لماذا تستخدم برنامج إدارة العمل المشترك

هل سبق لك أن حاولت إنجاز عمل مع زملائك في العمل، لكن دون جدوى لعدم وجود منصة مشتركة؟ تعاني العديد من المؤسسات من هذا النقص في منصة التواصل، مما يضطرها دائمًا إلى الاعتماد على الاجتماعات المباشرة لإنجاز أعمالها. ماذا لو كانت هناك طريقة لعقد اجتماعات نموذجية دون الحاجة إلى رؤية الآخرين؟ أو طريقة لإلغاء المشاريع، وطرح الأسئلة، وتقديم الاقتراحات من أي مكان في العالم؟ نعم، هناك! إنها برامج إدارة مساحات العمل المشتركة. تتنوع هذه البرامج، وتختلف مكوناتها، بناءً على إمكانيات كل منها والأغراض التي ترغب المؤسسة في استخدامها.

العوامل التي تحدد نوع برنامج العمل المشترك المناسب: نظرًا لتنوع أنواع برامج العمل المشترك، يجب على المؤسسة مراعاة بعض العوامل عند اختيار برنامج العمل المشترك المناسب. وتهدف هذه العوامل، بطبيعة الحال، إلى ضمان سير عمل المؤسسة بسلاسة وتحقيق الربح.

بعض العوامل هي:

- غرض الاستخدام

تختلف المؤسسات في احتياجاتها، ويعود ذلك إلى اختلاف قيمها وأهدافها وثقافتها. قد لا يُعدّ التقرير التفصيلي ضروريًا لمؤسسة، بينما قد يكون مرجعًا أساسيًا يُقدّمه كل موظف لمؤسسة أخرى. ونتيجةً لذلك، قد لا تتشابه البرامج التي تحتاجها المؤسستان كثيرًا لتحديد توجهاتهما وتحقيق الربح. كما أن اختلاف هدف المؤسستين وغايتهما يعني اختلاف أهدافهما، ما قد لا يُحقق النجاح المطلوب. لذلك، قد لا تتمكنان من استخدام البرنامج نفسه بنجاح.

- الميزات المطلوبة

ستحتاج شركة ملابس بالتأكيد إلى برنامج عمل مشترك مختلف عن البنك، وذلك لاختلاف الأدوات والمواد التي تحتاجها. يحتاج البنك إلى برنامج يتيح المزيد من المحاسبة والحسابات، بينما ستركز شركة الملابس بشكل أكبر على التصميم والرسم والتخطيط والتلوين وما شابه. هذا يُبرز حقيقة أنها قد لا تتمكن من استخدام نفس البرنامج، ويصبح هذا عاملاً يجب مراعاته عند اختيار برنامج إدارة العمل المشترك. ألا تحتاج مؤسستك إلى ميزات تدعم الرسم؟ إذًا قد لا تحتاج إلى تضمينها. ولكن، تذكر أن بعض الشركات الأخرى قد تُدرجها في برامجها.

- أسلوب عمل العضو أو نمط عمله

هناك عامل آخر يُحدد نوع نظام إدارة العمل الذي تختاره المؤسسة، وهو أسلوب عمل العضو. قد لا تتمكن مؤسستان من استخدام برنامج العمل المشترك نفسه دون تعقيدات نظرًا لاختلاف الأساليب. لنفترض أن الشركة (أ) تستخدم نظام "عامل المرحلة أ" - المشرف - "عامل المرحلة ب" - المشرف - "عامل المرحلة ج"، بينما تستخدم شركة أخرى (ب) نظام "عامل المرحلة أ" - "عامل المرحلة ب" - "عامل المرحلة ج" - المشرف؛ سيكون من الصعب استخدام برنامج الإدارة نفسه. تضمن الشركة الأولى أن يرى المشرف أو المدير نتائج كل مرحلة قبل الانتقال إلى المرحلة التالية، بينما تُنهي الشركة الأخرى المشروع قبل إرساله.

- التقنية

قد يكون المستوى التقني لعمل المؤسسة عاملاً آخر يُحدد نوع نظام إدارة البرامج المُستخدم. بعض المؤسسات تتميز بتخصص تقني عالٍ نظرًا لتخصصها في مجال أو منطقة مُعينة. ما تحتاجه في هذا المجال قد لا يكون بالضرورة ما يحتاجه خبراء من تخصصات أخرى. لذلك، يجب التشاور مع المُطور حول نوع البرنامج المُراد تطويره والغرض منه. ولتطوير برنامج عمل مشترك مُتميز، يجب مراعاة هذا الأمر.

- احتياجات الأعضاء

لكل عضو في أي مجموعة احتياجات مختلفة، وقد تستند هذه الاحتياجات إلى معرفته بالجوانب التقنية، أو علاقاته مع أعضاء المجموعة الآخرين، أو رأيه أو توجهه نحو العمل، وغيرها من العوامل. قد يختلف نوع الأشخاص الذين يشكّلون مجموعة التخطيط في مؤسسة ما عن أولئك الذين يشكّلون مجموعة التخطيط في مؤسسة أخرى. لذلك، عند مراعاة احتياجات الأشخاص المسؤولين عن مشاريع مختلفة، لن يُستخدم البرنامج نفسه. قد تضم إحدى المجموعات متحدثًا باللغة الإسبانية، وبالتالي تحتاج إلى ميزة ترجمة لتسهيل التواصل، بينما قد تكون المجموعة الأخرى متحدثة باللغة الإنجليزية بالكامل.

لماذا يجب على كل منظمة استخدام برنامج إدارة العمل المشترك

إذا لم تقم بعد باختيار نوع معين من برامج العمل المشترك لمنظمتك، فإليك بعض الأسباب الصحيحة التي تجعلك لا تتردد في القيام بذلك.

1. يزيد الإنتاجية

يُحقق استخدام نظام إدارة مساحات العمل المشتركة مزايا عديدة، من بينها تحسين الإنتاجية. ويتألف نظام إدارة مساحات العمل المشتركة من عدة مكونات، تعمل معًا لضمان إنجاز العمل. كما يُسهم في توفير الوقت والجهد، حيث يُوجه جزء كبير من الجهد والاهتمام نحو المشروع قيد التنفيذ، ويُبذل جهد كبير لضمان نجاحه. وتُنجز المشاريع بسلاسة وسهولة عند استخدام نظام الإدارة، وتُحقق الأهداف المحددة في وقت قياسي.

2. يشجع التواصل والتعاون

من أهم الميزات الأساسية التي يُتوقع أن يتمتع بها أي نظام إدارة مساحات عمل مشتركة هي ميزة الاتصال. تتيح هذه الميزة للأعضاء التواصل صوتيًا أو حتى مرئيًا عند الحاجة. كما ينبغي أن تُتيح لهم ميزة عقد اجتماعات من أي مكان في العالم مع إمكانية مشاركة الملفات. هذه بعض أبرز ميزات التواصل في البرنامج. للتعاون، يمكن لكل مؤسسة تحديد احتياجاتها وكيفية العمل معًا على مشاريعها.

3. يساعد في التخزين وحفظ السجلات

من أفضل مزايا برامج إدارة مساحات العمل المشتركة لمستخدميها إمكانية تخزين أعمالهم سحابيًا. لذا، إذا كنت بحاجة إلى أفكار من العام الماضي أو خمس سنوات مضت، يمكنك دائمًا الحصول عليها من خلال برنامجك، إذا كانت محفوظة. نادرًا ما يكون هذا الخيار متاحًا في ظل أنظمة التشغيل التقليدية، حيث قد يؤدي أي عطل بسيط إلى فقدان معلومات قيّمة للأبد. للرجوع إليها أو تسليمها، أو لأسباب أخرى، كن على يقين دائمًا من وجود نسخة احتياطية مخزنة لديك.

4. يحسن الكفاءة

يُساعد وجود برامج إدارة في مكان العمل على تحسين الكفاءة. هنا، لا يُسمح بالتأخير، حيث يُخطر كل شخص عند الحاجة إلى انتباهه أو عند حلول دوره للمساهمة أو الإضافة في العمل. هل هناك بروتوكول مُحدد يُتبع في أداء العمل؟ إذًا، يجب على جميع الموظفين الحاليين اتباعه لتحقيق نتيجة مُرضية. بالمقارنة مع منظمة لا تتبع إدارة أو بروتوكولات، سيكون تحقيق هذه النتائج صعبًا. بالطبع، يُسمح لهم بمشاركة أفكارهم وآرائهم عند أداء المهام المُتوقعة منهم.

5. يساعد على نمو المنظمة

يعتمد نمو أي منظمة بشكل كبير على أعضائها والعمل الذي يقومون به. ومما سبق، تتجلى فائدة نظام إدارة مساحات العمل المشتركة ليس فقط في العمل، بل في كيفية أداء الموظفين لمهامهم بكفاءة، وفي نتائج هذه المهام التي ينفذونها بدقة. عند استخدام برنامج جيد لإدارة مساحات العمل المشتركة بشكل صحيح، لا مفر من نمو الشركة وتوسعها مع تحقيق أهدافها.

هناك العديد من الفوائد الأخرى التي يمكن للمستخدمين الحصول عليها، بخلاف المذكورة، ولكن كل هذا يعتمد على ما تريد الشركة أن يفعله برنامجها.

يمكن لأي عضو في أي مجموعة طرح فكرة استخدام نظام إدارة مساحات العمل المشتركة. مع ذلك، من الضروري أن يكون جميع أعضاء المنظمة على دراية بالنظام. في أغلب الأحيان، لا يتطلب استخدام نظام الإدارة أي تدريب متخصص، ويمكن لعدد كبير من الأشخاص استخدامه في الوقت نفسه دون أي عوائق. كما يمكن وضع حاجز يُقسّم الأشخاص إلى مجموعات بحيث يتفاعل الأشخاص ذوو الاهتمامات المشتركة فقط.

إذا كنت مديرًا تبحث عن أفضل نظام لإدارة مساحات العمل المشتركة، يمكنك التحدث مع مطور النظام وزملائك. بصفتك المدير العام أو المسؤول، يمكنك التحكم في جميع أجزاء النظام الضرورية. يمكنك إضافة أو إزالة أشخاص، ومنح الآخرين صلاحيات إدارية كافية لمراقبة وإدارة مجموعات معينة بينما تشرف على كل شيء. هل تعتقد أن هذا سيكون مملاً؟ لا، ليس كذلك. مع نظام إدارة مساحات العمل المشتركة، تتم جميع مستويات الإدارة بسهولة، تمامًا مثل التواصل.