Elbette, küçük bir otelin sahibi veya yöneticisi olarak her şeyin sorunsuz bir şekilde yürümesini sağlamak sizin sorumluluğunuzdur. Bu, gelen rezervasyonları yönetmek, ziyaretçilerle ilgilenmek ve otelin temiz ve bakımlı olmasını sağlamak gibi otelin düzenli operasyonlarının tüm yönlerini kapsar.
Öte yandan, büyük ölçekli bir otel şirketini yönetmek, bu günlük operasyonları kolaylaştırmak için yönetim sistemlerinin kullanımını gerektirir. Birçok kişi, bir otelin rekabetçi bir pazarda başarılı olmak için neye ihtiyacı olduğunu merak eder; en azından iki şey: (1) rezervasyonu daha basit hale getiren bir çevrimiçi varlık sağlamak, (2) bölgenize geri dönen gezginlerin yerinizi tekrar seçmesi için mükemmel bir müşteri hizmetine sahip olmak.
Günlük operasyonları ve idari faaliyetleri otomatikleştirmek, müşteri sadakati elde etmek için çok önemlidir çünkü tutarlı, yüksek kaliteli hizmet sunmanızı sağlar. Bir oteldeki her aktivite izlenmelidir çünkü birçok departmanın eylemlerini kapsayan karmaşık bir sistemdir. Otelciler bunu yapmak için elektronik tablolar, kağıt formatları ve birleşik mülk yönetim sistemleri dahil olmak üzere çeşitli yöntemler kullanırlar.
Tüm bunlar ve daha fazlası, doğrudan veya dolaylı olarak otel işletmesini yöneten iyi bir otel yönetim sistemi tarafından daha erişilebilir hale getirilir. Yazılım çözümü birçok görevi doğrudan kendi başına halledebilir ve dolaylı olarak da misafirlerinizi mutlu etmek gibi daha anlamlı görevlere harcayabileceğiniz birçok saatinizi serbest bırakarak.
Daha fazlasını okuyun: Otel yönetimi nasıl çalışır?
Bir otel yönetim sistemi satın almanın bir mülk yönetim sistemi, resepsiyon sistemi, pansiyon yönetim yazılımı vb. satın almaya benzediğini belirtmekte fayda var. Bu kelimelerden hiçbirini tanımayabilirsiniz, ancak hepsi aynı teknoloji parçasını ifade eder ve aynı amaca hizmet eder - sadece çok sayıda eşanlamlısı vardır!
Bu makalede rezervasyonları, ön ve arka ofis operasyonlarını, kanal yönetimini ve daha fazlasını kontrol eden otel yönetim sistemini (HMS) ele alacağız. Otel Yönetim Sistemlerinin türleri, temel işlevleri ve misafirperverlik şirketinizin yeni bir yönetim sistemine ihtiyaç duyduğunu gösteren beş gösterge hakkında bilgi edineceksiniz.
Otel Yönetim Sistemi Nedir?
Bir otel yönetim sistemi, işlerin sorunsuz bir şekilde yürümesini sağlayan bir dizi otel yazılımıdır. Muhasebe yazılımı, müşteri ilişkileri yönetimi (CRM) yazılımı ve sektöre özgü çok sayıda yazılım sadece birkaç örnektir. Özetle, bir otel yönetim sistemi (HMS), ön büro, satış, planlama ve muhasebe gibi otel operasyonlarını ve işlevlerini yönetmeyi kolaylaştıran bir yazılım çözümü biçimidir.
Otel Yönetim Sistemi Türleri
Daha önce, otel yönetim yazılımı yalnızca tesis içi bir çözüm olarak mevcuttu. Bir yazılım parçası satın alacak ve onu fiziksel konumunuzun bilgisayarlarına yükleyeceksiniz. Bu, tesis içinde olmadığınız sürece uygulamalarınızı kullanmanızı zorlaştırıyordu. Otel bulut çözümleri yakın zamanda kullanıma sunuldu ve internet erişiminizin olduğu her yerden uygulamalarınıza erişmenizi ve bunları kontrol etmenizi sağlıyor. Aşağıda, şu anda sahip olduğumuz iki tür otel yönetim yazılımı çözümünün kısa bir dökümü yer almaktadır.
1. Yerinde HMS
Tesis içi otel yazılımları uzun zamandır var olduğundan, özellikleri ve işlevselliği hastane sektörünün ihtiyaçlarına uyacak şekilde zaman içinde ince ayarlanmıştır. Bu, genellikle kullanımı daha zor olan organik bir özellik karmaşasına yol açar - özellikle belirli bir yazılım parçasına aşina olmayan çalışanlar için.
2. Bulut tabanlı HMS
Bulut tabanlı otel çözümleri, personelinizin aşırı karmaşık ve sıklıkla gereksiz uygulamalarla uğraşmak yerine misafire konsantre olmasını sağlayan şık, kullanımı kolay arayüzler sunar. Geliştiriciler, pazar büyüdükçe ve daha fazla otel benimsedikçe bulut tabanlı otel uygulamalarına daha fazla özellik ekliyor.
Ayrıca, program bulutta barındırıldığı için operatörler genellikle BT geri bildirimine ihtiyaç duymadan en son güncellemeye erişebilir. En son sürüme sahip olmak, gelişen yerel yasalar ve düzenlemelerle tutarlı kalmanızı sağlar.
Otel Yönetim Sisteminin (HMS) Temel Fonksiyonları
- Resepsiyon Operasyonları
Bir resepsiyon müdürü, oda rezervasyon durumunu görüntülemek ve değiştirmek, misafirlerin giriş ve çıkış işlemlerini yapmak ve ödemeleri işlemek için bir otel yönetim yazılımı çözümü kullanabilir. Bir misafir otele vardığında mümkün olan en kısa sürede giriş yapmak ister. Bu durumda, bir resepsiyonistin yardımı kritik önem taşır, bu nedenle resepsiyon çalışanları misafire yardımcı olmak için zaman ayırabilir. Bazı tesis yönetim sistemleri, giriş kiosklarıyla veya QR kodlu giriş ve çıkış işlemleriyle entegrasyona izin verir.
- Gelir Yönetimi
HMS, doluluk, RevPAR (Mevcut Oda Başına Gelir) ve ADR (Ortalama Günlük Ücret) gibi otel gelir yönetimi metriklerini geliştirmeye yönelik önemli bir adımdır; bunların hepsi bir otelin finansal performansını belirlemede kritik öneme sahiptir. GDS ve OTA entegrasyonu bu oranları optimize etmeye yardımcı olabilirken, gelir yönetimi sistemleri bir yöneticinin performansı iyileştirmek ve maliyetleri kontrol altında tutmak için süreçleri nasıl ayarlayacağını anlamasına yardımcı olabilir. Bu rezervasyon modülü, doluluğu en üst düzeye çıkarmak ve envanter oranlarını artırmayı mı yoksa düşürmeyi mi belirleyeceğini belirlemek için tahmin kullanarak genel oda gelirini artırmaya yardımcı olur.
- Rezervasyon
Tüm envanter ayrıntıları ve tarihler, bu bilgileri resepsiyona gönderen bir otel rezervasyon sisteminde saklanır. Rezervasyon sistemi, web sitesindeki rezervasyon motoruna ve diğer dağıtım kanallarına bağlı olmalıdır. Bağımsız oteller genellikle kendi rezervasyon sistemlerine sahipken, zincir oteller genellikle tüm tesisleri için tek bir merkezi rezervasyon sistemine sahiptir.
- CRM ve Müşteri Veri Yönetimi
Otelciler, çıkış sırasında ve sonrasında mevcut ve geçmiş misafirlerle iletişimde kalmak için misafir bilgilerini toplamalı ve düzenlemelidir. Yönetim yazılımındaki CRM modülü, tüm misafir bilgilerini toplamak için ön büro ve rezervasyon sistemiyle birlikte çalışmalıdır. Misafir bilgilerinin depolanmasına yardımcı olur ve kolayca erişilebilen bir veritabanı sunar. Ayrıca, misafirlerin konaklamalarından önce ve sonra iletişim bilgilerini sağlar. Bir otelin halihazırda bir CRM kurulumu varsa, PMS bununla entegre olabilmelidir.
Otel İşletmenizin Yeni Bir Yönetim Sistemine İhtiyaç Duyduğunu Gösteren 5 İşaret
1. İş üzerinde çok az fikir veya kontrol
Bir HMS'nin birincil amacı otelinizin operasyonlarının sorunsuz bir şekilde işlemesini sağlamaktır. Tesisinizin raporlama ihtiyaçlarını karşılayan bir HMS, uzun vadeli başarı için hayati önem taşır, bu nedenle mevcut sisteminiz şirketinizi değerlendirmek ve genişletmek için ihtiyaç duyduğunuz sayıları üretmeyi zorlaştırıyor veya imkansız hale getiriyorsa, değiştirme zamanı gelmiştir.
ADR ve RevPAR, özellikle KPI'ları takip edip analiz ederken, herhangi bir konaklama sektörünün büyümesi için kritik öneme sahiptir. Her mülk farklıdır, bu nedenle mülkün operasyonlarına göre özelleştirilmiş ek raporlar gerekebilir. İyi bir HMS, kişiselleştirilmiş raporlar oluşturmanıza, filtrelemenize, hızlı bir şekilde sıralamanıza ve ihtiyacınız olan bilgileri dışa aktarmanıza olanak tanır.
Tek bir ön büro makinesine kurulan otel yönetim yazılımı, çalışanları işlerini bırakıp ayrıntıları gözden geçirmek veya güncellemek için ihtiyaç duydukları her an ön büroya dönmeye zorlayarak üretkenliği ve hizmeti engeller. Ancak bunun böyle olması gerekmez. Bulut tabanlı bir HMS, otelinizi her yerden, her zaman, sadece birkaç tıklamayla işletmek için gereken operasyonel çok yönlülüğü sağlar.
2. Çalışanlarınız bir şeyle veya başka bir şeyle mücadele etmeye devam ediyor
Bir HMS'nin gerçek anlamı, çalışanlarınızın onu sizin kadar doğal bir şekilde çalıştırabilmesi ve sizin kadar verimli kullanabilmesiyle ortaya çıkar! Dikkat etmeniz gereken bir diğer şey de, çalışanların yöntemi kullanabilmeleri için birden fazla eğitim gününden geçmeleri gerekip gerekmediğidir. Bu kadar yorucu olmak zorunda değil. Akıllı bir HMS kullanımı kolay ve anlaşılırdır
Herhangi bir çalışan, ister ön büro yönetimi, ister temizlik personeli, ister restoran müdürü veya herhangi bir POS çalışanı olsun, HMS'ye kolayca erişebilmeli ve onu kullanabilmelidir. Eğer bu gerçekleşmiyorsa, yeni bir yönetim yapısı edinmenin zamanı geldi.
3. Üçüncü taraf Uygulamalarla Entegrasyon
Herhangi bir yazılım çerçevesi teorik olarak bir diğeriyle entegre olur. Ancak, çevresel sistemleriniz HMS'nizle gerçek zamanlı olarak iletişim kurmuyorsa ve üçüncü taraf çözümlerinden gelen veriler manuel olarak girilmek zorundaysa, zaman, para ve hata riskiyle karşı karşıya kalırsınız. Bu yalnızca bir değişiklik zamanının geldiğinin sinyalini verir!
Eski sistemler, aylar (veya daha uzun) sürebilen ve her yeni uygulama veya özellik eklendiğinde sürekli yükseltme gerektiren maliyetli ve zaman alıcı arayüz oluşturmayı gerektirir. Ölçeklenebilirliğinizi optimize etmek ve operasyonlarınızı geleceğe hazırlamak için yapılandırılabilir modüllere sahip açık kaynaklı, bulut tabanlı bir HMS arayın.
4. Boşaltma Satıcı desteği ve Bakımı
HMS hizmetiniz ve desteğiniz size zaman, kaynak ve verimlilik kaybına yol açıyorsa, değişim zamanı gelmiş demektir. Şirket içi sistemler, masraflı olabilen sık güncellemeler gerektirir ve birçok sağlayıcı destek, performans yükseltmeleri ve yazılım özelleştirmeleri için yüksek aylık ücretler talep eder.
Kendi donanımınıza yatırım yapmak istiyorsanız, hemen para yatırmanız gerekir. Bulutta durum böyle değildir. Yüksek verimlilik, veri yedeklemeleri, güvenilirlik, koruma ve müşteri hizmetleri, güncellemeler, izleme, barındırma ve daha fazlasını içeren anahtar teslim aylık fiyatlandırma, bulut tabanlı bir HMS'nin tüm özellikleridir. Eski altyapılarla karşılaştırıldığında, bulut çok daha fazla enerji verimlidir.
5. Düşük Yatırım Getirisi
HMS'niz size yalnızca zaman ve para kazandırmakla kalmaz, aynı zamanda işletmeniz için gelir de üretmelidir. Otomatikleştirilmiş satış sonrası pazarlamadan satış yönetimi ve analitiğe kadar yüksek yatırım getirisi sağlayan bir çerçeveye ihtiyacınız var. Sisteminizin pazarlama otomasyonu, entegre rezervasyon motoru, misafir geçmişi/konaklama bilgisi ve müşterilerinizi daha iyi anlamanıza yardımcı olacak KPI'lı kolay gösterge panelleri içermediğini varsayalım. Bu durumda, artan personel verimliliğinden kaynaklanan daha düşük maliyetleri ve artan satışlardan ve daha mutlu, sadık müşterilerden kaynaklanan daha yüksek gelirleri kaybediyorsunuz.
Çözüm
HMS'nizi değiştirmek çok büyük bir iş gibi görünebilir, ancak bu engellerden bir veya daha fazlasıyla karşılaşırsanız, değişikliği geciktirmek, stratejik bir yükseltme yapmak için gereken yatırımdan daha pahalıya mal olabilir.
Emlak yönetim sisteminizin sizi geride tuttuğunu ve yenilik yapmanızı engellediğini düşünüyorsanız, ekibimizi arayın ve daha modern bir HMS'nin sizin için neler yapabileceğini gösterelim.
Ninjas Rezervasyonu Hakkında
Booking Ninjas, size en etkili yönetimin dijital deneyimini sunmak için benzersiz bir şekilde tasarlanmıştır. Müşterilerimize bulut tabanlı, küresel olarak erişilebilir bir platformdan tüm mülk yönetimini ele alabilecekleri benzersiz, tek duraklı bir platform sunuyoruz. Booking Ninjas sistemini kendiniz görmek için Pilot sayfamızı ziyaret ettiğinizden emin olun.
Booking Ninjas olarak size sıfırdan bir online yönetim sistemi kurmanıza gerek kalmadan, müşterilerinize hak ettikleri en üst düzey memnuniyeti sağlamaya odaklanmanızı sağlayacak bir sebep sunuyoruz.
Rezervasyonlarınızı yönetmenizi, fiyatlarınızı güncellemenizi, müşteri deneyimini isteklerinize göre uyarlamanızı sağlayan gelişmiş sistemimiz ve daha birçok güçlü özelliğimizle Booking Ninjas, oyundaki rakiplerimizden çok önde.
Ayrıca tüm işlemlerinizi etkin bir şekilde takip ediyor ve yönetiyoruz, böylece bunlar yüzünden strese girmenize gerek kalmıyor.
Booking Ninjas konuklarınıza en üst düzey deneyimi sunmanıza yardımcı olur.
_-_A_Complete_Guide.png)
