Por supuesto, es su responsabilidad como propietario o gerente de un pequeño hotel garantizar el correcto funcionamiento del mismo. Esto abarca todos los aspectos de las operaciones habituales del establecimiento, como la gestión de reservas, la atención a los visitantes y la limpieza y el buen mantenimiento del establecimiento.
Por otro lado, gestionar una gran empresa hotelera requiere el uso de sistemas de gestión para optimizar las operaciones diarias. Mucha gente se pregunta qué necesita un hotel para prosperar en un mercado competitivo; al menos dos cosas: (1) tener presencia en línea que simplifique las reservas, (2) ofrecer un excelente servicio al cliente para que los viajeros que regresan a su zona lo elijan de nuevo.
Automatizar las operaciones diarias y las actividades administrativas es crucial para fidelizar a los clientes, ya que permite ofrecer un servicio consistente y de alta calidad. Cada actividad en un hotel debe ser monitoreada, ya que se trata de un sistema complejo que abarca las acciones de muchos departamentos. Los hoteleros utilizan diversos métodos para ello, como hojas de cálculo, formatos impresos y sistemas unificados de gestión de propiedades.
Todo esto y mucho más se hace más accesible gracias a un buen sistema de gestión hotelera, que gestiona directa o indirectamente el negocio hotelero. La solución de software puede gestionar muchas tareas por sí sola, e indirectamente, liberando muchas horas de su tiempo para dedicarlas a tareas más significativas, como la satisfacción de sus huéspedes.
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Cabe destacar que comprar un sistema de gestión hotelera es similar a comprar un sistema de gestión de propiedades, un sistema de recepción, un software de gestión de B&B, etc. Puede que no reconozcas ninguno de estos términos, pero todos se refieren a la misma tecnología y tienen la misma finalidad; ¡solo que hay muchos sinónimos!
En este artículo, analizaremos el sistema de gestión hotelera (SGA) que controla las reservas, las operaciones de recepción y back-office, la gestión de canales y más. Aprenderá sobre los tipos de SGA, sus funciones esenciales y cinco indicadores de que su empresa hotelera necesita un nuevo sistema de gestión.
¿Qué es un Sistema de Gestión Hotelera?
Un sistema de gestión hotelera es un conjunto de software que garantiza el correcto funcionamiento de las instalaciones. El software de contabilidad, el software de gestión de relaciones con el cliente (CRM) y una amplia gama de software específico para cada sector son solo algunos ejemplos. En resumen, un sistema de gestión hotelera (SGA) es una solución de software que facilita la gestión de las operaciones y funciones del hotel, como la recepción, las ventas, la planificación y la contabilidad.
Tipos de sistemas de gestión hotelera
Anteriormente, el software de gestión hotelera solo estaba disponible como solución local. Se compraba un software y se instalaba en los ordenadores de las instalaciones. Esto dificultaba el uso de las aplicaciones a menos que se estuviera en las instalaciones. Recientemente, se han lanzado soluciones en la nube para hoteles, que permiten acceder y controlar las aplicaciones desde cualquier lugar con acceso a internet. A continuación, se presenta un breve resumen de los dos tipos de soluciones de software de gestión hotelera disponibles actualmente.
1. HMS local
Dado que el software hotelero local lleva tanto tiempo disponible, sus características y funcionalidades se han perfeccionado con el tiempo para adaptarse a las necesidades del sector hospitalario. Esto suele generar una amalgama de funciones complejas de usar, especialmente para empleados que no están familiarizados con un software en particular.
2. HMS basado en la nube
Las soluciones hoteleras en la nube ofrecen interfaces intuitivas y fáciles de usar que permiten a su personal concentrarse en el huésped en lugar de complicarse con aplicaciones excesivamente complejas y, a menudo, redundantes. Los desarrolladores están añadiendo más funciones a las aplicaciones hoteleras en la nube a medida que el mercado crece y cada vez más hoteles las adoptan.
Además, dado que el programa está alojado en la nube, los operadores suelen tener acceso a la actualización más reciente sin necesidad de recurrir al departamento de TI. Contar con la edición más reciente garantiza la conformidad con las leyes y normativas locales en constante evolución.
Funciones clave del sistema de gestión hotelera (HMS)
- Operaciones de recepción
Un recepcionista puede usar una solución de software de gestión hotelera para ver y modificar el estado de las reservas de habitaciones, registrar la entrada y la salida de los huéspedes y procesar los pagos. Un huésped desea registrarse lo antes posible al llegar al hotel. En esta situación, la asistencia del recepcionista es fundamental, por lo que el personal de recepción puede dedicar tiempo a atender al huésped. Algunos sistemas de gestión hotelera permiten la integración con quioscos de registro o con códigos QR.
- Gestión de ingresos
Un HMS es un paso importante para mejorar las métricas de gestión de ingresos del hotel, como la ocupación, el RevPAR (ingreso por habitación disponible) y la tarifa diaria promedio (ADR), todas ellas cruciales para determinar el rendimiento financiero del hotel. Si bien la integración de GDS y OTA puede ayudar a optimizar estas tarifas, los sistemas de gestión de ingresos pueden ayudar al gerente a comprender cómo optimizar los procesos para mejorar el rendimiento y mantener los costos bajo control. Este módulo de reservas ayuda a aumentar los ingresos totales por habitación mediante pronósticos para maximizar la ocupación y determinar si es necesario aumentar o disminuir las tarifas de inventario.
- Reserva
Todos los detalles del inventario y las fechas se almacenan en un sistema de reservas del hotel, que envía esta información a la recepción. El sistema de reservas debe estar vinculado al motor de reservas del sitio web y a otros canales de distribución. Los hoteles independientes suelen tener sus propios sistemas de reservas, mientras que las cadenas hoteleras suelen contar con un sistema central de reservas para todas sus propiedades.
- CRM y Gestión de Datos de Clientes
Los hoteleros deben recopilar y gestionar la información de los huéspedes para mantenerse en contacto con ellos, tanto actuales como anteriores, durante y después de la salida. El módulo CRM del software de gestión debe funcionar en conjunto con la recepción y el sistema de reservas para recopilar todos los datos de los huéspedes. Facilita el almacenamiento de la información de los huéspedes y ofrece una base de datos de fácil acceso. También proporciona los datos de contacto de los huéspedes antes y después de su estancia. Si un hotel ya cuenta con un CRM, el PMS debe poder integrarse con él.
5 señales de que su negocio hotelero necesita un nuevo sistema de gestión
1. Poca idea o control sobre el negocio.
El objetivo principal de un HMS es garantizar el correcto funcionamiento de las operaciones de su hotel. Un HMS que satisfaga las necesidades de informes de su establecimiento es vital para el éxito a largo plazo. Por lo tanto, si su sistema actual dificulta o imposibilita la generación de las cifras necesarias para evaluar y expandir su empresa, es hora de cambiar.
El ADR y el RevPAR son fundamentales para el crecimiento de cualquier sector hotelero, especialmente al realizar el seguimiento y análisis de KPI. Cada propiedad es diferente, por lo que podrían requerirse informes adicionales adaptados a sus operaciones. Un buen HMS le permitirá crear informes personalizados, lo que le permitirá filtrar, ordenar rápidamente y exportar la información que necesita.
El software de gestión hotelera instalado en una sola máquina de recepción reduce la productividad y el servicio, obligando a los empleados a abandonar sus tareas y volver a recepción cada vez que necesitan revisar o actualizar información. Sin embargo, esto no tiene por qué ser así. Un HMS basado en la nube proporciona la versatilidad operativa necesaria para gestionar su hotel desde cualquier lugar, en cualquier momento, con solo unos clics.
2. Su personal sigue luchando con una cosa u otra.
El verdadero significado de un HMS se demuestra cuando tus empleados pueden operarlo con la misma naturalidad y eficiencia que tú. Otro aspecto a tener en cuenta es si los empleados necesitan varios días de capacitación antes de poder usar el método. No tiene por qué ser tan agotador. Un HMS inteligente es fácil de usar y sencillo.
Cualquier empleado debe acceder y usar fácilmente el HMS, ya sea el personal de recepción, el de limpieza, el gerente del restaurante o cualquier empleado del punto de venta. Si esto no se está implementando, es hora de implementar una nueva estructura de gestión.
3. Integración con aplicaciones de terceros
En teoría, cualquier marco de software se integra con otro. Sin embargo, si sus sistemas periféricos no se comunican con su HMS en tiempo real y los datos de soluciones de terceros deben introducirse manualmente, está perdiendo tiempo, dinero y arriesgándose a cometer errores. ¡Esto solo indica que es hora de un cambio!
Los sistemas heredados requieren la creación de interfaces, costosas y laboriosas, que pueden tardar meses (o incluso más) y requieren actualizaciones constantes cada vez que se añade una nueva aplicación o función. Busque un HMS de código abierto basado en la nube con módulos configurables para optimizar su escalabilidad y asegurar el futuro de sus operaciones.
4. Drenaje del soporte y mantenimiento del proveedor
Cuando el servicio y soporte de su HMS le cuesta tiempo, recursos y eficiencia, es hora de un cambio. Los sistemas locales requieren actualizaciones frecuentes, lo cual puede ser costoso, y muchos proveedores cobran elevadas tarifas mensuales por soporte, mejoras de rendimiento y personalizaciones de software.
Si desea invertir en su propio hardware, deberá realizar un pago inicial inmediato. Con la nube, esto no es posible. Alta eficiencia, copias de seguridad de datos, confiabilidad, protección y un precio mensual llave en mano que incluye servicio al cliente, actualizaciones, monitoreo, alojamiento y más son características de un HMS basado en la nube. En comparación con las infraestructuras tradicionales, la nube es mucho más eficiente energéticamente.
5. Bajo retorno de la inversión
Su HMS no solo le ahorrará tiempo y dinero, sino que también debería generar ingresos para su negocio. Necesita una plataforma que ofrezca un alto retorno de la inversión, desde la automatización de ventas adicionales y marketing hasta la gestión de ventas y el análisis. Supongamos que su sistema no incluye automatización de marketing, un motor de reservas integrado, información sobre el historial y la estancia de los huéspedes, ni paneles de control sencillos con KPI que le ayuden a comprender mejor a sus clientes. En ese caso, está perdiendo la oportunidad de reducir costes gracias a una mayor eficiencia del personal y de obtener mayores ingresos gracias al aumento de las ventas y a unos clientes más satisfechos y fieles.
Conclusión
Reemplazar su HMS puede parecer una tarea enorme, pero si se enfrenta a uno o más de estos obstáculos, retrasar el cambio puede terminar costándole más que la inversión necesaria para realizar una actualización estratégica.
Si cree que su sistema de administración de propiedades lo está frenando y le impide innovar, llame a nuestro equipo y permítanos mostrarle lo que un HMS más moderno puede hacer por usted.
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