¿Alguna vez has intentado colaborar con tus compañeros de trabajo, pero no ha sido posible por falta de una plataforma común? Muchas organizaciones carecen de una plataforma de comunicación común, por lo que siempre recurren a reuniones físicas para realizar su trabajo. ¿Y si existiera una forma de tener reuniones informales sin necesidad de ver a nadie? ¿O una forma de deshacer proyectos, hacer preguntas y sugerencias desde cualquier lugar del mundo? ¡La hay! Y ese es el software de gestión de coworking. Existen diversos tipos de software y sus componentes varían según sus capacidades y los fines para los que la organización los quiera utilizar.
Factores que determinan el tipo de software de coworking a elegir. Dado que existen varios tipos de software de coworking, una organización debe considerar algunos factores para determinar el tipo de software adecuado. Estos factores, por supuesto, buscan garantizar el buen funcionamiento de la organización y la obtención de beneficios.
Algunos de los factores son:
- Finalidad de uso
Las organizaciones difieren en cuanto a sus necesidades. Esto se debe a que sus valores, objetivos y cultura difieren. Para una organización, un informe paso a paso podría no ser necesario, mientras que para otra, podría ser una retroalimentación esencial que todos los empleados deben proporcionar. Por consiguiente, el software que estas dos organizaciones necesitarán podría no ser muy similar para establecer sus principios y obtener ganancias. La diferencia entre el propósito y el objetivo de estas dos organizaciones también significa que lo que esperan lograr al final no es exactamente lo mismo. Por lo tanto, es posible que no puedan usar el mismo software con éxito.
- Las características requeridas
Una empresa de ropa sin duda requerirá un software de coworking diferente al de un banco. Esto se debe a que los instrumentos y materiales que necesitan son diferentes. Un banco necesita un software que permita más contabilidad y cálculos, mientras que una empresa de ropa se ocupará más del diseño, el dibujo, los bocetos, la pintura, etc. Esto implica que podrían no poder usar lo mismo, y se convierte en un factor a considerar al elegir un software de gestión de coworking. ¿Su organización no requiere funciones que admitan el dibujo? Entonces, quizás no sea necesario incluirlo. Sin embargo, tenga en cuenta que otras empresas podrían incluirlo en sus programas.
- Estilo de trabajo del miembro o patrón de trabajo
Otro factor que determina el tipo de software de gestión que elegirá una organización es el estilo de trabajo de sus miembros. Es posible que dos organizaciones no puedan usar el mismo software de coworking sin complicaciones debido a sus diferentes estilos. Consideremos una empresa A que utiliza un sistema de trabajadores de la Fase A - Supervisor - Trabajadores de la Fase B - Supervisor - Trabajador de la Fase C, y otra empresa B que utiliza trabajadores de la Fase A - Trabajadores de la Fase B - Trabajadores de la Fase C - Supervisor; sería difícil usar el mismo software de gestión. La primera empresa se asegura de que el supervisor o gerente vea el resultado de cada Fase antes de pasar a la siguiente, mientras que la otra simplemente finaliza el proyecto antes de entregarlo.
- Tecnicismo
El nivel de tecnicidad del trabajo de una organización podría ser otro factor que determine el tipo de sistema de gestión de software a utilizar. Algunas organizaciones son bastante técnicas, ya que se dedican a un campo o área en particular. Lo que requerirían en ese campo no será exactamente lo que requerirían los expertos de otro grupo. Por lo tanto, es necesario conversar con el desarrollador sobre el tipo de software que se desarrollará y su propósito. Para desarrollar un excelente software de coworking, esto debe considerarse.
- Necesidad del miembro
Cada miembro de un grupo tiene necesidades diferentes, que pueden basarse en sus conocimientos técnicos, su relación con los demás miembros, su opinión o actitud hacia el trabajo, entre otros factores. El tipo de personas que conforman el grupo de planificación de una organización puede ser diferente al de otra. Por lo tanto, si se consideran las necesidades de las personas a cargo de diferentes proyectos, no se utilizará el mismo software. Un grupo puede tener un hispanohablante y, por lo tanto, necesitar una función de traducción para facilitar la comunicación, mientras que otro puede estar compuesto exclusivamente por angloparlantes.
Por qué todas las organizaciones deberían utilizar un software de gestión de coworking
Si aún no ha elegido un tipo particular de software de coworking para su organización, aquí le presentamos algunas razones válidas por las que no debería dudar en hacerlo.
1. Aumenta la productividad
Usar un sistema de gestión de coworking ofrece numerosas ventajas, una de ellas es que ayuda a mejorar la productividad. Se espera que un sistema de gestión de coworking tenga numerosos componentes que trabajen en conjunto para garantizar que el trabajo se realice correctamente. También ayuda a ahorrar tiempo y energía, de modo que se pueda centrar la atención en el proyecto en cuestión y se trabaje para asegurar su éxito. Los proyectos avanzan con fluidez y rapidez cuando se utiliza el sistema de gestión y los objetivos se alcanzan rápidamente.
2. Fomenta la comunicación y la colaboración.
Una de las características principales que se espera que tenga cualquier sistema de gestión de coworking es la función de llamadas. Esta función permite a los miembros comunicarse en formato de audio o incluso en vídeo si es necesario. También debería incluir una función que les permita celebrar reuniones desde cualquier lugar del mundo y compartir archivos. Estas son solo algunas de las características destacadas del software para la comunicación. Para la colaboración, cada organización puede determinar sus necesidades y cómo trabajará en conjunto en sus proyectos.
3. Ayuda con el almacenamiento y el mantenimiento de registros.
Una de las mayores ventajas que ofrece un software de gestión de coworking a sus usuarios es la posibilidad de almacenar sus trabajos en la nube. Así, si necesita ideas del año pasado o de hace cinco años, siempre podrá acceder a ellas a través de su software, siempre que estén guardadas. Esta opción rara vez es asequible en los métodos tradicionales, donde un pequeño contratiempo puede provocar la pérdida permanente de información valiosa. Para consultarlas, entregarlas o por cualquier otro motivo, siempre puede tener la seguridad de tener una copia de seguridad.
4. Mejora la eficiencia
La presencia de software de gestión en un lugar de trabajo ayuda a mejorar la eficiencia. En este caso, no se permiten retrasos, ya que cada persona recibe notificaciones cuando se requiere su atención o cuando es su turno para contribuir o aportar al trabajo. ¿Existe un protocolo establecido para realizar el trabajo? Todos los trabajadores presentes deben acatarlo para obtener un resultado rotundo. En comparación con una organización sin gestión ni protocolos, lograr esos resultados sería difícil. Por supuesto, se les permite incluir sus ideas y opiniones al realizar las tareas que se les asignan.
5. Contribuye al crecimiento de la organización.
El crecimiento de una organización depende en gran medida de sus miembros y del trabajo que realizan. De todo lo mencionado anteriormente, el beneficio de contar con un sistema de gestión de coworking se refleja no solo en la empresa, sino también en la eficiencia con la que los trabajadores realizan sus tareas y en el producto o los resultados que obtienen de ellas con diligencia. Cuando se utiliza adecuadamente un buen software de gestión de coworking, es inevitable que la empresa crezca y se expanda, a la vez que logra sus objetivos.
Hay muchos otros beneficios que los usuarios pueden obtener, además de los enumerados, pero todo depende de lo que la empresa quiera que haga su software.
Cualquier miembro de un grupo podría proponer la idea de usar un sistema de gestión de coworking. Sin embargo, es fundamental que todos los miembros de la organización estén familiarizados con el sistema. En la mayoría de los casos, no se requiere capacitación especializada para poder usar el sistema de gestión, y un gran número de personas puede usarlo simultáneamente sin problemas. También podría haber una partición que divida a las personas en grupos para que solo interactúen quienes comparten intereses.
Si eres gerente y buscas el mejor sistema de gestión de coworking, puedes hablar con tu desarrollador y compañeros. Como gerente general o administrador, puedes controlar todas las partes necesarias del sistema. Puedes añadir o eliminar personas, y otorgar a otros la autoridad necesaria para supervisar y gestionar ciertos grupos mientras tú lo supervisas todo. ¿Crees que será tedioso? No, no lo es. Con el sistema de gestión de coworking, todos los niveles de gestión se gestionan con facilidad, al igual que la comunicación.
