İş yerindeki meslektaşlarınızla birlikte iş yapmayı denediniz mi, ancak ortak bir platform olmadığı için sonuçsuz kaldı mı? Birçok kuruluş, işlerini yapmak için her zaman fiziksel toplantılara güvenmek zorunda kaldıkları için ortak bir iletişim platformunun eksikliğinden muzdariptir. Ya da görmeden tipik masa başı toplantıları yapmanın bir yolu olsaydı? Ya da projeleri kullanmamanın, sorular sormanın ve dünyanın herhangi bir yerinden önerilerde bulunmanın bir yolu olsaydı? Evet, var! Ve bu da ortak çalışma yönetimi yazılımıdır. Yazılım çeşitli tiplerdedir ve bileşenler, her birinin ne yapabileceğine ve kuruluşun bunları kullanmak istediği amaçlara göre değişir.
Seçilecek ortak çalışma yazılımı türünü belirleyen faktörler Çeşitli ortak çalışma yazılımı türleri olduğu için, bir organizasyonun hangi tür ortak çalışma yazılımına yöneleceğini belirlemek için bazı faktörlerin dikkate alınması gerekir. Faktörler, elbette, organizasyonun sorunsuz bir şekilde çalışmasını ve kar elde edilmesini sağlamaktır.
Bu faktörlerden bazıları şunlardır:
- Kullanım Amacı
Kuruluşlar ihtiyaçları söz konusu olduğunda farklılıklar gösterir. Bunun nedeni değerlerinin, hedeflerinin ve kültürlerinin farklı olmasıdır. Bir kuruluş için adım adım raporlama gerekli görülmeyebilirken, bir diğeri için her çalışanın vermesi gereken temel geri bildirim olabilir. Bunun sonucunda, bu iki kuruluşun neye dayandıklarını belirleyip kar elde etmeleri için ihtiyaç duyacakları yazılımlar çok benzer olmayabilir. Bu iki kuruluşun amacı ve hedefi arasındaki fark, sonunda başarmayı umdukları şeyin tam olarak aynı olmadığı anlamına da gelir. Bu nedenle, aynı yazılımı başarılı bir şekilde kullanamayabilirler.
- Gerekli Özellikler
Bir giyim şirketi kesinlikle bir bankadan farklı bir ortak çalışma yazılımına ihtiyaç duyacaktır. Bunun nedeni ihtiyaç duydukları araçların/malzemelerin farklı olmasıdır. Bir banka daha fazla muhasebe ve hesaplamaya izin veren bir yazılıma ihtiyaç duyarken, giyim şirketi daha çok tasarım, çizim, eskiz, boyama ve benzeri şeylerle ilgilenecektir. Bu, aynı şeyi kullanamayabilecekleri gerçeğini ortaya çıkarır ve ortak çalışma yönetimi yazılımı seçerken dikkate alınması gereken bir faktör haline gelir. Kuruluşunuz çizimi destekleyen özelliklere ihtiyaç duymuyor mu? O zaman bunu eklemenize gerek olmayabilir. Ancak, başka bir şirketin bunu kendi yazılımlarına dahil etmiş olabileceğini unutmayın.
- Üyenin çalışma tarzı veya çalışma şekli
Bir organizasyonun seçeceği yönetim yazılım sisteminin türünü belirleyen bir diğer faktör de üyenin çalışma tarzıdır. İki organizasyon, tarzları farklı olduğu için aynı ortak çalışma yazılımını sorunsuz bir şekilde kullanamayabilir. Aşama A çalışanı – Süpervizör – Aşama B Çalışanları – Süpervizör- Aşama C çalışanı kullanan şirket A'yı, Aşama A Çalışanları- Aşama B Çalışanı- Aşama C çalışanı- Süpervizör kullanan başka bir şirket B'yi ele alalım; aynı yönetim yazılımını kullanmak zor olurdu. İlk şirket, bir sonraki Aşamaya geçilmeden önce süpervizörün veya yöneticinin her Aşamadaki sonucu görmesini sağlarken, diğeri projeyi göndermeden önce basitçe bitirir.
- Tekniklik
Bir organizasyonun işinin ne kadar teknik olduğu, kullanılacak yazılım yönetim sisteminin türünü belirleyen bir diğer faktör olabilir. Bazı organizasyonlar belirli bir alan veya alanda oldukları için oldukça tekniktir. Bu alanda ihtiyaç duyacakları şey, tamamen farklı bir gruptaki uzmanların ihtiyaç duyacağı şey olmayacaktır. Bu nedenle, geliştiriciyle oluşturulacak yazılım türü ve hizmet edeceği amaç hakkında bir görüşme yapılması gerekir. Harika bir ortak çalışma yazılımının oluşturulması için bunun dikkate alınması gerekir.
- Üyenin ihtiyacı
Herhangi bir gruptaki her üyenin farklı ihtiyaçları vardır ve ihtiyaçları teknik bilgi, grubun diğer üyeleriyle ilişkileri, işe karşı görüşleri veya tutumları gibi diğer şeylere dayanabilir. Bir organizasyon için planlama grubunu dolduran insan tipleri, başka bir organizasyon için planlama grubunu dolduran insanlarla aynı olmayabilir. Bu nedenle, farklı projelerden sorumlu kişilerin ihtiyaçları dikkate alınacaksa, aynı yazılım kullanılmayacaktır. Bir grupta İspanyolca konuşan biri olabilir ve bu nedenle iletişimi kolaylaştırmak için bir çeviri özelliğine ihtiyaç duyabilirken, diğeri tamamen İngilizce konuşan bir grup olabilir.
Her kuruluşun neden ortak çalışma yönetimi yazılımı kullanması gerekir?
Eğer kuruluşunuz için belirli bir ortak çalışma yazılımı türünü henüz seçmediyseniz, bunu yapmaktan çekinmemeniz için geçerli birkaç neden var.
1. Verimliliği artırır
Ortak çalışma yönetim sistemi kullanmanın birçok avantajı vardır ve bu avantajlardan biri de üretkenliği artırmaya yardımcı olmasıdır. Ortak çalışma yönetim sisteminin birçok bileşene sahip olması beklenir ve bu bileşenler işlerin yapılmasını sağlamak için birlikte çalışır. Ayrıca zamandan ve enerjiden tasarruf etmeye yardımcı olur, böylece çok fazla enerji veya dikkat eldeki projeye yönlendirilir ve başarısı için çok şey yapılır. Yönetim sistemi kullanıldığında projeler sorunsuz ve kolay bir şekilde ilerler ve belirlenen hedeflere kısa sürede ulaşılır.
2. İletişimi ve işbirliğini teşvik eder
Herhangi bir ortak çalışma yönetim sisteminin sahip olması beklenen temel özelliklerden biri çağrı özellikleridir. Bu özellik, üyelerin sesli biçimde veya ihtiyaç halinde video formatında iletişim kurmasını sağlar. Ayrıca, dünyanın herhangi bir yerinden toplantılar yapmalarına ve dosya paylaşabilmelerine olanak tanıyan bir özellik de olmalıdır. Bunlar, yazılımda bulunan iletişim için öne çıkan özelliklerden sadece birkaçıdır. İşbirliği için, her kuruluş neye ihtiyaç duyduğunu ve projelerinde nasıl el ele çalışacaklarını belirleyebilir.
3. Depolama ve kayıt tutmada yardımcı olur
Ortak çalışma yönetimi yazılımının kullanıcılarına sağladığı en iyi avantajlardan biri, çalışmalarını bulutta depolama seçeneğidir. Yani, geçen yıl veya beş yıl öncesinden fikirlere ihtiyacınız olduğunda, kaydedilmişse, bunları her zaman yazılımınız aracılığıyla alabilirsiniz. Bu seçenek, küçük bir aksaklığın değerli bilgilerin sonsuza dek kaybolmasına yol açabileceği geleneksel çalışma yöntemlerinde nadiren uygun fiyatlıdır. Referans, teslim veya diğer nedenlerle, her zaman bir yedeğinizin saklandığından emin olabilirsiniz.
4. Verimliliği artırır
Bir iş yerinde yönetim yazılımının varlığı verimliliği artırmaya yardımcı olur. Burada gecikmelere izin verilmez, çünkü her kişi dikkatine ihtiyaç duyulduğunda veya işe katkıda bulunma veya ekleme sırası geldiğinde bilgilendirilir. İşin yapılmasında izlenen belirlenmiş bir protokol var mı? O zaman tüm mevcut çalışanlar yankı uyandıran bir sonuç üretmek için bunu yapmak zorundadır. Yönetim veya protokolleri olmayan bir organizasyonla karşılaştırıldığında, bu sonuçları üretmek zor olacaktır. Elbette, kendilerinden beklenen görevleri yaparken fikirlerini ve görüşlerini dahil etmelerine izin verilir.
5. AIDS örgütünün büyümesi
Bir organizasyonun büyümesi büyük ölçüde üyelerine ve yaptıkları işe bağlıdır. Ve yukarıda listelenen her şeyden, bir ortak çalışma yönetim sistemine sahip olmanın faydası yalnızca işletmede değil, aynı zamanda çalışanların görevlerini verimli bir şekilde yerine getirme biçiminde ve bu görevlerin titizlikle yerine getirdikleri üründe veya sonuçlarda görülür. İyi bir ortak çalışma yönetim yazılımı yeterli şekilde kullanıldığında, şirketin hedeflerine ulaşırken büyümesi ve genişlemesi kaçınılmazdır.
Listelenenlerin dışında kullanıcıların elde edeceği daha birçok fayda var, ancak bunların hepsi şirketin yazılımdan ne istediğine bağlı.
Bir grubun herhangi bir üyesi ortak çalışma yönetim sistemi kullanma fikrini ortaya atabilir. Ancak, organizasyonun her üyesinin sisteme dahil olması esastır. Çoğu zaman, yönetim sistemi kullanılmadan önce özel bir eğitim gerekmez ve çok sayıda kişi aynı anda sorunsuz bir şekilde sistemi kullanabilir. Ayrıca, insanları gruplara ayıran ve yalnızca ortak ilgi alanlarına sahip kişilerin etkileşime girebildiği bir bölme de olabilir.
Eğer en iyi ortak çalışma yönetim sistemini arayan bir yöneticiyseniz, geliştiriciniz ve meslektaşlarınızla konuşabilirsiniz. Genel müdür veya yönetici olarak, sistemin tüm gerekli parçalarının kontrolüne sahip olabilirsiniz. Kişileri ekleyebilir veya kaldırabilir, siz her şeyi denetlerken diğerlerine belirli grupları izlemeleri ve yönetmeleri için yeterli yönetim yetkisi verebilirsiniz. Bunun sıkıcı olacağını mı düşünüyorsunuz? Hayır, değil. Ortak çalışma yönetim sistemiyle, her yönetim seviyesi iletişim gibi kolaylıkla yapılır.
_-_A_Complete_Guide.png)
