Tentu saja, menjadi tanggung jawab Anda sebagai pemilik atau pengelola hotel kecil untuk memastikan semuanya berjalan lancar. Ini mencakup semua aspek operasi rutin properti, seperti menangani reservasi yang masuk, melayani pengunjung, dan memastikan properti bersih dan terawat dengan baik.
Di sisi lain, menjalankan perusahaan perhotelan berskala besar memerlukan penggunaan sistem manajemen untuk mengefisienkan operasi sehari-hari. Banyak orang bertanya-tanya apa yang dibutuhkan hotel untuk berkembang di pasar yang kompetitif; setidaknya dua hal: (1) menyediakan kehadiran daring yang membuat pemesanan lebih mudah, (2) memiliki layanan pelanggan yang sangat baik sehingga wisatawan yang kembali ke daerah Anda memilih tempat Anda lagi.
Mengotomatiskan operasi sehari-hari dan aktivitas administratif sangat penting untuk mencapai loyalitas pelanggan karena memungkinkan Anda memberikan layanan yang konsisten dan berkualitas tinggi. Setiap aktivitas di hotel harus dipantau karena merupakan sistem kompleks yang mencakup tindakan banyak departemen. Para pelaku bisnis perhotelan menggunakan berbagai metode untuk melakukan ini, termasuk spreadsheet, format kertas, dan sistem manajemen properti terpadu.
Semua ini dan masih banyak lagi dapat lebih mudah diakses melalui sistem manajemen hotel yang baik, yang secara langsung atau tidak langsung menjalankan bisnis hotel. Solusi perangkat lunak dapat secara langsung menangani banyak tugas sendiri, dan secara tidak langsung membebaskan banyak waktu Anda untuk dihabiskan pada tugas yang lebih berarti seperti membuat tamu Anda senang.
Baca selengkapnya: Cara kerja manajemen hotel
Perlu dicatat bahwa membeli sistem manajemen hotel sama halnya dengan membeli sistem manajemen properti, sistem meja resepsionis, perangkat lunak manajemen B&B, dan sebagainya. Anda mungkin tidak mengenali kata-kata ini, tetapi semuanya merujuk pada teknologi yang sama dan memiliki tujuan yang sama – hanya saja ada banyak sinonimnya!
Kami akan membahas sistem manajemen hotel (HMS) yang mengendalikan reservasi, operasi front-office dan back-office, manajemen saluran, dan banyak lagi dalam artikel ini. Anda akan mempelajari tentang jenis-jenis Sistem Manajemen Hotel, fungsi-fungsi utamanya, dan lima indikator bahwa perusahaan perhotelan Anda memerlukan sistem manajemen baru.
Apa itu Sistem Manajemen Hotel?
Sistem manajemen hotel adalah seperangkat perangkat lunak hotel yang menjaga agar segala sesuatunya berjalan lancar. Perangkat lunak akuntansi, perangkat lunak manajemen hubungan pelanggan (CRM), dan sejumlah besar perangkat lunak khusus industri hanyalah beberapa contoh. Singkatnya, sistem manajemen hotel (HMS) adalah bentuk solusi perangkat lunak yang memudahkan penanganan operasi dan fungsi hotel seperti resepsionis, penjualan, perencanaan, dan akuntansi.
Jenis-jenis Sistem Manajemen Hotel
Sebelumnya, perangkat lunak manajemen hotel hanya tersedia sebagai solusi di tempat. Anda akan membeli perangkat lunak dan memasangnya di komputer di lokasi fisik Anda. Hal ini membuat penggunaan aplikasi Anda menjadi sulit kecuali Anda berada di lokasi. Solusi cloud hotel baru-baru ini tersedia, memungkinkan Anda untuk mengakses dan mengendalikan aplikasi Anda dari mana pun Anda memiliki akses internet. Berikut ini adalah uraian singkat dari dua jenis solusi perangkat lunak manajemen hotel yang kami miliki saat ini.
1. HMS di Tempat
Karena perangkat lunak hotel on-premise sudah ada sejak lama, fitur dan fungsinya telah disempurnakan dari waktu ke waktu untuk memenuhi kebutuhan industri rumah sakit. Hal ini sering kali menghasilkan berbagai fitur yang lebih sulit digunakan – terutama bagi karyawan yang tidak terbiasa dengan perangkat lunak tertentu.
2. HMS berbasis cloud
Solusi hotel berbasis cloud menyediakan antarmuka yang mudah digunakan dan apik yang memungkinkan staf Anda berkonsentrasi pada tamu daripada repot dengan aplikasi yang terlalu rumit dan sering kali berulang. Pengembang menambahkan lebih banyak fitur ke aplikasi hotel berbasis cloud seiring dengan pertumbuhan pasar dan semakin banyak hotel yang menggunakannya.
Lebih jauh lagi, karena program ini dihosting di cloud, operator sering kali memiliki akses ke pembaruan terkini tanpa perlu umpan balik dari TI. Memiliki edisi terkini memastikan Anda tetap konsisten dengan hukum dan peraturan setempat yang terus berkembang.
Fungsi Utama Sistem Manajemen Hotel (HMS)
- Operasional Meja Depan
Manajer meja depan dapat menggunakan solusi perangkat lunak manajemen hotel untuk melihat dan mengubah status reservasi kamar, melakukan check-in dan check-out tamu, dan memproses pembayaran. Tamu ingin melakukan check-in sesegera mungkin saat mereka tiba di hotel. Dalam situasi ini, bantuan resepsionis sangat penting, sehingga pekerja meja depan dapat menyisihkan waktu untuk membantu tamu. Beberapa sistem manajemen properti memungkinkan integrasi dengan kios check-in atau check-in dan check-out dengan kode QR.
- Manajemen Pendapatan
HMS merupakan langkah penting menuju peningkatan metrik manajemen pendapatan hotel seperti hunian, RevPAR (Pendapatan per Kamar yang Tersedia), dan ADR (Tarif Harian Rata-rata), yang semuanya penting dalam menentukan kinerja keuangan hotel. Sementara integrasi GDS dan OTA dapat membantu mengoptimalkan tarif ini, sistem manajemen pendapatan dapat membantu manajer memahami cara mengubah proses untuk meningkatkan kinerja dan menjaga biaya tetap terkendali. Modul reservasi ini membantu meningkatkan pendapatan kamar secara keseluruhan dengan menggunakan perkiraan untuk memaksimalkan hunian dan menentukan apakah akan menaikkan atau menurunkan tarif inventaris.
- Reservasi
Semua detail dan tanggal inventaris disimpan dalam sistem reservasi hotel, yang mengirimkan informasi ini ke meja depan. Sistem reservasi harus ditautkan ke mesin pemesanan di situs web dan saluran distribusi lainnya. Hotel independen biasanya memiliki sistem reservasi sendiri, sedangkan hotel berantai biasanya memiliki satu sistem reservasi terpusat untuk semua propertinya.
- CRM dan Manajemen Data Pelanggan
Pengelola hotel harus mengumpulkan dan mengatur informasi tamu agar tetap berhubungan dengan tamu saat ini dan sebelumnya selama dan setelah check-out. Modul CRM dalam perangkat lunak manajemen harus bekerja sama dengan bagian resepsionis dan sistem reservasi untuk mengumpulkan semua informasi tamu. Modul ini membantu penyimpanan informasi tamu dan menyediakan basis data yang mudah diakses. Modul ini juga menyediakan informasi kontak tamu sebelum dan setelah mereka menginap. Jika hotel sudah memiliki pengaturan CRM, PMS harus dapat terintegrasi dengannya.
5 Tanda bahwa Bisnis Perhotelan Anda Membutuhkan Sistem Manajemen Baru
1. Sedikit ide atau kendali atas bisnis
Sasaran utama HMS adalah menjaga kelancaran operasional hotel Anda. HMS yang memenuhi kebutuhan pelaporan properti Anda sangat penting untuk keberhasilan jangka panjang, jadi jika sistem Anda saat ini menyulitkan atau tidak memungkinkan untuk menghasilkan angka yang Anda perlukan untuk menilai dan mengembangkan perusahaan Anda, inilah saatnya untuk beralih.
ADR dan RevPAR sangat penting bagi pertumbuhan industri perhotelan, khususnya saat melacak dan menganalisis KPI. Setiap properti berbeda, jadi laporan tambahan yang disesuaikan dengan operasi properti mungkin diperlukan. HMS yang baik akan memungkinkan Anda membuat laporan yang dipersonalisasi, yang memungkinkan Anda memfilter, menyortir dengan cepat, dan mengekspor informasi yang Anda butuhkan.
Perangkat lunak manajemen hotel yang dipasang pada satu mesin meja depan menghambat produktivitas dan layanan dengan memaksa karyawan meninggalkan pekerjaan mereka dan kembali ke meja depan kapan saja mereka perlu meninjau atau memperbarui detail. Namun, hal itu tidak harus terjadi. HMS berbasis cloud menyediakan fleksibilitas operasional yang diperlukan untuk mengoperasikan hotel Anda dari mana saja, kapan saja, hanya dengan beberapa klik.
2. Staf Anda terus berjuang dengan satu hal atau lainnya
Arti sebenarnya dari HMS ditunjukkan ketika karyawan Anda dapat mengoperasikannya secara alami dan menggunakannya seefisien Anda! Hal lain yang perlu diperhatikan adalah jika karyawan perlu menjalani beberapa hari pelatihan sebelum mereka dapat menggunakan metode tersebut. Tidak harus terlalu melelahkan. HMS yang cerdas mudah digunakan dan lugas.
Setiap karyawan harus dapat mengakses dan menggunakan HMS dengan mudah, baik itu bagian manajemen meja depan, bagian tata graha, manajer restoran, atau pekerja POS lainnya. Jika ini tidak terjadi, sudah saatnya untuk mendapatkan struktur manajemen baru.
3. Integrasi dengan Aplikasi Pihak Ketiga
Secara teori, setiap kerangka perangkat lunak akan terintegrasi dengan yang lain. Namun, jika sistem periferal Anda tidak berkomunikasi dengan HMS secara real-time dan data dari solusi pihak ketiga harus dimasukkan secara manual, Anda hanya membuang-buang waktu, uang, dan berisiko mengalami kesalahan. Ini hanya menandakan saatnya untuk berubah!
Sistem lama memerlukan pembuatan antarmuka yang mahal dan memakan waktu, yang dapat memakan waktu berbulan-bulan (atau lebih lama) dan memerlukan peningkatan terus-menerus setiap kali aplikasi atau fitur baru ditambahkan. Cari HMS berbasis cloud sumber terbuka dengan modul yang dapat dikonfigurasi untuk mengoptimalkan skalabilitas dan memastikan operasi Anda siap untuk masa depan.
4. Menguras Dukungan dan Pemeliharaan Vendor
Bila layanan dan dukungan HMS Anda menghabiskan waktu, sumber daya, dan efisiensi, inilah saatnya untuk berubah. Sistem on-premise memerlukan pembaruan rutin, yang dapat memakan biaya besar, dan banyak penyedia mengenakan biaya bulanan yang besar untuk dukungan, peningkatan kinerja, dan kustomisasi perangkat lunak.
Jika Anda ingin berinvestasi pada perangkat keras Anda sendiri, Anda harus segera mengeluarkan uang. Namun, hal ini tidak berlaku pada cloud. Efisiensi tinggi, pencadangan data, keandalan, perlindungan, dan harga bulanan siap pakai yang mencakup layanan pelanggan, pembaruan, pemantauan, hosting, dan banyak lagi merupakan fitur HMS berbasis cloud. Dibandingkan dengan infrastruktur lama, cloud jauh lebih hemat energi.
5. Pengembalian Investasi Rendah
HMS Anda tidak hanya dapat menghemat waktu dan uang, tetapi juga menghasilkan pendapatan untuk bisnis Anda. Anda memerlukan kerangka kerja yang memberikan laba atas investasi yang tinggi, mulai dari upsell dan pemasaran otomatis hingga manajemen dan analisis penjualan. Misalkan sistem Anda tidak menyertakan otomatisasi pemasaran, mesin pemesanan terintegrasi, riwayat tamu/info menginap, dan dasbor mudah dengan KPI untuk membantu Anda lebih memahami pelanggan. Dalam hal ini, Anda kehilangan biaya yang lebih rendah dari peningkatan efisiensi staf dan pendapatan yang lebih tinggi dari peningkatan penjualan dan pelanggan yang lebih senang dan setia.
Kesimpulan
Mengganti HMS Anda mungkin tampak seperti tugas yang sangat besar, tetapi jika Anda menemui satu atau beberapa kendala ini, menunda perubahan dapat mengakibatkan pengeluaran lebih besar daripada investasi yang dibutuhkan untuk melakukan peningkatan strategis.
Jika Anda yakin sistem pengelolaan properti Anda menghambat dan mencegah Anda berinovasi, hubungi tim kami dan biarkan kami menunjukkan kepada Anda apa yang dapat dilakukan HMS yang lebih modern untuk Anda.
Tentang Booking Ninjas
Booking Ninjas dirancang khusus untuk memberi Anda pengalaman digital dengan manajemen yang paling efektif. Kami memberi klien kami platform unik dan terpadu untuk menangani semua manajemen properti dari platform berbasis cloud yang dapat diakses secara global. Pastikan untuk mengunjungi halaman Percontohan kami untuk melihat sendiri sistem Booking Ninjas.
Di Booking Ninjas kami memberi Anda alasan untuk tidak perlu membangun sistem manajemen daring dari awal dan membiarkan Anda berkonsentrasi memberikan kepuasan maksimal kepada klien Anda.
Dengan sistem canggih kami yang memungkinkan Anda mengelola reservasi, memperbarui tarif, dan menyesuaikan pengalaman pelanggan sesuai keinginan Anda, di antara fitur-fitur hebat lainnya, Booking Ninjas jauh lebih unggul dibandingkan pesaing kami dalam permainan ini.
Kami juga secara efisien melacak dan menangani semua transaksi Anda sehingga Anda tidak perlu repot memikirkannya.
Booking Ninjas membantu Anda memberikan pengalaman terbaik bagi tamu Anda.
_-_A_Complete_Guide.png)
.png)