Als Eigentümer oder Manager eines kleinen Hotels liegt es natürlich in Ihrer Verantwortung, für einen reibungslosen Ablauf zu sorgen. Dies umfasst alle Aspekte des regulären Hotelbetriebs, wie z. B. die Bearbeitung eingehender Reservierungen, die Betreuung von Besuchern und die Sicherstellung der Sauberkeit und Instandhaltung des Hotels.
Der Betrieb eines großen Hotelunternehmens hingegen erfordert den Einsatz von Managementsystemen, um die täglichen Abläufe zu optimieren. Viele fragen sich, was ein Hotel braucht, um in einem wettbewerbsintensiven Markt erfolgreich zu sein. Mindestens zwei Dinge sind erforderlich: (1) eine Online-Präsenz, die die Buchung vereinfacht, und (2) ein exzellenter Kundenservice, damit Reisende, die in Ihre Region zurückkehren, sich erneut für Ihr Hotel entscheiden.
Die Automatisierung alltäglicher Betriebsabläufe und Verwaltungsaufgaben ist entscheidend für die Kundenbindung, da sie einen gleichbleibend hochwertigen Service ermöglicht. Jede Aktivität in einem Hotel muss überwacht werden, da es sich um ein komplexes System handelt, das die Aktivitäten vieler Abteilungen umfasst. Hoteliers nutzen hierfür verschiedene Methoden, darunter Tabellenkalkulationen, Papierformate und einheitliche Property-Management-Systeme.
All dies und mehr wird durch ein gutes Hotelmanagementsystem erleichtert, das den Hotelbetrieb direkt oder indirekt steuert. Die Softwarelösung kann viele Aufgaben direkt selbst erledigen und Ihnen indirekt viele Stunden Zeit für sinnvollere Aufgaben wie die Zufriedenheit Ihrer Gäste verschaffen.
Weiterlesen: So funktioniert Hotelmanagement
Es ist erwähnenswert, dass der Kauf eines Hotelmanagementsystems dem Kauf eines Property-Management-Systems, eines Rezeptionssystems, einer B&B-Management-Software usw. ähnelt. Sie kennen diese Begriffe vielleicht nicht, aber sie beziehen sich alle auf dieselbe Technologie und dienen demselben Zweck – es gibt einfach viele Synonyme!
In diesem Artikel besprechen wir das Hotelmanagementsystem (HMS), das Reservierungen, Front- und Backoffice-Abläufe, Channel Management und mehr steuert. Sie erfahren mehr über die verschiedenen Hotelmanagementsysteme, ihre wesentlichen Funktionen und fünf Indikatoren dafür, dass Ihr Hotelunternehmen ein neues Managementsystem benötigt.
Was ist ein Hotelmanagementsystem?
Ein Hotelmanagementsystem ist eine Hotelsoftware, die für einen reibungslosen Ablauf sorgt. Buchhaltungssoftware, Customer-Relationship-Management-Software (CRM) und eine Vielzahl branchenspezifischer Software sind nur einige Beispiele. Kurz gesagt: Ein Hotelmanagementsystem (HMS) ist eine Softwarelösung, die den Hotelbetrieb und Funktionen wie Rezeption, Vertrieb, Planung und Buchhaltung vereinfacht.
Arten von Hotelmanagementsystemen
Bisher war Hotelmanagement-Software nur als Vor-Ort-Lösung verfügbar. Sie kauften eine Software und installierten sie auf den Computern Ihres Standorts. Dies erschwerte die Nutzung Ihrer Apps, wenn Sie nicht vor Ort waren. Seit kurzem sind Hotel-Cloud-Lösungen verfügbar, mit denen Sie von überall mit Internetzugang auf Ihre Apps zugreifen und sie steuern können. Im Folgenden finden Sie eine kurze Übersicht über die beiden aktuellen Arten von Hotelmanagement-Softwarelösungen.
1. Vor-Ort-HMS
Da es On-Premise-Hotelsoftware schon so lange gibt, wurden ihre Funktionen im Laufe der Zeit an die Bedürfnisse der Krankenhausbranche angepasst. Dies führt oft zu einem Flickenteppich an Funktionen, deren Nutzung – insbesondere für Mitarbeiter, die mit einer bestimmten Software nicht vertraut sind – schwieriger ist.
2. Cloudbasiertes HMS
Cloudbasierte Hotellösungen bieten elegante, benutzerfreundliche Oberflächen, die es Ihren Mitarbeitern ermöglichen, sich auf die Gäste zu konzentrieren, anstatt sich mit komplizierten und oft redundanten Apps herumzuschlagen. Entwickler erweitern cloudbasierte Hotel-Apps ständig um weitere Funktionen, da der Markt wächst und immer mehr Hotels sie nutzen.
Da das Programm in der Cloud gehostet wird, haben Betreiber häufig Zugriff auf das neueste Update, ohne dass eine IT-Beratung erforderlich ist. Mit der aktuellsten Version bleiben Sie mit den sich entwickelnden lokalen Gesetzen und Vorschriften auf dem Laufenden.
Schlüsselfunktionen des Hotelmanagementsystems (HMS)
- Rezeptionsbetrieb
Ein Rezeptionsleiter kann mithilfe einer Hotelmanagement-Software den Status seiner Zimmerreservierung einsehen und ändern, Gäste ein- und auschecken und Zahlungen abwickeln. Gäste möchten nach ihrer Ankunft im Hotel so schnell wie möglich einchecken. In dieser Situation ist die Unterstützung eines Rezeptionisten unerlässlich, damit sich die Mitarbeiter an der Rezeption Zeit für den Gast nehmen können. Einige Hotelverwaltungssysteme ermöglichen die Integration von Check-in-Kiosken oder QR-Code-Check-in und -Check-out.
- Umsatzmanagement
Ein HMS ist ein wichtiger Schritt zur Verbesserung von Hotel-Revenue-Management-Kennzahlen wie Auslastung, RevPAR (Umsatz pro verfügbarem Zimmer) und ADR (durchschnittlicher Tagespreis), die alle entscheidend für die finanzielle Leistung eines Hotels sind. Während die GDS- und OTA-Integration zur Optimierung dieser Preise beitragen kann, helfen Revenue-Management-Systeme Managern dabei, Prozesse zu optimieren, um die Leistung zu verbessern und die Kosten unter Kontrolle zu halten. Dieses Reservierungsmodul trägt zur Steigerung des Gesamtumsatzes bei, indem es Prognosen nutzt, um die Auslastung zu maximieren und zu bestimmen, ob die Lagerpreise erhöht oder gesenkt werden sollten.
- Reservierung
Alle Bestandsdaten und Daten werden in einem Hotelreservierungssystem gespeichert, das diese Informationen an die Rezeption übermittelt. Das Reservierungssystem muss mit der Buchungsmaschine auf der Website und anderen Vertriebskanälen verknüpft sein. Unabhängige Hotels verfügen in der Regel über eigene Reservierungssysteme, während Hotelketten meist ein zentrales Reservierungssystem für alle ihre Hotels nutzen.
- CRM und Kundendatenmanagement
Hoteliers müssen Gästeinformationen sammeln und verwalten, um während und nach dem Check-out mit aktuellen und ehemaligen Gästen in Kontakt zu bleiben. Das CRM-Modul der Managementsoftware muss mit der Rezeption und dem Reservierungssystem zusammenarbeiten, um alle Gästedaten zu erfassen. Es unterstützt die Speicherung von Gästeinformationen und bietet eine leicht zugängliche Datenbank. Es stellt außerdem Kontaktdaten der Gäste vor und nach ihrem Aufenthalt bereit. Verfügt ein Hotel bereits über ein CRM-System, sollte das PMS darin integriert werden können.
5 Anzeichen dafür, dass Ihr Hotelbetrieb ein neues Managementsystem benötigt
1. Wenig Ahnung oder Kontrolle über das Geschäft
Das Hauptziel eines HMS ist der reibungslose Betrieb Ihres Hotels. Ein HMS, das die Berichtsanforderungen Ihres Hotels erfüllt, ist für den langfristigen Erfolg unerlässlich. Wenn Ihr aktuelles System es schwierig oder unmöglich macht, die Zahlen zu liefern, die Sie für die Bewertung und Expansion Ihres Unternehmens benötigen, ist es Zeit für einen Wechsel.
ADR und RevPAR sind entscheidend für das Wachstum jeder Beherbergungsbranche, insbesondere bei der Verfolgung und Analyse von KPIs. Jede Unterkunft ist anders, daher können zusätzliche, auf die jeweiligen Abläufe zugeschnittene Berichte erforderlich sein. Ein gutes HMS ermöglicht Ihnen die Erstellung personalisierter Berichte, mit denen Sie die benötigten Informationen schnell filtern, sortieren und exportieren können.
Hotelmanagement-Software, die auf einem einzigen Rezeptionsrechner installiert ist, beeinträchtigt Produktivität und Service, da Mitarbeiter ihre Arbeit unterbrechen und jederzeit zur Rezeption zurückkehren müssen, um Daten zu überprüfen oder zu aktualisieren. Das muss aber nicht sein. Ein cloudbasiertes HMS bietet die nötige Flexibilität, um Ihr Hotel jederzeit und überall mit nur wenigen Klicks zu verwalten.
2. Ihre Mitarbeiter haben ständig mit der einen oder anderen Sache zu kämpfen
Die wahre Bedeutung eines HMS zeigt sich, wenn Ihre Mitarbeiter es genauso selbstverständlich bedienen und effizient nutzen können wie Sie! Achten Sie auch darauf, ob die Mitarbeiter mehrere Schulungstage absolvieren müssen, bevor sie die Methode anwenden können. Es muss nicht so anstrengend sein. Ein intelligentes HMS ist einfach zu bedienen und unkompliziert
Jeder Mitarbeiter muss problemlos auf das HMS zugreifen und es nutzen können – egal ob Rezeption, Housekeeping, Restaurantleiter oder Kassenpersonal. Sollte dies nicht der Fall sein, ist es Zeit für eine neue Managementstruktur.
3. Integration mit Anwendungen von Drittanbietern
Theoretisch lässt sich jedes Software-Framework mit einem anderen integrieren. Wenn Ihre Peripheriesysteme jedoch nicht in Echtzeit mit Ihrem HMS kommunizieren und Daten von Drittanbieterlösungen manuell eingegeben werden müssen, verschwenden Sie Zeit, Geld und riskieren Fehler. Es ist Zeit für eine Veränderung!
Legacy-Systeme erfordern eine kostspielige und zeitaufwändige Schnittstellenerstellung, die Monate (oder länger) dauern kann und bei jeder neuen App oder Funktion ständige Upgrades erfordert. Suchen Sie nach einem Open-Source-HMS mit Cloud-Basis und konfigurierbaren Modulen, um Ihre Skalierbarkeit zu optimieren und Ihren Betrieb zukunftssicher zu machen.
4. Ausschöpfung des Supports und der Wartung durch den Anbieter
Wenn Ihr HMS-Service und -Support Zeit, Ressourcen und Effizienz kostet, ist es Zeit für eine Veränderung. On-Premise-Systeme erfordern häufige Updates, die kostspielig sein können, und viele Anbieter verlangen hohe monatliche Gebühren für Support, Leistungssteigerungen und Softwareanpassungen.
Wer in eigene Hardware investieren möchte, muss sofort investieren. Mit der Cloud ist das nicht der Fall. Hohe Effizienz, Datensicherung, Zuverlässigkeit, Schutz und ein schlüsselfertiges monatliches Paket inklusive Kundenservice, Updates, Monitoring, Hosting und mehr sind Merkmale eines Cloud-basierten HMS. Im Vergleich zu herkömmlichen Infrastrukturen ist die Cloud deutlich energieeffizienter.
5. Geringe Kapitalrendite
Ihr HMS spart Ihnen nicht nur Zeit und Geld, sondern generiert auch Umsatz. Sie benötigen ein Framework, das einen hohen Return on Investment bietet – von automatisiertem Upselling und Marketing bis hin zu Vertriebsmanagement und -analyse. Angenommen, Ihr System bietet keine Marketingautomatisierung, keine integrierte Buchungsmaschine, keine Gästehistorie/Aufenthaltsinformationen und keine übersichtlichen Dashboards mit KPIs, die Ihnen helfen, Ihre Kunden besser zu verstehen. In diesem Fall entgehen Ihnen niedrigere Kosten durch höhere Mitarbeitereffizienz und höhere Umsätze durch höhere Umsätze und zufriedenere, treue Kunden.
Abschluss
Der Austausch Ihres HMS kann wie eine enorme Aufgabe erscheinen. Wenn Sie jedoch auf eines oder mehrere dieser Hindernisse stoßen, kann eine Verzögerung der Änderung Sie am Ende mehr kosten als die Investition, die für ein strategisches Upgrade erforderlich wäre.
Wenn Sie glauben, dass Ihr Immobilienverwaltungssystem Sie behindert und an Innovationen hindert, rufen Sie unser Team an und lassen Sie sich zeigen, was ein moderneres HMS für Sie tun kann.
Über Booking Ninjas
Booking Ninjas wurde speziell entwickelt, um Ihnen ein digitales Erlebnis mit effektivster Verwaltung zu bieten. Wir bieten unseren Kunden eine einzigartige zentrale Plattform für die gesamte Immobilienverwaltung über eine cloudbasierte, global zugängliche Plattform. Besuchen Sie unsere Pilotseite und überzeugen Sie sich selbst vom Booking Ninjas-System.
Bei Booking Ninjas geben wir Ihnen einen Grund, kein Online-Verwaltungssystem von Grund auf neu erstellen zu müssen und sich darauf zu konzentrieren, Ihren Kunden die größtmögliche Zufriedenheit zu bieten, die sie verdienen.
Mit unserem fortschrittlichen System, das Ihnen neben anderen leistungsstarken Funktionen die Verwaltung von Reservierungen, die Aktualisierung Ihrer Preise und die individuelle Gestaltung des Kundenerlebnisses nach Ihren Wünschen ermöglicht, ist Booking Ninjas unseren Mitbewerbern um Längen voraus.
Darüber hinaus behalten wir alle Ihre Transaktionen im Auge und kümmern uns effizient darum, sodass Sie sich darüber keine Gedanken machen müssen.
Booking Ninjas hilft Ihnen, Ihren Gästen das ultimative Erlebnis zu bieten.
.jpg)
