Cómo poner en marcha un negocio de coworking

En un mundo donde el coworking es la nueva forma de trabajar, con aproximadamente 3.1 millones de coworkers en todo el mundo y más de 14 mil espacios de coworking a nivel global, no es de extrañar que consideres que ahora es el mejor momento para iniciar un espacio de coworking, pero ¿estás considerando este negocio por las razones correctas?

Leer más:¿Qué es un espacio de coworking / oficina compartida?

¿Cuál es la razón por la que quieres iniciar un espacio de coworking? ¿Es para obtener ganancias o para beneficiarte del efervescente ambiente creativo? No hay una respuesta correcta o incorrecta, pero tener un buen conocimiento de tu modelo de negocio es fundamental para tu éxito.

Encontrar respuestas para tu visión, objetivo y motivo puede parecer difícil y una tarea algo abstracta al principio, por lo que usar una herramienta puede ayudar a encontrar estas respuestas de la manera más constructiva.

El Lienzo del Modelo de Negocio (Business Model Canvas) es una hoja de ruta visual para ayudarte a responder cómo vas a entregar tu producto y llegar a tu cliente, y una gran herramienta para determinar las funciones clave de tu espacio de coworking.

¿Son rentables los espacios de coworking?

Vayamos directo al grano: iniciar un espacio de coworking no es pan comido. De hecho, según la Encuesta Global de Coworking, solo el 43% de los espacios de coworking son rentables, lo que significa que el 57% son perjudiciales.

Pero eso es solo porque la mayoría de las personas entran en el negocio sin utilizar todas las fuentes de ingresos clave de los espacios de coworking. Aquí hay algunas formas en que puedes aumentar la rentabilidad en un espacio de coworking; casi el 90% de los espacios de coworking generan ganancias si cumplen al menos tres de estas condiciones.

Oficinas privadas sobre escritorios

Aproximadamente uno de cada nueve espacios de coworking alquila más del 60% de su espacio como oficinas privadas. Hay un cambio hacia las oficinas privadas, que son las más solicitadas, y los escritorios dedicados, que también son necesarios.

No todos los miembros pueden trabajar en un espacio abierto. El modelo de coworking y oficina permite a estos clientes acceder a su propio espacio dedicado.

Aprovechar la integración vertical

La idea de la integración vertical es aumentar el número de transacciones por miembro al encargarse de cada necesidad del miembro. Puedes lograr esto formando asociaciones estratégicas y adquisiciones con empresas que satisfacen la mayoría de las necesidades de tus clientes.

Algunos servicios adicionales comunes incluyen desayuno, almuerzo, cena, guardería para niños, spa, salón de masajes, área de ejercicios, clases educativas, ocio, etc.

Al aprovechar la integración vertical, no olvides automatizar todo (reservas, pagos, acceso y más). Esto te ayuda a ahorrar dinero, tiempo y a dar a tus clientes una mejor experiencia.

Pensar a largo plazo

Cualesquiera que sean los planes que hagas con respecto a tu espacio de coworking, debes tener una visión a largo plazo que debe tenerse en cuenta.

Estadísticamente, cuanto más tiempo esté en funcionamiento el espacio, mejor funciona. La segunda Encuesta Global de Coworking muestra que el 72% de todos los espacios de coworking se vuelven rentables después de más de dos años en funcionamiento.

Ten en cuenta que hay factores que han sido identificados como elementos esenciales para un espacio de coworking rentable. Estos factores son:

• La antigüedad del espacio de coworking y
• El número de miembros

Ambos factores dependen principalmente del tiempo.

Dirigirse a clientes con poder adquisitivo

La mayoría de las personas que usan espacios de coworking son, de hecho, freelancers pero, si todos tus miembros son freelancers, entonces probablemente no ganarás mucho en términos de ingresos y algunas de las estrategias de integración vertical que intentes pueden no funcionar. ¿Por qué? Porque la mayoría de los freelancers no ganan mucho.

Leer más:Cómo funciona la membresía de coworking: Guía completa

Esto significa que necesitas expandir tu público objetivo a clientes con poder adquisitivo como:

• Startups con equipos remotos
• Empresas de tecnología como Google y Facebook
• Grandes corporaciones como Coca-Cola y Nestlé.
• Propietarios de negocios / Gerentes

La mayoría de los empleados están felices de cambiar de ambiente y experimentar la flexibilidad de un espacio de coworking. Contacta a este tipo de empresas para ver si les gustaría establecer una oficina satélite cerca de tu espacio de coworking, lo que a su vez podría aumentar tus ingresos.

Aprovechar oportunidades para reducir costos

Para ayudarte a gastar menos en el lanzamiento de tu espacio de coworking, puedes considerar algunas de las siguientes opciones:

• Comienza tu modelo con un espacio más pequeño.
• Negocia con un proveedor de seguros privado para tu propiedad comercial.
• Si estás alquilando, negocia con tu arrendador un período de gracia en el alquiler para poner en marcha tu espacio.

¿Qué necesitas considerar antes de abrir un espacio de coworking?

Ahora que se ha establecido el motivo para iniciar tu espacio de coworking y se han discutido las ganancias potenciales (tanto financieras como no financieras), es hora de hablar sobre las cosas prácticas a considerar antes de abrir un espacio de coworking.

¿Cuál es tu mercado objetivo?

¿Qué tipo de personas son más propensas a usar espacios de coworking?

Como se mencionó anteriormente, la mayoría de las personas que usan espacios de coworking son trabajadores remotos / freelancers. Pero podrías expandir tu mercado para servir a más personas, incluyendo pequeñas empresas/equipos, clientes corporativos, desarrolladores de software y servicios de TI, servicios financieros y legales, servicios de marketing y publicidad.

Desarrollar un plan de marketing de coworking que comunique tus servicios a los tipos de usuarios a los que sirve es lo mejor porque te ayuda a identificar vías para el crecimiento futuro.

Investigación y análisis de mercado

Embarcarse en el viaje para iniciar un espacio de coworking comienza con una exploración exhaustiva del mercado. En esta fase crucial, profundiza en una meticulosa investigación y análisis de mercado para obtener información valiosa que dará forma a la trayectoria de tu empresa.

Comienza por identificar a tu público objetivo: comprende sus necesidades profesionales, preferencias y el tipo de servicios que les atraen. Esta profunda comprensión será fundamental para adaptar tu espacio de coworking a los diversos requisitos de los miembros potenciales.

Simultáneamente, evalúa la demanda de coworking en la ubicación elegida. Explora la dinámica del ecosistema empresarial local para determinar la viabilidad de tu empresa. Examina el panorama económico, las tendencias de la industria y las proyecciones de crecimiento para posicionar estratégicamente tu espacio de coworking.

Un análisis agudo de la competencia es imperativo. Identifica los espacios de coworking existentes en tu área objetivo, estudia sus ofertas, modelos de precios y demografía de los miembros. Esta inteligencia competitiva no solo te ayudará a refinar tus puntos de venta únicos, sino que también descubrirá oportunidades para la diferenciación.

Equipado con una comprensión integral del mercado, puedes crear una propuesta de valor convincente para tu espacio de coworking.

Este trabajo preliminar sienta las bases para la toma de decisiones informada a lo largo de las etapas posteriores de selección de ubicación, diseño y estrategia comercial. En esencia, el éxito de tu espacio de coworking depende de la minuciosidad de tu investigación y análisis de mercado.

¿Dónde debería ubicarse tu espacio de coworking?

Al abrir un espacio de coworking, lo primero que debes considerar es desarrollar una comunidad de personas que estén interesadas en trabajar en un espacio de coworking. Una vez que hayas identificado la demanda en un área determinada, puedes comenzar a buscar el edificio adecuado para albergar tu espacio de coworking.

El coworking se trata de conveniencia, por lo que debes considerar cosas como la distancia desde tu espacio de coworking hasta donde vive la mayor parte de tu mercado objetivo y más.

Más del 80% de los operadores optan por un contrato de arrendamiento porque elimina algunas de las cargas de la propiedad, pero a menudo resulta en altas subidas de alquiler cuando es el momento de la renovación. El subarrendamiento es una ruta más barata y conveniente.

¿Qué debería tener tu espacio de coworking?

Independientemente del mercado objetivo al que pretendas servir, algunos elementos básicos que la mayoría de los espacios de coworking deben incluir son los siguientes:

• Mobiliario y accesorios
• Internet
• Wi-Fi
• Cableado Ethernet
• Servicios
• Impresoras
• Sala de conferencias
• Té, café y aperitivos

Algunos espacios de coworking también proporcionan recursos para startups que van desde activos digitales, coaches, asesores e incluso herramientas geniales como impresoras 3D y alguna otra tecnología a la que no siempre se tiene acceso.

¿Cuál será la distribución/diseño interior del espacio de coworking?

Todos podemos estar de acuerdo en que las cosas hermosas son muy efectivas para atraer a la gente. Es por eso que el aspecto de tu espacio de coworking es casi tan importante como los servicios que ofrece.

Las oficinas corporativas tradicionales han estado experimentando durante mucho tiempo con diferentes distribuciones en busca de una forma de mejorar la colaboración de los empleados. Afortunadamente para los espacios de coworking, tienen un poco más de flexibilidad y pueden crear fácilmente una 'distribución mixta' de oficinas privadas, áreas comunes y escritorios comunitarios para proporcionar un buen equilibrio entre áreas de colaboración y áreas de concentración.

Leer más:Ideas de diseño de espacios de coworking para tener éxito

Planificación de servicios e instalaciones a ofrecer

En el dinámico panorama del lugar de trabajo moderno, los espacios de coworking han surgido como centros vibrantes que fomentan la colaboración, la innovación y la comunidad.

Para establecer un espacio de coworking exitoso, es crucial una atención meticulosa a la planificación de servicios e instalaciones. Este aspecto va más allá de ofrecer recursos básicos; implica crear un entorno que atienda a diversas necesidades mientras fomenta un sentido de pertenencia entre los miembros.

Comprender las necesidades de los miembros

Antes de sumergirse en el proceso de planificación de servicios e instalaciones, es esencial comprender los requisitos únicos de tu público objetivo.

Diferentes profesionales, startups y freelancers tienen necesidades variadas, que van desde oficinas privadas hasta espacios de colaboración abiertos. Realiza encuestas, organiza grupos focales y analiza las tendencias del mercado para identificar las preferencias y prioridades de tus miembros potenciales.

Diseño de espacio de trabajo versátil

Uno de los aspectos fundamentales de la planificación de servicios es la creación de un diseño de espacio de trabajo versátil. Considera la inclusión de oficinas privadas, escritorios dedicados y áreas abiertas para acomodar un espectro de preferencias de trabajo.

Asegúrate de que la distribución promueva un movimiento fluido al tiempo que proporciona espacios para el trabajo concentrado, las colaboraciones en equipo y las interacciones casuales.

Infraestructura esencial

Una infraestructura fiable y eficiente constituye la columna vertebral de cualquier espacio de coworking. Internet de alta velocidad, Wi-Fi seguro y soporte tecnológico avanzado no son negociables.

Además, invertir en mobiliario ergonómico, iluminación de calidad y medidas de insonorización contribuye a un ambiente de trabajo cómodo y productivo.

Espacios de reunión para cada ocasión

Los espacios de coworking exitosos ofrecen una variedad de espacios de reunión adaptados a diferentes necesidades.

Desde salas de juntas formales para presentaciones a clientes hasta áreas de reunión informales para discusiones rápidas de equipo, proporcionar diversos espacios de reunión mejora la funcionalidad general del espacio de trabajo.

Cocina y áreas de refrigerio bien equipadas

Crear un sentido de comunidad a menudo se extiende más allá de las actividades relacionadas con el trabajo. Incluir una cocina bien equipada o áreas de refrigerio fomenta una atmósfera social e informal donde los miembros pueden conectarse mientras toman un café o comen.

Este simple servicio puede contribuir significativamente a construir un fuerte sentido de camaradería entre los coworkers.

Iniciativas de salud y bienestar

Incorporar servicios de salud y bienestar refleja una tendencia creciente en los espacios de coworking. Considera incluir instalaciones de fitness, salas de meditación o programas de bienestar para apoyar el bienestar integral de tus miembros.

Estas ofertas no solo mejoran el atractivo de tu espacio, sino que también contribuyen a una comunidad más saludable y comprometida.

Flexibilidad en los paquetes de servicios

Reconociendo que los diferentes miembros tienen necesidades variadas, proporciona flexibilidad en los paquetes de servicios.

Ya sea ofreciendo planes de membresía por niveles o permitiendo a los miembros personalizar sus servicios, este enfoque asegura que las personas puedan adaptar su experiencia a sus requisitos profesionales.

Sostenibilidad ambiental

Incorporar prácticas sostenibles no solo es una elección responsable, sino que también se alinea con los valores de muchos profesionales modernos.

Explora opciones ecológicas para el mobiliario, iluminación de bajo consumo y iniciativas de reducción de residuos para crear un espacio de coworking con conciencia ambiental.

Bucles de retroalimentación regulares

Después de implementar tu plan de servicios e instalaciones, establece bucles de retroalimentación regulares con tus miembros.

Este diálogo continuo te permite estar atento a las necesidades cambiantes, identificar áreas de mejora y mejorar continuamente la experiencia general dentro de tu espacio de coworking.

En conclusión, una estrategia de planificación de servicios e instalaciones bien pensada es esencial para el éxito de un espacio de coworking.

Al priorizar las necesidades de los miembros, fomentar un entorno versátil y atractivo, y estar atento a las tendencias en evolución, puedes crear un espacio que no solo cumpla, sino que supere las expectativas de tu diversa comunidad.

Los servicios ofrecidos por los espacios de coworking incluyen el mejor equipo de negocios y soporte administrativo para que puedas crear tu espacio de trabajo ideal, sin los gastos generales. Aquí hay una breve lista de los servicios que puedes ofrecer:

• Almacenamiento
• Té/Café
• Servicio de correo y paquetería
• Dirección comercial virtual
• Despensa
• Electricidad/Mantenimiento
• Estacionamiento (poco común)
• Impresión
• Acceso a salas de reuniones
• Recepción/Área de espera
• Yoga
• Salas de siesta

¿Cuánto cuesta iniciar un espacio de coworking?

Una vez que hayas encontrado una ubicación conveniente para tus clientes objetivo, puedes comenzar a considerar los costos y el presupuesto.

Si compraste una propiedad para iniciar tu espacio de coworking, tendrás que considerar costos adicionales como los códigos de construcción y los permisos de la ciudad, todo lo cual puede sumarse rápidamente a otros cargos. Determinar cuánta flexibilidad y control deseas en tu espacio de coworking ayudará a determinar el mejor enfoque de costos.

Finalmente, tienes que decidir cómo financiarás tu espacio de coworking. ¿Usarás tu propio dinero o buscarás inversores? Puedes tener una amplia gama de fuentes para buscar ayuda financiera, desde organismos gubernamentales locales hasta personas con una cartera de bienes raíces, amigos y familiares adinerados.

Planificación financiera y presupuesto

Lanzar un espacio de coworking requiere una cuidadosa planificación financiera y presupuestaria para asegurar la sostenibilidad y el éxito a largo plazo. En este artículo, profundizaremos en los aspectos clave de la gestión financiera que los emprendedores deben considerar al aventurarse en la industria del coworking.

Inversión inicial:

• Uno de los pasos principales en la planificación financiera para un espacio de coworking es determinar la inversión inicial requerida. Esto incluye los costos asociados con el arrendamiento o la compra de un espacio adecuado, la renovación o personalización del interior y la adquisición de mobiliario y equipo. Es crucial realizar un análisis de costos exhaustivo para evitar subestimar el capital necesario para un lanzamiento exitoso.

Costos operativos:

• Una vez que el espacio de coworking está en funcionamiento, los costos operativos continuos se convierten en un factor significativo. Estos pueden incluir alquiler, servicios públicos, mantenimiento, servicios de limpieza y gastos de personal. Estimar con precisión estos costos es esencial para establecer precios de membresía que cubran los gastos operativos sin dejar de ser competitivos en el mercado.

Modelos de membresía y estrategias de precios:

• Elegir los modelos de membresía y las estrategias de precios correctos es un aspecto crítico de la planificación financiera. Considera factores como la demanda del mercado local, los precios de la competencia y la propuesta de valor única de tu espacio de coworking. Las opciones pueden incluir membresías mensuales, pases de un día o incluso planes especializados para equipos o empresas.

Fuentes de ingresos

• Diversificar las fuentes de ingresos puede contribuir a la estabilidad financiera de un espacio de coworking. Además de las membresías estándar, explora oportunidades para servicios adicionales como el alquiler de salas de reuniones, la organización de eventos o la provisión de servicios premium por una tarifa adicional. Estas fuentes de ingresos suplementarias pueden contribuir significativamente a la salud financiera general del negocio.

Proyecciones de crecimiento de la membresía:

• Desarrolla proyecciones realistas para el crecimiento de la membresía a lo largo del tiempo. Considera estrategias de marketing, esfuerzos de creación de comunidad e iniciativas de networking para atraer un flujo constante de miembros. Una estrategia de crecimiento bien pensada se alinea con las proyecciones financieras y ayuda en la planificación para la escalabilidad.

Presupuesto para marketing y branding:

• Asigna una parte de tu presupuesto para iniciativas de marketing y branding. Una promoción efectiva es crucial para atraer a miembros potenciales y establecer una fuerte presencia de marca en la comunidad. Esto puede incluir publicidad en línea, eventos comunitarios y colaboraciones con empresas locales.

Planificación de contingencia:

• No importa cuán meticulosa sea tu planificación financiera, pueden surgir desafíos inesperados. Incluir un fondo de contingencia en tu presupuesto puede ayudar a mitigar riesgos y proporcionar un colchón financiero durante circunstancias imprevistas como recesiones económicas o costos de mantenimiento inesperados.

Infraestructura tecnológica:

• Invertir en una infraestructura tecnológica robusta es esencial para los espacios de coworking modernos. Esto incluye internet de alta velocidad, sistemas de acceso seguro y herramientas de colaboración. Si bien estas inversiones contribuyen a la satisfacción de los miembros, deben tenerse en cuenta en los presupuestos iniciales y continuos.

Plan de negocio para un espacio de coworking

Un plan de negocio es una descripción general de tu negocio de gestión de propiedades y establece los valores fundamentales, estrategias y plan de crecimiento de tu empresa para el futuro. Explica tus objetivos comerciales y tu estrategia para alcanzarlos. También incluye investigación de mercado para respaldar tus planes.

Descargar Plantilla de plan de negocio para espacio de coworking

Modelo de precios para espacios de coworking

El modelo de precios de un espacio de coworking es un aspecto crucial de su estrategia comercial, ya que impacta directamente en la generación de ingresos, la satisfacción de los miembros y la rentabilidad general. Aquí hay algunos modelos de precios comunes empleados por los espacios de coworking:

Precios basados en membresía

Bajo este modelo, los espacios de coworking ofrecen varios niveles de membresía, cada uno con diferentes niveles de acceso y servicios. Los miembros suelen pagar una tarifa mensual o anual, lo que les otorga acceso a espacios de trabajo compartidos, servicios como salas de reuniones, instalaciones de impresión y eventos de networking.

Los niveles de membresía pueden incluir opciones para tiempo parcial, tiempo completo, escritorios dedicados u oficinas privadas, lo que permite a los miembros elegir el nivel de acceso que se adapte a sus necesidades y presupuesto.

Precios basados en el uso

Los precios basados en el uso, también conocidos como pago por uso o precios por hora, cobran a los miembros en función de su uso real del espacio de coworking y los servicios. Este modelo es adecuado para freelancers, trabajadores remotos o usuarios ocasionales que no requieren acceso a tiempo completo.

Los miembros suelen comprar créditos o pases que pueden canjearse por acceso al espacio de trabajo, salas de reuniones u otros servicios según sea necesario. Este modelo de precios flexible permite a los miembros pagar solo por los servicios que utilizan, lo que lo hace rentable para un uso esporádico o a corto plazo.

Alquiler de escritorios fijos u oficinas privadas

Los espacios de coworking pueden ofrecer alquiler de escritorios fijos u oficinas privadas de forma mensual o a largo plazo. En este modelo, los miembros pagan una tarifa plana por el uso exclusivo de un espacio de trabajo dedicado, que puede incluir servicios como mobiliario, almacenamiento y acceso a áreas comunes.

El alquiler de escritorios fijos u oficinas privadas es ideal para individuos o equipos que buscan un espacio de trabajo más permanente y seguro dentro del entorno de coworking.

Servicios de valor añadido

Además del acceso al espacio de trabajo, muchos espacios de coworking ofrecen servicios de valor añadido como soporte empresarial, oportunidades de networking, talleres de desarrollo profesional y servicios de conserjería.

Estos servicios pueden incluirse en los paquetes de membresía u ofrecerse como complementos por una tarifa adicional, proporcionando a los miembros mayor comodidad, apoyo y oportunidades de crecimiento.

Membresías corporativas

Algunos espacios de coworking adaptan sus modelos de precios para atender a clientes corporativos, ofreciendo membresías grupales o paquetes personalizados para equipos u organizaciones.

Las membresías corporativas pueden incluir beneficios como tarifas con descuento, acceso prioritario a las instalaciones, opciones de espacio de trabajo con marca y gestión de cuentas dedicada.

Este modelo atrae a empresas que buscan soluciones de espacio de trabajo flexibles para sus empleados mientras agilizan los procesos administrativos y reducen los costos generales.

Pasos para escalar tu espacio de coworking

Iniciar tu espacio de coworking es una cosa, pero hacerlo crecer y escalarlo a su máxima capacidad es otra. Esto depende de varios factores como tu equipo, la fuerza de tu comunidad y tus estrategias de gestión.

¿Cómo se gestiona un espacio de coworking?

Cuando sabes quiénes son tus clientes y qué quieren, es importante contratar al conjunto adecuado de empleados para que trabajen contigo.

El número y las habilidades del personal que necesitas dependen del tamaño de tu espacio y los servicios que ofreces, pero aquí hay algunos puestos que debes considerar:

• Experto en tecnología
• Gerente del espacio de coworking
• Recepcionista
• Gerente de comunidad (Community manager)
• Especialista en marketing

Pero gestionar un espacio de coworking va más allá de tu equipo, y es imposible dirigir un espacio de coworking moderno sin un software de gestión dedicado. Todo operador lo necesita para mantener las cosas organizadas, hacer crecer el negocio y la comunidad, y hacer que el uso diario de la instalación sea fácil y optimizado para los clientes. Aquí hay una breve lista de las ventajas que obtienes con un increíble software de gestión de espacios de trabajo:

• Una base de datos de miembros unificada
• Automatización de tareas administrativas
• Verificación de la disponibilidad de los espacios en tiempo real
• Reserva en línea para espacios de oficina, escritorios y salas de reuniones
• Aplicaciones web y móviles de autoservicio para miembros
• Check-in de invitados y acceso digital
• Facturación y pago remoto
• Ventas externas
• Gestión de eventos
• Soporte al cliente
• Noticias, beneficios de membresía y promoción de servicios de valor añadido
• Optimización de costos y monitoreo del rendimiento

Leer más:Cómo impulsar las ventas de membresías de coworking

Creación de comunidad y networking

Una comunidad vibrante y comprometida es crucial para el éxito a largo plazo. Una comunidad próspera no solo atrae a miembros, sino que también fomenta la colaboración, la innovación y un sentido de pertenencia. Aquí hay estrategias esenciales para construir y nutrir una comunidad fuerte dentro de tu espacio de coworking.

Define tu visión de comunidad:

• Antes de sumergirte en la creación de la comunidad, articula una visión clara para tu espacio de coworking. Comprende los valores y objetivos que darán forma a la cultura de la comunidad. ¿Te diriges a profesionales de la tecnología, creativos o una mezcla de industrias? Definir esta visión guiará tus esfuerzos para atraer a personas con ideas afines.

Organiza eventos de networking:

• Los eventos proporcionan una plataforma para que los miembros se conecten, compartan ideas y construyan relaciones. Organiza regularmente eventos de networking, talleres y seminarios que se alineen con los intereses de tu comunidad. Estas ocasiones crean oportunidades para la colaboración y el intercambio de conocimientos, fortaleciendo los lazos entre tus miembros.

Crea plataformas en línea:

• Aprovecha las herramientas digitales para extender tu comunidad más allá del espacio de trabajo físico. Establece una plataforma en línea, como una red social dedicada o un foro, donde los miembros puedan comunicarse, compartir recursos y mantenerse actualizados sobre los eventos. Fomenta un sentido de continuidad y conexión tanto en el ámbito físico como en el virtual.

Facilita las presentaciones de miembros:

• Presenta activamente a los miembros que comparten intereses comunes o habilidades complementarias. Este toque personal puede generar colaboraciones, asociaciones y amistades dentro de la comunidad. Anima a los miembros a hacer networking y colaborar en proyectos, reforzando la idea de que el espacio de coworking no es solo un lugar de trabajo, sino un ecosistema colaborativo.

Fomenta la co-creación:

• Empodera a tus miembros para que contribuyan a la experiencia de coworking. Busca su opinión sobre eventos, servicios e iniciativas comunitarias. La co-creación no solo mejora la satisfacción de los miembros, sino que también fomenta un sentido de propiedad, haciéndolos más comprometidos con el éxito del espacio.

Reconoce y celebra los logros:

• Reconoce los logros de tus miembros, ya sean personales o profesionales. Este reconocimiento puede ser a través de una simple mención en un boletín, organizando eventos de celebración o incluso proporcionando un espacio físico para que los miembros muestren su trabajo. Celebrar los logros fomenta una atmósfera positiva y de apoyo.

Implementa programas de mentoría:

• Establece programas de mentoría dentro de tu espacio de coworking. Los miembros experimentados pueden guiar y apoyar a los recién llegados, compartiendo conocimientos y experiencia. Los programas de mentoría crean un entorno de apoyo y facilitan la transferencia de conocimientos, mejorando la cultura de colaboración general.

Bucles de retroalimentación:

• Busca regularmente la retroalimentación de tu comunidad para comprender sus necesidades y preocupaciones. Crea canales para una comunicación abierta y aborda activamente cualquier problema que surja. Esto no solo demuestra que valoras la opinión de tus miembros, sino que también ayuda a realizar mejoras continuas en el espacio de coworking.

Iniciativas de diversidad e inclusión:

• Promueve la diversidad y la inclusión dentro de tu comunidad. Fomenta una mezcla de orígenes, industrias y perspectivas. Esto enriquece el entorno de colaboración, fomenta la creatividad y asegura que tu espacio de coworking sea acogedor para personas de todos los ámbitos de la vida.

Compromiso continuo:

• Construir una comunidad es un proceso continuo. Mantente comprometido con tus miembros, escucha sus necesidades cambiantes y adapta tus estrategias de creación de comunidad en consecuencia. Revisa y actualiza regularmente tus iniciativas comunitarias para asegurar que sigan siendo relevantes e impactantes.

En conclusión, el éxito de un espacio de coworking depende de la fuerza de su comunidad. Al fomentar las conexiones, alentar la colaboración y adaptarse a las necesidades cambiantes de tus miembros, puedes crear un entorno dinámico y de apoyo que atraiga y retenga a una diversa gama de profesionales.

Navegando por las consideraciones legales y regulatorias al iniciar un espacio de coworking

Lanzar un espacio de coworking es una empresa emocionante que implica una planificación meticulosa, desde elegir la ubicación correcta hasta diseñar un espacio de trabajo inspirador. Sin embargo, entre los pasos cruciales en este viaje se encuentra la navegación por el complejo panorama de las consideraciones legales y regulatorias.

En esta sección, profundizaremos en los aspectos clave que los aspirantes a propietarios de espacios de coworking deben abordar para garantizar el cumplimiento y un lanzamiento sin problemas.

Comprender la zonificación y los permisos

Antes de firmar cualquier contrato de arrendamiento o invertir en una propiedad para tu espacio de coworking, es primordial comprender las regulaciones de zonificación locales. Las leyes de zonificación varían entre jurisdicciones y pueden dictar si una ubicación particular es adecuada para fines comerciales como un espacio de coworking.

Relacionarse con las autoridades locales y obtener los permisos necesarios es crucial para prevenir problemas legales en el futuro. Asegúrate de que tu uso previsto se alinee con los requisitos de zonificación para evitar posibles contratiempos.

Contratos de arrendamiento y negociaciones

Asegurar una ubicación adecuada para tu espacio de coworking implica negociar contratos de arrendamiento. Presta mucha atención a los términos, ya que pueden afectar significativamente tu negocio. Negocia flexibilidad en caso de futuras expansiones o cambios en tu modelo de negocio.

Además, considera buscar asesoramiento legal al revisar los contratos de arrendamiento para asegurarte de que comprendes completamente los términos y obligaciones.

Cumplimiento de los códigos de construcción

Adherirse a los códigos de construcción es esencial para garantizar la seguridad de tu espacio de coworking y sus ocupantes. Trabaja en estrecha colaboración con arquitectos y contratistas para garantizar que el diseño y la distribución cumplan con las regulaciones de construcción locales.

Las medidas de seguridad contra incendios, la accesibilidad para personas con discapacidades y otros requisitos del código de construcción deben integrarse en el diseño y la construcción del espacio.

Propiedad intelectual y branding

Proteger la marca y la propiedad intelectual de tu espacio de coworking es otro aspecto crítico. Registra el nombre y el logotipo de tu empresa para evitar el uso no autorizado por parte de otros.

Consulta con profesionales legales para redactar acuerdos que protejan tus derechos de propiedad intelectual y establezcan pautas para la conducta de los miembros dentro del espacio.

Privacidad y seguridad de los datos

Los espacios de coworking a menudo manejan información sensible debido a la infraestructura y los recursos tecnológicos compartidos. Implementa medidas sólidas de privacidad y seguridad de datos para salvaguardar tanto tu negocio como la información confidencial de tus miembros.

Establece políticas claras sobre el uso, almacenamiento y protección de datos, y asegúrate de cumplir con las leyes de protección de datos pertinentes.

Leyes laborales y de empleo

Si tu espacio de coworking tendrá empleados, familiarízate con las leyes laborales y de empleo locales.

Asegúrate de que los contratos de trabajo, las condiciones laborales y los paquetes de compensación se alineen con los requisitos legales. Es crucial crear un ambiente de trabajo positivo y conforme a la ley para fomentar una relación saludable con tu equipo.

Cobertura de seguro

Obtener una cobertura de seguro integral es un paso prudente para mitigar los riesgos asociados con la operación de un espacio de coworking. Considera pólizas que cubran daños a la propiedad, responsabilidad civil e interrupción del negocio.

Consulta con profesionales de seguros para adaptar la cobertura a las necesidades y riesgos específicos asociados con tu negocio.

En conclusión, el panorama legal y regulatorio para los espacios de coworking es multifacético y requiere una cuidadosa consideración.

Colabora con profesionales legales que se especialicen en bienes raíces comerciales y derecho empresarial para navegar estas complejidades de manera efectiva.

Al abordar estas consideraciones legales de manera proactiva, estableces una base sólida para el éxito y la sostenibilidad de tu espacio de coworking.

Gestión de relaciones contractuales

La gestión de las relaciones contractuales con miembros, proveedores y prestadores de servicios es una piedra angular de las operaciones de un espacio de coworking.

Acuerdos claros y ejecutables protegen los intereses de todas las partes involucradas, pero la redacción, revisión y negociación de contratos conlleva costos.

Contratar asesoramiento legal para garantizar el cumplimiento, mitigar riesgos y resolver disputas puede incurrir en gastos iniciales, particularmente para arreglos complejos o servicios especializados.

Si bien invertir en apoyo legal puede parecer desalentador, en última instancia puede ahorrar tiempo, dinero y dolores de cabeza al prevenir litigios costosos o malentendidos en el futuro.

Gasto legal de operar un espacio de coworking: ¿es caro?

Detrás de la atmósfera vibrante y el espíritu colaborativo se esconde una red de consideraciones legales que pueden impactar significativamente en el resultado final.

Desde los acuerdos de arrendamiento hasta el cumplimiento de las regulaciones de zonificación, el gasto legal de operar un espacio de coworking exige una navegación cuidadosa. Pero, ¿qué tan caro es?

El precio del cumplimiento

El cumplimiento de las regulaciones locales y las leyes de zonificación constituye la base de cualquier empresa de coworking. Desde la obtención de permisos hasta la obtención de licencias, los costos pueden aumentar rápidamente.

Factores como la ubicación, el tipo de edificio y el uso previsto influyen en los requisitos regulatorios y los gastos asociados.

Si bien algunas jurisdicciones pueden ofrecer procesos simplificados y tarifas más bajas para las pequeñas empresas, otras imponen estándares estrictos y multas elevadas por incumplimiento.

Navegar por este laberinto regulatorio exige no solo recursos financieros, sino también tiempo y experiencia, lo que lo convierte en una consideración significativa para los posibles propietarios de espacios de coworking.

Equilibrando costo y cumplimiento

En el panorama en constante evolución de los espacios de coworking, el gasto legal es innegablemente una consideración significativa para los operadores.

Desde el cumplimiento normativo hasta la gestión de la responsabilidad, la protección de la propiedad intelectual y las relaciones contractuales, los costos pueden acumularse rápidamente. Sin embargo, ver el gasto legal como una inversión en la mitigación de riesgos, el cumplimiento y el éxito a largo plazo puede proporcionar un marco para la toma de decisiones.

Al lograr un equilibrio entre la rentabilidad y el rigor legal, los propietarios de espacios de coworking pueden navegar por las complejidades del panorama legal mientras fomentan una próspera comunidad de colaboración e innovación.

Leer más:Qué es la creación de comunidad en el coworking: una guía simple

¿Por qué fracasan los espacios de coworking?

Según Deskmag, hay una tasa de fracaso del 10% para los espacios de coworking, y cualquiera podría ser una víctima. Incluso grandes nombres como WeWork han luchado con los desafíos del espacio de coworking, pero afortunadamente puedes aprender de ellos.

Algunos desafíos surgen a medida que haces crecer tu espacio de coworking, pero aquí están las razones fundamentales por las que la mayoría de los espacios de coworking fracasan poco después de comenzar.

Ubicación incorrecta

Las oficinas compartidas tienden a tener menos éxito si se encuentran en zonas rurales. Como se mencionó anteriormente, muchos de tus clientes potenciales no elegirán el lugar si les toma mucho tiempo llegar.

Las instalaciones alrededor de un espacio de coworking también son esenciales. Desde restaurantes hasta gimnasios y estacionamientos; es importante elegir un lugar que tenga instalaciones esenciales en el área.

Mala distribución e infraestructura

Si no consideras a tus clientes y sus necesidades de trabajo al crear tu distribución, es probable que crees un entorno poco propicio para ellos.

Una planificación cuidadosa atraerá a muchos profesionales a tu espacio. Las personas se forman un juicio de un lugar en los primeros veinte segundos después de entrar, y tu lugar podría ser pasado por alto si no se ve bien.

Falta de autenticidad

Algunos espacios de coworking intentan copiar los modelos de negocio de sus competidores, especialmente gigantes como WeWork o Impact Hub, y no tienen éxito principalmente porque no tienen los recursos necesarios.

Cada espacio exitoso tiene su misión y valores, y atrae a una clientela determinada debido a esos factores. Define tu filosofía de negocio y ganarás miembros cuyos valores se alineen con los tuyos. Siempre esfuérzate por la autenticidad.

Comunidad muerta

El coworking se trata en gran medida del sentido de comunidad y networking; por lo tanto, es esencial crear una atmósfera que fomente la colaboración y una a las personas. Los espacios de coworking que no se preocupan por construir una comunidad segura a menudo se quedan atrás, sin importar cuántos servicios geniales ofrezcan o cuán hermoso se vea su espacio.

Investigación de mercado inadecuada

La falta de una investigación de mercado exhaustiva puede llevar a una desalineación entre las ofertas y la demanda. Comprender las necesidades, preferencias y demografía de los miembros potenciales es esencial para adaptar los servicios, las estructuras de precios y las comodidades de manera efectiva. Ignorar las tendencias del mercado o sobrestimar la demanda puede resultar en espacios subutilizados y tensión financiera.

Financiamiento insuficiente

Lanzar y operar un espacio de coworking requiere una inversión inicial sustancial y capital continuo. Subestimar los costos o apalancar en exceso los recursos financieros puede llevar a problemas de flujo de efectivo y eventual cierre. Además, depender únicamente de las cuotas de membresía sin diversificar las fuentes de ingresos puede dejar a los espacios de coworking vulnerables a las fluctuaciones del mercado y las recesiones económicas.

Mala gestión y operaciones

Una gestión y operaciones eficaces son esenciales para el buen funcionamiento de los espacios de coworking. Una dotación de personal inadecuada, la falta de participación de la comunidad y un servicio al cliente deficiente pueden socavar la satisfacción y retención de los miembros. Además, no mantener las instalaciones, hacer cumplir las políticas y resolver los conflictos con prontitud puede empañar la reputación y erosionar la confianza entre los miembros.

Desafíos legales y regulatorios

Navegar por el panorama legal y regulatorio plantea desafíos significativos para los operadores de espacios de coworking. El cumplimiento de las leyes de zonificación, los códigos de construcción, las regulaciones de salud y seguridad y los requisitos de privacidad de datos es esencial, pero puede ser complejo y costoso. No abordar las obligaciones legales o anticipar los cambios regulatorios puede resultar en multas, litigios y daños a la reputación.

Dinámicas cambiantes del mercado

La industria del coworking está sujeta a dinámicas de mercado en evolución, incluyendo cambios en la tecnología, las tendencias laborales y las condiciones económicas.

Los espacios de coworking que no se adaptan a las preferencias cambiantes de los consumidores, a los competidores emergentes o a las innovaciones disruptivas corren el riesgo de obsolescencia. La flexibilidad, la agilidad y la previsión son esenciales para mantenerse a la vanguardia en un panorama en rápida evolución.

Utilización de un Sistema de Gestión de Propiedades (PMS)

Iniciar un espacio de coworking implica una planificación meticulosa y un uso estratégico de la tecnología. Los Sistemas de Gestión de Propiedades para Espacios de Coworking (PMS, por sus siglas en inglés) desempeñan un papel fundamental en la optimización de las operaciones, la mejora de la experiencia de los miembros y la garantía del éxito general de tu empresa.

Aquí tienes una guía completa sobre cómo aprovechar eficazmente un PMS para tu espacio de coworking.

Utilización eficiente del espacio:

• Utiliza el PMS para optimizar la asignación del espacio de trabajo. Implementa funciones que permitan el seguimiento en tiempo real de los escritorios, salas de reuniones y áreas comunes disponibles. Esto asegura que los miembros puedan encontrar y reservar fácilmente el espacio que necesitan, maximizando la eficiencia general de tu instalación de coworking.

Facturación y cobro automatizados:

• Optimiza los procesos financieros integrando sistemas de facturación y cobro automatizados dentro de tu PMS. Esta función permite un seguimiento preciso de las cuotas de membresía, los servicios adicionales y facilita transacciones fluidas. La automatización reduce la carga administrativa y asegura un flujo de trabajo financiero sin errores.

Gestión de membresías:

• Implementa un módulo robusto de gestión de membresías en tu PMS. Esto debe cubrir la incorporación de miembros, la gestión de contratos y los datos de los miembros. Un PMS puede ayudar a crear una base de datos centralizada que incluya detalles de contacto, planes de membresía e información de facturación. Esto no solo simplifica las tareas administrativas, sino que también proporciona información valiosa sobre las preferencias y los patrones de uso de los miembros.

Control de acceso y seguridad:

• Mejora las medidas de seguridad integrando sistemas de control de acceso en tu PMS. Esto te permite gestionar el acceso de los miembros a diferentes áreas del espacio de coworking según sus planes de membresía. Ya sea mediante tarjetas de acceso, aplicaciones móviles o autenticación biométrica, un PMS puede garantizar un entorno seguro y controlado para tus miembros.

Reserva y gestión de recursos:

• Implementa un sistema de reserva de recursos dentro de tu PMS para agilizar la reserva de salas de reuniones, espacios para eventos y otros servicios. Los miembros deben poder reservar recursos fácilmente a través del sistema, y el PMS puede automatizar recordatorios y notificaciones, reduciendo los conflictos de programación y mejorando la satisfacción general de los miembros.

Comunicación y creación de comunidad:

• Aprovecha las capacidades de comunicación del PMS para facilitar la interacción entre los miembros. Funciones como la mensajería en la aplicación, los foros comunitarios y los anuncios de eventos pueden mejorar el sentido de comunidad dentro de tu espacio de coworking. Anima a los miembros a conectarse, colaborar y compartir ideas a través de estos canales de comunicación integrados.

Mantenimiento y gestión de instalaciones:

• Usa el PMS para rastrear y gestionar las solicitudes de mantenimiento y las tareas relacionadas con las instalaciones. Esto asegura un entorno de trabajo bien mantenido y agradable para tus miembros. El mantenimiento programado, la limpieza y las reparaciones se pueden coordinar eficientemente a través del sistema, minimizando las interrupciones en las operaciones diarias.

Análisis de datos para la toma de decisiones:

• Aprovecha el poder del análisis de datos dentro de tu PMS para obtener información sobre el comportamiento de los miembros, la utilización del espacio y el rendimiento general. Analizar estos datos te permite tomar decisiones informadas, optimizar la distribución del espacio según los patrones de uso y adaptar los servicios para satisfacer mejor las necesidades de tu comunidad.

Integración con herramientas externas:

• Asegúrate de que tu PMS se integre sin problemas con otras herramientas y plataformas esenciales. Esto incluye software de contabilidad, sistemas de CRM y herramientas de marketing. Un ecosistema bien integrado mejora la eficiencia general и reduce la necesidad de entrada y conciliación manual de datos.

Escalabilidad y preparación para el futuro:

• Elige un PMS que sea escalable y adaptable al crecimiento futuro. A medida que tu espacio de coworking se expande, es crucial tener un sistema que pueda acomodar miembros, espacios y funciones adicionales. Considera soluciones de PMS que ofrezcan actualizaciones y mejoras regulares para mantenerse alineado con las tendencias de la industria y las necesidades cambiantes del coworking.

El futuro del coworking

Según Forbes, los espacios de coworking se están convirtiendo en realidades de rápido crecimiento, y China es el líder en el movimiento de la economía compartida.

Los espacios de coworking son increíblemente valiosos para la creación de comunidad, ya que pueden albergar eventos de networking y talleres y proporcionar un área para que las personas se reúnan e intercambien ideas.

A continuación, exploramos las tendencias emergentes y las fuerzas transformadoras que dan forma al futuro panorama del coworking.

1. Adoptar modelos de trabajo híbridos

La pandemia de COVID-19 aceleró la adopción del trabajo remoto, provocando un cambio sísmico en la forma en que operan las empresas. Mientras que algunas empresas han adoptado plenamente el trabajo remoto, otras están explorando modelos híbridos que combinan el trabajo remoto y en la oficina.

Los espacios de coworking están en una posición única para atender a esta fuerza laboral híbrida, proporcionando una solución de espacio de trabajo flexible para personas que buscan un equilibrio entre el trabajo remoto y la presencia ocasional en la oficina.

En el futuro, los espacios de coworking pueden evolucionar para ofrecer opciones de membresía más diversas, incluyendo paquetes híbridos que se adapten a diferentes preferencias y horarios de trabajo.

2. Enfoque en el bienestar y la comunidad

A medida que los profesionales priorizan cada vez más el equilibrio entre la vida laboral y personal y el bienestar integral, los espacios de coworking están evolucionando más allá de los entornos de trabajo funcionales para fomentar un sentido de comunidad y apoyar las iniciativas de bienestar.

El futuro del coworking verá un mayor énfasis en servicios como salas de bienestar, áreas de meditación y espacios recreativos, diseñados para promover la salud mental y física entre los miembros.

Además, las comunidades de coworking continuarán facilitando oportunidades de networking, intercambio de conocimientos y proyectos colaborativos, enriqueciendo las experiencias profesionales y sociales de los miembros.

3. Integración de la tecnología

La tecnología desempeña un papel fundamental en la configuración del futuro del coworking, permitiendo una conectividad perfecta, una productividad mejorada y experiencias personalizadas para los miembros.

Los espacios de coworking aprovecharán tecnologías avanzadas como sensores inteligentes, dispositivos IoT y herramientas impulsadas por IA para optimizar la utilización del espacio, mejorar la eficiencia operativa y ofrecer servicios personalizados.

Por ejemplo, los miembros pueden disfrutar de un control de acceso automatizado, iluminación y control de temperatura inteligentes, y servicios de conserjería virtual, todo facilitado por soluciones tecnológicas integradas.

Diseño y prácticas sostenibles

Con la creciente conciencia sobre la sostenibilidad ambiental, los futuros espacios de coworking priorizarán los principios de diseño ecológico y las prácticas sostenibles.

Los materiales de construcción ecológicos, los sistemas de eficiencia energética y los programas de reciclaje se convertirán en características estándar de los entornos de coworking, alineándose con los valores de los profesionales con conciencia ambiental.

Los operadores de coworking también adoptarán prácticas comerciales sostenibles, desde la reducción de la huella de carbono hasta la promoción de opciones de transporte sostenible para los miembros.

Expansión a mercados de nicho

A medida que la demanda de espacios de coworking continúa creciendo, los operadores explorarán mercados de nicho y ofertas especializadas adaptadas a industrias o comunidades profesionales específicas. Desde estudios creativos y espacios de creación (maker spaces) hasta centros específicos de la industria para startups tecnológicas o profesionales de la salud, los espacios de coworking atenderán a diversas necesidades y preferencias, fomentando comunidades de nicho y promoviendo la colaboración dentro de campos especializados.

Globalización y colaboración remota

El futuro del coworking trascenderá las fronteras geográficas, facilitado por los avances en las herramientas de colaboración remota y las plataformas de comunicación digital.

Los espacios de coworking servirán como centros para equipos remotos, permitiendo una colaboración fluida y oportunidades de networking para profesionales en diferentes ubicaciones y zonas horarias.

Las experiencias de coworking virtual, los espacios de trabajo de realidad aumentada y las actividades de creación de equipos remotos se convertirán en componentes integrales del cowo

El futuro del coworking es brillante y está lleno de infinitas posibilidades. Desde calendarios sincronizados hasta paneles interactivos y mucho más, los espacios de coworking están listos para utilizar al máximo toda la última tecnología.

El coworking ha llegado para quedarse, y es probable que solo continúe expandiéndose, especialmente gracias a los Millennials y la Generación Z de hoy, que se estremecen ante la idea de un espacio de oficina convencional. Según Coworking Resources, 'Se proyecta que el número de espacios de coworking en todo el mundo alcance los 25,968 para 2022, un aumento del 42% desde 2019.' ¡El coworking ha cambiado por completo la forma en que se utiliza el espacio de oficina, y no hay vuelta atrás!

Reflexiones finales

Iniciar un espacio de coworking es un esfuerzo gratificante que requiere una planificación cuidadosa, una toma de decisiones estratégica y un compromiso para fomentar la comunidad y la innovación.

Siguiendo los pasos descritos en esta guía, los aspirantes a operadores de espacios de coworking pueden navegar por las complejidades de lanzar y gestionar una empresa exitosa.

Desde la realización de una investigación de mercado exhaustiva y la obtención de fondos hasta la selección de la ubicación correcta, el diseño de espacios atractivos y el cultivo de una comunidad vibrante, cada etapa del proceso es fundamental para el éxito a largo plazo.

Además, priorizar el cumplimiento legal, las prácticas de gestión eficaces y la adaptación continua a las dinámicas cambiantes del mercado es esencial para sostener el crecimiento y la relevancia en una industria cada vez más competitiva.

Con dedicación, creatividad y un enfoque centrado en el cliente, los emprendedores pueden hacer realidad su visión de crear espacios dinámicos que inspiren la colaboración, la creatividad y el crecimiento profesional en los años venideros.

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Referencias

1. Foertsch, Carsten.'2019 Profitability of Coworking Spaces.'SlideShare, 12 de septiembre de 2019, https://www.slideshare.net/carstenfoertsch/2019-profitability-of-coworking-spaces-171146678. Consultado el 5 de enero de 2022.
2. Foertsch, Carsten.'How Profitable Are Coworking Spaces in 2019?'Deskmag, 4 de septiembre de 2019, https://www.deskmag.com/en/coworking-spaces/how-profitable-are-coworking-spaces-profitability-margins-market-report-2019. Consultado el 5 de enero de 2022.
3. Bhupta, Malini.'Large companies check into flexible co-working spaces to cut costs.'The Financial Express, 19 de agosto de 2021, https://www.financialexpress.com/industry/large-companies-check-into-flexible-co-working-spaces-to-cut-costs/2313391/. Consultado el 5 de enero de 2022.
4. Tusk, Bradley, y Derek Austin.'Why WeWork Failed - And What It Means for Coworking.'Medium, 25 de noviembre de 2019, https://medium.com/derek-develops/why-wework-failed-and-what-it-means-for-coworking-5d6bb209f5e2. Consultado el 5 de enero de 2022.
5. Yanie, Durocher.'The Disruption Era: The Future Of Coworking.'Forbes, Forbes, 06 de octubre de 2020, https://www.forbes.com/sites/forbesagencycouncil/2020/10/06/the-disruption-era-the-future-of-coworking/?sh=119c0bab3850. Consultado el 05 de enero de 2022.