No mercado imobiliário, cuidar de imóveis envolve mais do que apenas os edifícios em si. Uma parte vital é administrar o dinheiro relacionado a esses imóveis, e isso se chama contabilidade de gestão imobiliária.
Trata-se mais de lidar com questões financeiras de diferentes propriedades, como aluguel, despesas e impostos. Isso ajuda a garantir que tudo permaneça equilibrado financeiramente.
A contabilidade de gestão imobiliária é crucial porque garante que todas as transações financeiras estejam em sintonia e no momento certo. Isso é extremamente importante porque ajuda administradores e investidores imobiliários a fazer escolhas inteligentes, usar bem os recursos e manter seus imóveis financeiramente saudáveis.
No entanto, essa tarefa dá trabalho e exige muita precisão e exatidão.
Falhas podem levar a consequências graves, como registros financeiros imprecisos, gastos excessivos e prejuízos. É por isso que a automação é essencial.
A automação oferece aos administradores de imóveis ferramentas valiosas para aprimorar ainda mais a gestão financeira. Este artigo explorará cinco maneiras de aprimorar a contabilidade da sua administração de imóveis por meio da automação.
O que é contabilidade de gestão imobiliária?
A contabilidade da administração de imóveis é como manter um diário detalhado do dinheiro que entra e sai dos imóveis. É uma das funções essenciais de um gestor de imóveis.
Assim como você controla seu dinheiro de bolso, administradores e proprietários de imóveis controlam o dinheiro ganho e gasto em edifícios e terrenos.
A contabilidade de gestão imobiliária é semelhante à contabilidade geral. Ela ajuda administradores e proprietários de imóveis a saber se estão obtendo lucro ou não.
Com registros financeiros precisos, eles podem tomar decisões inteligentes sobre como usar o dinheiro, seja para consertar coisas, pagar impostos ou fazer melhorias.
Existem diversas transações envolvidas no mercado imobiliário. Por exemplo, receitas de aluguel ou vendas e despesas com reparos, serviços públicos, impostos e salários.
Uma contabilidade adequada de gestão de propriedades reúne essas transações para ter uma visão geral da saúde financeira da propriedade.
Principais componentes da contabilidade de gestão de propriedades
Fatura e Cobrança
Assim como em qualquer negócio, você precisa enviar faturas aos seus inquilinos ou clientes. As faturas e contas no mercado imobiliário são referentes a aluguel, serviços ou vendas. Como administrador ou proprietário de imóveis, você emite faturas aos seus inquilinos mostrando o valor que eles precisam pagar.
Importância da faturação e cobrança claras
Faturamento e cobrança claros fazem com que fique fácil para os inquilinos ou clientes saberem o que estão pagando.
Imagine dar aos seus inquilinos uma conta super confusa. Eles vão ficar coçando a cabeça, se perguntando o que estão pagando, e ficarão irritados.
Sua fatura deve ser bem detalhada. Todas as informações vitais, desde o nome da sua empresa (incluindo o nome do corretor) até a descrição do imóvel, o valor total, etc., devem ser claramente indicadas na fatura.
Como proprietário de um imóvel, o faturamento claro ajuda você a controlar quem pagou o quê.
Rastreamento de despesas
Isso envolve monitorar de perto o dinheiro gasto para manter os imóveis em boas condições e funcionando sem problemas. Essas despesas são chamadas de despesas operacionais.
As despesas operacionais incluem contas de luz e água, manutenção hidráulica e outros serviços que mantêm o imóvel funcionando. Outras despesas incluem impostos, seguro predial, publicidade, etc.
Ao monitorar essas despesas, é essencial categorizá-las. Isso ajuda a saber onde cada uma se encaixa.
Categorizar suas despesas não deveria ser tão difícil. Um excelente sistema de gestão imobiliária e contabilidade pode ajudar você com isso em segundos.
Ao manter um registro detalhado de suas despesas, você pode saber para onde seu dinheiro está indo e se ele precisa ser ajustado.
Reconciliação Bancária
A contabilidade de gestão de propriedades também envolve a comparação e o equilíbrio das transações registradas com os extratos bancários.
É assim que você rastreia irregularidades em suas finanças. Seus extratos bancários podem dizer uma coisa, e seus registros internos, outra.
Quando isso acontece, significa que há um problema, como má gestão de fundos ou lançamentos financeiros incorretos.
A reconciliação bancária ajuda a identificar inconsistências entre os documentos. Ao encontrá-las, você pode corrigi-las e garantir que seus registros correspondam aos do banco.
Demonstrações Financeiras
Por fim, você precisa de documentos escritos que demonstrem o desempenho financeiro do seu imóvel. As demonstrações financeiras são necessárias para fins fiscais e de investimento.
Existem três tipos principais de demonstrações financeiras que você deve ter: demonstração de resultados, balanço patrimonial e demonstração de fluxo de caixa.
Declaração de Renda
A declaração de renda registra toda a sua renda do mês ou ano. Ela contém todo o dinheiro que seu imóvel recebe de aluguel e outras fontes.
A demonstração de resultados também é chamada de demonstração de lucros e perdas, pois mostra o desempenho financeiro do imóvel durante um período específico.
Balanço Patrimonial
O balanço patrimonial documenta os ativos e passivos da propriedade.
Para administrar um portfólio de imóveis, você precisa ter um balanço patrimonial detalhado. Ele também registra o patrimônio líquido de cada acionista em um determinado momento.
O balanço patrimonial mostra informações sobre o montante total de dinheiro disponível e os passivos que podem surgir quando um imóvel é vendido.
Para imóveis comerciais, o extrato mostra o valor total do imóvel e as dívidas devidas em uma hipoteca.
Demonstração do Fluxo de Caixa
Este demonstrativo é o relatório final sobre a saúde financeira do seu imóvel. É um resumo da movimentação de caixa do imóvel.
A demonstração do fluxo de caixa registra o que entra e sai, fazendo a ponte entre a demonstração do resultado e o balanço patrimonial.
Para entender melhor as transações ocorridas durante um determinado período, você precisa de uma demonstração de fluxo de caixa. Ela também mostra como essas transações afetam as finanças do imóvel.
Como essas demonstrações financeiras são críticas, você deve ser extremamente cuidadoso, prestando atenção a cada detalhe.
Por que automatizar a contabilidade da sua gestão imobiliária?
A contabilidade pode ser complexa, pois envolve muitos números e cálculos. É fácil ficar sobrecarregado.
No entanto, também é fácil ficar entediado porque você continua fazendo as mesmas tarefas repetitivas por longas horas.
Felizmente, a tecnologia torna tudo mais fácil. Por que ser primitivo quando você pode tornar sua vida mais fácil e sem complicações?
Automação significa usar a tecnologia para aumentar sua produtividade. Isso significa que você pode executar tarefas com precisão e obter resultados mais rápidos em um curto espaço de tempo. Há outros motivos para automatizar a contabilidade do seu imóvel.
Menos erros, mais eficiência
A escrituração e a contabilidade manuais são propensas a erros, especialmente em cálculos e manuseio de números. A automação reduz o risco desses erros.
Utiliza programas de computador inteligentes para lidar com números e dados. Isso reduz as chances de erros como tarefas repetitivas, cálculos errados e entradas duplicadas, tornando o trabalho mais rápido e tranquilo.
Economiza tempo e recursos
Em vez de gastar horas digitando números e organizando dados manualmente, a automação pode executar essas tarefas num piscar de olhos.
Dessa forma, você pode economizar mais tempo e se concentrar em outras funções administrativas importantes.
Além disso, automatizar suas tarefas contábeis proporciona um retorno mais rápido. Você obtém resultados mais rápidos e precisos.
Melhor armazenamento e recuperação de dados
A contabilidade é complexa, pois envolve muita papelada e grandes livros de lançamentos financeiros. Antes da tecnologia se tornar amplamente aceita, os documentos financeiros eram armazenados em um cofre ou em um armário antigo.
Com o tempo, esses documentos (papéis) envelheceram e se deterioraram. Em alguns casos, foram perdidos em acidentes como incêndios.
Os arquivos que não são perdidos ficam armazenados em fileiras e não é fácil acessá-los. Aliás, vasculhar as pilhas de registros financeiros se torna uma tarefa árdua.
Mas com a automação, os arquivos são mais fáceis de armazenar e recuperar. Em cem anos, você ainda poderá acessar registros financeiros sem complicações.
Os arquivos são armazenados em um banco de dados e podem ser recuperados pesquisando o nome do arquivo ou outras tags usadas para armazená-lo.
Você pode criar quantos arquivos de backup quiser, caso um arquivo seja apagado.
Rastreamento em tempo real
A automação permite que você monitore seus dados financeiros em tempo real.
Você pode ver instantaneamente como o dinheiro está entrando e saindo, o que lhe permite responder prontamente a quaisquer mudanças financeiras.
Normalmente, sem automação, o rastreamento de dados financeiros envolve entrada manual de dados e consome muito tempo. Quando você obtém o número final, os valores originais podem ter mudado, e você só saberá quando for tarde demais.
Com a automação, os dados financeiros são atualizados automaticamente. Assim, você pode ver exatamente quanto dinheiro entra com o aluguel e quanto foi gasto com manutenção.
Escalabilidade
À medida que os portfólios imobiliários crescem, gerenciar a contabilidade manualmente pode se tornar uma tarefa árdua. A automação pode lidar com volumes maiores de dados e transações sem que você precise aumentar nosso esforço.
Por exemplo, imagine que você administra alguns imóveis. Administrar o dinheiro e controlar as despesas é, até certo ponto, administrável quando feito manualmente.
No entanto, à medida que você adiciona mais propriedades ao seu portfólio, o número de transações e dados aumenta muito.
Seria tedioso manter o controle das diferentes finanças. Automatizar os processos contábeis facilita o gerenciamento de todos eles de uma só vez.
Aprimorando a contabilidade de gerenciamento de propriedades por meio da automação
Agora que você viu os vários motivos para automatizar a contabilidade de gerenciamento de sua propriedade, a próxima coisa a saber é como automatizá-la.
Automatizar não é difícil. Tudo o que você precisa são as informações básicas e um software fácil de usar.
1. Escolhendo o software certo
Automação consiste em usar a tecnologia para simplificar tarefas e maximizar a produtividade. Portanto, tudo começa com a escolha do software certo que atenda às suas necessidades específicas.
Cada negócio imobiliário é único e tem suas próprias necessidades. Diversos softwares de contabilidade atendem a diferentes necessidades.
Por exemplo, alguns softwares são melhores para contabilidade simples, balanços ou demonstrações de lucros e perdas.
O que importa é que o software escolhido atenda às necessidades contábeis da sua empresa.
Além disso, seu software de contabilidade deve ser capaz de se conectar ao seu sistema de gestão imobiliária. Dessa forma, quando o dinheiro é movimentado, ele é rastreado automaticamente, sem nenhum esforço.
É melhor adquirir um software que permita personalizar as coisas de acordo com suas necessidades. Você pode adicionar recursos especiais, alterar configurações e fazer com que funcione da maneira que desejar.
Com isso, você pode se tornar mais eficiente na gestão de seus imóveis e no controle de suas finanças.
2. Integração e Gestão de Dados
A automação reúne informações de diferentes lugares, como pagamentos de aluguel, contas e despesas, e as coloca em um único lugar organizado. Isso ajuda a evitar confusões.
Para que a integração funcione, você deve escolher um software de gestão de propriedades e contabilidade que ofereça recursos de integração.
Você não precisa procurar muito, pois o Booking Ninjas possui um sistema de contabilidade integrado que simplifica muito a gestão financeira. Ele oferece recursos de integração e pode ser conectado a outras ferramentas que você usa.
Para uma integração adequada, veja o que você deve fazer:
- Configurar fontes de dados : identifique as fontes dos seus dados financeiros, como pagamentos de aluguel de inquilinos e contas de despesas de manutenção. Seu PMS deve ser capaz de coletar informações dessas fontes e de outras transações financeiras.
- Automatize a entrada de dados : em vez de inserir dados manualmente em diferentes sistemas, use a automação para transferir dados automaticamente. Isso envolve a configuração de regras que indicam ao software onde inserir tipos específicos de informação.
- Use APIs : Interfaces de Programação de Aplicativos (APIs) são as pontes que permitem que diferentes softwares se comuniquem entre si. Se o seu software tiver APIs, você pode conectar suas ferramentas de gestão imobiliária e contabilidade.
- Mapear campos de dados : certifique-se de que os dados de um sistema correspondam ao formato do outro. Por exemplo, se o seu software de gestão imobiliária registra os pagamentos de aluguel de uma forma e o seu software de contabilidade usa um formato diferente, você precisará mapear esses campos para que os dados possam ser compreendidos corretamente.
- Atualizações regulares : crie um cronograma para atualizações de dados. Pode ser diário, semanal ou conforme necessário. A automação pode ajudar a buscar novos dados e atualizar seus registros automaticamente.
- Teste e monitore : Após configurar a integração, teste-a minuciosamente para garantir que os dados sejam transferidos com precisão. Monitore a integração para garantir que ela funcione conforme o esperado.
- Treine sua equipe : se estiver trabalhando com uma equipe, certifique-se de que todos entendam como a integração funciona e como solucionar problemas comuns.
3. Relatórios e análises em tempo real
Como gestor de imóveis, a automação permite que você veja como o dinheiro está entrando, para onde está saindo e como o imóvel se sai financeiramente.
Com insights em tempo real, você pode identificar tendências antecipadamente e agir antes que as coisas deem errado. Você também pode ajustar orçamentos, encontrar novas maneiras de economizar e manter seus imóveis em um bom caminho financeiro.
Seu software de contabilidade deve ter uma seção de relatórios em tempo real que mostre as informações financeiras mais recentes.
Veja como analisar e registrar relatórios em tempo real:
- Entenda os dados : Os relatórios podem se parecer com gráficos, tabelas ou gráficos. Eles mostram informações como receitas, despesas e a saúde financeira geral. É fácil entender os dados apresentados.
- Identifique tendências : procure padrões nos dados. As despesas estão aumentando? A renda com aluguel está estável? As tendências ajudam você a ver para onde as coisas estão indo e se algum ajuste é necessário.
- Monitore metas : O relatório em tempo real é uma ótima maneira de monitorar suas metas financeiras. Se você definir metas financeiras, veja como está se saindo. Você está atingindo suas metas? Se não, talvez seja necessário ajustar suas estratégias.
- Verificações regulares : Relatórios em tempo real são mais valiosos quando verificados regularmente. Defina um cronograma para revisá-los – semanal, mensal ou trimestralmente.
4. Interface e suporte amigáveis
Seu software de automação contábil deve ter uma interface amigável. Você deve conseguir usá-lo sem se sentir perdido.
Além disso, seu software deve ter recursos de treinamento, como vídeos e guias. Esses recursos ajudarão você a dominar o software, facilitando a contabilidade da administração de imóveis.
Mas os vídeos de treinamento não são apenas para você, mas também para sua equipe. Sua equipe de contabilidade pode operar o software com eficiência quando necessário.
5. Escalabilidade e Melhoria Contínua
A automação não é algo único, mas um processo contínuo.
O mundo da administração de imóveis está em constante mudança. Por isso, você precisa se manter atualizado.
Melhoria contínua significa que você está sempre procurando maneiras de fazer as coisas funcionarem ainda melhor.
Talvez você encontre uma maneira mais rápida de cobrar o aluguel ou uma maneira mais inteligente de controlar as despesas. Essa melhoria torna a gestão do seu imóvel ainda mais fácil.
Ao melhorar continuamente seus processos automatizados, você se mantém atualizado com os métodos mais recentes e excelentes.
Como um PMS pode melhorar a contabilidade da sua administração imobiliária?
Se você administra um apartamento , um hotel ou outras propriedades que exigem vários inquilinos ou hóspedes, manter um registro contábil atualizado pode ser muito trabalhoso.
Um sistema de gerenciamento de propriedades facilita todas as suas funções administrativas como gerente de propriedades.
Com a automação, ele lida com tarefas como controlar aluguel, calcular despesas e criar relatórios — tudo isso sem que você precise levantar um dedo.
O Booking Ninjas é uma solução completa para uma gestão imobiliária eficaz. Possui excelentes recursos de software de contabilidade que permitem gerenciar sua contabilidade em um único ecossistema.
Não há necessidade de mover dados sempre que você quiser armazenar seus registros financeiros.
O Booking Ninjas é tão fácil de usar que você não precisa ser um especialista em tecnologia para maximizar seu potencial.
Além disso, o Booking Ninjas é um software baseado em nuvem. Portanto, todos os seus dados financeiros são armazenados com segurança e protegidos contra acesso não autorizado.
Como administrador ou proprietário de um imóvel, você pode administrar as finanças do seu imóvel sem complicações.
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