En cada sector de la gestión hotelera se aplican diversas técnicas para garantizar el crecimiento del negocio y la atención al huésped. Asimismo, a la hora de elegir el mejor software de contabilidad, se consideran e implementan diversos aspectos. Estos aspectos pueden afectar a todos los sectores de la gestión hotelera, pero también pueden ser específicos de algunos. Un aspecto fundamental a considerar son las características que incluirá el software. Estas características ayudan a guiar a los usuarios y gerentes de hotel sobre lo que pueden lograr con el software.
11 características imprescindibles del software de contabilidad (palabra clave secundaria)
Al igual que muchos otros sectores, el software de contabilidad para hostelería debe ayudar al hotel a ahorrar costes y tiempo, y demostrar su eficiencia en los cálculos y la presupuestación. Además, debe ser seguro y estar orientado al uso hotelero. Además, debe ser de fácil acceso y permitir el análisis de ingresos y servicios, incluyendo los que han generado las cifras más altas y más bajas, así como los servicios y los diversos factores o temporadas que han afectado a su uso. De esta forma, la dirección del hotel puede saber dónde centrarse y qué tipo de innovación implementar para mejorar el servicio. En esencia, debe servir de guía para ayudar al hotel a tomar decisiones que beneficien a los clientes.
Para lograr todo esto, el software debe contar con ciertas características. Algunas de ellas se enumeran a continuación.
1. Funciones de gestión de relaciones
Uno de los objetivos principales de los hoteles en el sector hotelero es garantizar la satisfacción de sus clientes y que obtengan lo que desean a largo plazo. Por ello, una de las características que debe poseer un software de contabilidad para hotelería es la capacidad de fomentar esta relación. Debe ser capaz de mantener registros que ayuden al hotel a forjar una relación con los clientes más allá de un contacto puntual. También debe ser capaz de almacenar registros contables que puedan utilizarse para investigación o marketing enfocados en fortalecer la relación hotelero-cliente. Por ejemplo, si un hotel considera que el zumo de naranja se vende más que el de manzana durante el verano, al comprobarlo a través de las cuentas, estará preparado y abastecido para las próximas temporadas. Incluso podría ofrecer variedades para impulsar el negocio y entretener a los clientes.
2. Funciones de colaboración
A pesar de ser un software de contabilidad para hostelería, debe ser capaz de conectarse con otros departamentos y colaborar con ellos. Los departamentos de marketing, publicidad e incluso limpieza del hotel necesitan información mutua. Por lo tanto, es fundamental que cada software pueda transmitir los mensajes de su análisis y deducción a otro departamento, que podría resultarles útil. Esto debe ser rápido y preciso. De esta manera, el punto de intercambio o conexión es el punto donde se garantiza la satisfacción del cliente.
3. Automatización e integración
Otras características esenciales que debe tener un software de contabilidad para hostelería son la automatización y la integración. En primer lugar, una de las ventajas de usar software es que proporciona automatización. Por lo tanto, un software de contabilidad para hostelería será inútil si no puede realizar las actividades básicas automáticamente. También es necesario que el software pueda integrar otras funciones esenciales para el mantenimiento del negocio hotelero. Debe permitir la comunicación con otros complementos, lo que facilitaría su funcionamiento. Un software de contabilidad único para hostelería podría no ser eficaz ni funcionar correctamente.
4. Funciones de informes
Al igual que las funciones de gestión de relaciones, el software de contabilidad para hostelería debe incluir una función de informes que ayude al gerente a comprender cierta información a simple vista. Debe monitorizar las tendencias, compras, caprichos y gastos a medida que fluctúan en el sector hotelero. ¿Han estado los clientes evitando una habitación en particular durante meses? El informe o las compras realizadas en esa habitación seguramente estarán por debajo, lo que alertará a la gerencia sobre ciertas irregularidades. A partir de los informes, se puede decir y hacer mucho para mejorar.
5. Función de monitoreo de reservas
Además de las funciones básicas de contabilidad, el software de contabilidad para hostelería también podría incluir la función de reservas. Esto facilita aún más la gestión, ya que integra dos procesos en un establecimiento. Los usuarios pueden reservar una habitación y pagar al mismo tiempo, lo que facilita el seguimiento de la procedencia de cada pago. De esta forma, la administración puede calcular los ingresos totales por reservas cuando sea necesario. Además de la función de reservas de hotel, se pueden incluir otras funciones que permiten a los clientes pagar por los servicios. Esta es una de las ventajas del software.
6. Una buena interfaz
Un software de contabilidad para hostelería no estaría completo sin un panel de control importante, así como otras interfaces. Su función es simplificar todo el proceso de uso del software. ¿De qué sirve un software si su uso es complicado? Para que el software logre su objetivo de ser fácil de usar y ahorrar tiempo, se requiere una interfaz excelente. Cuando está disponible, navegar entre secciones y realizar actividades no requiere demasiada energía ni conocimientos técnicos.
7. Funciones de seguimiento de gastos
Al intentar satisfacer a los clientes, la gerencia del hotel no debe olvidarse de cuidar también del hotel. Por eso es necesario contar con una función de control de gastos. Se monitorea el gasto en reparaciones, el salario de los trabajadores, los reemplazos realizados, las compras y otros aspectos importantes para ayudar a la gerencia a tomar decisiones y evitar pérdidas.
8. Funciones de presupuesto
Ya sea para comida, toallas u otros artículos, el software de contabilidad para hostelería debe ser capaz de facilitar la presupuestación. Esto se logra utilizando información de años anteriores. ¿Cuánta comida se consume habitualmente en una época específica del año, qué tipo o cantidad de comida se desperdicia, cuándo se modificó el menú y cómo afectó esto a los ingresos? Si el software puede responder a todas estas preguntas, entonces puede utilizarse fácilmente para la presupuestación. De hecho, incluso puede servir como medio para realizar el inventario de bienes. En definitiva, la función de presupuestación ayudará a lograr el máximo control sobre el desperdicio o los gastos innecesarios incurridos en la gestión hotelera.
9. Funciones de accesibilidad
Una de las muchas características que debe tener el software de contabilidad para hostelería es la posibilidad de acceder a él en cualquier momento y desde cualquier lugar. Para ello, es necesario añadir funciones que lo permitan. El software no puede diseñarse para que solo sea accesible desde un sistema en un lugar específico. Por supuesto, la labor del desarrollador es fundamental, pero es necesario que la dirección del hotel destaque sus necesidades y las capacidades del software. Las partes interesadas deben poder usarlo y evitar el estrés de las esperas.
10. Características de seguridad
Para protegerse contra el acceso no autorizado y prevenir ataques, se deben implementar funciones que garanticen la seguridad del software. Quienes no conocen el funcionamiento del software lo ponen en riesgo, ya que pueden eliminar información importante que podría ser útil con el tiempo. Por lo tanto, la mejor manera de minimizar los accidentes es contar con un sistema de seguridad sólido. Solo las personas con acceso podrán acceder a los datos disponibles. También se pueden realizar copias de seguridad en la nube para garantizar un recurso de respaldo en caso de fallo.
11. Planificación y previsión eficaces
Con muchas de las funciones, como la presupuestación y la gestión de relaciones, un hotel debería poder planificar su futuro o establecer objetivos para el próximo año. Al revisar los informes, se deberían detectar fácilmente las deficiencias para poder corregirlas y planificar el futuro. Por supuesto, el proceso de obtención de resultados no debería ser laborioso, ya que es un aspecto importante.
Beneficios de usar software de contabilidad para la hostelería
El desarrollo de software de contabilidad basado en la nube para ayudar a los proveedores de hotelería con la gestión de ingresos es el resultado de la tendencia actual en las soluciones de gestión empresarial hacia la nube.
Además de todas las características mencionadas anteriormente, el software de contabilidad en la nube también tiene estas ventajas:
Gestión de los costes de alimentación
Si no se controla cuidadosamente, el consumo y el desperdicio de alimentos pueden generar costos significativos.
Algunos programas de contabilidad tienen funciones de previsión y presupuestación que permiten a los gerentes anticipar demandas, ocasiones especiales o modificaciones del menú en función de las diferencias entre el uso previsto y el real de los ingredientes, el deterioro, los pedidos realizados por error y otras ineficiencias.
Un componente de control de gastos de alimentación incorporado al sistema de contabilidad es crucial para los hoteles que tienen comedores o brindan servicios de catering y bebidas.
Comodidad y precisión
La preparación de facturas, extractos de cuenta y nóminas está automatizada mediante una solución contable de última generación, lo que las hace considerablemente más controlables y precisas. Todos los cálculos posteriores serán impecables si los datos se introducen correctamente, eliminando así los errores manuales habituales.
Facilidad de uso
El tiempo de adaptación de los profesionales de la contabilidad a la nueva tecnología se acorta drásticamente gracias a la facilidad de uso del software de contabilidad actual, que cuenta con fórmulas y una interfaz de usuario similar a varias herramientas de análisis financiero estándar.
Accesibilidad desde cualquier lugar y en cualquier momento
Sin importar el tamaño del negocio hotelero, el software de contabilidad en la nube es la opción preferida debido a su plan de pago personalizable y la disponibilidad de información de alta calidad en tiempo real desde cualquier dispositivo móvil.
Rendimiento y eficacia
El departamento de contabilidad funcionará a un ritmo mucho mayor, con mayor precisión y con mayor producción debido a su capacidad para automatizar operaciones manuales.
Los hoteleros innovadores han adoptado soluciones de gestión de propiedades en la nube, que vienen con funciones de contabilidad avanzadas integradas que pueden ayudar a las empresas a ahorrar tiempo, esfuerzo y dinero al tiempo que aumentan la eficiencia.
Tipos de software de contabilidad (Palabra clave secundaria)
Hojas de cálculo
Las pequeñas empresas suelen utilizar aplicaciones de hojas de cálculo como Microsoft Excel, Hojas de Cálculo de Google u OpenOffice para facilitar la contabilidad. Una hoja de cálculo puede adaptarse a prácticamente cualquier requisito contable.
Los programas de hojas de cálculo se pueden utilizar, por ejemplo, para enumerar gastos, ventas u otros datos financieros pertinentes, así como para gestionar operaciones contables más complejas.
Las hojas de cálculo suelen utilizarse junto con otros procesos contables; solo las empresas extremadamente simples deberían confiar completamente en ellas para gestionar la contabilidad.
Software de contabilidad comercial
La mayoría, si no todos, los requisitos contables de una micro y mediana empresa pueden satisfacerse mediante sistemas de contabilidad comercial como TurboCash, QuickBooks y FreshBooks.
El software de contabilidad se integra con prácticamente cualquier tipo de organización y le permite diseñar funciones personalizadas para satisfacer sus necesidades específicas.
El software de contabilidad comercial suele incluir informes que ofrecen una visión general de la situación financiera de la empresa y los formularios necesarios para la declaración de impuestos, así como gráficos que resumen los datos. Las ventajas y limitaciones de cada software de contabilidad comercial son diferentes.
Software de contabilidad empresarial
El software de contabilidad empresarial ayuda a gestionar la complejidad operativa que pueden tener las empresas más grandes.
El software de contabilidad para empresas grandes a veces incorpora la contabilidad con servicios de software adicionales que incluyen planificación de proyectos, análisis de negocios y gestión del flujo de trabajo.
Cuando una gran empresa elige este tipo de software de contabilidad, con frecuencia sigue una rutina de varias etapas que implica pedir información a los proveedores de software de contabilidad, ver el producto en acción y hablar con otras empresas que también usan el software.
El software empresarial con frecuencia se basa en sistemas de bases de datos en lugar de hojas de cálculo bidimensionales porque estas bases de datos pueden mostrar las conexiones entre varios conjuntos de información, como el volumen de ventas de todos los clientes con respecto a sus regiones o el número de trabajadores en cada empresa.
SAP, Oracle o Microsoft Dynamics GP son tres ejemplos de software de contabilidad populares para empresas.
Software de contabilidad personalizado
En ocasiones, una empresa desarrolla su propio software de contabilidad. Esto suele ocurrir de forma casi accidental: a medida que una empresa se expande, se puede solicitar a empleados cualificados que desarrollen software para gestionar diversas situaciones contables.
Con el tiempo, la empresa puede descubrir que ha desarrollado su propio software de contabilidad. En otros casos, una empresa desarrolla su propio software porque ninguna herramienta de contabilidad comercial existente satisface sus necesidades.
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Conclusiones clave
El software de contabilidad para hostelería cumple diversas funciones para el hotel, ya que, en última instancia, este logra fidelizar y satisfacer a sus clientes. Los clientes vuelven y se convierten en clientes habituales al estar convencidos de que sus asuntos son de suma importancia.
En el aspecto de crecimiento y desarrollo, el hotel también puede encontrar su lugar, ya que puede recuperarse de pérdidas o daños más rápidamente cuando la administración supervisa todo mediante la automatización.
El software de cuentas generalmente es esencial ya que es un aspecto que todo hotelero debe tener en cuenta si desea desarrollar el negocio y utilizar todos los recursos.
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