Hai mai provato a lavorare insieme ai tuoi colleghi, ma senza successo a causa della mancanza di una piattaforma comune? Molte organizzazioni soffrono di questa mancanza di una piattaforma di comunicazione comune, costringendole a ricorrere costantemente a riunioni fisiche per portare a termine il proprio lavoro. E se esistesse un modo per tenere le tipiche riunioni a tavolino senza doversi vedere? O un modo per interrompere progetti, porre domande e dare suggerimenti da qualsiasi parte del mondo? Esiste! E questo è il software di gestione del co-working. Esistono vari tipi di software e i componenti variano a seconda delle funzionalità di ciascuno e degli scopi per cui l'organizzazione intende utilizzarli.
Fattori che determinano la scelta del software di co-working: poiché esistono diverse tipologie di software di co-working, per un'organizzazione è necessario considerare alcuni fattori per determinare il tipo di software di co-working più adatto. Questi fattori, ovviamente, garantiscono il buon funzionamento dell'organizzazione e la realizzazione di profitti.
Alcuni fattori sono:
- Scopo dell'uso
Le organizzazioni presentano differenze in termini di esigenze. Questo perché i loro valori, obiettivi e la loro cultura sono diversi. Per un'organizzazione, un report dettagliato potrebbe non essere considerato necessario, mentre per un'altra potrebbe essere un feedback fondamentale che ogni dipendente deve fornire. Di conseguenza, il software di cui queste due organizzazioni avranno bisogno potrebbe non essere molto simile se vogliono stabilire la propria posizione e generare profitto. La differenza tra lo scopo e l'obiettivo di queste due organizzazioni implica anche che ciò che sperano di ottenere alla fine non sia esattamente lo stesso. Pertanto, potrebbero non essere in grado di utilizzare lo stesso software con successo.
- Le caratteristiche richieste
Un'azienda di abbigliamento richiederà sicuramente un software di co-working diverso da quello di una banca. Questo perché gli strumenti/materiali di cui necessitano sono diversi. Una banca ha bisogno di un software che consenta una maggiore contabilità e calcolo, mentre un'azienda di abbigliamento si occuperà principalmente di progettazione, disegno, schizzi, pittura e simili. Questo fa sì che le due aziende potrebbero non essere in grado di utilizzare lo stesso strumento, e questo diventa un fattore da considerare nella scelta del software di gestione del co-working. La tua organizzazione non richiede funzionalità di supporto al disegno? In tal caso, potresti non doverlo includere. Tuttavia, tieni presente che altre aziende potrebbero averlo incluso.
- Stile di lavoro o modello di lavoro del membro
Un altro fattore che determina il tipo di sistema software gestionale che un'organizzazione sceglierà è lo stile di lavoro del membro. Due organizzazioni potrebbero non essere in grado di utilizzare lo stesso software di co-working senza complicazioni a causa di stili diversi. Si consideri l'azienda A che utilizza la struttura Lavoratore della Fase A - Supervisore - Lavoratori della Fase B - Supervisore - Lavoratore della Fase C, e un'altra azienda B che utilizza Lavoratori della Fase A - Lavoratore della Fase B - Lavoratore della Fase C - supervisore; sarebbe difficile utilizzare lo stesso software gestionale. La prima azienda garantisce che il supervisore o il responsabile veda il risultato di ogni Fase prima che venga avviata la Fase successiva, mentre l'altra si limita a completare il progetto prima di inviarlo.
- Tecnicismo
Il livello di tecnicità del lavoro di un'organizzazione potrebbe essere un altro fattore che determina il tipo di sistema di gestione del software da utilizzare. Alcune organizzazioni sono piuttosto tecniche perché si occupano di un campo o di un'area specifica. Ciò che richiederebbero in quel campo non sarà del tutto conforme alle esigenze degli esperti di un altro gruppo. Pertanto, è necessario un confronto con lo sviluppatore sul tipo di software da realizzare e sullo scopo per cui verrà utilizzato. Per realizzare un software di co-working di qualità, questo aspetto deve essere preso in considerazione.
- Bisogno del membro
Ogni membro di un gruppo ha esigenze diverse, che possono essere basate sulla conoscenza tecnica, sul rapporto con gli altri membri del gruppo, sull'opinione o sull'atteggiamento nei confronti del lavoro, tra gli altri fattori. Il tipo di persone che compongono il gruppo di pianificazione di un'organizzazione potrebbe non essere lo stesso di quello di un'altra organizzazione. Pertanto, se si considerano le esigenze delle persone responsabili di progetti diversi, non verrà utilizzato lo stesso software. Un gruppo potrebbe avere un membro di madrelingua spagnola e quindi necessitare di una funzione di traduzione per facilitare la comunicazione, mentre un altro potrebbe essere composto interamente da persone di madrelingua inglese.
Perché ogni organizzazione dovrebbe utilizzare un software di gestione del co-working
Se non hai ancora scelto un tipo specifico di software di co-working per la tua organizzazione, ecco alcuni validi motivi per cui non dovresti esitare a farlo.
1. Aumenta la produttività
L'utilizzo di un sistema di gestione del co-working offre numerosi vantaggi, tra cui il miglioramento della produttività. Un sistema di gestione del co-working dovrebbe includere numerosi componenti, che interagiscono tra loro per garantire il corretto svolgimento delle attività. Inoltre, contribuisce a risparmiare tempo ed energie, concentrando gran parte dell'energia e dell'attenzione sul progetto in corso e impegnandosi al suo successo. I progetti procedono senza intoppi e senza intoppi quando si utilizza il sistema di gestione e gli obiettivi prefissati vengono raggiunti in tempi rapidi.
2. Incoraggia la comunicazione e la collaborazione
Una delle funzionalità principali che ogni sistema di gestione del co-working dovrebbe avere è la possibilità di effettuare chiamate. Questa funzionalità consente ai membri di comunicare in formato audio o anche video, se necessario. Dovrebbe inoltre essere presente una funzionalità che consenta loro di organizzare riunioni da qualsiasi parte del mondo, potendo condividere file. Questi sono solo alcuni dei punti salienti del software per la comunicazione. Per quanto riguarda la collaborazione, ciascuna organizzazione può stabilire le proprie esigenze e le modalità di collaborazione sui propri progetti.
3. Aiuta con l'archiviazione e la tenuta dei registri
Uno dei maggiori vantaggi che un software di gestione del co-working offre ai suoi utenti è la possibilità di archiviare i propri lavori nel cloud. Quindi, se hai bisogno di idee risalenti all'anno scorso o a cinque anni fa, puoi sempre recuperarle tramite il software, a patto che siano state salvate. Questa opzione è raramente accessibile con i sistemi operativi tradizionali, dove un piccolo intoppo può portare alla perdita permanente di informazioni preziose. Per consultazione, passaggio di consegne o per altri motivi, puoi sempre essere certo di averne un backup.
4. Migliora l'efficienza
La presenza di un software gestionale in un ambiente di lavoro contribuisce a migliorare l'efficienza. Qui, i ritardi non sono ammessi, poiché ogni persona viene avvisata quando è necessario il suo intervento o quando è il suo turno di contribuire o aggiungere qualcosa al lavoro. Esiste un protocollo stabilito che viene seguito nello svolgimento del lavoro? Quindi tutti i lavoratori presenti devono seguirlo per produrre un risultato eccellente. Rispetto a un'organizzazione senza gestione o protocolli, ottenere tali risultati sarebbe difficile. Naturalmente, è consentito loro di esprimere le proprie idee e opinioni quando svolgono le mansioni che ci si aspetta da loro.
5. Crescita dell'organizzazione per l'AIDS
La crescita di un'organizzazione dipende molto dai suoi membri e dal lavoro che svolgono. Da quanto sopra esposto, i vantaggi di un sistema di gestione del co-working si manifestano non solo nell'attività aziendale, ma anche nel modo in cui i dipendenti svolgono i propri compiti in modo efficiente e nei risultati ottenuti con la massima diligenza. Quando un buon software di gestione del co-working viene utilizzato correttamente, è inevitabile che l'azienda cresca ed espanda, riuscendo al contempo a raggiungere i propri obiettivi.
Oltre a quelli elencati, gli utenti possono trarre molti altri vantaggi, ma tutto dipende da cosa l'azienda vuole che faccia il suo software.
Qualsiasi membro di un gruppo potrebbe proporre l'idea di utilizzare un sistema di gestione del co-working. Tuttavia, è essenziale che ogni membro dell'organizzazione ne faccia parte. Nella maggior parte dei casi, non è richiesta alcuna formazione specifica prima di poter utilizzare il sistema di gestione, e un gran numero di persone può utilizzarlo contemporaneamente senza intoppi. Potrebbe anche essere presente una suddivisione, che suddivide le persone in gruppi in modo che solo chi ha interessi comuni possa interagire.
Se sei un manager alla ricerca del miglior sistema di gestione del co-working, puoi parlarne con i tuoi sviluppatori e colleghi. In qualità di direttore generale o amministratore, puoi avere il controllo di tutte le parti necessarie del sistema. Puoi aggiungere o rimuovere persone, assegnare ad altri poteri amministrativi sufficienti per monitorare e gestire determinati gruppi mentre tu supervisioni il tutto. Pensi che sarà noioso? No, non lo è. Con il sistema di gestione del co-working, ogni livello di gestione è gestito con semplicità, proprio come la comunicazione.
