-être pas utiliser la même chose, et cela devient un facteur à prendre en compte lors du choix d’un logiciel de gestion de coworking. Votre organisation n’a pas besoin de fonctionnalités prenant en charge le dessin ? Vous n’aurez alors peut-être pas besoin de l’inclure. Mais sachez qu'une autre entreprise peut l'inclure dans la leur.
- Style de travail ou modèle de travail du membre
Un autre facteur qui détermine le type de logiciel de gestion qu’une organisation choisira est le style de travail du membre. Deux organisations peuvent ne pas être en mesure d'utiliser le même logiciel de coworking sans complication, car les styles diffèrent. Considérons l'entreprise A qui utilise un travailleur de la phase A - Superviseur - Travailleurs de la phase B - Superviseur - travailleur de la phase C, à une autre entreprise B qui utilise des travailleurs de la phase A - Travailleur de la phase B - Travailleur de la phase C - superviseur ; il serait difficile d'utiliser le même logiciel de gestion. La première entreprise garantit que le superviseur ou le responsable voit le résultat de chaque phase avant de passer à la phase suivante, tandis que l'autre termine simplement le projet avant de l'envoyer.
- Technicité
Le degré de technicité du travail d'une organisation pourrait être un autre facteur qui détermine le type de système de gestion de logiciels à utiliser. Certaines organisations sont assez techniques car elles opèrent dans un domaine ou un domaine particulier. Ce dont ils auraient besoin dans ce domaine ne correspondrait pas totalement à ce dont auraient besoin les experts d’un autre groupe. Par conséquent, il doit y avoir une conversation avec le développeur sur le type de logiciel à créer et l’objectif qu’il servira. Pour créer un excellent logiciel de travail collaboratif, cela doit être pris en compte.
- Besoin des membres
Chaque membre d'un groupe a des besoins différents, et leurs besoins peuvent être basés sur leurs connaissances techniques, leurs relations avec les autres membres du groupe, leur opinion ou leur attitude envers le travail, entre autres choses. Le type de personnes qui remplissent le groupe de planification d'une organisation peut ne pas être le même que celui qui remplit le groupe de planification d'une autre organisation. Ainsi, si l’on veut tenir compte des besoins des personnes en charge des différents projets, le même logiciel ne sera pas utilisé. Un groupe peut avoir un hispanophone et avoir donc besoin d'une fonction de traduction pour faciliter la communication, tandis que l'autre peut être un groupe entièrement anglophone.
Pourquoi chaque organisation devrait utiliser un logiciel de gestion de coworking
Si vous n'avez pas encore choisi un type particulier de logiciel de coworking pour votre organisation, voici les logiciels de coworking. quelques raisons valables pour lesquelles vous ne devriez pas hésiter à le faire.
1. Cela augmente la productivité
L'utilisation d'un système de gestion de coworking présente de nombreux avantages, et l'un de ces avantages est qu'il contribue à améliorer la productivité. Un système de gestion de coworking devrait comporter de nombreux composants, et ces composants fonctionnent ensemble pour garantir que le travail soit effectué. Cela permet également d'économiser du temps et de l'énergie, de sorte qu'une grande partie de l'énergie ou de l'attention soit détournée vers le projet en cours et que beaucoup soit fait pour assurer sa réussite. Les projets avancent facilement et en douceur lorsque le système de gestion est utilisé et que les objectifs fixés sont atteints en un rien de temps.
2. Il encourage la communication et la collaboration
L'une des fonctionnalités principales que tout système de gestion de coworking est censé avoir est la fonctionnalité d'appel. Cette fonctionnalité permet aux membres de communiquer sous forme audio ou même sous forme vidéo si nécessaire. Il devrait également y avoir une fonctionnalité qui leur permet d'avoir des réunions partout dans le monde tout en pouvant partager des fichiers. Ce ne sont là que quelques-uns des points forts de la communication présents dans le logiciel. Pour la collaboration, chaque organisation peut déterminer ce dont elle a besoin et comment elle travaillera main dans la main sur ses projets.
3. Il facilite le stockage et la tenue des dossiers
L'un des meilleurs avantages qu'un logiciel de gestion de coworking offre à ses utilisateurs est la possibilité de stocker leurs travaux dans le cloud. Ainsi, lorsque vous avez besoin d’idées datant de l’année dernière ou d’il y a cinq ans, vous pouvez toujours les obtenir via votre logiciel, si elles sont enregistrées. Cette option est rarement abordable dans les moyens d’exploitation traditionnels où un petit problème peut entraîner la perte définitive d’informations précieuses. Par souci de référence, de remise ou pour d'autres raisons, vous pouvez toujours être assuré que vous disposez d'une sauvegarde stockée.
4. Cela améliore l'efficacité
La présence d'un logiciel de gestion sur un lieu de travail contribue à améliorer l'efficacité. Ici, les retards ne sont pas autorisés, car chaque personne est avertie lorsque son attention est requise ou lorsque c'est son tour de contribuer ou d'ajouter au travail. Existe-t-il un protocole établi qui est suivi pour effectuer le travail ? Ensuite, tous les travailleurs présents doivent le faire et le suivre pour produire un résultat retentissant. Par rapport à une organisation sans gestion ni protocoles, il serait difficile d’obtenir de tels résultats. Bien entendu, ils sont autorisés à inclure leurs idées et opinions lorsqu'ils accomplissent les tâches attendues d'eux.
5. Aide à la croissance de l'organisation
La croissance d'une organisation dépend en grande partie de ses membres et du travail qu'ils accomplissent. Et d’après tout ce qui a été énuméré ci-dessus, l’avantage d’avoir un système de gestion de coworking se voit non seulement dans l’entreprise mais dans la manière dont les travailleurs effectuent efficacement leurs tâches et, dans le produit ou les résultats de ces tâches qu’ils accomplissent avec diligence. Lorsqu'un bon logiciel de gestion de coworking est utilisé de manière adéquate, il est inévitable que l'entreprise grandisse et se développe tout en étant en mesure d'atteindre ses objectifs.
Les utilisateurs peuvent bénéficier de nombreux autres avantages, autres que ceux répertoriés, mais tout dépend de ce que l'entreprise souhaite que son logiciel fasse.
N'importe quel membre d'un groupe pourrait proposer l'idée d'utiliser un système de gestion de coworking. Cependant, il est essentiel que chaque membre de l'organisation soit à bord du système. La plupart du temps, aucune formation spécialisée n’est requise avant de pouvoir utiliser le système de gestion, et un grand nombre de personnes peuvent utiliser le système en même temps sans problème. Il pourrait également y avoir une partition, qui divise les personnes en groupes afin que seules les personnes ayant des intérêts communs puissent interagir.
Si vous êtes un manager à la recherche du meilleur type de système de gestion de coworking, vous pouvez parler à votre développeur et à vos collègues. En tant que directeur général ou administrateur, vous pouvez contrôler toutes les parties nécessaires du système. Vous pouvez ajouter ou supprimer des personnes, donner à d'autres suffisamment de pouvoir d'administration pour surveiller et gérer certains groupes pendant que vous supervisez tout. Pensez-vous que ce sera fastidieux ? Non, ce n'est pas le cas. Avec le système de gestion du coworking, chaque niveau de gestion se fait en toute simplicité, tout comme la communication.