5 علامات تشير إلى حاجتك إلى نظام إدارة فندقي جديد

من مسؤوليتك، بصفتك مالكًا أو مديرًا لفندق صغير، ضمان سير الأمور بسلاسة. ويشمل ذلك جميع جوانب العمليات الاعتيادية للفندق، مثل التعامل مع الحجوزات الواردة، واستقبال الزوار، وضمان نظافة الفندق وصيانته.

من ناحية أخرى، يتطلب إدارة شركة فندقية كبيرة استخدام أنظمة إدارة لتبسيط هذه العمليات اليومية. يتساءل الكثيرون عما يحتاجه الفندق ليزدهر في سوق تنافسية؛ على الأقل أمران: (1) توفير حضور إلكتروني يُسهّل الحجز، (2) تقديم خدمة عملاء ممتازة تُشجع المسافرين العائدين إلى منطقتك على اختيار فندقك مرة أخرى.

تُعدّ أتمتة العمليات اليومية والأنشطة الإدارية أمرًا بالغ الأهمية لتحقيق ولاء العملاء، إذ تُمكّن من تقديم خدمة متسقة وعالية الجودة. يجب مراقبة كل نشاط في الفندق، فهو نظام مُعقّد يشمل أعمال العديد من الأقسام. ويستخدم أصحاب الفنادق أساليب مُتنوعة لتحقيق ذلك، بما في ذلك جداول البيانات، والنماذج الورقية، وأنظمة إدارة العقارات المُوحّدة.

كل هذا وأكثر يُسهّله نظام إدارة فنادق جيد، يُدير أعمال الفندق بشكل مباشر أو غير مباشر. يستطيع هذا الحل البرمجي التعامل مع العديد من المهام بنفسه، وبشكل غير مباشر، يُتيح لك ساعات طويلة من وقتك لقضائها في مهام أكثر أهمية، مثل إرضاء ضيوفك.

اقرأ المزيد: كيف تعمل إدارة الفنادق

تجدر الإشارة إلى أن شراء نظام إدارة الفنادق يُشبه شراء نظام إدارة عقارات، أو نظام استقبال، أو برنامج إدارة فنادق، وما إلى ذلك. قد لا تعرف أيًا من هذه الكلمات، لكنها جميعًا تُشير إلى نفس التقنية وتؤدي الغرض نفسه - فهناك الكثير من المرادفات!

سنناقش في هذه المقالة نظام إدارة الفنادق (HMS) الذي يتحكم بالحجوزات، وعمليات الاستقبال والإدارة، وإدارة قنوات التوزيع، والمزيد. ستتعرف على أنواع أنظمة إدارة الفنادق، ووظائفها الأساسية، وخمسة مؤشرات تدل على حاجة شركتك الفندقية إلى نظام إدارة جديد.

ما هو نظام إدارة الفنادق؟

نظام إدارة الفنادق هو مجموعة من برامج الفنادق التي تضمن سير العمل بسلاسة. برامج المحاسبة، وإدارة علاقات العملاء (CRM)، والعديد من البرامج المتخصصة ليست سوى أمثلة قليلة. باختصار، نظام إدارة الفنادق (HMS) هو حل برمجي يُسهّل إدارة عمليات الفندق ووظائفه، مثل مكتب الاستقبال، والمبيعات، والتخطيط، والمحاسبة.

أنواع أنظمة إدارة الفنادق

في السابق، كانت برامج إدارة الفنادق متاحة فقط كحلول محلية. كنت تشتري برنامجًا وتثبّته على أجهزة الكمبيوتر في موقعك الفعلي. كان هذا يُصعّب استخدام تطبيقاتك إلا إذا كنت في الموقع. أصبحت حلول الفنادق السحابية متاحة مؤخرًا، مما يتيح لك الوصول إلى تطبيقاتك والتحكم فيها من أي مكان يتوفر فيه اتصال بالإنترنت. فيما يلي شرح موجز لنوعَي حلول برامج إدارة الفنادق المتوفرة لدينا حاليًا.

1. نظام إدارة الأجهزة المحمول (HMS) المحلي

نظراً لتواجد برامج الفنادق المحلية منذ زمن طويل، فقد تم تحسين ميزاتها ووظائفها مع مرور الوقت لتلبية احتياجات قطاع المستشفيات. وهذا غالباً ما يؤدي إلى تداخل الميزات بشكل طبيعي، مما يجعل استخدامها أكثر صعوبة، خاصةً للموظفين غير الملمين ببرنامج معين.

2. نظام إدارة الهواتف المحمولة السحابي

توفر حلول الفنادق السحابية واجهات استخدام سلسة وسهلة الاستخدام، تُمكّن موظفيك من التركيز على خدمة النزلاء بدلاً من استخدام تطبيقات معقدة ومكررة. ويضيف المطورون المزيد من الميزات إلى تطبيقات الفنادق السحابية مع نمو السوق واعتماد المزيد من الفنادق عليها.

علاوةً على ذلك، بما أن البرنامج مُستضاف على السحابة، غالبًا ما يتمكن المُشغّلون من الوصول إلى أحدث التحديثات دون الحاجة إلى ملاحظات من قسم تكنولوجيا المعلومات. يضمن لك الحصول على أحدث إصدار مواكبة القوانين واللوائح المحلية المُتطورة.

الوظائف الرئيسية لنظام إدارة الفنادق (HMS)

- عمليات الاستقبال

يمكن لمدير مكتب الاستقبال استخدام حلول برامج إدارة الفنادق لعرض حالة حجز الغرف وتغييرها، وتسجيل دخول النزلاء ومغادرتهم، ومعالجة المدفوعات. يرغب النزيل في تسجيل وصوله في أسرع وقت ممكن عند وصوله إلى الفندق. في هذه الحالة، تُعد مساعدة موظف الاستقبال أمرًا بالغ الأهمية، لذا يمكن لموظفي الاستقبال تخصيص وقت لمساعدة النزيل. تتيح بعض أنظمة إدارة العقارات التكامل مع أكشاك تسجيل الوصول أو تسجيل الوصول والمغادرة عبر رمز الاستجابة السريعة.

- إدارة الإيرادات

يُعد نظام إدارة إيرادات الفنادق (HMS) خطوةً هامةً نحو تحسين مقاييس إدارة إيرادات الفنادق، مثل معدل الإشغال، وإيرادات الغرفة المتاحة (RevPAR)، ومتوسط ​​السعر اليومي (ADR)، وهي جميعها مؤشرات بالغة الأهمية في تحديد الأداء المالي للفندق. وبينما يُساعد دمج أنظمة التوزيع العالمية (GDS) ووكالات السفر عبر الإنترنت (OTA) على تحسين هذه المعدلات، تُساعد أنظمة إدارة الإيرادات المدير على فهم كيفية تعديل العمليات لتحسين الأداء والتحكم في التكاليف. تُساعد وحدة الحجز هذه في زيادة إجمالي إيرادات الغرف من خلال استخدام التنبؤات لتحقيق أقصى قدر من الإشغال وتحديد ما إذا كان ينبغي رفع أو خفض معدلات المخزون.

- حجز

تُخزَّن جميع تفاصيل وتواريخ الجرد في نظام حجز فندقي، يُرسِل هذه المعلومات إلى مكتب الاستقبال. يجب ربط نظام الحجز بمحرك الحجز على الموقع الإلكتروني وقنوات التوزيع الأخرى. عادةً ما تمتلك الفنادق المستقلة أنظمة حجز خاصة بها، بينما تمتلك فنادق السلسلة نظام حجز مركزي واحد لجميع فنادقها.

- إدارة علاقات العملاء وبيانات العملاء

يجب على أصحاب الفنادق جمع معلومات النزلاء وتنظيمها للبقاء على اتصال بهم أثناء وبعد مغادرة الفندق. يجب أن تعمل وحدة إدارة علاقات العملاء (CRM) في برنامج الإدارة بالتنسيق مع مكتب الاستقبال ونظام الحجز لجمع جميع بيانات النزلاء. فهي تساعد في تخزين معلومات النزلاء وتوفر قاعدة بيانات سهلة الوصول. كما توفر بيانات الاتصال بهم قبل إقامتهم وبعدها. إذا كان الفندق مُجهزًا مسبقًا بنظام إدارة علاقات العملاء (CRM)، فيجب أن يكون نظام إدارة الممتلكات (PMS) قادرًا على التكامل معه.

5 علامات تشير إلى أن عملك الفندقي يحتاج إلى نظام إدارة جديد

1. فكرة صغيرة أو سيطرة على الأعمال

الهدف الأساسي من نظام إدارة الفنادق هو ضمان سير عمليات فندقك بسلاسة. يُعدّ نظام إدارة الفنادق الذي يلبي احتياجات إعداد التقارير في فندقك أمرًا بالغ الأهمية لتحقيق النجاح على المدى الطويل، لذا إذا كان نظامك الحالي يُصعّب أو يُعيق الحصول على الأرقام اللازمة لتقييم شركتك وتوسيعها، فقد حان الوقت للتغيير.

يُعدّ متوسط ​​سعر الغرفة (ADR) وإيرادات الغرفة المتاحة (RevPAR) عاملين أساسيين لنمو أي قطاع فندقي، وخاصةً عند تتبع وتحليل مؤشرات الأداء الرئيسية. يختلف كل عقار عن الآخر، لذا قد يلزم إعداد تقارير إضافية مُخصصة لعملياته. يتيح لك نظام إدارة المنازل (HMS) الجيد إنشاء تقارير مُخصصة، مما يُتيح لك تصفية المعلومات التي تحتاجها وفرزها بسرعة وتصديرها.

يُعيق تثبيت برامج إدارة الفنادق على جهاز استقبال واحد الإنتاجية والخدمة، إذ يُجبر الموظفين على ترك عملهم والعودة إلى مكتب الاستقبال في أي وقت يحتاجون فيه إلى مراجعة أو تحديث بياناتهم. لكن ليس بالضرورة أن يكون الأمر كذلك. فنظام إدارة الفنادق السحابي يوفر المرونة التشغيلية اللازمة لإدارة فندقك من أي مكان وفي أي وقت، ببضع نقرات فقط.

2. يواجه موظفوك صعوبة في شيء أو آخر

يتجلى المعنى الحقيقي لنظام إدارة الموارد البشرية (HMS) عندما يتمكن موظفوك من تشغيله بكفاءة وفعالية مثلك! وهناك أمر آخر يجب الانتباه إليه وهو ما إذا كان الموظفون بحاجة إلى أيام تدريب متعددة قبل أن يتمكنوا من استخدام هذه الطريقة. ليس بالضرورة أن يكون الأمر مرهقًا للغاية. نظام إدارة الموارد البشرية الذكي سهل الاستخدام ومباشر.

يجب على أي موظف الوصول إلى نظام إدارة المستودعات واستخدامه بسهولة، سواءً كان موظف استقبال، أو خدمة تنظيف، أو مدير مطعم، أو أي موظف في نقاط البيع. إذا لم يكن ذلك ممكنًا، فقد حان الوقت لوضع هيكل إداري جديد.

3. التكامل مع تطبيقات الطرف الثالث

من الناحية النظرية، يتكامل أي إطار عمل برمجي مع إطار آخر. ومع ذلك، إذا لم تتواصل أنظمتك الطرفية مع نظام إدارة الأجهزة (HMS) لديك في الوقت الفعلي، وكان عليك إدخال البيانات من حلول خارجية يدويًا، فأنت تُضيع الوقت والمال وتُخاطر بحدوث أخطاء. هذا يُشير فقط إلى وقت التغيير!

تتطلب الأنظمة القديمة إنشاء واجهة مستخدم مكلفة وتستغرق وقتًا طويلاً، وقد تستغرق شهورًا (أو أكثر)، وتتطلب تحديثًا مستمرًا في كل مرة تُضاف فيها تطبيقات أو ميزات جديدة. ابحث عن نظام إدارة هواتف محمولة (HMS) مفتوح المصدر، قائم على السحابة، مع وحدات قابلة للتكوين لتحسين قابلية التوسع ومواكبة عملياتك للمستقبل.

4. استنزاف دعم البائعين والصيانة

عندما تُكلفك خدمة ودعم نظام إدارة الأجهزة (HMS) وقتًا وموارد وكفاءةً، فقد حان وقت التغيير. تتطلب الأنظمة المحلية تحديثاتٍ متكررة، مما قد يكون مُكلفًا، ويفرض العديد من مُزودي الخدمة رسومًا شهرية باهظة مقابل الدعم وترقيات الأداء وتخصيصات البرامج.

إذا كنت ترغب في الاستثمار في أجهزتك الخاصة، فستحتاج إلى دفع مبلغ مقدمًا فورًا. مع السحابة، هذا ليس هو الحال. فالكفاءة العالية، والنسخ الاحتياطي للبيانات، والموثوقية، والحماية، والأسعار الشهرية الجاهزة للاستخدام، والتي تشمل خدمة العملاء، والتحديثات، والمراقبة، والاستضافة، وغيرها، كلها ميزات تُقدمها أنظمة إدارة الأجهزة المحمولة السحابية. وبالمقارنة مع البنى التحتية القديمة، تُعد السحابة أكثر كفاءة في استهلاك الطاقة.

5. عائد منخفض على الاستثمار

لا يقتصر دور نظام إدارة الهواتف الذكية (HMS) على توفير الوقت والمال فحسب، بل يُفترض به أيضًا أن يُدرّ إيراداتٍ لأعمالك. أنت بحاجة إلى إطار عمل يُوفّر عائدًا استثماريًا مرتفعًا، بدءًا من عمليات البيع الإضافي الآلي والتسويق، وصولًا إلى إدارة المبيعات والتحليلات. لنفترض أن نظامك لا يتضمن أتمتة التسويق، ومحرك حجز مُتكامل، ومعلومات عن سجلّات النزلاء/إقاماتهم، ولوحات معلومات سهلة الاستخدام مع مؤشرات أداء رئيسية تُساعدك على فهم عملائك بشكل أفضل. في هذه الحالة، ستخسر تكاليف أقل نتيجةً لزيادة كفاءة الموظفين وزيادة الإيرادات نتيجةً لزيادة المبيعات وزيادة رضا العملاء وولائهم.

خاتمة

قد يبدو استبدال نظام إدارة الأجهزة (HMS) الخاص بك مهمة ضخمة، ولكن إذا واجهت واحدة أو أكثر من هذه العوائق، فقد يؤدي تأخير التغيير إلى تكلفتك أكثر من الاستثمار اللازم لإجراء ترقية استراتيجية.

إذا كنت تعتقد أن نظام إدارة الممتلكات الخاص بك يعيقك ويمنعك من الابتكار، فاتصل بفريقنا وسنوضح لك ما يمكن أن يفعله نظام إدارة الممتلكات الأكثر حداثة من أجلك.

حول حجز النينجا

صُممت Booking Ninjas بشكل فريد لتوفر لك تجربة رقمية لإدارة العقارات بكفاءة عالية. نوفر لعملائنا منصة فريدة وشاملة لإدارة جميع شؤون العقارات من منصة سحابية متاحة عالميًا. تفضل بزيارة صفحتنا التجريبية لتجربة نظام Booking Ninjas بنفسك.

في Booking Ninjas، نمنحك سببًا لعدم الحاجة إلى إنشاء نظام إدارة عبر الإنترنت من الصفر ونسمح لك بالتركيز على منح عملائك أقصى درجات الرضا التي يستحقونها.

بفضل نظامنا المتطور الذي يسمح لك بإدارة الحجوزات وتحديث أسعارك وتخصيص تجربة العملاء وفقًا لرغباتك، بالإضافة إلى الميزات القوية الأخرى، فإن Booking Ninjas يتقدم كثيرًا على منافسينا في اللعبة.

كما نقوم أيضًا بتتبع جميع معاملاتك ومعالجتها بكفاءة حتى لا تضطر إلى الضغط على نفسك بشأنها.

يساعدك Booking Ninjas في منح ضيوفك تجربة لا مثيل لها.