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Por: Admin
  15 Nov 2023
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Artículo

Generación de informes en la recepción


ÍNDICE

Los informes son una parte importante de cualquier negocio, especialmente en el sector de la hostelería, donde se realizan muchas entradas y salidas. No sólo eso, sino que para satisfacer a tus clientes y garantizar su seguridad se necesitan informes. Hay que saber qué les gusta y cómo les gusta, qué comen y qué no, para satisfacerlos. Es necesario saber quién puede visitar a tus huéspedes, a qué hora se levantan, qué servicios les gusta que se les ofrezcan a distintas horas, las instalaciones que les gusta utilizar y otra información vital para asegurarte de que les ofreces lo mejor. 

Por supuesto, los informes no son necesarios sólo por el bien de los clientes; también lo son para controlar el crecimiento de la organización. Las preguntas sobre beneficios, seguridad hotelera, gestión hotelera, bienestar de los trabajadores y administración hotelera pueden responderse con informes adecuados.

Mientras que otros registros pueden no estar disponibles en la recepción, los informes de recepción son cruciales y tienen mucho que ver con los clientes y su bienestar. Orientan a los recepcionistas de la recepción a la hora de responder preguntas, independientemente del turno, y ayudan a la correcta administración del hotel. 

Estos son algunos de los informes que se generan en la recepción y cómo elaborarlos:

Informe de llegada

El informe de llegadas es el que contiene información sobre la llegada de los huéspedes. Muestra con precisión cuándo llegaron los huéspedes y ayuda a la dirección a tomar cualquier decisión o conclusión sobre el huésped a partir de ese momento. 

La generación de los informes de llegadas depende únicamente del estilo de registro utilizado por cada empresa de hostelería. Una búsqueda de tiempo en un negocio informatizado puede dar con los registros y detalles completos. Sería una búsqueda del nombre del huésped o una búsqueda de la entidad en otros lugares. 

El informe de llegada, cuando se muestra, no viene sólo con la hora de llegada. A veces puede indicar el estado de la reserva del huésped, la hora y las notas de la reserva, información sobre el alquiler y el vuelo, entre otros muchos detalles.

Informe de estado de la limpieza

El informe de estado del servicio de limpieza ayuda a determinar si un huésped está en su habitación y cuándo. De este modo, el personal de limpieza puede visitar las habitaciones de los huéspedes para realizar la limpieza rutinaria. Es fácil de ojear y ayuda a determinar el estado de ocupación de una habitación. El tiempo que un huésped ha estado fuera puede utilizarse para determinar cuánto tiempo puede permanecer fuera en función de los registros o los tipos de ropa de cama que les gusta tener en su habitación.

La generación del informe de estado de limpieza también depende del sistema de gestión hotelera adoptado por el hotel. Sin embargo, una parte importante del informe se determina en la recepción, donde el huésped hace el check-in y el check-out. 

Es esencial actualizar el informe de limpieza de vez en cuando para mantener su relevancia y dar información sobre si se ha limpiado una habitación.

Informe de reservas 

Otro de los informes de recepción que se pueden generar es el informe de reservas. Los informes de reservas cubren todos los detalles de las reservas con la hora y el pago realizado. Realiza un seguimiento de los registros desde el momento de la reserva hasta que los huéspedes están en el edificio. Ayuda a los hoteles a hacer un seguimiento de su rendimiento, la época del año en la que tienen más reservas y la cantidad de recursos que dedican a las obras.

El software de reservas determina cuánta información se puede obtener sobre la reserva, ya que regula la información recogida de los huéspedes. No obstante, los datos suelen ser precisos, ya que proporcionan información detallada. A menudo, los informes de reservas vienen con una etiqueta, lo que facilita el seguimiento de cada reserva o del número de días que cada huésped ha pasado en el hotel. 

Informe de la estancia

El informe de estancia es un informe que cubre los registros de estancia de un huésped. Da acceso a los detalles de la visita de un huésped y a los tipos de servicios que le gustan. Si un huésped se ha alojado alguna vez en su hotel con un nombre de reserva concreto, puede estar seguro de que siempre tendrá la oportunidad de atenderle mejor cuando vuelva. Un informe de estancias ayuda a conocer mejor los hábitos de visita de los huéspedes, como la época del año en que les gusta visitar el hotel y las actividades que realizan durante su estancia.

La generación de un informe de estancia puede basarse en la estancia actual del huésped y puede contener los servicios pendientes que se le ofrecerán. Los sistemas utilizados en el hotel también ayudan a determinar cómo se presenta el informe y qué aspectos de tus acres se conceden.

Informe de salida

¿Quiere saber más sobre la hora de salida de los huéspedes? El informe de salidas te dará toda la información. Abarca la unidad que utilizó el huésped, el número de habitación o planta, el día de salida, el nombre de la reserva, el número de noches pasadas y la hora exacta a la que finalmente hicieron el check out para abandonar el edificio del hotel. 

Al ser el último punto de llamada antes de marcharse, la recepción es también el lugar donde toda esta información puede generarse fácilmente a través de cualquier medio de gestión que utilice la administración del hotel. 

El informe de salida es como un registro que informa de cada vez que el huésped abandona las instalaciones, dejando las llaves en la recepción para atender otros asuntos. Por supuesto, permite el acceso global a toda esta información sólo a las personas autorizadas.

Procedimiento estándar para generar informes rutinarios y de emergencia

Cada cierto tiempo, la dirección del hotel necesita informes para tomar decisiones y planificar el futuro. La dirección podría solicitar estos informes cada año en un momento determinado, y los responsables de la gestión podrían necesitarlos en situaciones urgentes. A veces, los informes sólo son necesarios para conocer el estado actual del negocio y cuántas habitaciones hay disponibles. Pueden generarse diariamente, semanalmente o en otros intervalos de tiempo. A continuación se indican algunos de los procedimientos que deben seguirse para generar informes en la recepción

Impresión

Normalmente, los informes se imprimen en un intervalo de tiempo específico, según sea necesario. La impresión se realiza principalmente durante el turno de noche, ya que se cree que las actividades se ralentizan en ese momento. El uso de un sistema de gestión digital también facilita todo el proceso de impresión, ya que puede cotejarlos y convertirlos a un formato imprimible, como pdf, y luego imprimirlos para su uso. 

Como hay varios tipos de informes que imprimir, es necesario indicar los que se van a imprimir y, por tanto, cotejarlos para evitar confusiones. A este nivel, se imprimen los informes de departamento, y cada departamento se encarga del suyo.

Clasificación

La clasificación consiste en ordenar todos los informes en función de los departamentos de los que proceden y a los que se dirigen. ¿Utilizarás los registros del estado de limpieza para saber cuánto trabajo ha realizado el departamento de limpieza? ¿Te ayudarán a determinar el pago por habitación o cualquier otro tipo de cosas? La clasificación aclara las cosas y, con ella, se obtienen indicaciones claras sobre los parámetros para la toma de decisiones.

Impresión interna

Aparte de la impresión por departamentos, que puede asimilarse a la impresión general, también existe la necesidad de imprimir internamente informes específicos. Estos informes adicionales se basan en otras cosas necesarias como el número de sala, marcas de tiempo y otros. Si has añadido una nueva sala o has creado una nueva sesión en tu hotel a principios de año, este tipo de informes especiales te ayudarán a saber qué tal le ha ido al espacio y cuánto ha gastado la gente en él hasta ahora. Podrás ver tanto los comentarios como las consultas y, por lo tanto, podrás responder a la pregunta de si debes duplicar los servicios y hacer que estén más disponibles o no.

Informe de inactividad (downtime)

¿Existen otros informes externos al hotel a los que te gustaría acceder? Entonces esta etapa es el momento de ir a por ellos. La información sobre los servicios de recogida en el aeropuerto, entrega, planificación y gestión de eventos/funciones, reservas entran aquí. En el caso de la generación de un informe diario, este es el punto en el que se avisa a los responsables de dichos servicios para que se aseguren de que se llevan a cabo. Se conoce el balance de apertura diario del hotel, así como el balance de cierre. En esta fase de la generación de informes se consulta la lista de llegadas, así como las peticiones especiales realizadas, la hora de salida por número de habitación, la lista de huéspedes internos, el informe de variación de tarifas, la lista de habitaciones fuera de servicio, el estado del cajero y las listas de habitaciones fuera de servicio.

Archivado

El medio final de obtener todos los informes de tiempo de inactividad es poder archivarlos en los departamentos adecuados o utilizarlos de la forma que se debe. El archivo ayuda a enviarlo al departamento adecuado, y así se solucionan los asuntos pendientes. También se ofrecen los servicios necesarios y se facilita la toma de decisiones.

Conclusión

Las decisiones son una parte integral de cualquier organización y, por lo tanto, los informes que se utilizarán para tomarlas deben proporcionarse adecuadamente. Con herramientas y sistemas digitalizados, los hoteles pueden generar estos informes de forma rápida y sin obstáculos.

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