Haben Sie schon einmal versucht, gemeinsam mit Ihren Kollegen zu arbeiten, aber es war erfolglos, weil es keine gemeinsame Plattform gab? Viele Unternehmen leiden unter dem Mangel an einer gemeinsamen Kommunikationsplattform, sodass sie immer auf persönliche Treffen angewiesen sind, um ihre Aufgaben zu erledigen. Was wäre, wenn es eine Möglichkeit gäbe, typische Besprechungen am runden Tisch abzuhalten, ohne sich sehen zu müssen? Oder eine Möglichkeit, Projekte zu besprechen, Fragen zu stellen und Vorschläge von überall auf der Welt zu machen? Die gibt es! Und zwar mit Co-Working-Management-Software. Es gibt verschiedene Arten von Software, und die Komponenten variieren je nach den jeweiligen Funktionen und den Einsatzzwecken des Unternehmens.
Faktoren, die die Wahl der Coworking-Software bestimmen: Da es verschiedene Arten von Coworking-Software gibt, müssen einige Faktoren berücksichtigt werden, damit ein Unternehmen die richtige Coworking-Software auswählen kann. Diese Faktoren sollen einen reibungslosen Ablauf und die Erzielung von Gewinnen gewährleisten.
Einige der Faktoren sind:
- Verwendungszweck
Organisationen unterscheiden sich in ihren Bedürfnissen. Dies liegt an ihren unterschiedlichen Werten, Zielen und ihrer Kultur. Für eine Organisation ist ein Schritt-für-Schritt-Bericht möglicherweise nicht unbedingt notwendig, für eine andere hingegen ist er zentrales Feedback, das jeder Mitarbeiter geben muss. Daher ist die Software, die diese beiden Organisationen benötigen, möglicherweise nicht allzu ähnlich, um ihre Position zu etablieren und Gewinne zu erzielen. Der Unterschied zwischen Zweck und Ziel der beiden Organisationen bedeutet auch, dass ihre Ziele nicht ganz identisch sind. Daher können sie möglicherweise nicht dieselbe Software erfolgreich einsetzen.
- Die erforderlichen Funktionen
Ein Bekleidungsunternehmen benötigt definitiv eine andere Coworking-Software als eine Bank. Das liegt daran, dass die benötigten Instrumente und Materialien unterschiedlich sind. Eine Bank benötigt Software, die mehr Buchhaltung und Kalkulation ermöglicht, während sich ein Bekleidungsunternehmen eher mit Design, Zeichnen, Skizzieren, Malen und Ähnlichem beschäftigt. Dies führt dazu, dass sie möglicherweise nicht dasselbe nutzen können, und ist ein Faktor, den Sie bei der Auswahl der Coworking-Management-Software berücksichtigen sollten. Ihre Organisation benötigt keine Funktionen, die das Zeichnen unterstützen? Dann müssen Sie diese möglicherweise nicht integrieren. Bedenken Sie jedoch, dass andere Unternehmen diese Funktion möglicherweise bereits integriert haben.
- Arbeitsstil oder Arbeitsmuster des Mitglieds
Ein weiterer Faktor, der die Wahl der Managementsoftware einer Organisation bestimmt, ist der Arbeitsstil der Mitglieder. Zwei Organisationen können möglicherweise nicht ohne Komplikationen dieselbe Coworking-Software nutzen, da ihre Arbeitsstile unterschiedlich sind. Stellen Sie sich vor, Unternehmen A nutzt Phase-A-Mitarbeiter – Vorgesetzter – Phase-B-Mitarbeiter – Vorgesetzter – Phase-C-Mitarbeiter, während Unternehmen B Phase-A-Mitarbeiter – Phase-B-Mitarbeiter – Phase-C-Mitarbeiter – Vorgesetzter einsetzt. Es wäre schwierig, dieselbe Managementsoftware zu verwenden. Das erste Unternehmen stellt sicher, dass der Vorgesetzte oder Manager das Ergebnis jeder Phase sieht, bevor die nächste Phase beginnt, während das andere das Projekt lediglich abschließt, bevor es eingereicht wird.
- Technik
Der technische Charakter einer Organisation kann ein weiterer Faktor sein, der die Art des zu verwendenden Software-Management-Systems bestimmt. Manche Organisationen sind aufgrund ihrer Spezialisierung auf ein bestimmtes Gebiet sehr technisch ausgerichtet. Ihre Anforderungen in diesem Bereich entsprechen nicht unbedingt den Anforderungen von Experten anderer Bereiche. Daher ist ein Gespräch mit dem Entwickler über die Art der zu entwickelnden Software und ihren Zweck unerlässlich. Für die Entwicklung hervorragender Coworking-Software muss dies berücksichtigt werden.
- Bedarf des Mitglieds
Jedes Gruppenmitglied hat unterschiedliche Bedürfnisse. Diese können unter anderem von seinem technischen Wissen, seinem Verhältnis zu anderen Gruppenmitgliedern, seiner Meinung oder Arbeitseinstellung abhängen. Die Planungsgruppe einer Organisation muss nicht unbedingt mit der Planungsgruppe einer anderen Organisation identisch sein. Daher wird nicht dieselbe Software verwendet, wenn die Bedürfnisse der für verschiedene Projekte verantwortlichen Personen berücksichtigt werden sollen. So kann es sein, dass eine Gruppe einen Spanisch sprechenden Mitarbeiter hat und daher eine Übersetzungsfunktion zur Vereinfachung der Kommunikation benötigt, während die andere Gruppe ausschließlich Englisch spricht.
Warum jede Organisation Co-Working-Management-Software nutzen sollte
Wenn Sie sich noch nicht für eine bestimmte Art von Coworking-Software für Ihr Unternehmen entschieden haben, finden Sie hier einige gute Gründe, warum Sie nicht zögern sollten.
1. Es steigert die Produktivität
Der Einsatz eines Coworking-Management-Systems bietet viele Vorteile, unter anderem die Steigerung der Produktivität. Ein Coworking-Management-System besteht aus vielen Komponenten, die zusammenarbeiten, um die Erledigung der Aufgaben zu gewährleisten. Es spart außerdem Zeit und Energie, da die Energie und Aufmerksamkeit stärker auf das Projekt konzentriert und dessen Erfolg gefördert wird. Projekte laufen reibungslos und reibungslos, und die gesetzten Ziele werden in kürzester Zeit erreicht.
2. Es fördert Kommunikation und Zusammenarbeit
Eine der wichtigsten Funktionen eines Coworking-Management-Systems ist die Anruffunktion. Sie ermöglicht den Mitgliedern die Kommunikation per Audio oder bei Bedarf auch per Video. Außerdem sollte eine Funktion vorhanden sein, die es ermöglicht, Meetings weltweit abzuhalten und Dateien auszutauschen. Dies sind nur einige der Kommunikationshighlights der Software. Jede Organisation kann selbst bestimmen, was sie für die Zusammenarbeit benötigt und wie sie gemeinsam an ihren Projekten arbeiten möchte.
3. Es hilft bei der Speicherung und Aufzeichnung
Einer der größten Vorteile einer Coworking-Management-Software ist die Möglichkeit, ihre Arbeiten in der Cloud zu speichern. Wenn Sie also Ideen vom letzten Jahr oder von vor fünf Jahren benötigen, können Sie diese jederzeit über Ihre Software abrufen, sofern sie gespeichert sind. Diese Option ist bei herkömmlichen Arbeitsmethoden selten erschwinglich, da ein kleines Problem zum dauerhaften Verlust wertvoller Informationen führen kann. Für Referenzzwecke, die Weitergabe oder andere Zwecke können Sie sich immer darauf verlassen, dass Sie ein Backup gespeichert haben.
4. Es verbessert die Effizienz
Der Einsatz von Managementsoftware am Arbeitsplatz trägt zur Effizienzsteigerung bei. Verzögerungen sind hier ausgeschlossen, da jeder Mitarbeiter benachrichtigt wird, wenn seine Aufmerksamkeit benötigt wird oder er an der Reihe ist, seinen Beitrag zu leisten. Gibt es ein festgelegtes Protokoll für die Arbeitsausführung? Alle anwesenden Mitarbeiter müssen dieses Protokoll befolgen, um ein überzeugendes Ergebnis zu erzielen. Im Vergleich zu einer Organisation ohne Management oder Protokolle wäre die Erzielung solcher Ergebnisse schwierig. Selbstverständlich dürfen sie ihre Ideen und Meinungen in die Erfüllung der von ihnen erwarteten Aufgaben einbringen.
5. Wachstum der Aids-Organisation
Das Wachstum einer Organisation hängt maßgeblich von ihren Mitgliedern und ihrer Arbeit ab. Wie bereits erwähnt, zeigt sich der Nutzen eines Coworking-Management-Systems nicht nur im Geschäftserfolg, sondern auch in der effizienten Aufgabenerledigung und den sorgfältig ausgeführten Ergebnissen. Bei adäquater Nutzung einer guten Coworking-Management-Software ist Wachstum und Expansion des Unternehmens sowie die Erreichung seiner Ziele unausweichlich.
Es gibt noch viele weitere Vorteile für die Benutzer, die über die aufgeführten hinausgehen, aber alles hängt davon ab, welche Aufgaben das Unternehmen mit seiner Software erfüllen möchte.
Jedes Gruppenmitglied kann die Idee für ein Coworking-Management-System vorschlagen. Wichtig ist jedoch, dass jedes Mitglied der Organisation mit dem System vertraut ist. In der Regel ist keine spezielle Schulung erforderlich, und eine große Anzahl von Personen kann das System problemlos gleichzeitig nutzen. Es könnte auch eine Unterteilung geben, die die Teilnehmer in Gruppen einteilt, sodass nur Personen mit gemeinsamen Interessen interagieren.
Wenn Sie als Manager nach dem optimalen Coworking-Management-System suchen, sprechen Sie mit Ihrem Entwickler und Ihren Kollegen. Als Geschäftsführer oder Administrator haben Sie die Kontrolle über alle notwendigen Systemkomponenten. Sie können Personen hinzufügen oder entfernen und anderen Administratoren die nötigen Verwaltungsrechte erteilen, um bestimmte Gruppen zu überwachen und zu verwalten, während Sie alles im Blick behalten. Ist das mühsam? Nein, ist es nicht. Mit dem Coworking-Management-System ist jede Managementebene ebenso einfach zu verwalten wie die Kommunikation.
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