Apa itu sistem reservasi hotel?

Sebagai pengelola properti atau hotel, bagaimana Anda memastikan bahwa tamu Anda selalu mendapatkan kamar untuk menginap setiap kali mereka datang? Bagaimana Anda memastikan staf Anda melakukan tugas mereka tepat waktu sambil memastikan tugas administratif lainnya tidak terganggu? Anda akan setuju bahwa banyak pekerjaan yang harus dilakukan secara manual untuk seseorang. Tidakkah Anda lebih suka sistem yang membuat hidup Anda lebih mudah? Sistem yang melakukan tugas berulang yang sulit sementara Anda fokus pada tugas penting lainnya adalah yang Anda butuhkan. Oh! Berkat sistem reservasi hotel.

Sederhananya, sistem reservasi hotel akan membantu Anda mengurangi beban kerja ini sekaligus menjadikan Anda seorang manajer yang efektif. Sistem ini bekerja dengan memproses reservasi online aman yang dibuat melalui situs web hotel Anda. Data tersebut kemudian diteruskan ke sistem backend tempat Anda dapat mengaksesnya untuk mengelola pemesanan.

Berkat kemajuan teknologi yang berkelanjutan, manajer dan pemilik hotel mulai menyadari bahwa merangkul teknologi adalah kunci untuk mengembangkan bisnis mereka dan meningkatkan pemesanan dari waktu ke waktu.

Oleh karena itu, sangatlah bijaksana untuk mendapatkan sistem reservasi hotel yang andal untuk menjual kamar hingga penuh dan menarik lebih banyak pengunjung. Apa yang dimaksud dengan sistem reservasi hotel dan bagaimana cara kerjanya? Mari kita cari tahu.

Apakah Sistem Reservasi Hotel Untuk Hotel Tertentu?

Sistem reservasi hotel tidak terbatas pada hotel tertentu ; sistem ini dapat disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan berbagai hotel, baik jaringan hotel besar maupun hotel butik kecil. Namun, fitur dan skalabilitas sistem dapat bervariasi tergantung pada jenis hotel dan persyaratan khususnya. Berikut ini cara sistem ini dapat memenuhi berbagai jenis hotel:

1. Hotel Independen

Hotel independen, yang sering kali merupakan properti kecil dengan lokasi tunggal, dapat memperoleh manfaat dari sistem reservasi yang mudah digunakan dan dikelola. Sistem ini biasanya dilengkapi dengan fitur yang dapat disesuaikan yang memungkinkan pengelola hotel mengelola ketersediaan kamar, tarif, informasi tamu, dan pembayaran tanpa integrasi yang rumit atau infrastruktur tambahan. Hotel independen juga dapat menyesuaikan sistem untuk mencerminkan identitas merek unik mereka dan menawarkan pengalaman tamu yang dipersonalisasi.

2. Jaringan Hotel

Jaringan hotel yang lebih besar sering kali memerlukan sistem yang lebih canggih yang dapat mengelola beberapa properti di bawah satu payung. Sistem reservasi untuk jaringan hotel perlu mendukung manajemen terpusat , di mana manajer dapat melihat ketersediaan, pemesanan, dan data keuangan setiap lokasi secara real time. Sistem ini biasanya menawarkan fitur yang lebih canggih seperti distribusi inventaris , dukungan multi-properti , dan integrasi dengan sistem distribusi global (GDS) dan agen perjalanan daring (OTA) , yang memungkinkan jaringan untuk mengelola pemesanan dan pendapatan dari berbagai sumber secara lebih efisien.

3. Hotel butik

Hotel butik sering kali menekankan layanan yang dipersonalisasi dan pengalaman tamu yang unik. Sistem reservasi untuk hotel butik mungkin menyertakan fitur yang dapat disesuaikan yang mencerminkan gaya hotel, seperti opsi pemesanan yang disesuaikan, paket khusus, atau promosi yang selaras dengan merek. Sistem ini juga dapat terintegrasi dengan alat manajemen hubungan pelanggan (CRM) untuk menyimpan preferensi tamu, yang memungkinkan hotel memberikan pengalaman yang dipersonalisasi berdasarkan masa inap sebelumnya.

4. Resor dan Properti Besar

Resor atau properti yang lebih besar dengan fasilitas yang lengkap, seperti spa, tempat acara, dan berbagai pilihan tempat makan, mungkin memerlukan sistem reservasi hotel yang lebih kompleks. Sistem ini biasanya terintegrasi dengan alat manajemen tambahan , termasuk sistem point-of-sale (POS) , manajemen tata graha , dan fitur perencanaan acara . Resor mungkin juga memerlukan fitur seperti manajemen pemesanan grup dan kemampuan untuk mengelola berbagai jenis kamar atau paket, seperti spa, tempat makan, atau paket aktivitas, untuk memenuhi kebutuhan tamu yang mencari paket lengkap.

5. Hostel dan Hotel Murah

Properti yang lebih kecil dan berorientasi pada anggaran seperti hostel atau motel mungkin memerlukan sistem reservasi yang lebih sederhana dan terjangkau. Sistem ini sering kali mengutamakan kemudahan penggunaan, yang memungkinkan tamu memesan kamar dengan mudah secara daring, dengan fitur manajemen inventaris dan pemrosesan pembayaran yang sederhana. Beberapa mungkin juga menyertakan fitur untuk mengelola akomodasi bersama atau kamar bergaya asrama , yang berbeda dari manajemen kamar hotel standar.

6. Sewa Liburan atau Homestay

Untuk properti yang beroperasi sebagai persewaan liburan (seperti rumah bergaya Airbnb atau homestay), sistem reservasi dapat dirancang khusus untuk menangani akomodasi non-tradisional . Sistem ini sering kali menyediakan alat untuk mengelola tipe properti yang unik , seperti rumah dengan beberapa kamar tidur atau seluruh apartemen, dan dapat mencakup integrasi dengan platform pemesanan seperti Airbnb atau Vrbo. Sistem ini biasanya ringan dan berfokus pada fleksibilitas dan kemudahan penggunaan bagi pemilik properti yang lebih kecil.

7. Hotel Spesialis (misalnya, Hotel Bisnis, Hotel Ramah Lingkungan)

Beberapa hotel dirancang untuk ceruk pasar tertentu, seperti pelancong bisnis atau tamu yang peduli lingkungan. Sistem reservasi untuk hotel-hotel ini mungkin mencakup fitur-fitur khusus, seperti manajemen layanan bisnis (misalnya, pemesanan ruang rapat, panggilan konferensi, dll.) atau pelacakan keberlanjutan (misalnya, pengelolaan fasilitas ramah lingkungan, pelacakan penggunaan energi). Fitur-fitur ini memenuhi kebutuhan spesifik audiens target dan meningkatkan pengalaman mereka secara keseluruhan.

Apa itu Sistem Reservasi Hotel?

Sistem reservasi hotel adalah aplikasi perangkat lunak yang dapat diimplementasikan untuk membuat reservasi online yang aman bagi tamu. Ketahanan aplikasi dapat ditentukan oleh beberapa faktor seperti kompetensi pengembang, paket yang Anda daftarkan, dan beberapa hal lainnya.

Namun, Anda dapat mengharapkan sistem reservasi hotel yang sederhana untuk membantu Anda menyortir reservasi online bagi tamu. Artinya, tamu hotel Anda dapat memesan kamar mereka jauh sebelum mereka memasuki tempat tersebut.

Di samping itu, reservasi hotel juga memungkinkan Anda melakukan hal lain seperti mendistribusikan produk dan memamerkan ketersediaan langsung secara serentak ke seluruh jaringan agen daring Anda, di mana pun mereka berada.

Mengapa Anda Membutuhkan Sistem Reservasi Hotel?

Terlepas dari ukuran organisasi Anda, sistem reservasi hotel adalah suatu keharusan saat ini. Para pelancong, semakin banyak yang mengandalkan reservasi online untuk memesan akomodasi mereka ke mana pun mereka pergi. Tanpa sistem reservasi hotel yang andal yang melakukannya, Anda akan sangat kehilangan.

Ada beberapa alasan lain mengapa Anda harus mempertimbangkan sistem reservasi. Beberapa manfaat ini dibahas

1. Keunggulan dibandingkan pesaing Anda

Salah satu manfaat besar dari sistem reservasi hotel adalah keunggulan kompetitif yang diberikannya. Dengan sistem reservasi yang ada, Anda tidak hanya akan memiliki akses ke pelanggan yang awalnya tidak dapat Anda akses, tetapi juga akan dapat dengan nyaman mengalahkan pesaing Anda yang tidak memiliki sistem yang sama.

2. Hilangkan risiko pemesanan kamar berlebih

Bila Anda tidak memiliki sistem reservasi hotel, Anda berisiko memesan kamar secara berlebihan dan membuat tamu Anda kesal dengan ketidakmampuan Anda. Dalam situasi tersebut, seseorang mungkin harus memperbarui reservasi secara manual dari berbagai saluran distribusi. Dengan jaringan distribusi yang rumit yang umum di sebagian besar hotel, Anda akan menghadapi tugas yang sangat sulit.

Namun, dengan adanya sistem reservasi hotel, masalah ini dapat diatasi sepenuhnya tanpa kesulitan.

3. Meningkatkan efisiensi bisnis Anda

Hal terakhir yang Anda inginkan adalah pelanggan yang tidak puas karena Anda tidak dapat memenuhi permintaan mereka atau menjawab pertanyaan mereka tepat waktu. Untungnya, sistem reservasi hotel akan membantu Anda memperbarui ketersediaan segera setelah menerima reservasi. Sistem ini juga membantu Anda menghemat waktu untuk tugas administratif. Pada akhirnya, Anda tampak sebagai bisnis yang efisien.

4. Memungkinkan Anda mengumpulkan data tentang tamu Anda

Industri perhotelan sangat membutuhkan data. Tamu terus-menerus menuntut pengalaman yang lebih personal. Bagaimana Anda bisa mencapainya jika Anda tidak memiliki data tentang mereka? Dan bagaimana Anda bisa mendapatkan data jika Anda tidak memiliki sistem yang membantu Anda melakukan hal itu?

Tanpa sistem reservasi hotel, sulit untuk mengetahui dari mana tamu Anda berasal, apa minat mereka, berapa usia mereka, apakah mereka bepergian sendiri atau bersama anak-anak, dan mengapa mereka berkunjung.

Sistem reservasi hotel yang tepat akan membantu Anda mengumpulkan data ini dan lebih banyak lagi untuk melayani tamu Anda dengan lebih baik. Misalnya, jika mereka bepergian dengan anak-anak, Anda mungkin ingin menyediakan tempat tidur tambahan di kamar yang dipesan sebelum mereka tiba. Anda kemudian dapat menggunakan data tersebut dalam kampanye pemasaran Anda untuk menarik tamu yang tepat bagi merek hotel Anda.

5. Meningkatkan pengalaman tamu di properti Anda

Saat tamu memesan tipe kamar pilihan mereka secara daring, kesan pertama mereka terhadap hotel Anda akan terbentuk. Di sana, Anda berkesempatan untuk membuat mereka terkesan sebelum mengunjungi tempat tersebut dengan melakukan reservasi dan memesan kamar dengan pengalaman yang menyenangkan.

Jadi, sistem reservasi hotel akan melakukan lebih dari sekadar mengelola pemesanan, tetapi juga akan meningkatkan pengalaman tamu Anda sejak sentuhan pertama dan akhirnya memberi dampak abadi pada persepsi mereka terhadap merek hotel Anda.

6. Memusatkan manajemen hotel

Sistem reservasi hotel menganjurkan pendekatan terpusat untuk membuat semua orang tetap mendapat informasi tentang perkembangan baru. Misalnya, bagian tata graha dapat memperbarui kamar yang siap untuk check in dan bagian resepsionis dapat dengan cepat memeriksa kamar yang telah check out – yang semuanya membuat penugasan tugas menjadi mudah dan cepat.

7. Manajemen Pendapatan dan Penetapan Harga Dinamis

Sistem reservasi hotel memungkinkan hotel untuk mengadopsi strategi penetapan harga dinamis yang menyesuaikan tarif kamar berdasarkan permintaan, musim, dan faktor lainnya. Hal ini memungkinkan hotel untuk memaksimalkan pendapatan dengan mengenakan tarif yang lebih tinggi selama musim puncak atau acara khusus dan menawarkan diskon selama periode permintaan rendah.

Sistem ini dapat menganalisis tren pemesanan dan perilaku tamu, menyediakan data berharga untuk memandu keputusan penetapan harga. Manajemen pendapatan yang efektif memastikan bahwa hotel mengoptimalkan keuntungannya sekaligus tetap kompetitif di pasar.

8. Pemasaran dan Promosi

Banyak sistem reservasi hotel yang menyertakan fitur pemasaran terpadu, seperti kampanye email, promosi, dan penawaran khusus. Hotel dapat menggunakan alat ini untuk mengirimkan penawaran yang ditargetkan kepada tamu, memberi tahu mereka tentang diskon, penawaran musiman, atau paket eksklusif.

Selain itu, beberapa sistem memungkinkan terciptanya program loyalitas atau poin hadiah, yang mendorong pelanggan untuk kembali bertransaksi. Dengan mengumpulkan alamat email dan preferensi tamu, sistem ini membantu membangun basis data yang dapat digunakan untuk pemasaran yang dipersonalisasi, menumbuhkan loyalitas pelanggan, dan meningkatkan pemesanan.

9. Integrasi dengan Alat Manajemen Hotel Lainnya

Sistem reservasi hotel sering kali terintegrasi dengan perangkat manajemen hotel penting lainnya, seperti Sistem Manajemen Properti (PMS), sistem point-of-sale, perangkat lunak akuntansi, dan gateway pembayaran. Integrasi ini memastikan komunikasi yang lancar antara berbagai departemen (meja resepsionis, tata graha, dan akuntansi), mengotomatiskan tugas-tugas seperti memperbarui informasi tamu, memproses pembayaran, dan mengelola alokasi kamar. Keterkaitan ini membuat operasi hotel lebih efisien dan mengurangi kemungkinan kesalahan, memastikan bahwa semua aspek masa inap tamu ditangani secara efisien.

10. Mengurangi Kesalahan dan Beban Kerja

Dengan mengotomatiskan proses reservasi dan pemesanan, sistem meminimalkan risiko kesalahan manusia, seperti kesalahan pemesanan, informasi tamu yang salah, atau permintaan yang terlupakan. Selain itu, sistem ini mengurangi beban kerja manual pada staf, yang dapat fokus memberikan layanan pelanggan berkualitas tinggi alih-alih menghabiskan waktu mengelola reservasi. Hal ini menghasilkan peningkatan efisiensi operasional, kualitas layanan yang lebih baik, dan pengalaman yang lebih menyenangkan bagi staf dan tamu. Sistem ini juga dapat menangani beberapa saluran pemesanan secara bersamaan, mencegah pemesanan berlebih dan memastikan konsistensi di seluruh platform.

11. Aksesibilitas Pemesanan 24/7

Dengan sistem reservasi, tamu dapat melakukan pemesanan kapan saja—siang atau malam. Hal ini sangat penting di era digital saat ini, di mana orang berharap dapat memesan kamar kapan pun mereka mau, tanpa harus menunggu jam kerja. Aksesibilitas sepanjang waktu ini meningkatkan kemungkinan mendapatkan pemesanan dari tamu internasional di zona waktu yang berbeda atau wisatawan yang datang pada menit terakhir.

12. Pemrosesan Pembayaran

Pemrosesan pembayaran merupakan salah satu fitur terpenting dari sistem reservasi hotel. Sistem ini memungkinkan tamu untuk membayar pemesanan mereka secara online dengan aman menggunakan kartu kredit, kartu debit, atau bahkan metode pembayaran alternatif seperti PayPal. Dengan mengotomatiskan proses penagihan pembayaran, hotel dapat memastikan bahwa pembayaran diproses dengan lancar, mengurangi risiko penipuan, dan meminimalkan beban administratif pada staf. Opsi pembayaran yang aman, seperti tokenisasi atau enkripsi, juga meningkatkan kepercayaan tamu untuk memesan langsung dengan hotel. Selain itu, sistem dapat dikonfigurasi untuk menangani deposit, pembatalan, atau pembayaran di muka, membantu mengamankan reservasi dan menjaga arus kas.

13. Aksesibilitas Seluler

Dengan maraknya perangkat seluler, wisatawan semakin berharap untuk melakukan pemesanan dari ponsel pintar atau tablet mereka. Sistem reservasi hotel yang ramah seluler atau menawarkan aplikasi seluler khusus meningkatkan pengalaman tamu dengan memungkinkan mereka melakukan reservasi saat bepergian, mengakses detail pemesanan, dan bahkan mengelola preferensi mereka selama menginap. Akses seluler juga memudahkan tamu untuk melakukan pemesanan di menit-menit terakhir, memeriksa ketersediaan secara real time, dan menerima pemberitahuan tentang penawaran atau promosi khusus. Selain itu, pemesanan seluler sering kali meningkatkan rasio konversi, karena pengguna dapat dengan cepat menyelesaikan reservasi mereka tanpa perlu duduk di depan komputer.

14. Opsi Pemesanan yang Dapat Disesuaikan

Sistem reservasi hotel yang fleksibel menawarkan berbagai opsi pemesanan yang dapat disesuaikan, yang memungkinkan tamu untuk menyesuaikan pengalaman mereka. Misalnya, tamu dapat memilih tipe kamar tertentu, seperti suite, kamar dengan pemandangan laut, atau kamar yang dapat diakses, tergantung pada kebutuhan mereka. Selain itu, sistem dapat menyajikan peluang penjualan tambahan seperti fasilitas tambahan seperti sarapan, check-in lebih awal, check-out lebih lambat, atau wisata. Opsi penyesuaian ini memberi tamu lebih banyak kendali atas masa inap mereka dan dapat meningkatkan kepuasan pelanggan. Hal ini juga membantu hotel memaksimalkan pendapatannya dengan mempromosikan fasilitas tambahan opsional ini selama proses pemesanan, sehingga meningkatkan pendapatan rata-rata per tamu.

15. Manajemen Hubungan Pelanggan (CRM)

Sistem reservasi hotel dapat diintegrasikan dengan perangkat lunak manajemen hubungan pelanggan (CRM), yang memungkinkan hotel untuk membangun profil yang komprehensif untuk setiap tamu. Profil ini berisi informasi penting seperti riwayat pemesanan, preferensi (misalnya, jenis kamar, konfigurasi tempat tidur), permintaan khusus, dan umpan balik sebelumnya. Dengan data ini, hotel dapat menawarkan layanan yang dipersonalisasi, seperti mengingat kamar favorit tamu atau menawarkan promosi yang disesuaikan. Komunikasi yang dipersonalisasi, baik melalui email atau SMS, dapat memperkuat loyalitas pelanggan dan meningkatkan pemesanan berulang. Sistem ini juga memungkinkan hotel untuk terlibat dengan tamu setelah mereka menginap, meminta umpan balik, menawarkan diskon loyalitas, atau mempromosikan acara mendatang atau paket khusus.

Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menerapkan sistem reservasi hotel baru?

Menerapkan sistem reservasi hotel tidak akan memakan banyak waktu setelah Anda menyelesaikan ekspektasi Anda dengan pengembang. Beberapa faktor yang dapat memengaruhi penerapan dapat mencakup seberapa tangguh sistem tersebut. Jika sistem tersebut juga memungkinkan Anda mengelola tugas administratif lainnya dengan fitur reservasi dasar, mungkin akan memakan waktu lebih lama dari yang diharapkan.

Namun, jika Anda menghubungi pengembang yang tepat seperti BookingNinjas, sistem reservasi hotel Anda akan selesai dalam satu atau dua hari. Manfaatnya di sini adalah Anda juga akan mendapatkan dukungan yang dibutuhkan dari tim.

Memilih Sistem Reservasi Hotel yang Tepat

Memilih sistem reservasi hotel (HRS) yang tepat sangat penting untuk efisiensi, profitabilitas, dan kepuasan tamu hotel Anda. Sistem yang Anda pilih harus memenuhi kebutuhan spesifik Anda dan cukup dapat diskalakan untuk tumbuh bersama bisnis Anda.

Berikut panduan lengkap tentang cara memilih sistem reservasi hotel terbaik untuk properti Anda:

1. Menilai Ukuran dan Jenis Hotel Anda

Langkah pertama adalah mengevaluasi ukuran dan jenis hotel Anda, karena ini akan menentukan fitur yang Anda butuhkan dari sistem reservasi. Misalnya, hotel, resor, atau jaringan yang lebih besar mungkin memerlukan sistem yang lebih canggih dengan manajemen multi-properti, integrasi dengan sistem distribusi global (GDS), dan fitur manajemen pendapatan yang canggih. Hotel yang lebih kecil, properti butik, atau hostel mungkin mengutamakan kesederhanaan, keterjangkauan, dan kemudahan penggunaan.

• Properti Kecil (misalnya, hotel butik, hostel) : Cari sistem yang mudah digunakan dan dikelola, dengan fitur dasar seperti manajemen inventaris kamar, opsi pemesanan langsung, dan pemrosesan pembayaran dasar.
• Hotel Menengah hingga Besar (misalnya, jaringan, resor) : Anda memerlukan sistem yang kuat dengan fitur-fitur seperti manajemen multi-properti, pelaporan tingkat lanjut, integrasi dengan OTA, alat penetapan harga dinamis, dan fungsi manajemen tamu yang lebih terperinci.
• Hotel Mewah/All-Inclusive : Pilih sistem yang menawarkan kemampuan untuk menangani paket kompleks, upselling, program loyalitas, dan alat pengalaman tamu yang dipersonalisasi.

2. Integrasi dengan Sistem yang Ada

Sistem reservasi hotel harus terintegrasi dengan lancar dengan perangkat lunak lain yang sudah digunakan hotel Anda, seperti Sistem Manajemen Properti (PMS), sistem Point of Sale (POS), pengelola saluran, atau perangkat manajemen pendapatan. Memastikan bahwa semua sistem Anda bekerja sama akan membantu Anda menghindari duplikasi entri data dan menyederhanakan operasi di seluruh departemen.

• Sistem Manajemen Properti (PMS) : Integrasi dengan PMS Anda sangat penting untuk kelancaran operasional di seluruh bagian resepsionis, tata graha, dan penagihan.
• Integrasi Manajer Saluran : Sistem Anda harus dapat disinkronkan dengan OTA seperti Booking.com, Expedia, atau Airbnb untuk memastikan ketersediaan diperbarui secara real-time di semua platform.
• Gerbang Pembayaran : Sistem harus terintegrasi dengan pemroses pembayaran yang aman untuk menangani pembayaran daring, penyetoran, dan pengembalian uang.

3. Antarmuka Pengguna dan Kemudahan Penggunaan

Kemudahan penggunaan sistem reservasi hotel dapat berdampak langsung pada efektivitas staf hotel Anda. Antarmuka yang intuitif dan ramah pengguna akan mengurangi waktu pelatihan dan membantu tim Anda menangani pemesanan secara efisien. Sistem dengan dasbor yang bersih dan teratur akan memudahkan pengelolaan pemesanan, memeriksa ketersediaan kamar, dan melakukan tugas administratif.

• Untuk Staf Meja Depan : Pilih sistem dengan antarmuka intuitif yang memungkinkan staf meja depan untuk check in tamu dengan cepat, memperbarui reservasi, dan menyediakan profil tamu terperinci.
• Untuk Manajemen : Sistem yang menyediakan laporan yang mudah dibaca dan data waktu nyata tentang hunian, pendapatan, dan preferensi tamu dapat membantu manajemen hotel membuat keputusan yang tepat.
• Akses Seluler : Sistem dengan antarmuka atau aplikasi yang ramah seluler memungkinkan staf untuk mengelola pemesanan atau menanggapi kebutuhan tamu saat bepergian.

4. Harga dan Struktur Biaya

Sistem reservasi hotel dapat hadir dengan berbagai model harga. Sangat penting untuk menilai biaya awal dan biaya berkelanjutan guna memastikan sistem tersebut sesuai dengan anggaran hotel Anda. Beberapa struktur harga umum meliputi:

• Harga Berbasis Langganan : Biaya bulanan atau tahunan tetap yang memberi Anda akses ke perangkat lunak dan fiturnya.
• Berbasis Komisi : Beberapa sistem mengenakan komisi atas pemesanan yang dilakukan melalui platform mereka. Model ini dapat berfungsi dengan baik untuk hotel-hotel kecil dengan anggaran terbatas.
• Biaya Per-Pemesanan : Beberapa sistem mengenakan biaya untuk setiap pemesanan yang dilakukan melalui platform mereka, yang dapat lebih hemat biaya untuk properti yang lebih kecil.

Penting untuk menghitung total biaya kepemilikan, termasuk biaya pengaturan, pelatihan, dan potensi peningkatan, sehingga Anda dapat membuat keputusan yang tepat.

5. Opsi Kustomisasi

Carilah sistem reservasi yang dapat disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan khusus hotel Anda. Penyesuaian dapat mencakup kemampuan untuk menawarkan tipe kamar yang unik dan paket khusus hingga memberi merek pada mesin pemesanan Anda agar sesuai dengan tampilan dan nuansa hotel Anda.

• Jenis dan Paket Kamar : Jika hotel Anda menawarkan berbagai jenis kamar atau paket (misalnya, termasuk perawatan spa, tur, atau makanan), pastikan sistem memungkinkan opsi pemesanan yang fleksibel.
• Branding : Anda mungkin ingin mesin pemesanan di situs web Anda mencerminkan merek hotel Anda. Fitur kustomisasi akan memungkinkan Anda untuk menyesuaikan antarmuka pemesanan dengan gaya dan skema warna properti Anda.

6. Dukungan dan Pelatihan Pelanggan

Memiliki akses ke layanan pelanggan yang andal sangatlah penting, terutama selama musim sibuk atau jika terjadi masalah dengan sistem. Cari penyedia sistem yang menawarkan layanan pelanggan yang responsif melalui berbagai saluran, termasuk email, telepon, dan obrolan langsung. Selain itu, periksa apakah penyedia tersebut menawarkan sumber daya pelatihan yang lengkap (misalnya, webinar, manual, dan tutorial video) untuk membantu tim Anda mempelajari sistem dengan cepat.

• Dukungan 24/7 : Jika Anda beroperasi di wilayah dengan lalu lintas tamu internasional yang tinggi atau hotel Anda menjalankan operasi sepanjang waktu, pilih penyedia sistem yang menawarkan dukungan 24/7.
• Orientasi & Pelatihan : Orientasi dan pelatihan staf yang tepat dapat mencegah kesalahan dan membantu Anda mendapatkan hasil maksimal dari sistem. Cari penyedia yang menawarkan bantuan orientasi, serta pembaruan sistem dan materi pelatihan secara berkala.

7. Kemampuan Pemesanan Seluler

Pemesanan melalui ponsel telah berkembang pesat, dan banyak wisatawan lebih suka memesan kamar melalui ponsel pintar atau tablet mereka. Pastikan sistem reservasi Anda dioptimalkan untuk perangkat seluler, baik melalui situs web yang ramah seluler atau aplikasi seluler khusus. Sistem tersebut harus memungkinkan tamu memesan kamar, melihat fasilitas yang tersedia, dan melakukan pembayaran dari perangkat seluler mereka tanpa gangguan apa pun.

• Pengalaman Seluler Tamu : Menawarkan pengalaman seluler yang lancar bagi tamu Anda dapat meningkatkan pemesanan langsung, mengurangi ketergantungan pada OTA, dan meningkatkan kepuasan pelanggan.

8. Fitur Keamanan

Karena sistem akan menangani data tamu yang sensitif seperti informasi pribadi dan detail kartu kredit, maka penting untuk mematuhi PCI DSS (Payment Card Industry Data Security Standard) guna memastikan pemrosesan pembayaran yang aman. Selain itu, sistem harus memiliki protokol keamanan yang kuat, seperti enkripsi SSL , guna melindungi data tamu dari ancaman dunia maya.

• Keamanan Data : Pastikan penyedia sistem menggunakan metode enkripsi untuk melindungi informasi pelanggan yang sensitif.
• Kepatuhan : Sistem harus mematuhi peraturan privasi data, seperti GDPR (Peraturan Perlindungan Data Umum) di UE atau undang-undang lokal lainnya yang melindungi data pribadi.

9. Ketersediaan dan Pemesanan Real-Time

Sistem reservasi harus menyediakan ketersediaan kamar secara real-time bagi tamu dan staf hotel. Fitur ini memastikan bahwa saat pemesanan dilakukan, sistem akan segera memperbarui informasi untuk mencerminkan perubahan ketersediaan kamar. Ketersediaan yang akurat dan terkini mengurangi risiko pemesanan berlebih dan meningkatkan kepuasan tamu.

• Integrasi dengan OTA : Sistem harus menyinkronkan ketersediaan di semua saluran pemesanan Anda, termasuk OTA, situs web hotel, dan platform penjualan lain yang Anda gunakan.

10. Laporan dan Analisis

Kemampuan pelaporan yang komprehensif sangat penting untuk pengambilan keputusan yang efektif. Sistem harus menyediakan analisis waktu nyata tentang tingkat hunian, tarif harian rata-rata (ADR), pendapatan per kamar yang tersedia (RevPAR), dan metrik kinerja lainnya. Laporan ini membantu manajer hotel melacak kinerja, memperkirakan permintaan, dan membuat keputusan strategis untuk mengoptimalkan upaya penetapan harga dan pemasaran.

• Laporan yang Dapat Disesuaikan : Pastikan sistem dapat menghasilkan laporan khusus sesuai kebutuhan hotel Anda, baik itu tren hunian, demografi tamu, atau data keuangan.

11. Integrasi dengan Alat Pemasaran dan CRM

Sistem reservasi hotel Anda harus terintegrasi dengan perangkat manajemen hubungan pelanggan (CRM) dan platform pemasaran untuk membantu Anda mengelola hubungan tamu dan mendorong pemesanan langsung. Integrasi CRM memungkinkan Anda membuat profil tamu dan mengirim kampanye email yang ditargetkan, hadiah loyalitas, atau promosi khusus untuk mendorong pemesanan berulang.

• Integrasi Pemasaran Email : Sistem akan memungkinkan Anda mengumpulkan email tamu dan terintegrasi dengan platform pemasaran email untuk mengirimkan penawaran yang dipersonalisasi.
• Dukungan Program Loyalitas : Sistem dengan fitur program loyalitas terintegrasi dapat membantu membangun retensi pelanggan dengan menawarkan hadiah untuk masa menginap berulang.

12. Skalabilitas

Pilih sistem yang dapat berkembang bersama hotel Anda. Seiring dengan berkembangnya bisnis Anda, sistem reservasi harus dapat ditingkatkan dan disesuaikan dengan peningkatan volume pemesanan, penambahan tipe kamar, atau struktur harga yang lebih kompleks. Skalabilitas sangat penting jika Anda berencana untuk menambah lebih banyak properti, kategori kamar, atau memperluas ke pasar yang berbeda.

• Manajemen Multi-properti : Jika Anda berencana untuk membuka lokasi tambahan, carilah sistem yang mendukung beberapa properti di bawah satu akun untuk manajemen terpusat.

Poin-poin Utama

Pentingnya sistem reservasi hotel tidak dapat diabaikan begitu saja. Sistem ini menyederhanakan banyak tugas Anda. Namun, yang lebih penting, sistem ini membantu Anda melayani pemangku kepentingan yang paling penting – pelanggan Anda.

Sistem reservasi hotel akan membantu Anda tetap unggul dari yang lain dengan menerima klien dari jauh maupun dekat yang berencana mengunjungi properti Anda. Risiko pemesanan kamar hotel yang berlebihan juga dapat ditiadakan saat Anda menerapkan reservasi hotel. Hal ini karena sistem secara otomatis memperbarui reservasi kamar.

Bila Anda telah memutuskan untuk mendapatkan sistem reservasi hotel yang andal, jangan ragu untuk memilih BookingNinjas . Kami memiliki sistem terbaik untuk memenuhi kebutuhan hotel Anda dan dengan dukungan penuh dari Salesforce. Saat Anda mendaftar, Anda akan mendapatkan sistem reservasi hotel berbasis cloud yang unik dan mudah digunakan yang dapat dipercaya oleh bisnis Anda.