Έχετε προσπαθήσει ποτέ να ολοκληρώσετε τη δουλειά μαζί με τους συναδέλφους σας στη δουλειά, αλλά κατέληξε άκαρπη επειδή δεν υπήρχε κοινή πλατφόρμα; Πολλοί οργανισμοί υποφέρουν από αυτήν την έλλειψη κοινής πλατφόρμας επικοινωνίας που πρέπει να βασίζονται πάντα σε φυσικές συναντήσεις για να ολοκληρώσουν τη δουλειά τους. Τι γίνεται αν υπάρχει τρόπος να έχετε τυπικές συναντήσεις γύρω από το τραπέζι χωρίς να χρειάζεται να δείτε; Ή ένας τρόπος με τον οποίο μπορείτε να αχρηστεύσετε έργα, να κάνετε ερωτήσεις και να κάνετε προτάσεις από οπουδήποτε στον κόσμο; Υπάρχει! Και αυτό είναι το λογισμικό διαχείρισης συνεργασίας. Το λογισμικό είναι διαφόρων τύπων και τα στοιχεία ποικίλλουν, ανάλογα με το τι μπορεί να κάνει το καθένα και τους σκοπούς για τους οποίους θέλει να τα χρησιμοποιήσει ο οργανισμός.
Παράγοντες που καθορίζουν τον τύπο του λογισμικού συνεργασίας που θα επιλέξετε, καθώς υπάρχουν διάφοροι τύποι λογισμικού συνεργασίας, ορισμένοι παράγοντες πρέπει να ληφθούν υπόψη για να καθορίσει ένας οργανισμός το είδος του λογισμικού συνεργασίας που θα χρησιμοποιήσει. Οι παράγοντες, φυσικά, είναι να διασφαλίσουν ότι ο οργανισμός λειτουργεί ομαλά και ότι επιτυγχάνεται κέρδος.
Μερικοί από τους παράγοντες είναι:
- Σκοπός Χρήσης
Οι οργανισμοί έχουν διαφορές όσον αφορά τις ανάγκες τους. Αυτό συμβαίνει επειδή οι αξίες, οι στόχοι και η κουλτούρα τους διαφέρουν. Για έναν οργανισμό, η αναφορά βήμα προς βήμα μπορεί να μην θεωρείται απαραίτητη, ενώ για έναν άλλον, μπορεί να είναι βασική ανατροφοδότηση που πρέπει να δώσει κάθε εργαζόμενος. Ως αποτέλεσμα αυτού, το λογισμικό που θα χρειαστούν αυτοί οι δύο οργανισμοί μπορεί να μην είναι πολύ παρόμοιο εάν θέλουν να καθορίσουν τι στηρίζουν και να αποκομίσουν κέρδος. Η διαφορά μεταξύ του σκοπού και του στόχου αυτών των δύο οργανισμών σημαίνει επίσης ότι αυτό που ελπίζουν να επιτύχουν στο τέλος δεν είναι ακριβώς το ίδιο. Επομένως, ενδέχεται να μην μπορούν να χρησιμοποιήσουν το ίδιο λογισμικό με επιτυχία.
- Τα απαιτούμενα χαρακτηριστικά
Μια εταιρεία ρούχων θα απαιτήσει σίγουρα διαφορετικό λογισμικό συνεργασίας από μια τράπεζα. Αυτό συμβαίνει γιατί τα όργανα/υλικά που χρειάζονται είναι διαφορετικά. Μια τράπεζα χρειάζεται λογισμικό που επιτρέπει περισσότερη λογιστική και υπολογισμό, ενώ η εταιρεία ρούχων θα ασχολείται περισσότερο με το σχεδιασμό, το σχέδιο, το σκίτσο, τη ζωγραφική και άλλα παρόμοια. Αυτό αναδεικνύει το γεγονός ότι μπορεί να μην είναι σε θέση να χρησιμοποιήσουν το ίδιο πράγμα και γίνεται ένας παράγοντας που πρέπει να λαμβάνεται υπόψη όταν επιλέγετε λογισμικό διαχείρισης συνεργασίας. Ο οργανισμός σας δεν απαιτεί λειτουργίες που υποστηρίζουν το σχέδιο; Τότε μπορεί να μην χρειαστεί να το συμπεριλάβετε. Αλλά, κατανοήστε ότι κάποια άλλη εταιρεία μπορεί να το έχει συμπεριλάβει στη δική της.
- Στυλ εργασίας ή μοτίβο εργασίας του μέλους
Ένας άλλος παράγοντας που καθορίζει τον τύπο του συστήματος λογισμικού διαχείρισης που θα επιλέξει ένας οργανισμός είναι το στυλ εργασίας του μέλους. Δύο οργανισμοί ενδέχεται να μην μπορούν να χρησιμοποιήσουν το ίδιο λογισμικό συνεργασίας χωρίς περιπλοκές, επειδή τα στυλ διαφέρουν. Εξετάστε την εταιρεία Α που χρησιμοποιεί εργάτη Φάσης Α – Επόπτη – Εργαζόμενοι Φάσης Β – Εργαζόμενος Φάσης Γ, σε μια άλλη εταιρεία Β που χρησιμοποιεί Εργάτες Φάσης Α – Εργαζόμενος Φάσης Β – Εργαζόμενος Φάσης Γ – Επόπτης. θα ήταν δύσκολο να χρησιμοποιήσετε το ίδιο λογισμικό διαχείρισης. Η πρώτη εταιρεία διασφαλίζει ότι ο επόπτης ή ο διευθυντής βλέπει το αποτέλεσμα από κάθε Φάση πριν μεταφερθεί η επόμενη Φάση, ενώ η άλλη απλώς τελειώνει το έργο πριν το στείλει.
- Τεχνικότητα
Το πόσο τεχνικό είναι το έργο ενός οργανισμού θα μπορούσε να είναι ένας άλλος παράγοντας που καθορίζει τον τύπο του συστήματος διαχείρισης λογισμικού που θα χρησιμοποιηθεί. Ορισμένοι οργανισμοί είναι αρκετά τεχνικοί καθώς ασχολούνται με έναν συγκεκριμένο τομέα ή τομέα. Αυτό που θα απαιτούσαν σε αυτόν τον τομέα δεν θα είναι απολύτως αυτό που θα απαιτήσουν οι ειδικοί από μια διαφορετική ομάδα. Επομένως, πρέπει να υπάρξει μια συζήτηση με τον προγραμματιστή σχετικά με τον τύπο του λογισμικού που θα κατασκευαστεί και τον σκοπό που θα εξυπηρετήσει. Για να κατασκευαστεί εξαιρετικό λογισμικό συνεργασίας, αυτό πρέπει να ληφθεί υπόψη.
- Ανάγκη μέλους
Κάθε μέλος σε οποιαδήποτε ομάδα έχει διαφορετικές ανάγκες και οι ανάγκες του μπορεί να βασίζονται στις γνώσεις του σχετικά με την τεχνική, τη σχέση του με άλλα μέλη της ομάδας, τη γνώμη ή τη στάση εργασίας του, μεταξύ άλλων. Το είδος των ατόμων που συμπληρώνουν την ομάδα προγραμματισμού για έναν οργανισμό, μπορεί να μην είναι τα ίδια με αυτά που συμπληρώνουν την ομάδα προγραμματισμού για έναν άλλο οργανισμό. Επομένως, εάν πρέπει να ληφθούν υπόψη οι ανάγκες των ανθρώπων που έχουν αναλάβει τα διάφορα έργα, τότε δεν θα χρησιμοποιηθεί το ίδιο λογισμικό. Μια ομάδα μπορεί να έχει έναν ομιλητή των Ισπανών και επομένως χρειάζεται μια δυνατότητα μετάφρασης για να διευκολύνει την επικοινωνία, ενώ η άλλη μπορεί να είναι μια ομάδα που μιλάει αποκλειστικά αγγλικά.
Γιατί κάθε οργανισμός πρέπει να χρησιμοποιεί λογισμικό διαχείρισης συνεργασίας
Εάν δεν έχετε ακόμη επιλέξει έναν συγκεκριμένο τύπο λογισμικού συνεργασίας για τον οργανισμό σας, τότε ακολουθούν ορισμένοι βάσιμοι λόγοι για τους οποίους δεν πρέπει να διστάσετε να το κάνετε.
1. Αυξάνει την παραγωγικότητα
Η χρήση ενός συστήματος διαχείρισης συνεργασίας έχει πολλά πλεονεκτήματα και ένα από αυτά τα οφέλη είναι ότι βοηθά στη βελτίωση της παραγωγικότητας. Ένα σύστημα διαχείρισης συνεργασίας αναμένεται να έχει πολλά εξαρτήματα και αυτά τα στοιχεία συνεργάζονται για να διασφαλίσουν ότι οι εργασίες θα ολοκληρωθούν. Βοηθά επίσης στην εξοικονόμηση χρόνου και ενέργειας, έτσι ώστε πολλή ενέργεια ή προσοχή να εκτραπεί στο υπό εξέταση έργο και να γίνουν πολλά για να εξασφαλιστεί η επιτυχία του. Τα έργα κινούνται ομαλά και εύκολα όταν χρησιμοποιείται το σύστημα διαχείρισης και οι στόχοι που έχουν τεθεί επιτυγχάνονται σε ελάχιστο χρόνο.
2. Ενθαρρύνει την επικοινωνία και τη συνεργασία
Ένα από τα βασικά χαρακτηριστικά που αναμένεται να έχει οποιοδήποτε σύστημα διαχείρισης συνεργασίας είναι οι δυνατότητες κλήσης. Αυτή η δυνατότητα επιτρέπει στα μέλη να επικοινωνούν σε μορφή ήχου ή ακόμα και σε μορφή βίντεο εάν υπάρχει ανάγκη. Θα πρέπει επίσης να υπάρχει μια δυνατότητα που τους επιτρέπει να έχουν συσκέψεις οπουδήποτε στον κόσμο ενώ θα μπορούν να μοιράζονται αρχεία. Αυτά είναι μόνο μερικά από τα κύρια σημεία επικοινωνίας που υπάρχουν στο λογισμικό. Για τη συνεργασία, κάθε οργανισμός μπορεί να καθορίσει τι χρειάζεται και πώς θα εργαστεί χέρι-χέρι στα έργα του.
3. Βοηθά στην αποθήκευση και την τήρηση αρχείων
Ένα από τα καλύτερα οφέλη που προσφέρει στους χρήστες του ένα λογισμικό διαχείρισης συνεργασίας είναι η δυνατότητα αποθήκευσης των έργων τους στο cloud. Έτσι, όπου χρειάζεστε ιδέες από πέρυσι ή πριν από πέντε χρόνια, μπορείτε πάντα να τις λάβετε μέσω του λογισμικού σας, εάν είναι αποθηκευμένο. Αυτή η επιλογή είναι σπάνια οικονομικά προσιτή στα παραδοσιακά μέσα λειτουργίας, όπου μια μικρή αναστάτωση μπορεί να οδηγήσει στην απώλεια πολύτιμων πληροφοριών για πάντα. Για λόγους αναφοράς, παράδοσης ή για άλλους λόγους, μπορείτε πάντα να είστε βέβαιοι ότι έχετε αποθηκευμένο αντίγραφο ασφαλείας.
4. Βελτιώνει την αποτελεσματικότητα
Η παρουσία λογισμικού διαχείρισης σε έναν χώρο εργασίας συμβάλλει στη βελτίωση της αποτελεσματικότητας. Εδώ, δεν επιτρέπονται καθυστερήσεις, καθώς κάθε άτομο λαμβάνει ειδοποίηση όταν χρειάζεται η προσοχή του ή όταν είναι η σειρά του να συνεισφέρει ή να προσθέσει στη δουλειά του. Υπάρχει ένα καθορισμένο πρωτόκολλο που τηρείται για την εκτέλεση της εργασίας; Στη συνέχεια, όλοι οι παρόντες εργαζόμενοι πρέπει να το κάνουν και να το ακολουθήσουν για να παράγουν ένα ηχηρό αποτέλεσμα. Σε σύγκριση με έναν οργανισμό χωρίς διαχείριση ή πρωτόκολλα, η παραγωγή αυτών των αποτελεσμάτων θα ήταν δύσκολη. Φυσικά, επιτρέπεται να περιλαμβάνουν τις ιδέες και τις απόψεις τους όταν εκτελούν τα καθήκοντα που αναμένουν από αυτούς.
5. Βοηθά την ανάπτυξη του οργανισμού
Η ανάπτυξη ενός οργανισμού εξαρτάται πολύ από τα μέλη του και τη δουλειά που κάνουν. Και από όλα όσα αναφέρθηκαν παραπάνω, το όφελος από την ύπαρξη ενός συστήματος διαχείρισης συνεργασίας φαίνεται όχι μόνο, όχι μόνο στην επιχείρηση, αλλά στον τρόπο με τον οποίο οι εργαζόμενοι εκτελούν τα καθήκοντά τους αποτελεσματικά και, στο προϊόν ή στα αποτελέσματα αυτών των εργασιών που εκτελούν με επιμέλεια. Όταν χρησιμοποιείται επαρκώς ένα καλό λογισμικό διαχείρισης συνεργασίας, είναι αναπόφευκτο ότι η εταιρεία θα αναπτυχθεί και θα επεκταθεί ενώ θα είναι σε θέση να πετύχει τους στόχους της.
Υπάρχουν πολλά άλλα πλεονεκτήματα που μπορούν να αποκομίσουν οι χρήστες, εκτός από τα αναφερόμενα, αλλά όλα εξαρτώνται από το τι θέλει η εταιρεία να κάνει το λογισμικό τους.
Οποιοδήποτε μέλος μιας ομάδας θα μπορούσε να προτείνει την ιδέα χρήσης ενός συστήματος διαχείρισης συνεργασίας. Ωστόσο, είναι σημαντικό κάθε μέλος του οργανισμού να είναι στο σύστημα. Τις περισσότερες φορές, δεν απαιτείται εξειδικευμένη εκπαίδευση για να μπορέσει να χρησιμοποιηθεί το σύστημα διαχείρισης και ένας μεγάλος αριθμός ατόμων μπορεί να χρησιμοποιήσει το σύστημα ταυτόχρονα χωρίς προβλήματα. Θα μπορούσε επίσης να υπάρξει μια διαίρεση, η οποία χωρίζει τους ανθρώπους σε ομάδες, έτσι ώστε μόνο άτομα με αμοιβαία ενδιαφέροντα να μπορούν να αλληλεπιδρούν.
Εάν είστε διευθυντής που αναζητά τον καλύτερο τύπο συστήματος διαχείρισης συνεργασίας, μπορείτε να μιλήσετε με τον προγραμματιστή και τους συναδέλφους σας. Ως γενικός διευθυντής ή διαχειριστής, μπορείτε να έχετε τον έλεγχο όλων των απαραίτητων τμημάτων του συστήματος. Μπορείτε να προσθέσετε ή να αφαιρέσετε άτομα, να δώσετε σε άλλους αρκετή εξουσία διαχείρισης για να παρακολουθούν και να διαχειρίζονται ορισμένες ομάδες ενώ επιβλέπετε όλα αυτά. Πιστεύετε ότι θα είναι κουραστικό; Όχι, δεν είναι. Με το σύστημα διαχείρισης συνεργασίας, κάθε επίπεδο διαχείρισης γίνεται με ευκολία, όπως και η επικοινωνία.