Het is uiteraard uw verantwoordelijkheid als eigenaar of manager van een klein hotel om ervoor te zorgen dat alles soepel verloopt. Dit omvat alle aspecten van de reguliere activiteiten van de accommodatie, zoals het afhandelen van inkomende reserveringen, het ontvangen van bezoekers en het garanderen dat de accommodatie schoon en goed wordt onderhouden.
Het runnen van een grootschalig hotelbedrijf vereist daarentegen het gebruik van managementsystemen om deze dagelijkse activiteiten te stroomlijnen. Veel mensen vragen zich af wat een hotel nodig heeft om te gedijen in een concurrerende markt; ten minste twee dingen: (1) zorg voor een online aanwezigheid die het boeken eenvoudiger maakt, (2) zorg voor een uitstekende klantenservice, zodat reizigers die terugkeren naar uw gebied uw plaats opnieuw kiezen.
Het automatiseren van de dagelijkse bedrijfsvoering en administratieve activiteiten is van cruciaal belang voor het bereiken van klantloyaliteit, omdat u hierdoor een consistente service van hoge kwaliteit kunt leveren. Elke activiteit in een hotel moet worden gemonitord, omdat het een complex systeem is dat de acties van veel afdelingen omvat. Hoteliers gebruiken hiervoor verschillende methoden, waaronder spreadsheets, papierformaten en uniforme systemen voor vastgoedbeheer.
Dit alles en nog veel meer wordt toegankelijker gemaakt door een goed hotelmanagementsysteem, dat direct of indirect de hotelactiviteiten beheert. De softwareoplossing kan veel taken direct zelf afhandelen, en indirect door vele uren van uw tijd vrij te maken voor zinvollere taken, zoals het tevreden houden van uw gasten.
Lees meer: Hoe hotelmanagement werkt
Het is de moeite waard om op te merken dat het kopen van een hotelbeheersysteem vergelijkbaar is met het kopen van een vastgoedbeheersysteem, een receptiesysteem, B&B-beheersoftware, enzovoort. Je herkent deze woorden misschien niet, maar ze verwijzen allemaal naar hetzelfde stukje technologie en dienen hetzelfde doel – er zijn gewoon veel synoniemen!
In dit artikel bespreken we het hotelmanagementsysteem (HMS) dat reserveringen, front- en backoffice-activiteiten, kanaalbeheer en meer regelt. U leert over de soorten hotelmanagementsystemen, hun essentiële functies en vijf indicatoren dat uw horecabedrijf een nieuw managementsysteem nodig heeft.
Wat is een hotelmanagementsysteem?
Een hotelbeheersysteem is een set hotelsoftware die ervoor zorgt dat alles soepel verloopt. Boekhoudsoftware, CRM-software (Customer Relationship Management) en een overvloed aan branchespecifieke software zijn slechts enkele voorbeelden. In een notendop is een hotelmanagementsysteem (HMS) een vorm van softwareoplossing die het eenvoudiger maakt om hotelactiviteiten en -functies uit te voeren, zoals receptie, verkoop, planning en boekhouding.
Typen hotelmanagementsystemen
Voorheen was hotelbeheersoftware alleen beschikbaar als lokale oplossing. U koopt een stukje software en installeert dit op de computers van uw fysieke locatie. Dit maakte het gebruik van uw apps moeilijk, tenzij u ter plaatse was. Er zijn onlangs cloudoplossingen voor hotels beschikbaar gekomen, waardoor u uw apps kunt openen en beheren, waar u ook toegang heeft tot internet. Het volgende is een beknopt overzicht van de twee soorten softwareoplossingen voor hotelbeheer die we nu hebben.
1. On-premise HMS
Omdat on-premise hotelsoftware al zo lang bestaat, zijn de functies en functionaliteit ervan in de loop van de tijd verfijnd om te voldoen aan de behoeften van de ziekenhuissector. Dit leidt vaak tot een organische lappendeken van functies die moeilijker te gebruiken zijn – vooral voor werknemers die niet bekend zijn met een bepaald stuk software.
2. Cloudgebaseerd HMS
Cloudgebaseerde hoteloplossingen bieden strakke, eenvoudig te gebruiken interfaces waarmee uw personeel zich kan concentreren op de gast in plaats van te moeten werken met al te ingewikkelde en vaak overbodige apps. Ontwikkelaars voegen meer functies toe aan cloudgebaseerde hotelapps naarmate de markt groeit en steeds meer hotels deze omarmen.
Bovendien hebben operators, omdat het programma in de cloud wordt gehost, vaak toegang tot de meest recente update zonder de noodzaak van IT-feedback. Met de meest recente editie weet u zeker dat u consistent blijft met de evoluerende lokale wet- en regelgeving.
Sleutelfuncties van Hotel Management System (HMS)
- Bediening van de receptie
Een receptiemanager kan een softwareoplossing voor hotelbeheer gebruiken om de status van kamerreserveringen te bekijken en te wijzigen, gasten in en uit te checken en betalingen te verwerken. Een gast wil zo snel mogelijk inchecken bij aankomst in het hotel. In deze situatie is de hulp van een receptioniste van cruciaal belang, zodat medewerkers aan de receptie tijd kunnen vrijmaken om de gast te helpen. Sommige vastgoedbeheersystemen maken integratie mogelijk met incheckkiosken of in- en uitchecken met QR-codes.
- Inkomstenbeheer
Een HMS is een belangrijke stap in de richting van het verbeteren van statistieken voor hotelinkomstenbeheer, zoals bezetting, RevPAR (Omzet per beschikbare kamer) en ADR (Average Daily Rate), die allemaal van cruciaal belang zijn bij het bepalen van de financiële prestaties van een hotel. Hoewel GDS- en OTA-integratie deze tarieven kunnen helpen optimaliseren, kunnen opbrengstbeheersystemen een manager helpen begrijpen hoe processen kunnen worden aangepast om de prestaties te verbeteren en de kosten onder controle te houden. Deze reserveringsmodule helpt bij het verhogen van de totale kameropbrengst door gebruik te maken van prognoses om de bezetting te maximaliseren en te bepalen of de voorraadtarieven moeten worden verhoogd of verlaagd.
- Reservering
Alle inventarisgegevens en datums worden opgeslagen in een hotelreserveringssysteem, dat dit verzendt informatie bij de receptie. Het reserveringssysteem moet gekoppeld zijn aan de boekingsengine op de website en andere distributiekanalen. Onafhankelijke hotels hebben doorgaans hun eigen reserveringssystemen, terwijl hotelketens doorgaans één centraal reserveringssysteem hebben voor al hun accommodaties.
- CRM en klantgegevensbeheer
Hoteliers moeten gastinformatie verzamelen en ordenen om tijdens en na het uitchecken in contact te blijven met huidige en voormalige gasten. De CRM-module in de beheersoftware moet samenwerken met de receptie en het reserveringssysteem om alle gastgegevens te verzamelen. Het helpt bij de opslag van gastinformatie en biedt een gemakkelijk toegankelijke database. Het biedt ook contactgegevens voor gasten voor en na hun verblijf. Als een hotel al een CRM-installatie heeft, zou het PMS daarmee moeten kunnen integreren.
5 signalen dat uw hotelbedrijf een nieuw managementsysteem nodig heeft
1. Weinig idee of controle over de bedrijfsvoering
Het primaire doel van een HMS is om de activiteiten van uw hotel soepel te laten verlopen. Een HMS dat voldoet aan de rapportagebehoeften van uw accommodatie is essentieel voor succes op de lange termijn, dus als uw huidige systeem het moeilijk of onmogelijk maakt om de cijfers te produceren die u nodig heeft om uw bedrijf te beoordelen en uit te breiden, is het tijd om over te stappen.
ADR en RevPAR zijn van cruciaal belang voor de groei van elke accommodatiebranche, vooral bij het volgen en analyseren KPI's. Elke woning is anders, dus er kunnen aanvullende rapporten nodig zijn die zijn afgestemd op de activiteiten van de accommodatie. Met een goed HMS kunt u gepersonaliseerde rapporten maken, waardoor u de informatie die u nodig heeft snel kunt filteren, sorteren en exporteren.
Hotelbeheersoftware die op één machine aan de receptie is geïnstalleerd, onderdrukt de productiviteit en service door werknemers te dwingen te verlaten waar ze mee bezig zijn en terug te keren naar de receptie wanneer ze gegevens moeten bekijken of bijwerken. Toch hoeft het niet zo te zijn. Een cloudgebaseerd HMS biedt de vereiste operationele veelzijdigheid om uw hotel overal en altijd te bedienen, met slechts een paar klikken.
2. Uw personeel blijft met het een of het ander worstelen
De ware betekenis van een HMS komt tot uiting wanneer uw medewerkers het net zo natuurlijk kunnen bedienen en zo efficiënt kunnen gebruiken als u! Waar je ook op moet letten is of de medewerkers meerdere trainingsdagen moeten doorlopen voordat ze de methode kunnen gebruiken. Het hoeft niet zo vermoeiend te zijn. Een slim HMS is eenvoudig te gebruiken en duidelijk
Elke werknemer moet gemakkelijk toegang hebben tot het HMS en het kunnen gebruiken, of het nu gaat om het receptiemanagement, de huishouding, de restaurantmanager of andere POS-medewerkers. Het is tijd voor een nieuwe managementstructuur als dit niet gebeurt.
3. Integratie met applicaties van derden
Elk softwareframework kan theoretisch met een ander worden geïntegreerd. Als uw randsystemen echter niet in realtime met uw HMS communiceren en gegevens van oplossingen van derden handmatig moeten worden ingevoerd, verspilt u tijd en geld en loopt u het risico op fouten. Het geeft alleen maar aan dat het tijd is voor verandering!
Oude systemen vereisen kostbare en tijdrovende interfacecreatie, die maanden (of langer) kan duren en constante upgrades vereist telkens wanneer een nieuwe app of functie wordt toegevoegd. Zoek naar een open-source, cloudgebaseerd HMS met configureerbare modules om uw schaalbaarheid te optimaliseren en uw activiteiten toekomstbestendig te maken.
4. Ondersteuning en onderhoud van leveranciers afnemen
Wanneer uw HMS-service en -ondersteuning u tijd, middelen en efficiëntie kosten, is het tijd voor verandering. On-premise systemen vereisen frequente updates, wat kostbaar kan zijn, en veel providers rekenen hoge maandelijkse kosten voor ondersteuning, prestatie-upgrades en softwareaanpassingen.
Als u in uw eigen hardware wilt investeren, moet u meteen geld neerleggen. Bij de cloud is dit niet het geval. Hoge efficiëntie, gegevensback-ups, betrouwbaarheid, bescherming en kant-en-klare maandelijkse prijzen, inclusief klantenservice, updates, monitoring, hosting en meer, zijn allemaal kenmerken van een cloudgebaseerd HMS. In vergelijking met oudere infrastructuren is de cloud veel energiezuiniger.
5. Laag rendement op investering
Uw HMS kan u niet alleen tijd en geld besparen, maar het zou ook inkomsten voor uw bedrijf moeten genereren. U hebt een raamwerk nodig dat een hoog rendement op uw investering oplevert, van geautomatiseerde upsell en marketing tot verkoopbeheer en analyses. Stel dat uw systeem geen marketingautomatisering, een geïntegreerde boekingsengine, gastgeschiedenis/verblijfsinformatie en eenvoudige dashboards met KPI's bevat waarmee u uw klanten beter kunt begrijpen. In dat geval loopt u lagere kosten mis door een grotere efficiëntie van het personeel en hogere inkomsten door hogere verkopen en meer tevreden, loyale klanten.
Conclusie
Het vervangen van uw HMS kan een enorme klus lijken, maar als u een of meer van deze obstakels tegenkomt, kan het uitstellen van de verandering u uiteindelijk meer kosten dan de investering die nodig is om een strategische upgrade uit te voeren.
Over Booking Ninjas
Booking Ninjas is uniek ontworpen om u een digitale ervaring van het meest effectieve beheer te bieden. We bieden onze klanten een uniek, one-stop-platform om al het vastgoedbeheer af te handelen vanuit een cloudgebaseerd, wereldwijd toegankelijk platform. Bezoek zeker onze Pilot-pagina om het Booking Ninjas-systeem met eigen ogen te zien.
Bij Booking Ninjas geven we u een reden om niet vanaf het begin een online managementsysteem te hoeven bouwen en kunt u zich concentreren op het bieden van de grootst mogelijke tevredenheid aan uw klanten die ze verdienen.
Met ons geavanceerde systeem waarmee u reserveringen kunt beheren, uw tarieven kunt bijwerken en de klantervaring kunt aanpassen aan uw wensen, naast andere krachtige functies, loopt Booking Ninjas een voorsprong op onze concurrenten in het spel.
We houden ook efficiënt al uw transacties bij en verwerken deze, zodat u zich er niet druk over hoeft te maken.
Het boeken van Ninjas helpt u uw gasten de ultieme ervaring te bieden.