Cara Kerja Manajemen Hotel

Industri Perhotelan adalah istilah umum untuk bisnis di bawah industri jasa dan katering bagi pelanggan yang memerlukan akomodasi semalam. Dalam pengertian ini, motel, losmen, persewaan liburan, dll. termasuk dalam Industri Perhotelan.

Industri perhotelan merupakan salah satu sektor yang tumbuh paling cepat di abad ke-21 dan seiring dengan pertumbuhannya, kebutuhan manajemennya pun ikut berkembang. Apa yang terjadi di balik layar? Dan bagaimana hotel yang sukses mengelola operasinya?

Artikel ini menguraikan cara kerja manajemen hotel dan alat penting yang digunakan dalam manajemen hotel - cara kerja sistem Manajemen Hotel.

Apa itu Manajemen Hotel?

Manajemen perhotelan merupakan bidang industri perhotelan yang melibatkan pengawasan operasi properti perhotelan. Dari hotel terbesar hingga kafetaria terkecil, semua bisnis tersebut merupakan bagian penting dari industri perhotelan.

Secara umum, sistem dan peralatan yang digunakan dalam Manajemen Hotel dapat digunakan dalam manajemen Perhotelan juga.

Manajemen perhotelan mengacu pada penerapan konsep manajemen dan kepemimpinan terstruktur di bidang akomodasi, santapan, dan layanan tamu umum.

Apa itu Sistem Manajemen Hotel?

Sistem Manajemen Hotel atau Sistem Manajemen Properti Hotel (PMS) adalah sistem daring terpusat yang mengelola operasi harian di sebuah hotel. Ini termasuk mengatur tugas, mengelola pemesanan dan reservasi, manajemen akun, manajemen hunian, dan banyak lagi.

Sistem Manajemen Hotel berfungsi sebagai pengatur utama bagi bisnis yang ingin mengotomatiskan tenaga kerja mereka dan memaksimalkan efisiensi

Untuk panduan lengkap tentang apa itu PMS Hotel, pastikan untuk memeriksa artikel ini -

https://www.bookingninjas.com/blog/apa-itu-sistem-manajemen-properti-pms

Tujuan Sistem Manajemen Hotel

PMS Hotel memiliki satu tujuan utama: memudahkan operasional harian manajemen hotel.

Hal ini dilakukan dengan mencapai beberapa tujuan sebagai berikut:

Memaksimalkan Pendapatan

Banyak komponen sistem Manajemen Hotel dirancang untuk memberikan pengguna kontrol atas operasi seperti memperbarui tarif, hubungan pelanggan, dan faktor-faktor lain yang berkontribusi terhadap perolehan pendapatan.

Manajemen Pendapatan dan Manajemen Hasil adalah teknik yang dapat diimplementasikan dengan mudah dengan menggunakan PMS Hotel.

Baca selengkapnya tentang Perbedaan Antara Manajemen Hasil dan Manajemen Pendapatan

Mengurangi Beban Kerja Manual

Selain kekuatan dan kendali yang diberikan oleh PMS Hotel terkait perolehan Pendapatan, pengurangan beban kerja manual merupakan alasan lain mengapa banyak pelaku bisnis perhotelan mencari bantuan PMS.

Tugas yang memerlukan waktu berjam-jam untuk diselesaikan atau memerlukan banyak tangan dapat dengan mudah diotomatisasi dengan penggunaan PMS yang efektif.

Mengelola dan Menganalisis Data

Dengan mengumpulkan data yang akurat dan laporan terkini serta menganalisis informasi ini, Hotel PMS memungkinkan Anda memprediksi perilaku pelanggan, menentukan apakah strategi pemasaran Anda efektif, dan banyak lagi.

PMS Hotel mendokumentasikan dan menyediakan analisis dan laporan terperinci dengan cara yang jelas dan mudah dipahami.

Manajemen Hubungan Pelanggan (CRM)

Sistem Manajemen Hotel secara signifikan meningkatkan Manajemen Hubungan Pelanggan (CRM) dengan melacak dan mengelola interaksi dan preferensi tamu secara efisien. Sistem ini menyimpan profil tamu secara terperinci, termasuk masa inap sebelumnya, preferensi, permintaan khusus, dan umpan balik.

Hal ini memungkinkan layanan yang dipersonalisasi, yang mengarah pada kepuasan tamu yang lebih tinggi. Alat komunikasi otomatis, seperti email dan SMS, memfasilitasi keterlibatan tepat waktu dengan tamu sebelum, selama, dan setelah mereka menginap. Program loyalitas dapat dikelola dengan lancar, memberi penghargaan kepada pelanggan tetap dan mendorong bisnis berulang.

Secara keseluruhan, sistem ini membantu membangun hubungan yang lebih kuat dan langgeng dengan tamu dengan memastikan pengalaman layanan yang konsisten, personal, dan responsif.

Manajemen Reservasi

Manajemen reservasi adalah fungsi inti dari Sistem Manajemen Hotel, yang dirancang untuk menangani seluruh proses pemesanan secara efisien. Sistem ini mengotomatiskan pemeriksaan ketersediaan kamar, sehingga tamu dapat melihat inventaris kamar dan tarif secara real-time.

Sistem ini mendukung berbagai saluran pemesanan, termasuk pemesanan langsung, agen perjalanan daring, dan platform pihak ketiga, yang memastikan integrasi dan sinkronisasi yang lancar.

Sistem ini mengumpulkan dan mengelola informasi tamu, preferensi, dan permintaan khusus, yang memfasilitasi pengalaman yang dipersonalisasi. Selain itu, sistem ini menangani modifikasi dan pembatalan, menyesuaikan ketersediaan, dan membuat email konfirmasi.

Secara keseluruhan, ini menyederhanakan proses reservasi, mengurangi kesalahan manual, dan meningkatkan kepuasan tamu dengan memastikan pengalaman pemesanan yang lancar.

Manajemen Staf

Manajemen staf dalam Sistem Manajemen Hotel meliputi penjadwalan shift, pelacakan jam kerja, dan pengelolaan penggajian secara efisien. Sistem ini memastikan bahwa jumlah staf yang tepat tersedia untuk memenuhi kebutuhan tamu sekaligus mencegah kelebihan atau kekurangan staf. Sistem ini memungkinkan manajer untuk menetapkan tugas, memantau kinerja, dan menangani permintaan cuti dengan mudah.

Sistem ini juga membantu dalam memelihara catatan terperinci mengenai kehadiran karyawan, yang membantu dalam pemrosesan penggajian yang akurat. Selain itu, sistem ini dapat membantu dalam pelatihan dan pengembangan staf dengan melacak sertifikasi dan jadwal pelatihan. Manajemen staf yang efisien menghasilkan kualitas layanan yang lebih baik, kepuasan karyawan yang lebih tinggi, dan biaya operasional yang lebih rendah.

Efisiensi Biaya

Penerapan Sistem Manajemen Hotel (HMS) secara signifikan mengurangi biaya operasional melalui berbagai efisiensi. Otomatisasi tugas-tugas berulang seperti manajemen pemesanan, penagihan, dan pelacakan inventaris meminimalkan kebutuhan akan staf yang banyak, sehingga memangkas biaya tenaga kerja.

Sistem ini mengurangi kesalahan manusia, mencegah kesalahan yang merugikan dalam reservasi dan penagihan. Selain itu, operasi yang efisien menghasilkan pemanfaatan sumber daya yang optimal, mengurangi biaya pemborosan dan pemeliharaan.

Analisis data yang ditingkatkan membantu mengidentifikasi peluang penghematan biaya dan meningkatkan pengelolaan anggaran. Mengintegrasikan semua operasi hotel ke dalam satu platform mengurangi ketergantungan pada berbagai solusi perangkat lunak, yang selanjutnya mengurangi biaya yang terkait dengan lisensi dan pemeliharaan perangkat lunak.

Kehadiran Online

Sistem Manajemen Hotel (HMS) secara signifikan meningkatkan kehadiran online hotel dengan mengintegrasikan dengan berbagai saluran pemesanan online, seperti OTA (Agen Perjalanan Online) dan GDS (Sistem Distribusi Global).

Integrasi ini memungkinkan hotel mengelola inventaris kamar dan harga secara real-time di berbagai platform, memastikan visibilitas dan jangkauan maksimum. Sistem ini juga mendukung pemesanan langsung melalui situs web hotel dengan menyediakan sistem reservasi online, mengurangi ketergantungan pada saluran pihak ketiga, dan menghemat biaya komisi.

Selain itu, hal ini memungkinkan pembaruan dan sinkronisasi informasi yang lancar, yang membantu menjaga konsistensi dan keakuratan, yang pada akhirnya menarik lebih banyak calon tamu dan meningkatkan pemesanan.

Sentralisasi Operasi

Tujuan yang sangat penting dari setiap PMS Hotel adalah memusatkan semua operasi hotel Anda. Mengapa harus menggunakan banyak aplikasi dan alat yang berisi informasi tentang hotel Anda jika Anda dapat menangani semua manajemen Hotel Anda dalam satu perangkat lunak terpusat.

Bahkan lebih baik lagi, PMS Hotel yang baik dapat dengan mudah diintegrasikan dengan aplikasi pihak ketiga favorit Anda yang tidak dapat diabaikan oleh Hotel Anda. Memusatkan operasi Anda menghasilkan organisasi yang lebih baik, alur kerja yang lancar, dan memangkas biaya untuk berbagai aplikasi.

Referensi: https://hoteltalk.app/t/tujuan-utama-menggunakan-perangkat-lunak-hotel-pms-atau-sistem-kantor-depan/1618

Cara Kerja Sistem Manajemen Properti Hotel

PMS Hotel hanyalah sekumpulan komponen yang bekerja sama secara harmonis untuk menciptakan sistem terpusat. Sistem yang dapat menangani berbagai tantangan dalam manajemen hotel Anda.

Oleh karena itu, untuk memiliki pemahaman lebih dalam tentang cara kerja Sistem Manajemen Properti Hotel, Anda harus memahami cara kerja berbagai komponen.

Komponen Sistem Manajemen Properti (PMS) Hotel

Sistem Reservasi Hotel

Sistem reservasi hotel merupakan fitur inti dari perangkat lunak manajemen properti. Ini adalah perangkat lunak yang memungkinkan Anda mendigitalkan kalender reservasi, memungkinkan pelanggan membuat reservasi secara daring, dan juga melakukan pembayaran.

Operasional meja depan.

Modul kantor depan memungkinkan manajer meja depan Anda untuk melihat dan memperbarui status reservasi kamar, memeriksa tamu masuk dan keluar, dan memproses pembayaran.

Manajemen saluran.

Channel manager menghubungkan sistem reservasi Hotel Anda langsung ke saluran distribusi seperti Agen Perjalanan Online (OTA) dan mesin pencari meta . Channel manager menyediakan inventaris kamar bagi wisatawan yang ingin memesan kamar atau properti secara online dengan mencantumkan kamar yang tersedia di berbagai sumber.

Sistem Manajemen Pendapatan

Sistem manajemen pendapatan memungkinkan penetapan harga yang dinamis. Anda dapat dengan mudah menentukan harga kamar berdasarkan reservasi sebelumnya, tarif pesaing, data cuaca, acara lokal, dan faktor lainnya.

Ini meningkatkan strategi harga, dan memperbarui harga di semua saluran distribusi untuk menjual lebih banyak kamar dengan harga optimal.

Manajemen Tata Graha

Fungsionalitas tata graha meliputi pengelolaan status kamar, penugasan staf tata graha untuk pembersihan kamar, penyimpanan daftar tugas untuk pembantu rumah tangga, dan masih banyak lagi.

Titik Penjualan

Sistem ini mengotomatiskan transaksi dan menyimpan data keuangan di satu tempat. Sebagian besar hotel memiliki semacam restoran di lokasi, belum lagi hotel dengan pusat kebugaran dan spa. Dengan sistem Point of Sale, pengusaha perhotelan dapat menyertakan biaya tambahan atau diskon pada tagihan akhir untuk setiap pelanggan.

Biaya Makanan dan Minuman

Penghitungan biaya makanan dan minuman dapat dengan mudah dimanipulasi dengan komponen PMS ini. Komponen ini juga berperan dalam manajemen hasil.

CRM dan Manajemen Data Pelanggan.

CRM (Customer Relationship Management) membantu menyimpan data tamu dan menyediakan basis data yang mudah diakses. Ini juga mencakup informasi kontak tamu sebelum dan setelah mereka menginap, pengukuran pengalaman tamu, program loyalitas, dan alat personalisasi.

CRM dapat berdiri sendiri di luar PMS dan jika demikian halnya, PMS dapat terintegrasi dengan CRM untuk memastikan tidak ada data yang hilang.

Laporan dan Analisis.

Untuk memantau proses saat ini dan memahami kinerja bisnis, laporan dan analitik sangatlah penting. PMS membantu dalam mengumpulkan data yang relevan dan menyediakan berbagai jenis laporan otomatis kepada pengelola hotel seperti laporan audit, laporan kamar dan pajak, laporan audit shift, laporan keberangkatan/kedatangan, laporan tata graha, atau pelaporan berkelanjutan lainnya.

Manajemen Back-office.

Beberapa PMS menyediakan fitur manajemen back-office. Fitur-fitur ini meliputi manajemen kampanye email, pengiriman pesan internal, dan akuntansi.

Siapa yang Bertanggung Jawab Mengoperasikan PMS di Hotel?

Biasanya, seorang Manajer Umum bertanggung jawab untuk memimpin administrasi PMS Hotel, tetapi mereka bukan satu-satunya yang mengoperasikan PMS di hotel.

Petugas meja depan, staf IT, manajer pendapatan, dan berbagai peran lain di hotel terlibat dalam pengoperasian PMS Hotel.

Apa Peran Staf Resepsionis dalam Manajemen Hotel?;

Dalam industri manajemen perhotelan, ada satu hal yang sangat penting, yaitu staf meja depan. Sebagian orang menganggap mereka hanya sebagai resepsionis dan sebagian lagi menganggap mereka sebagai manajer. Namun, staf meja depan memiliki peran yang berbeda dengan manajer.

Sebagai wajah dari sebuah hotel, para individu ini bukan hanya sekedar titik kontak pertama bagi para tamu yang datang; mereka adalah pengatur dari pengalaman menginap yang berkesan dan berkesan.

Di bawah ini, kami membahas lebih mendalam mengenai berbagai tanggung jawab staf meja depan dan peran penting mereka dalam membentuk pengalaman tamu.

Kesan Pertama Itu Penting

Pepatah "kesan pertama akan bertahan lama" sangat relevan di industri perhotelan. Staf meja depan berperan sebagai duta, menyambut tamu dengan hangat dan efisien. Sikap mereka menentukan suasana selama menginap, memengaruhi persepsi dan kepuasan tamu.

Proses Check-In yang Efisien

Proses check-in yang efisien dan lancar merupakan ciri khas manajemen meja depan yang efektif. Mulai dari memverifikasi reservasi hingga mengeluarkan kunci kamar dengan segera, staf meja depan memastikan pengalaman kedatangan yang bebas hambatan, meminimalkan waktu tunggu, dan memaksimalkan kenyamanan tamu.

Pusat Informasi

Staf meja depan adalah pusat informasi sebuah hotel. Para tamu sering meminta rekomendasi tentang tempat wisata lokal, pilihan tempat makan, dan layanan lainnya kepada mereka. Tim meja depan yang berpengetahuan luas dan penuh perhatian meningkatkan pengalaman tamu secara keseluruhan dengan memberikan wawasan dan panduan yang berharga.

Penyelesaian Masalah dan Hubungan Tamu

Tantangan dapat muncul selama menginap, dan merupakan tanggung jawab staf meja depan untuk mengatasinya dengan cepat dan efektif. Baik itu masalah preferensi kamar atau masalah perawatan, penyelesaian masalah yang cermat merupakan keterampilan utama. Selain itu, staf meja depan memainkan peran penting dalam hubungan tamu, memastikan bahwa bahkan dalam situasi yang menantang, tamu merasa didengarkan dan dihargai.

Pusat Komunikasi

Komunikasi yang efektif adalah tulang punggung manajemen hotel yang sukses. Staf meja depan berhubungan dengan berbagai departemen, termasuk tata graha, pemeliharaan, dan manajemen, untuk menyampaikan permintaan tamu dan memastikan upaya terkoordinasi dalam memenuhi kebutuhan tamu.

Integrasi Teknologi

Di era digital, staf meja depan berinteraksi dengan teknologi canggih, menggunakan sistem manajemen properti (PMS) untuk mengelola reservasi, check-in, dan tugas penting lainnya. Kemahiran teknologi semakin menjadi prasyarat untuk peran meja depan.

Personalisasi dan Pengenalan Tamu

Kemampuan untuk mengenali dan mengingat tamu yang kembali akan menumbuhkan rasa keakraban dan layanan yang dipersonalisasi. Staf meja depan sering kali memainkan peran penting dalam pengenalan tamu, meningkatkan pengalaman secara keseluruhan, dan membangun hubungan yang langgeng.

Proses Check-Out

Sama pentingnya dengan check-in, proses check-out dikelola dengan efisien dan sopan oleh staf meja depan. Tahap ini meliputi penyelesaian tagihan, menangani permintaan tambahan, dan memastikan tamu meninggalkan hotel dengan perasaan positif.

Penagihan dan Pembayaran

Staf meja depan bertanggung jawab untuk mengelola penagihan dan pembayaran, yang melibatkan pemrosesan transaksi tamu dengan akurat dan efisien. Ini termasuk menangani pembayaran untuk tarif kamar, layanan tambahan, dan biaya insidental. Mereka menerbitkan faktur dan tanda terima, memastikan semua biaya dirinci dengan jelas dan benar.

Staf juga mengelola perbedaan tagihan dan memfasilitasi pengembalian dana atau penyesuaian bila diperlukan. Peran mereka mencakup pemeliharaan catatan keuangan yang akurat dan rekonsiliasi transaksi, yang membantu dalam pelacakan pendapatan dan pengelolaan kesehatan keuangan hotel.

Dengan mengelola proses penagihan secara efektif, staf meja depan berkontribusi pada pengalaman tamu yang lancar dan membantu menjaga integritas keuangan.

Pencatatan

Staf meja depan sangat penting dalam menjaga keakuratan catatan informasi tamu, yang mencakup rincian pribadi, preferensi, dan permintaan khusus.

Pencatatan yang cermat ini memungkinkan hotel untuk menawarkan layanan yang dipersonalisasi dan mengantisipasi kebutuhan tamu, sehingga meningkatkan pengalaman mereka secara keseluruhan. Dengan melacak umpan balik dan interaksi, bagian resepsionis dapat mengidentifikasi pola dan area yang perlu ditingkatkan.

Selain itu, catatan ini memudahkan penanganan reservasi di masa mendatang secara efisien dan memperlancar proses check-in dan check-out. Dokumentasi yang tepat juga membantu dalam menyelesaikan perselisihan dan menjaga kepatuhan terhadap kebijakan hotel dan persyaratan peraturan. Pencatatan yang efektif memastikan bahwa kebutuhan tamu terpenuhi secara konsisten dan preferensi mereka diingat untuk masa inap mendatang.

Keamanan

Staf meja depan memegang peranan penting dalam menjaga keamanan tamu di hotel. Mereka memantau akses ke tempat tersebut dengan mengontrol akses masuk ke kamar tamu dan area umum, serta memastikan hanya orang yang berwenang yang dapat masuk. Hal ini meliputi verifikasi identitas tamu selama check-in dan penerbitan kartu kunci dengan akses terbatas.

Selain itu, mereka menyimpan catatan terperinci tentang kedatangan, keberangkatan tamu, dan permintaan khusus apa pun yang dapat memengaruhi keamanan. Dengan tetap waspada dan penuh perhatian, staf meja depan membantu mencegah akses tidak sah dan potensi pelanggaran keamanan, yang berkontribusi pada lingkungan yang aman dan terlindungi bagi semua tamu dan staf.

Bagaimana Hotel Mengelola Layanan Tata Graha?

Satu benang merah yang terjalin erat antara kepuasan tamu, reputasi, dan kesuksesan secara keseluruhan adalah kerja keras departemen tata graha.

Lebih dari sekadar mengganti sprei dan mengisi kembali perlengkapan mandi, tata graha merupakan landasan industri perhotelan, yang memberikan kontribusi signifikan terhadap pengalaman tamu secara keseluruhan.

Konsistensi

Konsistensi dalam pelayanan sangat penting untuk mempertahankan standar tinggi dan memastikan kepuasan tamu. Tim tata graha yang baik secara konsisten memberikan tingkat kualitas yang sama di setiap kamar dan di setiap lantai, terlepas dari waktu atau jumlah tamu. Keandalan ini membantu membangun kepercayaan dan memastikan bahwa tamu menerima pengalaman yang seragam selama mereka menginap.

Profesionalisme

Profesionalisme merupakan landasan layanan tata graha yang baik. Pembantu tata graha harus menunjukkan sikap sopan dan hormat saat berinteraksi dengan tamu dan anggota staf lainnya. Ini termasuk menjaga penampilan yang rapi, menggunakan bahasa yang sopan, dan menangani permintaan atau keluhan tamu dengan bijaksana dan efisien. Profesionalisme membantu menciptakan suasana yang positif dan meningkatkan pengalaman tamu secara keseluruhan.

Keandalan

Keandalan mencakup keandalan staf dan efektivitas layanan. Layanan tata graha yang andal berarti tugas-tugas diselesaikan sesuai jadwal, dan permintaan atau kebutuhan khusus apa pun dipenuhi secara konsisten. Tamu harus dapat mengandalkan tim tata graha untuk mengatasi masalah dengan segera dan menjaga kamar dalam kondisi prima selama mereka menginap.

Fleksibilitas

Fleksibilitas penting untuk beradaptasi dengan berbagai kebutuhan dan jadwal tamu. Layanan tata graha yang baik dapat mengakomodasi permintaan khusus, seperti mengubah pengaturan kamar atau menyediakan fasilitas tambahan, dan menyesuaikan rutinitas mereka agar sesuai dengan preferensi tamu atau situasi yang tidak terduga. Kemampuan beradaptasi ini membantu memastikan bahwa kebutuhan masing-masing tamu terpenuhi dan bahwa masa inap mereka senyaman mungkin.

Menetapkan Standar Kebersihan

Layanan tata graha memegang peranan penting dalam menjaga standar kebersihan dan higiene tertinggi. Kamar yang bersih dan area publik yang terawat dengan baik akan menciptakan kesan pertama yang positif, yang akan menciptakan kesan yang tak terlupakan.

Kenyamanan dan Kepuasan Tamu

Para tamu mengharapkan lingkungan yang bersih, nyaman, dan terawat selama menginap. Layanan tata graha memastikan bahwa kamar tidak hanya sedap dipandang tetapi juga menyediakan tempat untuk bersantai dan menyegarkan diri.

Operasi Harian dan Koordinasi

Koordinasi yang efisien antara bagian tata graha dan departemen lain sangat penting untuk kelancaran operasional hotel. Pergantian kamar yang tepat waktu, keselarasan dengan aktivitas resepsionis, dan kolaborasi dengan tim pemeliharaan berkontribusi pada pengalaman tamu yang lancar.

Kepatuhan terhadap Standar Industri

Tim tata graha mematuhi standar industri dan praktik terbaik, memastikan bahwa hotel mematuhi peraturan kebersihan dan keselamatan. Hal ini tidak hanya menjaga kesejahteraan tamu tetapi juga melindungi reputasi hotel.

Perhatian terhadap Detail

Pembantu rumah tangga sangat teliti dalam memperhatikan detail. Dari memastikan seprai bersih hingga kamar mandi bersih, dedikasi mereka terhadap kesempurnaan berkontribusi pada kepuasan tamu secara keseluruhan dan ulasan positif.

Dampak pada Loyalitas Tamu

Kamar hotel yang terawat dan bersih akan memberikan kesan positif yang bertahan lama, yang akan memengaruhi loyalitas tamu. Tamu yang merasa puas akan lebih mungkin untuk kembali dan merekomendasikan hotel tersebut kepada orang lain, sehingga menumbuhkan basis pelanggan yang loyal.

Praktik Ramah Lingkungan

Tata graha modern tidak hanya terbatas pada kebersihan, tetapi juga mencakup praktik ramah lingkungan. Banyak hotel menerapkan metode pembersihan berkelanjutan dan menggunakan produk ramah lingkungan agar sesuai dengan permintaan pariwisata yang bertanggung jawab.

Pelatihan dan Pengembangan Profesional

Pelatihan berkelanjutan sangat penting bagi staf tata graha untuk tetap mengikuti perkembangan teknologi dan teknik pembersihan terkini. Program pengembangan profesional berkontribusi untuk mempertahankan standar layanan yang tinggi.

Integrasi Teknologi

Sistem manajemen tata graha dan teknologi telah menyederhanakan operasi, mulai dari pengoptimalan penugasan kamar hingga pelacakan inventaris. Teknologi memastikan efisiensi dan memungkinkan staf untuk fokus memberikan layanan berkualitas.

Menghadapi Tantangan Secara Langsung

Staf tata graha sering kali menjadi orang pertama yang mengidentifikasi masalah pemeliharaan atau potensi masalah di kamar tamu. Pendekatan proaktif mereka memungkinkan penyelesaian yang cepat, mencegah ketidakpuasan tamu, dan menjaga reputasi hotel.

Manfaat dan Keuntungan Sistem Manajemen Hotel

Miliki Kendali Atas Bisnis Anda

Ada satu kesamaan dalam semua fitur yang telah disebutkan. Yaitu penggunaan teknologi dalam membantu Anda memiliki kontrol lebih besar atas cara menjalankan bisnis Anda.

Ambil contoh sebuah jaringan hotel, bagaimana Anda menjalankan semua properti dengan kecepatan yang sama jika semuanya berada di lokasi yang berbeda, dijalankan oleh staf yang berbeda, dan Anda bahkan tidak ada di sana?

Dengan penggunaan PMS yang tepat, Anda dapat memiliki kendali yang tepat atas semua properti Anda dan mengetahui kinerja masing-masing properti.

Miliki Sistem Manajemen yang Tepat untuk Karyawan Anda

Jangan beri ruang untuk bermalas-malasan di tim Anda dan di antara staf Anda.

Dengan segala sesuatunya yang otomatis dan terdokumentasi dengan baik, Anda dapat memiliki manajemen yang tepat terhadap semua anggota staf Anda.

Dari tata graha hingga pemeliharaan, keamanan, dan keselamatan, Anda dapat memastikan semua tangan terlibat.

Integrasikan dengan Aplikasi Pihak Ketiga

Banyak aplikasi pihak ketiga yang berguna dan penting dalam bisnis Anda dan perlu diintegrasikan dengan sistem yang sudah ada.

PMS akan membantu Anda berintegrasi dengan aplikasi pihak ketiga ini dengan mudah dan menjalankan semuanya dari satu tempat tanpa kesulitan.

Beberapa perangkat lunak PMS sudah memiliki hubungan dengan aplikasi pihak ketiga ini dan bekerja dengan mereka membantu mengurangi biaya, menghemat waktu dan memberi Anda layanan terbaik yang tersedia.

Efisiensi Tinggi dan Hemat Waktu

Tidak mengherankan bahwa setiap usaha perhotelan atau fasilitas real estat yang sukses bergantung pada semacam PMS untuk mengelola properti mereka.

Hal ini karena pemanfaatan teknologi membantu meningkatkan fungsionalitas secara keseluruhan dan pada akhirnya menghemat waktu.

Sekarang Anda dapat fokus pada hal-hal lain yang melibatkan bisnis Anda karena semua hal itu telah terkendali.

Meningkatkan Pendapatan

Manajemen pendapatan mengacu pada distribusi strategis dan taktik penetapan harga yang Anda gunakan untuk menjual inventaris properti Anda yang mudah rusak kepada tamu yang tepat pada waktu yang tepat, untuk meningkatkan pertumbuhan pendapatan.

Anda dapat mencapainya melalui penggunaan laporan data dan analitik untuk membantu Anda memprediksi kapan permintaan akan tinggi dan dengan demikian memengaruhi harga layanan yang Anda berikan.

Pada akhirnya, ini membantu meningkatkan keuangan perusahaan Anda.

Aksesibilitas 24/7

Memungkinkan manajemen pemesanan, pertanyaan tamu, dan tugas operasional sepanjang waktu, yang khususnya bermanfaat bagi hotel dengan tamu internasional.

Kompatibilitas Seluler

Banyak platform HMS menawarkan akses seluler, yang memungkinkan staf mengelola tugas dan mengakses informasi dari telepon pintar atau tablet, sehingga meningkatkan fleksibilitas dan daya tanggap.

Layanan Mandiri Tamu

Beberapa sistem menyediakan opsi layanan mandiri untuk tamu, seperti check-in/check-out daring, pengelolaan pemesanan, dan permintaan, sehingga meningkatkan otonomi dan kepuasan tamu.

Sistem Manajemen Hotel meningkatkan pengalaman tamu dengan menyederhanakan pemberian layanan, memastikan check-in dan check-out yang cepat, dan menyediakan interaksi yang akurat dan personal berdasarkan data tamu.

Efisiensi ini mengurangi waktu tunggu, menangani permintaan dengan cepat, dan memungkinkan staf untuk fokus menciptakan pengalaman yang berkesan dan disesuaikan untuk setiap tamu.

Otomatisasi Tugas

Otomatisasi tugas dalam Sistem Manajemen Hotel menyederhanakan operasi rutin dengan membuat laporan secara otomatis, mengirim email konfirmasi, dan memperbarui status kamar. Hal ini mengurangi perlunya intervensi manual, meminimalkan kesalahan manusia, dan memungkinkan staf untuk fokus pada interaksi tamu yang lebih penting dan layanan yang dipersonalisasi, sehingga meningkatkan efisiensi operasional secara keseluruhan.

Solusi yang Dapat Disesuaikan

Solusi yang dapat disesuaikan dalam Sistem Manajemen Hotel memungkinkan hotel untuk menyesuaikan perangkat lunak dengan kebutuhan spesifik mereka, mengakomodasi berbagai jenis properti dan persyaratan operasional. Fleksibilitas ini memastikan bahwa fitur dan alur kerja selaras dengan model bisnis yang unik, meningkatkan efisiensi dan efektivitas dengan mengatasi tantangan dan preferensi spesifik setiap hotel.

Komunikasi yang Ditingkatkan

Sistem Manajemen Hotel meningkatkan komunikasi dengan memusatkan informasi di seluruh departemen, sehingga memungkinkan pembaruan dan koordinasi yang lancar. Sistem ini memastikan bahwa staf meja depan, tata graha, pemeliharaan, dan manajemen selaras, sehingga memudahkan respons tepat waktu terhadap permintaan tamu dan kebutuhan operasional. Integrasi ini meminimalkan miskomunikasi dan memperlancar keseluruhan operasi hotel.

Skalabilitas

Skalabilitas dalam Sistem Manajemen Hotel memungkinkan hotel untuk beradaptasi dengan mudah terhadap pertumbuhan dengan mengintegrasikan fungsi tambahan dan memperluas ke lokasi baru tanpa mengganggu operasi yang ada. Seiring dengan berkembangnya kebutuhan hotel, sistem dapat mengakomodasi peningkatan pemesanan, staf, dan layanan, sehingga memastikan efisiensi dan efektivitas yang berkelanjutan.

Pembaruan Waktu Nyata

Skalabilitas dalam HMS memungkinkan hotel untuk memperluas operasinya secara mulus dengan menambahkan fitur baru atau mengintegrasikan dengan layanan tambahan seiring pertumbuhannya. Pembaruan waktu nyata memastikan bahwa semua informasi, termasuk ketersediaan kamar dan pemesanan, akurat secara instan, memungkinkan pengambilan keputusan yang cepat dan manajemen yang efisien di semua aspek operasional.

Manajemen Energi

Integrasi manajemen energi dalam HMS mengoptimalkan penggunaan utilitas dengan memantau dan mengendalikan konsumsi energi secara real-time. Hal ini mengurangi biaya dan mendukung upaya keberlanjutan dengan menyesuaikan pencahayaan, pemanasan, dan pendinginan berdasarkan pola hunian dan penggunaan. Pembaruan secara real-time memastikan penggunaan energi yang efisien, yang berkontribusi pada efisiensi operasional secara keseluruhan dan tanggung jawab lingkungan.

Berapa Lama Waktu yang Dibutuhkan untuk Menerapkan Sistem Manajemen Hotel?

Seringkali, pelaku bisnis perhotelan tertarik mengadopsi PMS tetapi ragu-ragu karena tidak ada yang menyukai perubahan, terutama jika perubahan tersebut membutuhkan waktu lama.

Untungnya, sebagian besar sistem Manajemen Hotel yang baik memerlukan waktu yang cukup lama untuk diterapkan di Hotel Anda. Misalnya, Booking Ninjas, sebuah PMS lengkap, hanya memerlukan waktu sekitar 4 hingga 8 minggu untuk diterapkan.

Berapa Banyak Pemantauan yang Dibutuhkan Sistem Manajemen Hotel?

Tingkat pemantauan untuk sistem manajemen hotel bergantung pada faktor-faktor seperti kompleksitas sistem, skala operasi, dan persyaratan keamanan.

Pemantauan berkala sangat penting untuk memastikan kelancaran fungsionalitas, mengidentifikasi potensi masalah, dan menjaga integritas data.

Namun dengan sistem manajemen hotel yang sudah disempurnakan seperti Booking Ninjas, Anda tidak memerlukan terlalu banyak pemantauan, jika Anda harus memantau sesuatu, tidak butuh waktu lama untuk mengonfirmasi kinerja baiknya dan kembali ke hal yang lebih penting.

Daftar Sistem Manajemen Hotel

Berikut adalah daftar Sistem Manajemen Hotel yang dapat dicoba. Mereka menawarkan demo/uji coba gratis sehingga Anda dapat melakukan uji coba sebelum melangkah lebih jauh untuk mengadopsi PMS sepenuhnya.

• Pemesanan Ninja
• Hotelogix
• Opera Mini
• Hoteliga. ...
• FCS CosmoPMS. ...
• ... Sistem Operasi Hotel SkyTouch.
• ... hamparan awan.
• Perangkat Lunak Hotel Cerdas.

Poin-poin Utama

Manajemen hotel merupakan bisnis serius yang dapat menimbulkan masalah bagi banyak orang. Itulah sebabnya sistem manajemen hotel telah diterapkan untuk memberikan kendali maksimum kepada manajer hotel atas hotel mereka.

Manfaat penggunaan teknologi PMS di hotel sangat banyak terutama di era di mana pelanggan memiliki ekspektasi tertinggi dan semua pesaing Anda juga memanfaatkan teknologi PMS.

Ingin tahu apakah penerapan PMS baru untuk manajemen hotel tepat bagi Anda? Jadwalkan panggilan diskusi dengan kami hari ini.