Gayrimenkulde, mülklerin bakımı sadece binaların kendisinden ibaret değildir. Önemli bir kısım, bu mülklerle ilgili parayı yönetmektir ve buna mülk yönetimi muhasebesi denir.
Bu, kira parası, masraflar ve vergiler gibi farklı mülkler için para konularını ele almakla ilgilidir. Bu, her şeyin finansal olarak dengeli kalmasını sağlamaya yardımcı olur.
Mülk yönetimi muhasebesi, tüm finansal işlemlerin uyumlu ve doğru bir şekilde zamanlanmış olmasını sağladığı için çok önemlidir. Bu, mülk yöneticilerinin ve yatırımcıların akıllıca seçimler yapmasına, kaynakları iyi kullanmasına ve mülklerini finansal olarak sağlıklı tutmasına yardımcı olduğu için çok önemlidir.
Ancak, bu görev çalışma gerektirir. Çok fazla doğruluk ve hassasiyet gerektirir.
Başarısızlık, yanlış finansal kayıtlar, aşırı harcama ve kayıplar gibi ciddi sonuçlara yol açabilir. Bu nedenle otomasyon esastır.
Otomasyon, mülk yöneticilerine para yönetimlerini daha da iyi hale getirmek için değerli araçlar sağlar. Bu makale, otomasyon yoluyla mülk yönetimi muhasebenizi iyileştirmenin beş yolunu inceleyecektir.
Mülk Yönetimi Muhasebesi Nedir?
Mülk yönetimi muhasebesi, mülklere giren ve çıkan paranın ayrıntılı bir günlüğünü tutmak gibidir. Bir mülk yöneticisinin kritik rollerinden biridir.
Cep harçlığınızı takip ettiğiniz gibi, mülk yöneticileri ve sahipleri de binalara ve araziye kazanılan ve harcanan parayı takip eder.
Mülk yönetimi muhasebesi genel muhasebeye benzer. Mülk yöneticilerinin ve sahiplerinin kar edip etmediklerini bilmelerine yardımcı olur.
Doğru mali kayıtlarla, parayı nasıl kullanacaklarına dair akıllıca kararlar alabilirler; ister bir şeyleri tamir etmek, ister vergi ödemek veya iyileştirmeler yapmak için olsun.
Gayrimenkul işinde çeşitli işlemler yer alır. Örneğin, kira veya satışlardan elde edilen gelir ve onarım, kamu hizmetleri, vergiler ve maaşlardan elde edilen giderler.
Uygun emlak yönetimi muhasebesi, bu işlemleri bir araya getirerek emlakın finansal sağlığının genel resmini görmenizi sağlar.
Emlak Yönetimi Muhasebesinin Temel Bileşenleri
Fatura ve Tahsilat
Her işte olduğu gibi, kiracılarınıza veya müşterilerinize fatura göndermeniz gerekir. Emlak sektöründeki faturalar ve tahsilatlar kira, hizmet veya satışlar içindir. Bir mülk yöneticisi veya sahibi olarak, kiracılarınıza ne kadar ödemeleri gerektiğini gösteren faturalar düzenlersiniz.
Net Faturalandırma ve Tahsilat Önemi
Net faturalandırma ve tahsilat, kiracıların veya müşterilerin ne için ödeme yaptıklarını bilmelerini kolaylaştırır.
Kiracılarınıza aşırı kafa karıştırıcı bir fatura verdiğinizi düşünün. Kafalarını kaşıyacaklar, ne için ödeme yaptıklarını merak edecekler ve sinirlenecekler.
Faturanız ayrıntılı olmalıdır. Şirketinizin adından (temsilcinin adı dahil) mülkün tanımına, toplam tutara vb. kadar her hayati bilgi faturada açıkça belirtilmelidir.
Bir mülk sahibi olarak, net faturalandırma kimin ne ödediğini takip etmenize yardımcı olur.
Gider Takibi
Bu, mülkleri iyi durumda tutmak ve sorunsuz bir şekilde çalıştırmak için harcanan parayı yakından izlemeyi içerir. Bu giderlere operasyonel giderler denir.
Operasyonel giderler arasında elektrik ve su faturaları, tesisat bakımı ve mülkün ayakta kalmasını sağlayan diğer hizmetler bulunur. Diğer giderler arasında vergi, mülk sigortası, reklam vb. bulunur.
Bu giderleri takip ederken, bunları kategorilere ayırmak önemlidir. Her birinin nereye düştüğünü bilmenize yardımcı olur.
Giderlerinizi kategorilere ayırmak bu kadar zor olmamalı. Mükemmel bir emlak yönetimi ve muhasebe sistemi saniyeler içinde bu konuda size yardımcı olabilir.
Giderlerinizin ayrıntılı bir kaydını tutarak paranızın nereye gittiğini ve ayarlanması gerekip gerekmediğini bilebilirsiniz.
Banka Mutabakatı
Emlak yönetimi muhasebesi ayrıca kaydedilen işlemleri banka ekstreleriyle eşleştirmeyi ve dengelemeyi içerir.
Finanslarınızdaki düzensizlikleri bu şekilde takip edersiniz. Banka ekstreleriniz bir şey söyleyebilir ve dahili kayıtlarınız başka bir şey söyleyebilir.
Bu olduğunda, fonların kötü yönetimi veya yanlış finansal giriş gibi bir sorun olduğu anlamına gelir.
Banka mutabakatı, belgeler arasındaki tutarsızlıkları tespit etmenize yardımcı olur. Bunları bularak düzeltebilir ve kayıtlarınızın bankanın kayıtlarıyla eşleştiğinden emin olabilirsiniz.
Finansal Tablolar
Son olarak, mülkünüzün finansal performansını gösteren yazılı belgelere ihtiyacınız var. Finansal tablolar vergi ve yatırım amaçları için gereklidir.
Sahip olmanız gereken üç ana finansal tablo türü vardır: gelir tablosu, bilanço ve nakit akış tablosu.
Gelir Tablosu
Gelir tablosu, ay veya yıl için tüm gelirinizi kaydeder. Emlakınızın kira ve diğer kaynaklardan elde ettiği tüm parayı içerir.
Gelir tablosu, belirli bir dönemdeki emlakın finansal performansını gösterdiği için kar ve zarar tablosu olarak da adlandırılır.
Bilanço
Bilanço, emlakın varlıklarını ve yükümlülüklerini belgelendirir.
Bir emlak portföyünü yönetmek için ayrıntılı bir bilançoya sahip olmanız gerekir. Ayrıca her hissedarın belirli bir zamandaki öz sermayesini kaydeder.
Bilanço beyanı, eldeki toplam nakit miktarı ve bir mülk satıldığında ortaya çıkabilecek yükümlülükler hakkında bilgi gösterir.
Ticari mülkler için, beyan genel mülk değerini ve bir ipotekte borçlu olunan borçları gösterir.
Nakit Akışı Tablosu
Bu beyan, mülkünüzün mali sağlığına ilişkin son rapordur. Mülkün nakit hareketlerinin bir özetidir.
Nakit akış tablosu, gelen ve gidenleri kaydederek gelir tablosunu ve bilançoyu birbirine bağlar.
Belirli bir dönemde gerçekleşen işlemleri daha iyi anlamak için bir nakit akış tablosuna ihtiyacınız vardır. Ayrıca bu işlemlerin mülkün finansmanını nasıl etkilediğini gösterir.
Bu finansal tablolar kritik öneme sahip olduğundan, her ayrıntıya dikkat ederek ekstra dikkatli olmalısınız.
Mülk Yönetim Muhasebenizi Neden Otomatikleştirmelisiniz?
Muhasebe, çok sayıda sayı ve hesaplamayla uğraştığı için karmaşık olabilir. Bunalmak kolaydır.
Ancak, uzun saatler boyunca aynı tekrarlayan görevleri yapmaya devam ettiğiniz için sıkılmak da kolaydır.
Neyse ki, teknoloji her şeyi kolaylaştırıyor. Hayatınızı daha kolay ve zahmetsiz hale getirebiliyorken neden ilkel olasınız ki?
Otomasyon, çıktınızı artırmak için teknolojiyi kullanmak anlamına gelir. Bu, görevleri doğru bir şekilde gerçekleştirebileceğiniz ve kısa sürede daha hızlı sonuçlar alabileceğiniz anlamına gelir. Emlak muhasebenizi otomatikleştirmeniz için başka nedenler de vardır.
Daha Az Hata, Daha Fazla Verimlilik
Manuel muhasebe ve muhasebe, özellikle hesaplama ve sayıların işlenmesinde hatalara eğilimlidir. Otomasyon bu hataların riskini azaltır.
Sayıları ve verileri işlemek için akıllı bilgisayar programları kullanır. Bu, tekrarlayan görevler, yanlış hesaplamalar ve çift giriş gibi hata olasılığını azaltır; böylece işi daha hızlı ve daha sorunsuz hale getirir.
Zaman ve Kaynak Tasarrufu
Sayıları elle yazmak ve verileri düzenlemek için saatler harcamak yerine, otomasyon bu görevleri anında gerçekleştirebilir.
Bu nedenle, daha fazla zaman kazanabilir ve diğer kritik idari rollere odaklanabilirsiniz.
Ek olarak, muhasebe görevlerinizi otomatikleştirmek daha hızlı bir geri dönüş sağlar. Daha hızlı ve daha doğru sonuçlar elde edersiniz.
Daha İyi Veri Depolama ve Alma
Muhasebe, çok sayıda evrak işi ve büyük finansal kayıt defterleri içerdiği için karmaşıktır. Teknoloji yaygın olarak kabul görmeden önce, finansal belgeler bir kasada veya eski bir dolapta saklanırdı.
Zamanla, bu belgeler (kağıtlar) eskidi ve dağıldı. Bazı durumlarda yangın gibi kazalarda kayboldular.
Kaybolmayan dosyalar satırlarda saklanır ve bunlara erişmek kolay değildir. Aslında, finansal kayıt yığınlarını incelemek zorlu bir görev haline gelir.
Ancak otomasyonla, dosyaların depolanması ve alınması daha kolaydır. Yüz yıl sonra bile, finansal kayıtlara herhangi bir güçlük çekmeden erişebilirsiniz.
Dosyalar bir veritabanında saklanır ve depolamada kullanılan dosya adı veya diğer etiketler aranarak alınabilir.
Bir dosya silinirse istediğiniz kadar yedek dosya oluşturabilirsiniz.
Gerçek Zamanlı Takip
Otomasyon, finansal verilerinizi gerçek zamanlı olarak izlemenizi sağlar.
Paranın nasıl girip çıktığını anında görebilir ve böylece finansal değişikliklere derhal yanıt verebilirsiniz.
Genellikle otomasyon olmadan, finansal verilerin takibi manuel veri girişi içerir ve zaman alıcıdır. Son sayıyı aldığınızda, orijinal rakamlar değişmiş olabilir ve çok geç olana kadar bunu fark edemezsiniz.
Otomasyonla, finansal veriler otomatik olarak güncellenir. Bu sayede, kiradan ne kadar para geldiğini ve bakıma ne kadar harcandığını tam olarak görebilirsiniz.
Ölçeklenebilirlik
Gayrimenkul portföyleri büyüdükçe, muhasebeyi manuel olarak yönetmek bunaltıcı hale gelebilir. Otomasyon, sizin çabanızı artırmanıza gerek kalmadan daha büyük hacimli verileri ve işlemleri yönetebilir.
Örneğin, birkaç mülkü yönettiğinizi düşünün. Bunu manuel olarak yaparken parayı yönetmek ve giderleri takip etmek bir dereceye kadar yönetilebilir.
Ancak, portföyünüze daha fazla mülk ekledikçe, işlem ve veri sayısı büyük ölçüde artar.
Farklı finanslarla ilgilenmek sıkıcı hale gelir. Muhasebe süreçlerinin otomatikleştirilmesi, hepsini tek seferde halletmeyi kolaylaştırır.
Otomasyonla Emlak Yönetimi Muhasebesini Geliştirme
Artık emlak yönetimi muhasebenizi otomatikleştirmek için çeşitli nedenleri gördünüz, bilmeniz gereken bir sonraki şey onu nasıl otomatikleştireceğinizdir.
Otomasyon zor değildir. Tek ihtiyacınız olan temel bilgiler ve kullanımı kolay yazılımdır.
1. Doğru Yazılımı Seçme
Otomasyon, görevleri basitleştirmek ve çıktıyı en üst düzeye çıkarmak için teknolojiyi kullanmakla ilgilidir. Bu nedenle, her şey benzersiz ihtiyaçlarınızı karşılayan doğru yazılımı seçmekle başlar.
Her emlak işi benzersizdir ve kendi ihtiyaçları vardır. Çeşitli muhasebe yazılımları çeşitli koşullara hitap eder.
Örneğin, bazı yazılımlar basit muhasebe, bilançolar veya kar ve zarar tabloları için en iyisidir.
Önemli olan, seçtiğiniz yazılımın şirketinizin muhasebe ihtiyaçlarını karşılamasıdır.
Ayrıca, muhasebe yazılımınız mülk yönetim sisteminizle bağlantı kurabilmelidir. Bu şekilde, para hareket ettirildiğinde, herhangi bir çaba sarf etmeden otomatik olarak izlenir.
İhtiyaçlarınıza uyacak şekilde şeyleri özelleştirmenize izin veren bir yazılım edinmek en iyisidir. Özel özellikler ekleyebilir, ayarları değiştirebilir ve istediğiniz şekilde çalışmasını sağlayabilirsiniz.
Bununla, mülklerinizi yönetmede ve finanslarınızı yönetmede daha verimli hale gelebilirsiniz.
2. Entegrasyon ve Veri Yönetimi
Otomasyon, kira ödemeleri, faturalar ve harcamalar gibi farklı yerlerden gelen bilgileri bir araya getirir ve bunları tek bir düzenli noktada bir araya getirir. Bu, karışıklığın önlenmesine yardımcı olur.
Entegrasyonun çalışması için, entegrasyon özellikleri sunan bir emlak yönetimi ve muhasebe yazılımı seçmelisiniz.
Fazla uzağa bakmanıza gerek yok çünkü Booking Ninjas, finansal yönetimi çok daha basit hale getiren entegre bir muhasebe sistemine sahiptir. Entegrasyon özellikleri sunar ve kullandığınız diğer araçlarla bağlantı kurabilir.
Uygun entegrasyon için yapmanız gerekenler şunlardır:
- Veri kaynakları ayarlayın: Kiracıların kira ödemeleri ve bakım giderlerinin faturaları gibi finansal verilerinizin kaynaklarını belirleyin. PMS'niz bu kaynaklardan ve diğer finansal işlemlerden bilgi toplayabilmelidir.
- Veri girişini otomatikleştirin: Verileri farklı sistemlere manuel olarak girmek yerine, verileri otomatik olarak aktarmak için otomasyonu kullanın. Bu, yazılıma belirli bilgi türlerini nereye koyacağını söyleyen kurallar ayarlamayı içerir.
- API'leri kullanın: Uygulama Programlama Arayüzleri (API'ler), farklı yazılımların birbirleriyle iletişim kurmasını sağlayan köprülerdir. Yazılımınızda API'ler varsa, mülk yönetimi ve muhasebe araçlarınızı birbirine bağlayabilirsiniz.
- Veri alanlarını eşleyin: Bir sistemdeki verilerin diğerinin biçimiyle eşleştiğinden emin olun. Örneğin, mülk yönetimi yazılımınız kira ödemelerini bir şekilde kaydediyorsa ve muhasebe yazılımınız farklı bir biçim kullanıyorsa, verilerin doğru anlaşılabilmesi için bu alanları eşlemeniz gerekir.
- Düzenli güncellemeler: Veri güncellemeleri için bir program ayarlayın. Bu günlük, haftalık veya ihtiyaç duyulduğunda olabilir. Otomasyon, yeni verileri getirmenize ve kayıtlarınızı otomatik olarak güncellemenize yardımcı olabilir.
- Test edin ve izleyin: Entegrasyonu kurduktan sonra, verilerin doğru şekilde hareket ettiğinden emin olmak için iyice test edin. Beklendiği gibi çalıştığından emin olmak için entegrasyonu takip edin.
- Ekibinizi eğitin: Bir ekiple çalışıyorsanız, herkesin entegrasyonun nasıl çalıştığını ve yaygın sorunların nasıl giderileceğini anladığından emin olun.
3. Gerçek Zamanlı Raporlama ve Analiz
Bir mülk yöneticisi olarak otomasyon, paranın nasıl geldiğini, nereden gittiğini ve mülkün finansal olarak nasıl performans gösterdiğini görmenizi sağlar.
Gerçek zamanlı içgörülerle, eğilimleri erken tespit edebilir ve işler ters gitmeden önce harekete geçebilirsiniz. Bütçeleri ayarlayabilir, tasarruf etmenin yeni yollarını bulabilir ve mülklerinizi sağlam bir mali yolda tutabilirsiniz.
Muhasebe yazılımınızda en son mali bilgileri gösteren gerçek zamanlı raporlar bölümü olmalıdır.
Gerçek zamanlı raporları analiz etme ve kaydetme yöntemi şu şekildedir:
- Verileri anlayın: Raporlar çizelge, grafik veya tablo gibi görünebilir. Gelir, gider ve genel mali durum gibi bilgileri gösterirler. Sunulan verileri anlamak kolaydır.
- Eğilimleri belirleyin: Verilerdeki kalıpları arayın. Giderler artıyor mu? Kira geliri sabit mi? Eğilimler, işlerin nereye gittiğini ve herhangi bir ayarlama gerekip gerekmediğini görmenize yardımcı olur.
- Hedefleri izleyin: Gerçek zamanlı rapor, mali hedeflerinizi izlemek için harika bir yoldur. Mali hedefler belirlediyseniz, nasıl gittiğinizi görün. Hedeflerinize ulaşıyor musunuz? Aksi takdirde, stratejilerinizi ayarlamanız gerekebilir.
- Düzenli kontroller: Gerçek zamanlı raporlar, düzenli olarak kontrol edildiğinde en değerli hale gelir. Bunları incelemek için bir program belirleyin; haftalık, aylık veya üç aylık.
4. Kullanıcı Dostu Arayüz ve Destek
Muhasebe otomasyon yazılımınız kullanıcı dostu bir arayüze sahip olmalıdır. Kaybolmuş hissetmeden kullanabilmelisiniz.
Ayrıca, yazılımınızın videolar ve kılavuzlar gibi eğitim kaynakları olmalıdır. Bu kaynaklar, yazılımı kullanmada uzman olmanıza yardımcı olacak ve emlak yönetimi muhasebesini kolay bir görev haline getirecektir.
Ancak eğitim videoları yalnızca sizin için değil, ekibiniz için de geçerlidir. Muhasebe ekibiniz gerektiğinde yazılımı verimli bir şekilde çalıştırabilir.
5. Ölçeklenebilirlik ve Sürekli İyileştirme
Otomasyon tek seferlik bir şey değil, devam eden bir süreçtir.
Mülk yönetimi dünyası sürekli değişiyor. Bu nedenle, güncel kalmanız gerekir.
Sürekli iyileştirme, her zaman işleri daha iyi hale getirmenin yollarını aradığınız anlamına gelir.
Belki kirayı toplamanın daha hızlı bir yolunu veya giderleri takip etmenin daha parlak bir yolunu bulursunuz. Bu iyileştirme, mülk yönetiminizi daha da zahmetsiz hale getirir.
Otomatik süreçlerinizi sürekli iyileştirerek, en son ve en mükemmel yöntemlerle güncel kalırsınız.
Bir PMS, Mülk Yönetimi Muhasebenizi Nasıl İyileştirebilir?
Bir daireyi, oteli veya birden fazla kiracı veya misafir gerektiren diğer mülkleri yönetiyorsanız, güncel bir muhasebe kaydı tutmak çok bunaltıcı olabilir.
Bir mülk yönetim sistemi, bir mülk yöneticisi olarak tüm idari rollerinizi kolaylaştırır.
Otomasyonla, kira takibi, giderleri hesaplama ve raporlar oluşturma gibi görevleri halleder – tüm bunlar parmağınızı bile kıpırdatmadan.
Booking Ninjas, etkili mülk yönetimi için hepsi bir arada bir çözümdür. Muhasebenizi tek bir ekosistemde yönetmenize olanak tanıyan mükemmel muhasebe yazılımı özelliklerine sahiptir.
Finansal kayıtlarınızı saklamak istediğinizde verileri taşımanıza gerek yoktur.
Booking Ninjas o kadar kullanıcı dostudur ki potansiyelini en üst düzeye çıkarmak için bir teknoloji uzmanı olmanıza gerek yoktur.
Ayrıca, Booking Ninjas bulut tabanlı bir yazılımdır. Bu nedenle, tüm finansal verileriniz güvenli bir şekilde saklanır ve yetkisiz erişime karşı güvence altına alınır.
Bir mülk yöneticisi veya sahibi olarak, mülkünüzün mali durumunu zahmetsizce yönetebilirsiniz.
Yazılımımızın sunduğu başka birçok harika özellik var. Emlak yönetimi muhasebenizi nasıl iyileştirebileceğimizi görmek için web sitemizi inceleyin veya bizimle iletişime geçin.
_-_A_Complete_Guide.png)
