ÍNDICE
- ¿Qué es la gestión de inventarios?
- ¿Qué es la gestión de inventarios en restaurantes?
- Beneficios de la gestión de inventarios para los restaurantes
- Consejos para gestionar los inventarios de los restaurantes
- Automatizar tu gestión de inventarios con un sistema de gestión de inventarios
- Referencias
Según estimaciones recientes, la población mundial desperdicia aproximadamente la mitad de los alimentos que se generan. El desperdicio de alimentos ha sido durante mucho tiempo motivo de preocupación, especialmente en la industria alimentaria. Sin embargo, con una buena gestión del inventario, los propietarios de las empresas pueden ahorrar mucho dinero de formas que nunca hubieran imaginado.
Todo lo que sale de tu cocina tiene un precio. Pero, ¿sabes dónde estás perdiendo dinero? Los informes detallados de uso, pérdidas y rendimiento de ventas te ayudan a ver lo que hay en tus estanterías y dónde estás perdiendo dinero.
Aunque se sabe muy bien que la gestión de inventarios es importante en todos los sectores, en este artículo nos centraremos específicamente en la industria alimentaria. Aprenderás los entresijos de la gestión de inventarios en restaurantes, también lo que esto significa, cómo hacer un seguimiento del inventario y la importancia de la gestión de inventarios en restaurantes.
¿Qué es la gestión de inventarios?
La gestión de inventarios es la forma de seguir y controlar las existencias de tu empresa a medida que se compran, fabrican, almacenan y utilizan. Así, se garantiza que siempre dispongas de las cantidades correctas del artículo adecuado en el lugar adecuado y en el momento adecuado.
La gestión de inventarios ayuda a las empresas a saber cuántas existencias deben pedir y cuándo deben hacerlo. Se necesita lo suficiente para satisfacer la demanda de los clientes, sin ocupar demasiado espacio.
La gestión de inventarios puede realizarse con hojas de cálculo y contando de forma manual, pero estos dos métodos no son tan eficaces como un software de gestión de inventarios. El software de gestión de inventarios ayuda a facilitar el proceso y a realizar un recuento y un seguimiento más precisos de los productos. Además, puede mostrar datos financieros y de rendimiento importantes y reordenar las existencias cuando alcanzan determinados niveles.
¿Qué es la gestión de inventarios en restaurantes?
Los restaurantes tienen el reto añadido de vender alimentos perecederos que hay que vender rápidamente antes de que se estropeen. La gestión de inventarios de restaurantes realiza un seguimiento de los alimentos que llegan de los proveedores a medida que se utilizan, se pierden o sobran.
La gestión de inventarios de restaurantes va más allá del simple recuento de existencias, y consiste en el proceso de controlar los ingredientes que entran y salen del restaurante. La gestión de existencias hace un seguimiento de la cantidad de comida que se ha pedido, de la que ha salido de la cocina y el bar, y de la que sobra y está en espera. En pocas palabras, la gestión de inventarios de un restaurante consiste en transferencias de productos entre distintas tiendas.
El control del inventario en un restaurante puede llevar mucho tiempo y ser difícil. Aunque ciertos aspectos del inventario de un restaurante pueden medirse automáticamente mediante una plataforma de seguimiento del inventario, otros deben realizarse a mano de forma regular, semanal o mensual.
Por ejemplo, tu sistema de punto de venta (POS) puede ser capaz de controlar automáticamente el inventario teórico en función de las ventas (en producto o en dólares). Sin embargo, la cifra automatizada ignora la posibilidad de pérdida de artículos del inventario debido a una planificación inadecuada, desperdicio en la cocina, errores en los pedidos o deterioro.
Beneficios de la gestión de inventarios para los restaurantes
La gestión de inventarios ayuda a los restaurantes a tener a mano la cantidad adecuada de alimentos e ingredientes, de modo que dispongan de existencias suficientes para atender a todos los clientes y evitar también el deterioro y las pérdidas. Es más probable que los restaurantes tengan éxito a largo plazo si practican una gestión eficaz del inventario.
El control del inventario de los restaurantes es un aspecto crítico del funcionamiento de los restaurantes a medida que la empresa aumenta de tamaño y estructura. A continuación se exponen las razones por las que la gestión de inventarios es importante para cualquier restaurante.
Coste de la receta
Calcular a mano los costes de los platos del menú es ineficaz y lleva mucho tiempo. Los costes de las recetas vienen determinados por la cantidad de uso y el rendimiento de cada ingrediente alimentario, pero hacer un seguimiento a mano de esto en una lista de inventario puede ser inexacto.
Puedes comprender y gestionar mejor los costes de alimentación asignando recetas a los elementos de menú del sistema POS. El cálculo del coste de las recetas disecciona los elementos del menú hasta el más mínimo detalle, como el tamaño de la ración y los ingredientes individuales, y los calcula al céntimo.
El uso de un sistema de gestión de inventarios de restaurante en tu sistema de contabilidad y POS puede permitirte realizar un seguimiento automático del rendimiento de cada alimento de tu menú mediante la comparación del inventario con las ventas.
Gestión integral de inventarios
Todo, desde el recuento y la transferencia hasta la compra y la facturación, está cubierto por la gestión integral de inventarios. Se puede emplear una plataforma para automatizar la carga de facturas, registrar los recuentos de existencias y actualizar automáticamente los precios de los artículos si el sistema de gestión de inventario de tu restaurante está integrado con la plataforma de contabilidad de tu restaurante.
Puedes acelerar el seguimiento desde la hoja hasta el estante y asegurarse de que estás utilizando datos de precios en tiempo real mediante la recopilación automática de datos específicos en un sólo lugar.
Evitar el desperdicio de alimentos
Mantener los márgenes de beneficios puede ser tan sencillo como implantar un sistema de gestión de inventarios para restaurantes. El gasto más importante al que se enfrenta tu empresa, junto con los costes laborales, es la reposición del inventario.
Reducirás la cantidad de comida desperdiciada en tu restaurante introduciendo un sistema de gestión de existencias. El desperdicio de alimentos es un problema importante en Estados Unidos, ya que se calcula que entre el 30% y el 40% de la comida acaba en la basura.
Las empresas de restauración de todos los tamaños, grandes y pequeñas, podrán ver una reducción significativa del desperdicio utilizando un software de gestión de inventarios adecuado.
Menú engineering o ingeniería de menús
El cálculo del coste de las recetas y el sondeo de la mezcla de ventas desde el marco de tu POS notifican la ingeniería de menús, que es la intersección de los datos relativos a las cantidades vendidas y el margen de los artículos.
La ingeniería de menús aumenta los beneficios ayudándote a determinar los artículos de menú más rentables, de modo que puedas convencer sutilmente a los consumidores para que compren lo que quieras.
Basándote en los precios de los alimentos, podrás determinar si los artículos del menú tienen un precio mayor o inferior, y hacer ajustes en las raciones o en los ingredientes de las recetas. Puedes aprovechar nuevas oportunidades en el menú para vender productos con un margen de beneficio alto pero con un volumen de ventas bajo.
Menor coste de los bienes
Los costes de alimentación suelen representar entre el 28% y el 35% de los costes totales de un restaurante. Esta cifra aumenta cuando los alimentos se pierden o se estropean. Cuando los restaurantes compran alimentos, entre un 4% y un 10% se desperdicia antes de llegar al consumidor.
Esto ocurre porque compran demasiados alimentos a la vez y acaban estropeándose antes de ser utilizados. Una gestión adecuada de los alimentos y del inventario puede minimizar esta pérdida.
Una mejor gestión de los proveedores
En la mayoría de los casos, los restaurantes adquieren su inventario a través de proveedores específicos. Con la gestión de inventarios, se puede hacer un seguimiento de los alimentos, las compras, los pagos y mucho más.
Los restaurantes pueden utilizar la gestión de inventarios para realizar un seguimiento más exhaustivo de sus alimentos y compras, lo que les permitirá gestionar mejor las compras y los pagos a los proveedores.
Más clientes satisfechos
Los restaurantes pueden generar clientes habituales y mantenerlos satisfechos teniendo ingredientes a mano.
La capacidad de atender consultas y servir pedidos con rapidez permite al restaurante atender a más clientes y mover más existencias, lo que se traduce en mayores beneficios.
Aumento de los beneficios
Los márgenes de beneficios suelen ser muy reducidos en el sector de la alimentación y, al final del día, puede que sólo se obtenga un pequeño beneficio de cada plato del menú.
Por ello, el más mínimo error de gestión o de cálculo del inventario puede afectar gravemente a los beneficios de un restaurante. Una gestión adecuada del inventario del restaurante garantizará que tu negocio obtenga el beneficio correcto por cada plato del menú.
El coste total de los productos vendidos es un componente importante que determina los beneficios netos. La gestión de inventarios disminuye el desperdicio, lo que reduce el coste de los productos vendidos y, en última instancia, aumenta los beneficios.
Optimimizando tus pedidos
La gestión de inventarios en tu restaurante te ayudará a encontrar tu nivel de reposición automática periódica (PAR), el nivel óptimo de cualquier artículo del inventario que deberías tener a mano en tu restaurante en todo momento. Al reducir los costes de tu negocio, podrás mejorar el flujo de caja de tu empresa y aumentar los beneficios.
Al utilizar la gestión de inventarios para prever exactamente lo que necesita tu restaurante para satisfacer la demanda, podrás optimizar tus pedidos para no pedir demasiado y reducir así los desperdicios.
Consejos para gestionar los inventarios de los restaurantes
Los restaurantes de comida rápida, las empresas de catering y cualquier otra empresa de alimentación y bebidas se beneficiarán del uso de un sistema de gestión de existencias. Un dispositivo de control del inventario, como ya se ha mencionado, ayuda a las empresas de alimentación y bebidas a gestionar eficazmente los residuos, aumentar la producción y controlar el flujo de caja.
Vigilar de cerca los costes de producción, así como el valor global de mercado de los productos, es una práctica habitual en muchas industrias. En cambio, algunos establecimientos de alimentación y bebidas no someten sus menús al mismo grado de escrutinio.
Mantener un sistema eficaz de gestión de existencias te ayudará a reducir los costes de explotación, ajustar los precios de los menús y crear una estrategia de control de las raciones. Utiliza estos consejos para asegurarte de que tus existencias se utilizan de forma eficaz.
Simplifica al máximo la gestión de inventarios
Agilice el inventario para tus emplados si quieres que el inventario de alimentos sea fiable y esté actualizado. La gestión manual del inventario puede requerir mucho tiempo y ser lenta, pero una plataforma accesible con funciones como plantillas reutilizables puede facilitarla.
Ten en cuenta una plataforma de gestión de inventarios con una aplicación móvil, que permitirá a tus empleados navegar por la cámara frigorífica y el almacén seco sin tener que llevar papeles o un ordenador portátil.
Analiza el informe en función de los datos contables y del inventario
La información sobre el inventario pasado y actual te ayudará a tomar mejores decisiones en el futuro para mejorar tus operaciones. Ahorrarás tiempo y asegurarás la coherencia al agilizar la recopilación de los elementos del inventario y los datos del presupuesto.
El seguimiento de la variación teórica frente a la real del coste de los alimentos mediante informes en tiempo real, en particular, te ayudará a identificar patrones a lo largo del tiempo y a aumentar el coste de los alimentos.
Asigna a un equipo para que se encargue del inventario
Cuando se trata de hacer un recuento del inventario, la precisión es crucial. Selecciona a algunas personas de tu equipo para que se encarguen del recuento de existencias en todo momento. La recepción de pedidos y la revisión de los informes del inventario pueden correr a cargo de las mismas personas.
También puedes establecer un plan de recuento del inventario una vez que hayas formado un equipo. Asegúrate de que el inventario se cuenta a la misma hora y en los mismos días.
Aprovéchate de las herramientas de previsión inteligentes
Puedes beneficiarte de una solución de software inteligente y basada en datos cuando el programa de gestión de inventarios de tu restaurante forme parte de una solución todo en uno de contabilidad y operaciones que esté integrada con tu POS.
Las sugerencias se centran en el inventario actual, los ingresos y las previsiones, así como en la información de su sistema POS y los presupuestos. El desperdicio de alimentos se reduce y los precios de los alimentos se reducen cuando los pedidos de alimentos, bebidas y suministros se realizan en la cantidad adecuada.
Realiza un seguimiento diario de las ventas
Los restaurantes pueden reaccionar mejor a los cambios en tiempo real si hacen un seguimiento diario de los ingresos y los niveles de inventario. Por ejemplo, si vendes mucha más cantidad de un plato del menú de la prevista y te quedas sin ingredientes, puedes pedir más para mantener la demanda sin tener que retirarlo del menú.
Automatizar tu gestión de inventarios con un sistema de gestión de inventarios
En última instancia, la gestión de inventarios es importante en los restaurantes por los innumerables beneficios que puede aportar, como el aumento de los beneficios, la reducción del desperdicio de alimentos y el aumento de la satisfacción de los clientes.
La mayoría de los restaurantes modernos aprovechan la tecnología y utilizan un sistema de gestión de inventario. Un sistema de gestión de inventario elimina la necesidad de crear un sistema de gestión desde cero, permitiéndote concentrarte en dar a tus clientes la máxima satisfacción que se merecen.
Con un sistema avanzado que te permita gestionar reservas, actualizar los precios, y adaptar la experiencia del cliente de acuerdo a sus caprichos, entre otras funciones, Booking Ninjas está muy por delante de nuestros competidores.
También realiza un seguimiento eficiente y maneja todas tus transacciones para que no tengas que estresarte por ellas.
Para obtener más información, echa un vistazo al Sistema de Gestión de Restaurantes de Booking Ninjas.
Referencias
- “ https://www.usda.gov/foodwaste/faqs .”. Food Waste FAQs, Accessed 30 June 2022.
- “ https://study.com/learn/lesson/food-cost-percentage-overview-formula.html ”. Food Cost Percentage Formula - The Key to Profitability, 14 April 2022, Accessed 30 June 2022.
- “ https://www.bookingninjas.com/restaurant-management-system ’. Best Restaurant Management System, Accessed 30 June 2022.