In de vastgoedsector gaat het bij het beheer van vastgoed om meer dan alleen de gebouwen zelf. Een essentieel onderdeel is het beheer van de financiële middelen die met dat vastgoed gepaard gaan, en dat noemen we property management accounting.
Het gaat meer om het regelen van financiële zaken voor verschillende panden, zoals huur, uitgaven en belastingen. Dit helpt ervoor te zorgen dat alles financieel in balans blijft.
De boekhouding van vastgoedbeheer is cruciaal omdat het ervoor zorgt dat alle financiële transacties op elkaar afgestemd en correct getimed zijn. Dit is superbelangrijk omdat het vastgoedbeheerders en investeerders helpt verstandige keuzes te maken, middelen goed te benutten en hun vastgoed financieel gezond te houden.
Deze taak vergt echter veel werk en vereist een grote mate van nauwkeurigheid en precisie.
Falen kan ernstige gevolgen hebben, zoals onjuiste financiële gegevens, te hoge uitgaven en verliezen. Daarom is automatisering essentieel.
Automatisering biedt vastgoedbeheerders waardevolle tools om hun vermogensbeheer nog beter te maken. Dit artikel onderzoekt vijf manieren om uw vastgoedbeheer te verbeteren door middel van automatisering.
Wat is property management accounting?
De boekhouding van vastgoedbeheer is als het bijhouden van een gedetailleerd dagboek van de geldstromen in en uit vastgoed. Het is een van de cruciale taken van een vastgoedbeheerder.
Net zoals u uw zakgeld bijhoudt, houden vastgoedbeheerders en eigenaren bij hoeveel geld er wordt verdiend en uitgegeven aan gebouwen en grond.
De boekhouding van vastgoedbeheer is vergelijkbaar met algemene boekhouding. Het helpt vastgoedbeheerders en -eigenaren te bepalen of ze winst maken of niet.
Als ze nauwkeurige financiële gegevens hebben, kunnen ze weloverwogen beslissingen nemen over hoe het geld gebruikt moet worden, bijvoorbeeld voor het repareren van dingen, het betalen van belastingen of het doorvoeren van verbeteringen.
Er zijn verschillende transacties betrokken bij de vastgoedsector. Denk bijvoorbeeld aan inkomsten uit huur of verkoop en uitgaven voor reparaties, nutsvoorzieningen, belastingen en salarissen.
Een goede vastgoedbeheeradministratie koppelt deze transacties aan elkaar en geeft een compleet beeld van de financiële gezondheid van het vastgoed.
Belangrijkste componenten van vastgoedbeheerboekhouding
Factuur en facturering
Net als in elk bedrijf moet u facturen sturen naar uw huurders of klanten. De facturen en rekeningen in de vastgoedsector zijn voor huur, diensten of verkoop. Als vastgoedbeheerder of -eigenaar stuurt u uw huurders facturen waarop staat hoeveel ze moeten betalen.
Het belang van duidelijke facturatie en facturering
Duidelijke facturatie en facturering zorgen ervoor dat huurders en klanten duidelijk weten waarvoor ze betalen.
Stel je voor dat je je huurders een enorm verwarrende rekening geeft. Ze zullen zich achter de oren krabben, zich afvragen waar ze voor betalen en geïrriteerd raken.
Uw factuur moet gedetailleerd zijn. Alle belangrijke informatie, van de naam van uw bedrijf (inclusief de naam van de makelaar) tot een beschrijving van het onroerend goed, het totale bedrag, enzovoort, moet duidelijk op de factuur vermeld staan.
Als vastgoedeigenaar kunt u met een duidelijke factuur eenvoudig bijhouden wie wat heeft betaald.
Kosten bijhouden
Dit houdt in dat de uitgaven om vastgoed in goede staat en soepel draaiende te houden nauwlettend in de gaten worden gehouden. Deze kosten worden operationele kosten genoemd.
Operationele kosten omvatten elektriciteits- en waterrekeningen, loodgietersonderhoud en andere diensten die nodig zijn om het pand draaiende te houden. Andere kosten zijn onder andere belastingen, onroerendgoedverzekering, reclame, enzovoort.
Om deze uitgaven bij te houden, is het essentieel om ze te categoriseren. Zo weet je waar elke uitgave thuishoort.
Het categoriseren van je uitgaven zou niet zo moeilijk moeten zijn. Een uitstekend vastgoedbeheer- en boekhoudsysteem kan je er binnen enkele seconden bij helpen.
Door een gedetailleerde registratie van uw uitgaven bij te houden, weet u waar uw geld naartoe gaat en of u het moet aanpassen.
Bankreconciliatie
Bij vastgoedbeheer hoort ook het afstemmen en in evenwicht brengen van de geregistreerde transacties op bankafschriften.
Zo spoor je onregelmatigheden in je financiën op. Je bankafschriften kunnen het ene zeggen, maar je interne administratie kan het andere zeggen.
Als dit gebeurt, betekent het dat er een probleem is, bijvoorbeeld dat er sprake is van wanbeheer van fondsen of onjuiste financiële boekingen.
Bankreconciliatie helpt u inconsistenties tussen documenten op te sporen. Door deze te vinden, kunt u ze oplossen en ervoor zorgen dat uw gegevens overeenkomen met die van de bank.
Financiële overzichten
Tot slot heeft u schriftelijke documenten nodig die de financiële prestaties van uw onroerend goed aantonen. De financiële overzichten zijn noodzakelijk voor belasting- en beleggingsdoeleinden.
Er zijn drie hoofdtypen financiële overzichten die u moet hebben: winst-en-verliesrekening, balans en kasstroomoverzicht.
Winst- en verliesrekening
De resultatenrekening registreert al uw inkomsten van de maand of het jaar. Het bevat alle inkomsten die uw woning ontvangt uit huur en andere bronnen.
De resultatenrekening wordt ook wel een winst-en-verliesrekening genoemd, omdat deze de financiële prestaties van het onroerend goed over een bepaalde periode weergeeft.
Balans
In de balans worden de activa en passiva van het onroerend goed vastgelegd.
Om een vastgoedportefeuille te beheren, hebt u een gedetailleerde balans nodig. Deze bevat ook het eigen vermogen van elke aandeelhouder op een bepaald moment.
De balans geeft informatie over de totale hoeveelheid liquide middelen en de verplichtingen die kunnen ontstaan bij de verkoop van een onroerend goed.
Bij commerciële panden worden op het overzicht de totale waarde van het pand en de hypotheekschulden weergegeven.
Kasstroomoverzicht
Deze verklaring is het eindrapport over de financiële gezondheid van uw woning. Het is een samenvatting van de geldstromen van de woning.
In het kasstroomoverzicht wordt vastgelegd wat er binnenkomt en wat er uitgaat. Daarmee vormt het een brug tussen de winst-en-verliesrekening en de balans.
Om de transacties die in een bepaalde periode hebben plaatsgevonden beter te begrijpen, hebt u een kasstroomoverzicht nodig. Het laat ook zien hoe deze transacties de financiën van het onroerend goed beïnvloeden.
Omdat deze financiële overzichten van cruciaal belang zijn, moet u extra voorzichtig zijn en op elk detail letten.
Waarom zou u uw vastgoedbeheer automatiseren?
Boekhouden kan complex zijn, omdat het met veel cijfers en berekeningen te maken heeft. Je kunt er gemakkelijk door overweldigd raken.
Maar het kan ook snel gaan vervelen als je urenlang dezelfde taken uitvoert.
Gelukkig maakt technologie alles makkelijker. Waarom primitief zijn als je je leven makkelijker en zorgeloos kunt maken?
Automatisering betekent technologie gebruiken om uw output te verhogen. Dit betekent dat u taken nauwkeurig kunt uitvoeren en sneller resultaten kunt behalen in korte tijd. Er zijn nog andere redenen om uw vastgoedboekhouding te automatiseren.
Minder fouten, meer efficiëntie
Handmatige boekhouding en administratie zijn foutgevoelig, vooral bij het berekenen en verwerken van cijfers. Automatisering verkleint de kans op deze fouten.
Het maakt gebruik van slimme computerprogramma's om cijfers en gegevens te verwerken. Dit verkleint de kans op fouten zoals repeterende taken, verkeerde berekeningen en dubbele invoer, waardoor het werk sneller en soepeler verloopt.
Bespaart tijd en middelen
In plaats van urenlang handmatig cijfers in te typen en gegevens te ordenen, kunnen taken met behulp van automatisering razendsnel worden uitgevoerd.
Hierdoor bespaart u meer tijd en kunt u zich richten op andere belangrijke administratieve rollen.
Bovendien zorgt het automatiseren van uw boekhoudtaken voor een snellere doorlooptijd en nauwkeurigere resultaten.
Betere gegevensopslag en -opvraging
Boekhouden is complex omdat het veel papierwerk en grote financiële boekingen met zich meebrengt. Voordat technologie breed geaccepteerd werd, werden financiële documenten bewaard in een kluis of een oude kast.
Na verloop van tijd raakten deze documenten (papieren) verouderd en uit elkaar. In sommige gevallen gingen ze verloren door ongelukken zoals brand.
De bestanden die niet verloren gaan, worden in rijen opgeslagen en zijn niet gemakkelijk toegankelijk. Sterker nog, het doornemen van de stapels financiële gegevens wordt een lastige klus.
Maar dankzij automatisering zijn de bestanden gemakkelijker op te slaan en terug te vinden. Over honderd jaar hebt u nog steeds moeiteloos toegang tot uw financiële gegevens.
De bestanden worden opgeslagen in een database en kunnen worden opgehaald door te zoeken op de bestandsnaam of andere tags die zijn gebruikt bij de opslag ervan.
U kunt zoveel back-upbestanden maken als u wilt, voor het geval dat één bestand wordt gewist.
Realtime tracking
Dankzij automatisering kunt u uw financiële gegevens in real-time bewaken.
U ziet direct hoe het geld binnenkomt en uitgaat, waardoor u snel kunt reageren op eventuele financiële veranderingen.
Zonder automatisering vereist het bijhouden van financiële gegevens doorgaans handmatige invoer en is het tijdrovend. Tegen de tijd dat u de definitieve cijfers ontvangt, kunnen de oorspronkelijke cijfers al gewijzigd zijn, en u weet het pas als het te laat is.
Met automatisering worden de financiële gegevens automatisch bijgewerkt. Zo zie je precies hoeveel huur er binnenkomt en hoeveel er aan onderhoud is uitgegeven.
Schaalbaarheid
Naarmate vastgoedportefeuilles groeien, kan het handmatig beheren van de boekhouding overweldigend worden. Automatisering kan grotere hoeveelheden data en transacties verwerken zonder dat u er meer moeite voor hoeft te doen.
Stel je bijvoorbeeld voor dat je een paar panden beheert. Het beheren van de financiën en het bijhouden van de uitgaven is tot op zekere hoogte beheersbaar als je dit handmatig doet.
Naarmate u meer panden aan uw portefeuille toevoegt, neemt het aantal transacties en gegevens echter aanzienlijk toe.
Het zou eentonig worden om de verschillende financiële processen bij te houden. Door de boekhouding te automatiseren, kun je ze gemakkelijker allemaal in één keer verwerken.
Verbetering van de boekhouding van vastgoedbeheer door middel van automatisering
Nu u de verschillende redenen heeft gezien om de boekhouding van uw vastgoedbeheer te automatiseren, is het belangrijk om te weten hoe u dat kunt doen.
Automatiseren is niet moeilijk. Je hebt alleen de basisinformatie en gebruiksvriendelijke software nodig.
1. De juiste software kiezen
Automatisering draait om het gebruik van technologie om taken te vereenvoudigen en de output te maximaliseren. Het begint dus allemaal met het kiezen van de juiste software die aansluit bij uw unieke behoeften.
Elk vastgoedbedrijf is uniek en heeft zijn eigen behoeften. Verschillende boekhoudsoftware is geschikt voor verschillende omstandigheden.
Sommige software is bijvoorbeeld het meest geschikt voor eenvoudige boekhouding, balansen of winst- en verliesrekeningen.
Het belangrijkste is dat de software die u kiest, aansluit bij de boekhoudkundige behoeften van uw bedrijf.
Bovendien moet uw boekhoudsoftware verbinding kunnen maken met uw vastgoedbeheersysteem. Zo wordt geld dat wordt verplaatst, automatisch en zonder enige moeite bijgehouden.
Het is het beste om software te gebruiken waarmee je alles naar eigen wens kunt aanpassen. Je kunt speciale functies toevoegen, instellingen wijzigen en alles laten werken zoals jij dat wilt.
Hiermee kunt u efficiënter omgaan met uw eigendommen en uw financiën.
2. Integratie en gegevensbeheer
Automatisering verzamelt informatie van verschillende bronnen, zoals huurbetalingen, rekeningen en uitgaven, en zet deze overzichtelijk op één plek. Dit voorkomt verwarring.
Voor een succesvolle integratie moet u kiezen voor software voor vastgoedbeheer en boekhouding die integratiefuncties biedt.
Je hoeft niet ver te zoeken, want Booking Ninjas heeft een geïntegreerd boekhoudsysteem dat financieel beheer veel eenvoudiger maakt. Het biedt integratiefuncties en kan worden gekoppeld aan andere tools die je gebruikt.
Voor een goede integratie moet u het volgende doen:
- Gegevensbronnen instellen : Identificeer de bronnen voor uw financiële gegevens, zoals huurbetalingen van huurders en facturen van onderhoudskosten. Uw PMS moet informatie uit deze bronnen en andere financiële transacties kunnen verzamelen.
- Automatiseer gegevensinvoer : in plaats van gegevens handmatig in verschillende systemen in te voeren, kunt u automatisering gebruiken om gegevens automatisch over te zetten. Dit houdt in dat u regels opstelt die de software vertellen waar specifieke soorten informatie moeten worden geplaatst.
- Gebruik API's : Application Programming Interfaces (API's) vormen de bruggen die verschillende softwareprogramma's met elkaar laten communiceren. Als uw software API's heeft, kunt u uw vastgoedbeheer- en boekhoudtools koppelen.
- Gegevensvelden toewijzen : zorg ervoor dat de gegevens uit het ene systeem overeenkomen met het formaat van het andere. Als uw vastgoedbeheersoftware bijvoorbeeld huurbetalingen op een bepaalde manier registreert en uw boekhoudsoftware een ander formaat gebruikt, moet u deze velden toewijzen zodat de gegevens correct kunnen worden geïnterpreteerd.
- Regelmatige updates : Stel een schema in voor gegevensupdates. Dit kan dagelijks, wekelijks of naar behoefte zijn. Automatisering kan helpen bij het automatisch ophalen van nieuwe gegevens en het bijwerken van uw records.
- Testen en monitoren : Nadat u de integratie hebt ingesteld, test u deze grondig om te garanderen dat de gegevensoverdracht correct verloopt. Houd de integratie in de gaten om te controleren of deze naar behoren werkt.
- Train uw team : Als u met een team werkt, zorg er dan voor dat iedereen begrijpt hoe de integratie werkt en hoe veelvoorkomende problemen kunnen worden opgelost.
3. Realtime rapportage en analyse
Dankzij automatisering krijgt u als vastgoedbeheerder inzicht in hoe geld binnenkomt, waar het uitgaat en hoe het vastgoed er financieel voorstaat.
Met realtime inzichten kunt u trends vroegtijdig signaleren en actie ondernemen voordat het misgaat. U kunt ook budgetten aanpassen, nieuwe manieren vinden om te besparen en uw vastgoed financieel gezond houden.
Uw boekhoudsoftware moet over een sectie met realtime-rapporten beschikken die de meest recente financiële informatie weergeeft.
Hier leest u hoe u realtime rapporten kunt analyseren en vastleggen:
- Begrijp de gegevens : Rapporten kunnen eruitzien als diagrammen, grafieken of tabellen. Ze tonen informatie zoals inkomsten, uitgaven en de algehele financiële gezondheid. De gepresenteerde gegevens zijn gemakkelijk te begrijpen.
- Trends spotten : Zoek naar patronen in de data. Stijgen de kosten? Zijn de huurinkomsten stabiel? Trends helpen je te zien hoe de zaken ervoor staan en of er aanpassingen nodig zijn.
- Monitor doelen : Het realtime rapport is een geweldige manier om je financiële doelen te monitoren. Als je financiële doelen stelt, zie je hoe je ervoor staat. Haal je je doelen? Zo niet, dan moet je misschien je strategieën aanpassen.
- Regelmatige controles : Realtime rapporten zijn het meest waardevol wanneer ze regelmatig worden gecontroleerd. Stel een schema op om ze te evalueren – wekelijks, maandelijks of per kwartaal.
4. Gebruiksvriendelijke interface en ondersteuning
Uw boekhoudsoftware moet een gebruiksvriendelijke interface hebben. U moet er zonder verlies mee kunnen werken.
Uw software moet ook trainingsmateriaal bevatten, zoals video's en handleidingen. Deze middelen helpen u een expert te worden in het gebruik van de software, waardoor vastgoedbeheer een eenvoudige taak wordt.
Maar de trainingsvideo's zijn niet alleen voor u, maar ook voor uw team. Uw boekhoudteam kan de software efficiënt bedienen wanneer dat nodig is.
5. Schaalbaarheid en continue verbetering
Automatisering is geen eenmalige gebeurtenis, maar een continu proces.
De wereld van vastgoedbeheer verandert voortdurend. Daarom is het belangrijk om op de hoogte te blijven.
Continue verbetering betekent dat je altijd op zoek bent naar manieren om dingen nog beter te maken.
Misschien vindt u een snellere manier om huur te innen of een slimmere manier om uw uitgaven bij te houden. Deze verbetering maakt uw vastgoedbeheer nog eenvoudiger.
Door uw geautomatiseerde processen voortdurend te verbeteren, blijft u op de hoogte van de nieuwste en beste methoden.
Hoe kan een PMS uw vastgoedbeheer verbeteren?
Als u een appartement, een hotel of een ander pand beheert waar meerdere huurders of gasten in verblijven, kan het lastig zijn om een goed bijgewerkte boekhouding bij te houden.
Een vastgoedbeheersysteem maakt al uw administratieve taken als vastgoedbeheerder eenvoudiger.
Dankzij de automatisering worden taken als het bijhouden van de huur, het berekenen van uitgaven en het opstellen van rapporten uitgevoerd – allemaal zonder dat u er een vinger voor hoeft uit te steken.
Booking Ninjas is een alles-in-één oplossing voor effectief vastgoedbeheer. Het beschikt over uitstekende boekhoudsoftwarefuncties waarmee u uw boekhouding in één ecosysteem kunt beheren.
U hoeft geen gegevens te verplaatsen wanneer u uw financiële gegevens wilt opslaan.
Booking Ninjas is zo gebruiksvriendelijk dat u geen technisch expert hoeft te zijn om het maximale uit uzelf te halen.
Bovendien is Booking Ninjas cloudgebaseerde software. Al uw financiële gegevens worden dus veilig opgeslagen en beschermd tegen ongeautoriseerde toegang.
Als vastgoedbeheerder of eigenaar kunt u de financiën van uw vastgoed zorgeloos beheren.
Onze software biedt nog veel meer fantastische functies. Bekijk onze website of neem contact met ons op om te zien hoe we u kunnen helpen uw vastgoedbeheer te verbeteren.