¿Qué es el espacio de oficinas compartido?

ÍÍNDICE

• es un espacio de trabajo colaborativo (coworking)?
• es la diferencia entre una oficina tradicional y un espacio de trabajo colaborativo (coworking)?
• les son los diferentes tipos de espacios de oficinas compartidos?
• ¿Quién debería utilizar un espacio de trabajo colaborativo (coworking)?
• hay que tener en cuenta antes de elegir un espacio de trabajo colaborativo (coworking)?
• Ten en cuenta estos aspectos si el diseño de un espacio de oficinas compartido es esencial para ti
• les son los beneficios de los espacios de trabajo compartidos para los empleados?
• Ventajas de un espacio de trabajo colaborativo (coworking)
• les son las desventajas de un espacio de trabajo colaborativo (coworking)?
• as optar por el trabajo colaborativo o no?
• Los espacios de oficinas compartidos son el futuro del trabajo

El espacio de oficinas compartido, también conocido como espacio de trabajo colaborativo (coworking), es una estación de trabajo que se alquila por aquellas personas que trabajan a distancia. Los usuarios de los espacios de oficinas compartidos incluyen, entre otros, a propietarios de startups, freelancers, consultores, trabajadores a distancia y trabajadores independientes (gig workers) que carecen de un espacio central de oficinas. 

También se refiere a una oficina gestionada de trabajo colaborativo (coworking) o serviced office (oficina con servicios). Se trata de un lugar de trabajo más grande que muchas personas pueden alquilar. El espacio cuenta con instalaciones disponibles que se incluyen en el alquiler. Mientras los propietarios de estos espacios compartidos consiguen dinero por estas oficinas, los trabajadores a distancia obtienen todas las ventajas que vienen con un espacio de oficinas. 

El espacio de oficinas compartido cuenta con todo lo necesario para el trabajo, como internet, impresoras, mobiliario y líneas de teléfono, entre otros. Además, el anfitrión suele utilizar una licencia que permite a los usuarios utilizar el espacio sin tener que proporcionar al arrendatario la protección de un alquiler. También ofrece la flexibilidad de los contratos a corto plazo. 

¿Qué es un espacio de trabajo colaborativo (coworking)?

Un espacio de oficinas compartido funciona como una membresía que permite a los usuarios suscribirse durante el período de tiempo que quieran utilizar dicho espacio. Esto es diferente de una oficina tradicional, en la que los usuarios utilizan el espacio de la empresa y trabajan para esta. 

Por el contrario, en los espacios de trabajo colaborativo (coworking), los usuarios son profesionales de distintas procedencias y empresas, y trabajan para varias empresas. También pagan membresías para acceder a los espacios de trabajo compartidos. 

Lee más:Cómo funciona la membresía de un espacio de trabajo colaborativo (coworking). Una guía completa.

¿Cuál es la diferencia entre una oficina tradicional y un espacio de trabajo colaborativo (coworking)?

Con el futuro del trabajo, muchos espacios de oficinas tradicionales están desapareciendo con la llegada de los espacios modernos de trabajo colaborativo (coworking). Estas son las diferencias entre ambos espacios:

• Una oficina tradicional ofrece escritorios individuales y aumenta la privacidad y la concentración. 
• Muchos espacios de trabajo colaborativo (coworking) cuentan con distintos escritorios de trabajo y lugares para ayudarte a cambiar el entorno de los trabajadores. 
• Una oficina tradicional utiliza un horario de nueve a cinco, que proporciona algo más familiar y estructurado. Esto es distinto en los espacios de trabajo colaborativo (coworking), ya que los horarios de trabajo son muy flexibles y ofrecen más autonomía a los usuarios. 
• Los espacios de trabajo tradicionales limitan la interacción de los trabajadores. Un espacio moderno de trabajo colaborativo (coworking) aumenta las conversaciones en la oficina, fomentando el networking. 
• Los espacios de trabajo tradicionales son más caros de mantener y dirigir. Por su parte, los espacios compartidos de oficinas son más económicos, ya que solo tienes que pagar por lo que uses. 

¿Cuáles son los diferentes tipos de espacios de oficinas compartidos?

Existen distintos tipos de espacios compartidos de oficinas. Tu elección debería estar relacionada con el tipo de trabajo que realices y el ambiente que necesites. 

Los diferentes tipos de espacios compartidos de oficinas incluyen:

Escritorio fijo en un espacio compartido o estación de trabajo

Dependiendo de cada oficina y de los arrendatarios, cada espacio compartido incluye un escritorio y/o suites privadas. Sin embargo, el número de muebles disponibles y de oficinas privadas depende del tipo de espacio compartido disponible. 

Si se ofrece un escritorio compartido a los usuarios, estos pueden convertirlo en su estación de trabajo. La mayoría de veces, estos escritorios cuentan con un espacio de almacenamiento que se puede cerrar con llave para tu uso personal. 

Puedes dejar tus pertenencias en tu escritorio y espacio durante el tiempo que dure tu membresía y quitarlos cuando esta caduque. 

El escritorio compartido es un tipo popular de espacio compartido de oficina y también es más caro. Sin embargo, puedes compartir otras zonas comunes y disfrutar de otras instalaciones. 

Esta es una opción más popular, ya que la mayoría de las personas quieren un lugar fijo para su vida laboral y no tener que cambiar de mesa y espacio cada día. 

Oficina privada

Por otro lado, las oficinas privadas pueden alojar una oficina individual, una sola planta con diferentes oficinas, salas de conferencias, salas de reuniones y áreas abiertas. 

Una oficina privada te ofrece la privacidad necesaria para tu trabajo y solo tú puedes acceder a ella. Por lo que si buscas confidencialidad y seguridad, puede que una oficina privada sea lo mejor. Este tipo de oficina se está volviendo cada vez más popular, ya que también puedes disfrutar de instalaciones comunes. 

¿Quién debería utilizar un espacio de trabajo colaborativo (coworking)?

Echando un vistazo al futuro del trabajo y lo que va a deparar para los profesionales, las personas de diferentes procedencias pueden utilizar un espacio de trabajo colaborativo (coworking). Desde freelancers a equipos pequeños, startups y emprendedores, incluso aquellos que trabajen a distancia. 

Sin embargo, los tipos de personas que están utilizando los espacios de trabajo colaborativo (coworking) están aumentando, desde activistas a artistas, desde profesionales de la tecnología a organizaciones sin ánimo de lucro. 

Ya que las ventajas de los espacios de trabajo colaborativo (coworking) siguen amenazando a las empresas grandes, estas también están apoyando esta tendencia. Muchas empresas grandes están moviendo a algunos de sus trabajadores a distancia a estos espacios. 

¿Qué hay que tener en cuenta antes de elegir un espacio de trabajo colaborativo (coworking)?

Quizás te estés preguntando si una oficina compartida es ideal para ti. Para tomar una decisión, lo mejor es reflexionar acerca de varios factores. 

Tienes que saber por qué necesitas un espacio de trabajo colaborativo (coworking)

Tienes que hacerte varias preguntas para saber si necesitas un espacio de oficina compartido. Comprender las necesidades básicas de tu trabajo te ayudará a saber qué tipo de espacio de trabajo colaborativo (coworking) necesitas.

¿Te preocupa el networking (práctica que busca aumentar una red de contactos)?

Una de las grandes ventajas de un espacio de trabajo colaborativo (coworking) es que te ofrece la oportunidad de conocer a profesionales de distintas procedencias. 

Esto significa que, a la hora de elegir un espacio de trabajo colaborativo (coworking), deberías tener en cuenta los tipos de miembros que tiene. 

Muchas oficinas compartidas tienen miembros de distintas profesiones, mientras que otras solo cuentan con profesionales de un sector específico. Por esta razón, lo mejor es asegurarte de esto antes de tomar una decisión. 

¿Cuál es el precio?

Ya tienes tu presupuesto y estás dispuesto a invertirlo en un espacio de trabajo colaborativo (coworking). Lo siguiente que deberías hacer es preguntar y confirmar el precio del espacio que estés considerando. 

Puedes confirmar esto al echar un vistazo a la página web de dicho espacio, llamando a la empresa o mediante una llamada telefónica. 

Estos precios varían de un lugar de trabajo a otro, y de una instalación o tipo de espacio de oficina compartido. Algunas suscripciones ofrecen acceso ilimitado a tu propia oficina privada y una ocupación máxima de hasta 8 personas. 

Deberías echar un vistazo a los planes disponibles y elegir el que mejor funcione para ti. 

¿Qué instalaciones necesitas?

Hay algunos servicios básicos que cada oficina compartida debe tener, mientras que otros vienen determinados según tu suscripción. Estos son servicios adicionales que te permiten trabajar mejor. Algunos de los servicios o instalaciones básicas e indispensables son: 

• Hot desks (o escritorios compartidos; este término se refiere a la utilización de los escritorios por distintas personas en diferentes momentos). 
• Dedicated desks (escritorio fijo en un espacio compartido). 
• Internet de alta velocidad. 
• Ordenadores
• Salas de reuniones
• Cocina
• Recepcionista
• Área de descanso

Otras 

• Zonas para eventos grandes
• Oficinas privadas
• Espacio de almacenamiento
• Programas de business coaching
• Algunos equipos especializados como software especiales
• Planes de seguros de salud

Ten en cuenta las instalaciones antes de tomar una decisión. 

Ten en cuenta estos aspectos si el diseño de un espacio de oficinas compartido es esencial para ti

Si tienes en cuenta una primera impresión excelente, entonces deberías comprobar la localización, el diseño y lo que el diseño comunica. 

Si estos aspectos son importantes para ti, tendrías que echar un vistazo a espacios con diseños que se ajusten a tus necesidades. 

Algunos diseños y servicios vienen con un precio más elevado. Comprender esto te ayudará a tomar una decisión racional. 

Sin embargo, si necesitas solo un lugar para trabajar, puedes ahorrar bastante al elegir un espacio según sus servicios, en vez de su apariencia. 

Lee más:Ideas de diseños de espacios de trabajo cooperativo (coworking) para tener éxito.

¿Cuáles son los beneficios de los espacios de trabajo compartidos para los empleados?

Utilizar un espacio de trabajo colaborativo (coworking) te alejará de tu casa y te ofrecerá mucho más ambiente que trabajar en una oficina corporativa.

Como empleado, te beneficiarás de lo siguiente:

• Obtendrás un espacio de oficina listo para ser utilizado que te permitirá trabajar con más rapidez. 
• Disfrutarás de la libertad de la flexibilidad, ya que no tendrás que preocuparte de conseguir los servicios básicos necesarios para tu jornada de trabajo. 
• Disfrutarás de una comunidad de profesionales, donde podrás hacer contactos y fomentar relaciones con personas similares a ti. 
• Podrás explorar diferentes oportunidades y colaborar con la red que conozcas para impulsar aún más tu trabajo o hacerlo más fácil. 
• Aumenta las interacciones entre los empleados al ofrecer una cultura de trabajo dinámica dentro del espacio. 
• Ahorras dinero solo al pagar por lo que uses, en vez de pagar por todo el espacio. Estos planes flexibles se adaptarán a tus necesidades. 

Ventajas de un espacio de trabajo colaborativo (coworking)

Suscribirse a un plan de un espacio de trabajo colaborativo (coworking) tiene varias ventajas. Si te estás preguntando cuáles son, sigue leyendo. 

Existe una comunidad, por lo que no te sentirás aislado

Trabajar desde casa puede ser algo solitario y limita de algún modo las ideas y la interacción con tus compañeros. Un espacio de trabajo colaborativo (coworking) te ofrece esto. Además, te ofrece una comunidad de profesionales que quizás pertenezcan a tu sector y que te ayuden a generar ideas. 

Lee más:¿Qué es el desarrollo de una comunidad en el trabajo colaborativo (coworking)? Una guía sencilla.

Menos gastos para tu negocio

Utilizar un espacio de trabajo colaborativo (coworking) te ayudará a compartir los costes de tu startup o negocio. Por ejemplo, te puedes olvidar de alquilar un apartamento o un espacio de oficinas. 

Esto te ayudará a minimizar tu presupuesto al pagar solo por el espacio que vayas a usar. 

Tu negocio obtiene un aspecto más profesional

Hay un cierto tipo de psicología que viene con un espacio de oficina compartido. Ofrece a tu negocio un toque profesional. Esto significa que si tienes que reunirte con clientes a menudo y físicamente, tu apariencia profesional cambiará significativamente para ellos. 

Esta imagen percibida quizás te ayude a cerrar más acuerdos. 

Hay más flexibilidad en tu rutina

Puedes disfrutar de la flexibilidad que supone alquilar un espacio de oficinas en vez de crear uno. No es necesario firmar alquileres para todo el año ni conseguir el equipo necesario. 

Disfruta de cancelaciones flexibles en las membresías

Puedes cancelar las suscripciones en cualquier momento sin incurrir en multas para tu espacio moderno de oficinas. 

Obtienes un espacio de trabajo colaborativo

Utiliza el espacio de trabajo para llevar a cabo proyectos grandes y generar ideas. El espacio de trabajo compartido te permitirá trabajar en tus propios términos. 

También te permite acceder a los recursos del espacio de trabajo en un entorno profesional. 

Se trata de un modelo muy bonito. Gracias a los espacios de trabajo colaborativos, las empresas se beneficiarán al conservar sus inmuebles. Esto aumenta el uso del espacio. 

¿Cuáles son las desventajas de un espacio de trabajo colaborativo (coworking)?

No estarás seguro de la cultura de trabajo o laboral con la que te encontrarías

Compartir un espacio de trabajo colaborativo (coworking) te expone a otros negocios. Por desgracia, esta exposición significa tener que interactuar frente a frente con diferentes culturas de trabajo que puede que no sean ideales para ti. 

Para evitar esto, antes de tomar una decisión, lo mejor es que descubras la cultura de trabajo del espacio compartido al que pretendas suscribirte. 

Tendrás que combatir las distracciones

Hay muchas posibilidades de que te distraigas por culpa de los demás usuarios del espacio de trabajo colaborativo (coworking). 

Esto se debe a que no sabes qué tipo de trabajo o de negocios están haciendo los demás usuarios del espacio. 

Puede que tengas que optar por una oficina privada, que es más cara que un escritorio personal. 

Siempre habrá problemas logísticos

Utilizar un espacio de trabajo colaborativo (coworking) puede limitar la colaboración que necesitan los miembros de tu equipo. 

Puede que no puedan sentarse siempre para compartir y generar ideas, dificultando el trabajo. 

A su vez, si tienes que hablar acerca de una idea repentina, puede que tengan que irse a otro entorno distinto para hacerlo. 

Muchas oficinas compartidas no ofrecen mucho espacio de almacenamiento. Esto limita el número de cosas que puedes guardar en el trabajo, lo que te forzará a llevar más bolsas para otros eventos después del trabajo. 

Acceder a los espacios compartidos puede llevar demasiado tiempo

Puede que no siempre encuentres un espacio de trabajo colaborativo (coworking) en un buena localización, lo que te dificultará el acceso a ella todos los días. 

Esto puede impactar en tu productividad general y en tu vida laboral. 

¿Deberías optar por el trabajo colaborativo o no?

Si no estás seguro de utilizar un espacio de trabajo colaborativo (coworking), ten en cuenta lo siguiente: 

• Las personas que utilizan los espacios de trabajo colaborativo (coworking) realizan una rutina ideal y flexible. 
• Tienen más control sobre su tiempo y recursos. 
• Conocen fácilmente a personas de distintas procedencias. 
• Pueden generar rápidamente ideas para ayudarles a trabajar mejor y escalar sus negocios. 
• Lo encuentran en una empresa sostenible, ya que fomenta la sostenibilidad ambiental y la longevidad de los empleados. 

Los espacios de oficinas compartidos son el futuro del trabajo

Los espacios de trabajo colaborativo (coworking) son, definitivamente, el futuro del trabajo. Ofrecen algo atractivo y flexibilidad. El mundo se está adaptando a estos espacios gradualmente, ya que a muchos les gusta el ambiente casual e informal que ofrecen. 

Muchos freelancers se están adaptando también a estos espacios, ya que quieren librarse de las demandas emocionales de una oficina corporativa.