No importa qué utilice actualmente en su negocio (libros de contabilidad en papel, hojas de cálculo, contabilidad o cualquier otro software), llegará el momento de hacer el cambio adecuado. Sin embargo, contrariamente a la opinión popular, este cambio no es algo que deba temer. Al contrario, es algo que debe aceptar y anticipar.
Al migrar a un nuevo sistema de administración de propiedades, hay muchos aspectos que debe considerar. El principal es si este nuevo sistema le brindará un servicio eficiente. Nada lo supera. Para garantizarlo, querrá tener pruebas de que el sistema cumple con todas sus funciones y durante cuánto tiempo podrá usarlo.
Hay otros aspectos que debe considerar cuando considere que es hora de migrar a un nuevo sistema de gestión de propiedades, y los analizaremos en este artículo. Sin embargo, antes de hacerlo, analizaremos por qué querría realizar la migración. Después, comprenda qué implica la implementación, así como la limpieza de datos y la correcta integración.
¿Listo para aprender a migrar a un nuevo sistema de gestión de propiedades correctamente? ¡Comencemos!
¿Por qué migrar a un nuevo sistema de gestión de propiedades?
Los beneficios de adoptar un nuevo y mejor sistema de administración de propiedades son innegables. Son todo lo bueno que puede esperar.
1. Un nuevo software de gestión de propiedades le ahorra tiempo
A menudo, las tareas repetitivas, como la contabilidad y la gestión de huéspedes, consumen mucho tiempo en la gestión empresarial. Si bien estas tareas son importantes, existe una mejor manera de aprovechar el tiempo. Con el nuevo software de gestión de propiedades, que le ayuda a gestionar estas tareas repetitivas, podrá disponer de tiempo suficiente para dedicarse a tareas más importantes.
No hace falta mencionar que, si desea optimizar su flujo de trabajo, perder el tiempo con tareas manuales innecesarias, recurrentes e ineficientes no es la mejor manera de lograrlo. Un nuevo software de gestión de propiedades como BookingNinjas le ayudará a ahorrar tiempo.
2. Ahorra dinero
Un nuevo sistema de administración de propiedades le ayuda a ahorrar dinero. El dicho "el tiempo es oro" es cierto, porque al ahorrar tiempo, puede concentrarse en tareas rentables y obtener resultados de forma eficaz.
Además de la gestión del tiempo que permite ahorrar dinero, migrar a un nuevo sistema de gestión de propiedades suele ofrecer paquetes de servicios que también ofrecen beneficios económicos. Estos paquetes incluyen la gestión de huéspedes, el procesamiento de pagos y la gestión financiera.
3. Un nuevo sistema de gestión de propiedades hace crecer su negocio
Al migrar a un nuevo sistema de gestión de propiedades que funciona bien, optimizará rápidamente el crecimiento de su negocio. Un nuevo sistema de gestión de propiedades impulsa el crecimiento de su negocio mediante una mejor interacción digital, mejores experiencias para los huéspedes y un mejor análisis de datos.
Entender qué implica la implementación
Para aprovechar al máximo un nuevo sistema de gestión de propiedades, es necesario comprender plenamente todos los aspectos de su implementación. En primer lugar, debe saber que la implementación requerirá tiempo y esfuerzo de su parte.
Además, dependiendo del tamaño de su negocio y del tamaño del sistema, es posible que necesite que alguien de su equipo esté en contacto directo con los expertos en implementación del proveedor del sistema.
Idealmente, el proceso de implementación comenzará con una llamada inicial entre usted o alguien de su equipo y el proveedor del sistema. Deberá dedicar tiempo a comprender cómo funciona el nuevo sistema de administración de propiedades y cómo mejorará su negocio. El proveedor tendrá la responsabilidad de comprender sus necesidades y mostrarle cómo su sistema puede ayudarle.
Una vez que esté convencido de que el sistema beneficiará a su empresa, puede comenzar la implementación. El proceso completo, desde el contacto inicial hasta el final de la implementación, puede tardar hasta tres meses, por lo que podría necesitar paciencia mientras el proveedor realiza su trabajo.
Por supuesto, debe estar acompañado en cada etapa de la implementación, ya que esto ayuda a mantener la confianza. No dude en preguntar si no está seguro de cómo funciona una función o si espera que el sistema tenga una función y no está seguro de si está incluida.
Ahora que entiende lo que implica la implementación, ¿cuáles son los próximos pasos a seguir?
Limpiar datos
Una tarea importante que deberá realizar, especialmente si utiliza un sistema de gestión de propiedades, antes de planificar la migración a uno nuevo, es limpiar sus datos. En pocas palabras, debe limpiar sus datos antes de migrar.
Incluso si ha estado utilizando libros contables en papel, debe asegurarse de que los datos que ingresa en el nuevo sistema sean correctos y estén actualizados. Por diversas razones, sus datos podrían ser incorrectos o estar desactualizados. Introducir datos incorrectos en el nuevo sistema de administración de propiedades sería desastroso. Hacerlo dificultaría la implementación general y pondría en riesgo su negocio.
Ahora bien, ¿cómo se limpian los datos?
- Verificar todas las inspecciones y tareas de mantenimiento que deban cerrarse.
- Revisar la información personal de la administración y de los huéspedes de la propiedad.
- Verificar las fechas de renovación del alquiler o arrendamiento
- Revisar facturas pendientes
- Eliminar toda la información irrelevante de la base de datos
Incorporación
El siguiente paso es dar la bienvenida al nuevo sistema de gestión de propiedades en su negocio. El proveedor ya hizo el trabajo duro, usted limpió sus datos y los ingresó al sistema. Ahora puede empezar a trabajar, ¿verdad? No. Debe asistir a las sesiones de incorporación.
No se espera que comprenda cómo funciona el sistema de la noche a la mañana, por lo que la sesión de incorporación es importante. Dependiendo del tamaño de su empresa y la solidez del sistema, la incorporación podría incluir varias sesiones y la capacitación de más de una persona de su equipo. Sea cual sea la forma, el objetivo es garantizar que obtenga el máximo provecho de su inversión y mucho más del nuevo sistema de administración de propiedades.
En las sesiones de incorporación, podrá hacerle preguntas a su proveedor sobre las diferentes características, flujos de trabajo y cómo funcionan los paneles.
Básicamente, puedes esperar que la incorporación se divida en sesiones como:
- Introducción a las características y funciones principales
- Funciones y roles de administración de propiedades
- Funciones de gestión de huéspedes de la propiedad
- Gestión financiera
- Implementación de estrategias e integraciones de aplicaciones de terceros
- Y muchos más.
Si el proveedor del sistema cuenta con una base de conocimientos o un centro de ayuda con videos, artículos y vídeos útiles, también le dirigirá a ellos. La base de conocimientos le ayudará durante y después de las sesiones de incorporación para sacar el máximo provecho del nuevo sistema de administración de propiedades.
Una vez configurado, ya puede empezar a operar mientras informa a sus clientes sobre el nuevo cambio y los beneficios que les ofrece el sistema. Incluso después de la implementación, debe mantenerse en contacto con el equipo de atención al cliente del proveedor para que puedan ayudarle en caso de cualquier problema.
Conclusión
Un nuevo sistema de administración de propiedades podría ser todo lo que su negocio necesita para alcanzar el siguiente nivel de crecimiento. No solo ahorrará tiempo y dinero, sino que un sistema integral de administración de propiedades lo posiciona como líder en el sector.
Con sistemas de gestión de propiedades como BookingNinjas, puedes gestionar tu propiedad desde cualquier lugar del mundo y en cualquier momento. Esto significa que nunca estarás limitado por el dispositivo ni la ubicación para realizar todos los cambios necesarios para que tu negocio prospere.
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