Dalam bidang real estate, mengurus properti tidak hanya melibatkan bangunan itu sendiri. Salah satu bagian penting adalah mengelola uang yang terkait dengan properti tersebut, dan itu disebut akuntansi manajemen properti.
Ini lebih tentang penanganan masalah keuangan untuk berbagai properti, seperti uang sewa, pengeluaran, dan pajak. Ini membantu memastikan semuanya tetap seimbang secara finansial.
Akuntansi manajemen properti sangat penting karena memastikan semua transaksi keuangan berjalan lancar dan tepat waktu. Ini sangat penting karena membantu manajer properti dan investor membuat pilihan yang bijak, menggunakan sumber daya dengan baik, dan menjaga properti mereka tetap sehat secara finansial.
Namun, tugas ini memerlukan kerja keras. Tugas ini memerlukan akurasi dan presisi yang tinggi.
Kegagalan dapat mengakibatkan konsekuensi serius seperti catatan keuangan yang tidak akurat, pengeluaran berlebihan, dan kerugian. Inilah mengapa otomatisasi sangat penting.
Otomatisasi memberi pengelola properti alat yang berharga untuk membuat pengelolaan keuangan mereka lebih baik lagi. Artikel ini akan membahas lima cara untuk meningkatkan akuntansi pengelolaan properti Anda melalui otomatisasi.
Apa itu Akuntansi Manajemen Properti?
Akuntansi manajemen properti seperti membuat catatan harian terperinci tentang uang yang masuk dan keluar dari properti. Ini adalah salah satu peran penting seorang manajer properti.
Sama seperti Anda melacak uang saku Anda, manajer dan pemilik properti melacak uang yang diperoleh dan dibelanjakan untuk bangunan dan tanah.
Akuntansi manajemen properti mirip dengan akuntansi umum. Akuntansi ini membantu manajer dan pemilik properti mengetahui apakah mereka memperoleh laba atau tidak.
Dengan catatan keuangan yang akurat, mereka dapat membuat keputusan cerdas tentang cara menggunakan uang, apakah untuk memperbaiki sesuatu, membayar pajak, atau melakukan perbaikan.
Ada berbagai transaksi yang terlibat dalam bisnis real estat. Misalnya, pendapatan dari sewa atau penjualan dan biaya dari perbaikan, utilitas, pajak, dan gaji.
Akuntansi manajemen properti yang tepat menyatukan transaksi-transaksi ini untuk melihat gambaran besar tentang kesehatan keuangan properti.
Komponen Utama Akuntansi Manajemen Properti
Faktur dan Penagihan
Seperti dalam setiap bisnis, Anda perlu mengirimkan faktur kepada penyewa atau pelanggan Anda. Faktur dan tagihan dalam bidang real estat adalah untuk sewa, layanan, atau penjualan. Sebagai pengelola atau pemilik properti, Anda menerbitkan faktur kepada penyewa Anda yang menunjukkan berapa banyak yang harus mereka bayar.
Pentingnya Penagihan dan Faktur yang Jelas
Penagihan dan penagihan yang jelas memudahkan penyewa atau pelanggan mengetahui apa yang mereka bayar.
Bayangkan memberi penyewa Anda tagihan yang sangat membingungkan. Mereka akan bingung, bertanya-tanya apa yang mereka bayar, dan menjadi kesal.
Faktur Anda harus terperinci. Setiap informasi penting, mulai dari nama perusahaan Anda (termasuk nama agen) hingga deskripsi properti, jumlah total, dan sebagainya, harus dinyatakan dengan jelas dalam faktur.
Sebagai pemilik properti, faktur yang jelas membantu Anda melacak siapa yang membayar apa.
Pelacakan Biaya
Hal ini melibatkan pengawasan ketat terhadap uang yang dikeluarkan untuk menjaga properti tetap dalam kondisi baik dan berjalan lancar. Biaya-biaya ini disebut biaya operasional.
Biaya operasional meliputi tagihan listrik dan air, perawatan pipa ledeng, dan layanan lain yang menjaga properti tetap beroperasi. Biaya lain meliputi pajak, asuransi properti, iklan, dll.
Dalam melacak pengeluaran ini, penting untuk mengkategorikannya. Ini membantu Anda mengetahui di mana saja pengeluaran tersebut berada.
Mengkategorikan pengeluaran Anda seharusnya tidak terlalu sulit. Sistem manajemen dan akuntansi properti yang baik dapat membantu Anda dalam hitungan detik.
Dengan menyimpan catatan pengeluaran yang terperinci, Anda dapat mengetahui ke mana uang Anda pergi dan apakah perlu disesuaikan.
Rekonsiliasi Bank
Akuntansi manajemen properti juga melibatkan pencocokan dan penyeimbangan transaksi yang dicatat dengan laporan bank.
Beginilah cara Anda melacak kejanggalan dalam keuangan Anda. Laporan bank Anda dapat mengatakan satu hal, dan catatan internal Anda dapat mengatakan hal lain.
Jika hal ini terjadi, berarti ada masalah, seperti salah urus dana atau pencatatan keuangan yang tidak akurat.
Rekonsiliasi bank membantu Anda menemukan ketidakkonsistenan di antara dokumen. Dengan menemukannya, Anda dapat memperbaikinya dan memastikan catatan Anda cocok dengan catatan bank.
Laporan Keuangan
Terakhir, Anda memerlukan dokumen tertulis yang menunjukkan kinerja keuangan properti Anda. Laporan keuangan diperlukan untuk keperluan pajak dan investasi.
Ada tiga jenis utama laporan keuangan yang harus Anda miliki: laporan laba rugi, neraca, dan laporan arus kas.
Laporan laba rugi
Laporan laba rugi mencatat semua pendapatan Anda selama satu bulan atau satu tahun. Laporan ini berisi semua uang yang diperoleh properti Anda dari sewa dan sumber lainnya.
Laporan laba rugi juga disebut laporan laba rugi, karena menunjukkan kinerja keuangan properti selama periode tertentu.
Neraca
Neraca mendokumentasikan aset dan kewajiban properti.
Untuk mengelola portofolio properti, Anda perlu memiliki neraca terperinci. Neraca tersebut juga mencatat ekuitas setiap pemegang saham pada waktu tertentu.
Laporan neraca menunjukkan informasi tentang jumlah total uang tunai yang ada dan kewajiban yang mungkin timbul ketika suatu properti dijual.
Untuk properti komersial, pernyataan tersebut menunjukkan nilai properti keseluruhan dan utang yang terutang dalam hipotek.
Laporan Arus Kas
Laporan ini merupakan laporan akhir mengenai kesehatan keuangan properti Anda. Laporan ini merupakan ringkasan pergerakan kas properti.
Laporan arus kas mencatat apa yang masuk dan keluar, menjembatani laporan laba rugi dan neraca.
Untuk lebih memahami transaksi yang terjadi selama periode tertentu, Anda memerlukan laporan arus kas. Laporan ini juga menunjukkan bagaimana transaksi ini memengaruhi keuangan properti.
Karena laporan keuangan ini penting, Anda harus ekstra hati-hati dan memperhatikan setiap detail.
Mengapa Mengotomatiskan Akuntansi Manajemen Properti Anda?
Akuntansi bisa jadi rumit karena melibatkan banyak angka dan kalkulasi. Mudah kewalahan.
Akan tetapi, Anda juga mudah bosan karena terus melakukan tugas yang sama dan berulang selama berjam-jam.
Untungnya, teknologi membuat segalanya lebih mudah. Mengapa harus primitif jika Anda bisa membuat hidup Anda lebih mudah dan bebas masalah?
Otomatisasi berarti menggunakan teknologi untuk meningkatkan hasil produksi Anda. Ini berarti Anda dapat melakukan tugas secara akurat dan memperoleh hasil yang lebih cepat dalam waktu singkat. Ada alasan lain untuk mengotomatisasi akuntansi properti Anda.
Lebih Sedikit Kesalahan, Lebih Efisien
Pembukuan dan akuntansi manual rentan terhadap kesalahan, terutama dalam penghitungan dan penanganan angka. Otomatisasi mengurangi risiko kesalahan ini.
Ia menggunakan program komputer yang cerdas untuk menangani angka dan data. Hal ini mengurangi kemungkinan kesalahan seperti tugas yang berulang, salah hitung, dan entri ganda; sehingga pekerjaan menjadi lebih cepat dan lancar.
Menghemat Waktu dan Sumber Daya
Alih-alih menghabiskan waktu berjam-jam mengetik angka dan mengatur data secara manual, otomatisasi dapat melakukan tugas-tugas ini dengan cepat.
Oleh karena itu, Anda dapat menghemat lebih banyak waktu dan fokus pada peran administratif penting lainnya.
Selain itu, mengotomatiskan tugas akuntansi Anda akan memberikan penyelesaian yang lebih cepat. Anda akan mendapatkan hasil yang lebih cepat dan akurat.
Penyimpanan dan Pengambilan Data yang Lebih Baik
Akuntansi itu rumit karena melibatkan banyak dokumen dan buku catatan keuangan yang besar. Sebelum teknologi diterima secara luas, dokumen keuangan disimpan dalam brankas atau lemari tua.
Seiring berjalannya waktu, dokumen-dokumen ini menjadi usang dan rusak. Dalam beberapa kasus, dokumen-dokumen ini hilang karena kecelakaan seperti kebakaran.
File yang tidak hilang disimpan dalam baris-baris dan tidak mudah diakses. Bahkan, menelusuri tumpukan catatan keuangan menjadi tugas yang sulit.
Namun dengan otomatisasi, berkas-berkas tersebut lebih mudah disimpan dan diambil. Dalam seratus tahun, Anda masih dapat mengakses catatan keuangan tanpa kesulitan.
File-file tersebut disimpan dalam basis data dan dapat diambil dengan mencari nama file atau tag lain yang digunakan untuk menyimpannya.
Anda dapat membuat file cadangan sebanyak yang Anda inginkan jika satu file terhapus.
Pelacakan Waktu Nyata
Otomatisasi memungkinkan Anda memantau data keuangan Anda secara real-time.
Anda dapat langsung melihat bagaimana uang masuk dan keluar, sehingga Anda dapat merespons dengan cepat setiap perubahan finansial.
Biasanya, tanpa otomatisasi, pelacakan data keuangan melibatkan entri data manual dan memakan waktu. Pada saat Anda mendapatkan angka akhir, angka awal mungkin telah berubah, dan Anda tidak akan mengetahuinya hingga semuanya terlambat.
Dengan otomatisasi, data keuangan diperbarui secara otomatis. Jadi, Anda dapat melihat dengan tepat berapa banyak uang yang masuk dari sewa dan berapa banyak yang telah dihabiskan untuk pemeliharaan.
Skalabilitas
Seiring dengan pertumbuhan portofolio properti, pengelolaan akuntansi secara manual dapat menjadi sangat merepotkan. Otomatisasi dapat menangani data dan transaksi dalam jumlah yang lebih besar tanpa Anda harus menambah upaya kami.
Misalnya, bayangkan Anda mengelola beberapa properti. Mengelola uang dan melacak pengeluaran dapat dilakukan sampai batas tertentu jika dilakukan secara manual.
Namun, saat Anda menambahkan lebih banyak properti ke portofolio Anda, jumlah transaksi dan data meningkat pesat.
Akan menjadi membosankan untuk mengelola berbagai keuangan. Mengotomatiskan proses akuntansi akan memudahkan Anda menangani semuanya sekaligus.
Meningkatkan Akuntansi Manajemen Properti Melalui Otomatisasi
Sekarang Anda telah melihat berbagai alasan untuk mengotomatiskan akuntansi manajemen properti Anda, hal berikutnya yang perlu diketahui adalah cara mengotomatiskannya.
Mengotomatisasi tidaklah sulit. Yang Anda butuhkan hanyalah informasi dasar dan perangkat lunak yang mudah digunakan.
1. Memilih Perangkat Lunak yang Tepat
Otomatisasi adalah tentang penggunaan teknologi untuk menyederhanakan tugas dan memaksimalkan hasil. Oleh karena itu, semuanya dimulai dengan memilih perangkat lunak yang tepat yang memenuhi kebutuhan unik Anda.
Setiap bisnis properti bersifat unik dan memiliki kebutuhannya sendiri. Berbagai perangkat lunak akuntansi melayani berbagai kondisi.
Misalnya, beberapa perangkat lunak paling cocok untuk pembukuan sederhana, neraca, atau laporan laba rugi.
Yang penting adalah perangkat lunak pilihan Anda memenuhi kebutuhan akuntansi perusahaan Anda.
Selain itu, perangkat lunak akuntansi Anda harus dapat terhubung dengan sistem manajemen properti Anda. Dengan cara ini, saat uang dipindahkan, uang tersebut akan terlacak secara otomatis tanpa perlu usaha apa pun.
Sebaiknya Anda menggunakan perangkat lunak yang memungkinkan Anda menyesuaikan berbagai hal agar sesuai dengan kebutuhan Anda. Anda dapat menambahkan fitur khusus, mengubah pengaturan, dan membuatnya berfungsi sesuai keinginan Anda.
Dengan ini, Anda dapat menjadi lebih efisien dalam mengelola properti dan menangani keuangan Anda.
2. Integrasi dan Manajemen Data
Otomatisasi membawa informasi dari berbagai tempat, seperti pembayaran sewa, tagihan, dan pengeluaran, dan menaruhnya di satu tempat yang terorganisasi. Ini membantu mencegah kebingungan.
Agar integrasi berhasil, Anda harus memilih perangkat lunak manajemen properti dan akuntansi yang menawarkan fitur integrasi.
Anda tidak perlu mencari terlalu jauh karena Booking Ninjas memiliki sistem akuntansi terintegrasi yang membuat pengelolaan keuangan jauh lebih mudah. Sistem ini menawarkan fitur integrasi dan dapat terhubung dengan alat lain yang Anda gunakan.
Untuk integrasi yang tepat, berikut adalah yang harus Anda lakukan:
- Siapkan sumber data : Identifikasi sumber data keuangan Anda, seperti pembayaran sewa dari penyewa dan tagihan dari biaya pemeliharaan. PMS Anda harus dapat mengumpulkan informasi dari sumber-sumber ini dan transaksi keuangan lainnya.
- Otomatisasi entri data : Daripada memasukkan data ke berbagai sistem secara manual, gunakan otomatisasi untuk mentransfer data secara otomatis. Ini melibatkan pengaturan aturan yang memberi tahu perangkat lunak tempat meletakkan jenis informasi tertentu.
- Gunakan API : Antarmuka Pemrograman Aplikasi (API) adalah jembatan yang memungkinkan berbagai perangkat lunak untuk berkomunikasi satu sama lain. Jika perangkat lunak Anda memiliki API, Anda dapat menghubungkan perangkat manajemen properti dan akuntansi Anda.
- Petakan bidang data : Pastikan bahwa data dari satu sistem sesuai dengan format sistem lainnya. Misalnya, jika perangkat lunak manajemen properti Anda mencatat pembayaran sewa dengan satu cara dan perangkat lunak akuntansi Anda menggunakan format yang berbeda, Anda perlu memetakan bidang-bidang ini agar data dapat dipahami dengan benar.
- Pembaruan rutin : Tetapkan jadwal untuk pembaruan data. Ini bisa dilakukan setiap hari, setiap minggu, atau sesuai kebutuhan. Otomatisasi dapat membantu dalam mengambil data baru dan memperbarui catatan Anda secara otomatis.
- Uji dan pantau : Setelah menyiapkan integrasi, ujilah secara menyeluruh untuk memastikan data bergerak secara akurat. Pantau integrasi untuk memastikannya berfungsi seperti yang diharapkan.
- Latih tim Anda : Jika Anda bekerja dengan sebuah tim, pastikan semua orang memahami cara kerja integrasi dan cara memecahkan masalah umum.
3. Pelaporan dan Analisis Real-Time
Sebagai manajer properti, otomatisasi memungkinkan Anda melihat bagaimana uang masuk, ke mana uang keluar, dan bagaimana kinerja keuangan properti.
Dengan wawasan real-time, Anda dapat melihat tren lebih awal dan mengambil tindakan sebelum terjadi kesalahan. Anda juga dapat menyesuaikan anggaran, menemukan cara baru untuk menabung, dan menjaga properti Anda pada jalur keuangan yang solid.
Perangkat lunak akuntansi Anda harus memiliki bagian laporan waktu nyata yang menunjukkan informasi keuangan terkini.
Berikut cara menganalisis dan mencatat laporan waktu nyata:
- Memahami data : Laporan dapat terlihat seperti bagan, grafik, atau tabel. Laporan menunjukkan informasi seperti pendapatan, pengeluaran, dan kesehatan keuangan secara keseluruhan. Data yang disajikan mudah dipahami.
- Tren pengamatan : Cari pola dalam data. Apakah pengeluaran meningkat? Apakah pendapatan sewa stabil? Tren membantu Anda melihat ke mana arahnya dan apakah ada penyesuaian yang diperlukan.
- Pantau sasaran : Laporan waktu nyata adalah cara yang bagus untuk memantau sasaran keuangan Anda. Jika Anda menetapkan sasaran keuangan, lihatlah bagaimana pencapaian Anda. Apakah Anda memenuhi target? Jika tidak, Anda mungkin perlu mengubah strategi Anda.
- Pemeriksaan berkala : Laporan waktu nyata sangat berguna jika diperiksa secara berkala. Tetapkan jadwal untuk memeriksanya – baik mingguan, bulanan, atau triwulanan.
4. Antarmuka dan Dukungan yang Mudah Digunakan
Perangkat lunak otomasi akuntansi Anda harus memiliki antarmuka yang mudah digunakan. Anda harus dapat menggunakannya tanpa merasa bingung.
Selain itu, perangkat lunak Anda harus memiliki sumber daya pelatihan, seperti video dan panduan. Sumber daya ini akan membantu Anda menjadi ahli dalam menggunakan perangkat lunak, sehingga akuntansi manajemen properti menjadi tugas yang mudah.
Namun, video pelatihan ini tidak hanya ditujukan untuk Anda, tetapi juga untuk tim Anda. Tim akuntansi Anda dapat mengoperasikan perangkat lunak ini secara efisien saat dibutuhkan.
5. Skalabilitas dan Peningkatan Berkelanjutan
Otomatisasi bukanlah sesuatu yang terjadi satu kali, melainkan suatu proses yang berkelanjutan.
Dunia manajemen properti terus berubah. Oleh karena itu, Anda perlu mengikuti perkembangannya.
Perbaikan berkelanjutan berarti Anda selalu mencari cara untuk membuat segala sesuatunya berjalan lebih baik.
Mungkin Anda menemukan cara yang lebih cepat untuk menagih sewa atau cara yang lebih cerdas untuk melacak pengeluaran. Peningkatan ini membuat pengelolaan properti Anda menjadi lebih mudah.
Dengan terus-menerus meningkatkan proses otomatis Anda, Anda mengikuti perkembangan metode terbaru dan terbaik.
Bagaimana PMS Dapat Meningkatkan Akuntansi Manajemen Properti Anda?
Jika Anda mengelola sebuah apartemen , hotel, atau properti lain yang memerlukan banyak penyewa atau tamu, memelihara catatan akuntansi yang terkini dapat menjadi sangat membebani.
Sistem manajemen properti membuat semua peran administratif Anda sebagai manajer properti lebih mudah.
Dengan otomatisasi, ia menangani tugas-tugas seperti melacak sewa, menghitung pengeluaran, dan membuat laporan – semuanya tanpa Anda perlu bersusah payah.
Booking Ninjas adalah solusi lengkap untuk manajemen properti yang efektif. Ia memiliki fitur perangkat lunak akuntansi yang luar biasa yang memungkinkan Anda mengelola akuntansi dalam satu ekosistem.
Tidak perlu memindahkan data saat Anda ingin menyimpan catatan keuangan Anda.
Booking Ninjas sangat mudah digunakan sehingga Anda tidak perlu menjadi ahli teknologi untuk memaksimalkan potensinya.
Selain itu, Booking Ninjas merupakan perangkat lunak berbasis cloud. Dengan demikian, semua data keuangan Anda tersimpan dengan aman dan terlindungi dari akses yang tidak sah.
Sebagai manajer atau pemilik properti, Anda dapat mengelola keuangan properti Anda tanpa repot.
Masih banyak lagi fitur luar biasa yang ditawarkan perangkat lunak kami. Kunjungi situs web kami atau hubungi kami untuk mengetahui bagaimana kami dapat membantu Anda meningkatkan akuntansi manajemen properti Anda.
_-_A_Complete_Guide.png)
.png)