Ως διαχειριστής ακινήτου ή ξενοδοχείου, πώς διασφαλίζετε ότι οι επισκέπτες σας έχουν πάντα δωμάτια για διαμονή όποτε έρχονται; Πώς διασφαλίζετε ότι το προσωπικό σας εκτελεί τα καθήκοντά του όποτε οφείλει, ενώ βεβαιωθείτε ότι δεν υποφέρουν άλλα διοικητικά καθήκοντα; Θα συμφωνήσετε ότι είναι πολλή δουλειά που πρέπει να κάνετε με το χέρι για ένα άτομο. Δεν θα προτιμήσετε ένα σύστημα που κάνει τη ζωή σας πιο εύκολη; Αυτό που χρειάζεστε είναι ένα σύστημα που κάνει τη δύσκολη επαναλαμβανόμενη εργασία ενώ εστιάζετε σε άλλες σημαντικές εργασίες. Ω! Οι ευλογίες ενός συστήματος κρατήσεων ξενοδοχείων.
Απλώς, ένα σύστημα κρατήσεων ξενοδοχείων θα σας βοηθήσει να μειώσετε αυτόν τον φόρτο εργασίας, ενώ θα σας κάνει έναν αποτελεσματικό διαχειριστή. Λειτουργεί με την επεξεργασία της ασφαλούς online κράτησης που γίνεται μέσω του ιστότοπου του ξενοδοχείου σας. Στη συνέχεια, τα δεδομένα διαβιβάζονται σε ένα σύστημα υποστήριξης όπου μπορείτε να έχετε πρόσβαση για να διαχειριστείτε τις κρατήσεις.
Χάρη στη συνεχή πρόοδο της τεχνολογίας, οι διευθυντές και οι ιδιοκτήτες ξενοδοχείων αρχίζουν να συνειδητοποιούν ότι η αγκαλιά της τεχνολογίας είναι το κλειδί για την ανάπτυξη της επιχείρησής τους και την αύξηση των κρατήσεών τους με την πάροδο του χρόνου.
Ως εκ τούτου, είναι πολύ συνετό να αποκτήσετε ένα αξιόπιστο σύστημα κρατήσεων ξενοδοχείων για να πουλάτε δωμάτια στο έπακρο και να απευθύνεται σε ένα μεγαλύτερο κοινό. Τέλος πάντων, τι σημαίνει το σύστημα κρατήσεων ξενοδοχείων και πώς λειτουργεί; Ας μάθουμε.
Είναι το σύστημα κρατήσεων ξενοδοχείων για συγκεκριμένα ξενοδοχεία;
Ένα σύστημα κρατήσεων ξενοδοχείων δεν περιορίζεται σε συγκεκριμένα ξενοδοχεία . μπορεί να προσαρμοστεί για να καλύψει τις ανάγκες μιας μεγάλης γκάμα ξενοδοχείων, είτε είναι μεγάλες αλυσίδες είτε μικρές boutique ακίνητα. Ωστόσο, τα χαρακτηριστικά και η επεκτασιμότητα του συστήματος μπορεί να διαφέρουν ανάλογα με τον τύπο του ξενοδοχείου και τις συγκεκριμένες απαιτήσεις του. Δείτε πώς μπορεί να εξυπηρετήσει διαφορετικούς τύπους ξενοδοχείων:
1. Ανεξάρτητα ξενοδοχεία
Ανεξάρτητα ξενοδοχεία, συχνά μικρότερα ακίνητα σε μία τοποθεσία, μπορούν να επωφεληθούν από ένα σύστημα κρατήσεων που είναι απλό στη χρήση και τη διαχείριση. Αυτά τα συστήματα συνήθως διαθέτουν προσαρμόσιμα χαρακτηριστικά που επιτρέπουν στους ξενοδόχους να διαχειρίζονται τη διαθεσιμότητα δωματίων, τις τιμές, τις πληροφορίες επισκεπτών και τις πληρωμές χωρίς περίπλοκες ενσωματώσεις ή πρόσθετη υποδομή. Τα ανεξάρτητα ξενοδοχεία μπορούν επίσης να προσαρμόσουν το σύστημα ώστε να αντικατοπτρίζει τη μοναδική ταυτότητα επωνυμίας τους και να προσφέρουν εξατομικευμένες εμπειρίες επισκεπτών.
2. Αλυσίδες ξενοδοχείων
Οι μεγαλύτερες αλυσίδες ξενοδοχείων απαιτούν συχνά πιο εξελιγμένα συστήματα που μπορούν να διαχειριστούν πολλαπλές ιδιοκτησίες κάτω από μια ομπρέλα. Ένα σύστημα κρατήσεων για αλυσίδες ξενοδοχείων πρέπει να υποστηρίζει την κεντρική διαχείριση , όπου οι διαχειριστές μπορούν να βλέπουν τη διαθεσιμότητα, τις κρατήσεις και τα οικονομικά δεδομένα κάθε τοποθεσίας σε πραγματικό χρόνο. Αυτά τα συστήματα προσφέρουν συνήθως πιο προηγμένες λειτουργίες όπως διανομή αποθέματος , υποστήριξη πολλών ιδιοκτησιών και ενσωμάτωση με παγκόσμια συστήματα διανομής (GDS) και διαδικτυακούς ταξιδιωτικούς πράκτορες (OTA) , επιτρέποντας στις αλυσίδες να διαχειρίζονται πιο αποτελεσματικά τις κρατήσεις και τα έσοδα από διάφορες πηγές.
3. Boutique Hotels
Τα boutique ξενοδοχεία δίνουν έμφαση στην εξατομικευμένη εξυπηρέτηση και στη μοναδική εμπειρία επισκεπτών. Ένα σύστημα κρατήσεων για μπουτίκ ξενοδοχεία μπορεί να περιλαμβάνει προσαρμόσιμα χαρακτηριστικά που αντικατοπτρίζουν το στυλ του ξενοδοχείου, όπως προσαρμοσμένες επιλογές κράτησης, ειδικά πακέτα ή προσφορές που ευθυγραμμίζονται με την επωνυμία. Μπορεί επίσης να ενσωματωθεί με εργαλεία διαχείρισης πελατειακών σχέσεων (CRM) για την αποθήκευση των προτιμήσεων των επισκεπτών, επιτρέποντας στο ξενοδοχείο να προσφέρει εξατομικευμένες εμπειρίες με βάση τις προηγούμενες διαμονές.
4. Θέρετρα και μεγάλες ιδιοκτησίες
Τα μεγαλύτερα θέρετρα ή τα ακίνητα με εκτεταμένες ανέσεις, όπως σπα, χώροι εκδηλώσεων και πολλές επιλογές για φαγητό, ενδέχεται να απαιτούν ένα πιο περίπλοκο σύστημα κρατήσεων ξενοδοχείων. Αυτά τα συστήματα είναι συνήθως ενσωματωμένα με πρόσθετα εργαλεία διαχείρισης , συμπεριλαμβανομένων συστημάτων σημείου πώλησης (POS) , διαχείρισης καθαριότητας και λειτουργιών προγραμματισμού εκδηλώσεων . Τα θέρετρα μπορεί επίσης να χρειάζονται λειτουργίες όπως η διαχείριση ομαδικών κρατήσεων και η δυνατότητα διαχείρισης πολλών τύπων δωματίων ή πακέτων, όπως πακέτα σπα, τραπεζαρίας ή δραστηριοτήτων, για να καλύψουν τις ανάγκες των επισκεπτών που αναζητούν πακέτα all inclusive.
5. Ξενώνες και Οικονομικά ξενοδοχεία
Μικρότερες, προσανατολισμένες στον προϋπολογισμό ακίνητα, όπως ξενώνες ή μοτέλ, ενδέχεται να απαιτούν απλούστερα, πιο οικονομικά συστήματα κρατήσεων. Αυτά τα συστήματα συχνά δίνουν προτεραιότητα στην ευκολία χρήσης, επιτρέποντας στους επισκέπτες να κάνουν κράτηση δωματίων εύκολα στο διαδίκτυο, με απλές λειτουργίες διαχείρισης αποθέματος και επεξεργασίας πληρωμών. Ορισμένα μπορεί επίσης να περιλαμβάνουν λειτουργίες για τη διαχείριση κοινόχρηστων καταλυμάτων ή δωματίων σε στυλ κοιτώνα , τα οποία διαφέρουν από την τυπική διαχείριση δωματίων ξενοδοχείου.
6. Ενοικιάσεις διακοπών ή κατοικίες
Για ακίνητα που λειτουργούν ως ενοικιάσεις διακοπών (όπως σπίτια ή ξενώνες σε στιλ Airbnb), τα συστήματα κρατήσεων μπορούν να σχεδιαστούν ειδικά για να χειρίζονται μη παραδοσιακά καταλύματα . Αυτά τα συστήματα παρέχουν συχνά εργαλεία για τη διαχείριση μοναδικών τύπων ιδιοκτησίας , όπως σπίτια με πολλά υπνοδωμάτια ή ολόκληρα διαμερίσματα, και μπορεί να περιλαμβάνουν ενσωματώσεις με πλατφόρμες κρατήσεων όπως η Airbnb ή η Vrbo. Αυτά τα συστήματα είναι συνήθως ελαφριά και επικεντρώνονται στην ευελιξία και την ευκολία χρήσης για ιδιοκτήτες μικρότερων ακινήτων.
7. Εξειδικευμένα ξενοδοχεία (π.χ. ξενοδοχεία για επιχειρήσεις, οικολογικά ξενοδοχεία)
Ορισμένα ξενοδοχεία έχουν σχεδιαστεί για συγκεκριμένες θέσεις, όπως επαγγελματίες ταξιδιώτες ή επισκέπτες με οικολογική συνείδηση. Τα συστήματα κρατήσεων για αυτά τα ξενοδοχεία μπορεί να περιλαμβάνουν εξειδικευμένες λειτουργίες, όπως διαχείριση επιχειρηματικών υπηρεσιών (π.χ. κρατήσεις αιθουσών συσκέψεων, κλήσεις συνδιάσκεψης κ.λπ.) ή παρακολούθηση βιωσιμότητας (π.χ. διαχείριση φιλικών προς το περιβάλλον ανέσεων, παρακολούθηση χρήσης ενέργειας). Αυτά τα χαρακτηριστικά καλύπτουν τις συγκεκριμένες ανάγκες του κοινού-στόχου και ενισχύουν τη συνολική του εμπειρία.
Τι είναι το σύστημα κρατήσεων ξενοδοχείων;
Ένα σύστημα κρατήσεων ξενοδοχείων είναι μια εφαρμογή λογισμικού που μπορεί να εφαρμοστεί για τη δημιουργία ασφαλών διαδικτυακών κρατήσεων για τους επισκέπτες. Η ευρωστία της εφαρμογής μπορεί να καθοριστεί από ορισμένους παράγοντες, όπως η ικανότητα του προγραμματιστή, το πακέτο στο οποίο εγγραφήκατε και μερικά άλλα πράγματα.
Ωστόσο, μπορείτε να περιμένετε ένα απλό σύστημα κρατήσεων ξενοδοχείων που θα σας βοηθήσει να ταξινομήσετε τις online κρατήσεις για τους επισκέπτες. Δηλαδή, οι επισκέπτες του ξενοδοχείου σας μπορούν να κάνουν κράτηση του δωματίου τους πριν εισέλθουν στις εγκαταστάσεις.
Εκτός από αυτό, μια κράτηση ξενοδοχείου μπορεί επίσης να σας επιτρέψει να κάνετε άλλα πράγματα, όπως τη διανομή των προϊόντων σας και την προβολή ζωντανής διαθεσιμότητας ταυτόχρονα σε ολόκληρο το δίκτυο των διαδικτυακών πρακτόρων σας όπου κι αν βρίσκονται.
Γιατί χρειάζεστε ένα σύστημα κρατήσεων ξενοδοχείων;
Ανεξάρτητα από το μέγεθος του οργανισμού σας, ένα σύστημα κρατήσεων ξενοδοχείων είναι απαραίτητο σήμερα. Οι ταξιδιώτες, σε αυξανόμενο αριθμό, βασίζονται στις online κρατήσεις για να κάνουν κράτηση για τα καταλύματα τους όπου κι αν πάνε. Χωρίς ένα αξιόπιστο σύστημα κρατήσεων ξενοδοχείων που το κάνει, θα χάσετε πολύ.
Υπάρχουν αρκετοί άλλοι λόγοι για τους οποίους θα πρέπει να εξετάσετε ένα σύστημα κρατήσεων. Μερικά από αυτά τα οφέλη συζητούνται
1. Πλεονέκτημα έναντι των ανταγωνιστών σας
Ένα μεγάλο πλεονέκτημα ενός συστήματος κρατήσεων ξενοδοχείων είναι το ανταγωνιστικό πλεονέκτημα που σας προσφέρει. Με το σύστημα κρατήσεων σε ισχύ, όχι μόνο θα έχετε πρόσβαση σε πελάτες στους οποίους αρχικά δεν έχετε πρόσβαση, αλλά θα μπορείτε επίσης να νικήσετε άνετα τον ανταγωνιστή σας που δεν έχει το ίδιο στη θέση του.
2. Εξαλείψτε τον κίνδυνο υπερκράτησης δωματίων
Όταν δεν διαθέτετε σύστημα κρατήσεων ξενοδοχείων, διατρέχετε τον κίνδυνο να κάνετε υπερβολικές κρατήσεις στα δωμάτιά σας και να αφήσετε τους καλεσμένους σας αναστατωμένους από την ανικανότητά σας. Σε αυτήν την περίπτωση, κάποιος θα πρέπει πιθανώς να ενημερώσει χειροκίνητα τις κρατήσεις από τα διαφορετικά κανάλια διανομής. Με το πολύπλοκο δίκτυο διανομής κοινό στα περισσότερα ξενοδοχεία, θα έχετε μια εξαιρετικά δύσκολη αποστολή στο χέρι.
Με ένα σύστημα κρατήσεων ξενοδοχείων, ωστόσο, αυτό το πρόβλημα εξαλείφεται εντελώς χωρίς ταλαιπωρία.
3. Βελτιώνει την αποτελεσματικότητα της επιχείρησής σας
Το τελευταίο πράγμα που θέλετε είναι να έχετε έναν δυσαρεστημένο πελάτη επειδή δεν μπορείτε να ικανοποιήσετε τη ζήτησή του ή να απαντήσετε στις ερωτήσεις του εγκαίρως. Ευτυχώς, ένα σύστημα κρατήσεων ξενοδοχείων θα σας βοηθήσει να ενημερώσετε τη διαθεσιμότητα αμέσως μόλις λάβετε μια κράτηση. Σας βοηθά επίσης να εξοικονομήσετε χρόνο σε διοικητικές εργασίες. Τελικά, εμφανίζεστε ως μια αποτελεσματική επιχείρηση.
4. Σας επιτρέπει να συλλέγετε δεδομένα για τους καλεσμένους σας
Η ξενοδοχειακή βιομηχανία έχει μεγάλη ανάγκη για δεδομένα. Οι επισκέπτες απαιτούν συνεχώς μια πιο εξατομικευμένη εμπειρία και πώς το επιτυγχάνετε αν δεν έχετε δεδομένα για αυτούς; Και πώς λαμβάνετε δεδομένα εάν δεν έχετε ένα σύστημα που να σας βοηθά να κάνετε ακριβώς αυτό;
Χωρίς σύστημα κρατήσεων ξενοδοχείων, είναι δύσκολο να γνωρίζετε από πού προέρχονται οι καλεσμένοι σας, ποια είναι τα ενδιαφέροντά τους, πόσο χρονών είναι, εάν ταξιδεύουν μόνοι ή με παιδιά και γιατί το επισκέπτονται.
Το σωστό σύστημα κρατήσεων ξενοδοχείων θα σας βοηθήσει να συλλέξετε αυτά τα δεδομένα και πολλά άλλα για την καλύτερη εξυπηρέτηση των επισκεπτών σας. Για παράδειγμα, εάν ταξιδεύουν με παιδιά, μπορεί να θέλετε να παρέχετε επιπλέον κρεβάτια στα δωμάτια που έχουν κάνει κράτηση πριν φτάσουν. Στη συνέχεια, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα δεδομένα στις καμπάνιες μάρκετινγκ για να προσελκύσετε τον κατάλληλο επισκέπτη για την επωνυμία του ξενοδοχείου σας.
5. Βελτιώνει την εμπειρία του επισκέπτη στο ακίνητό σας
Όταν οι επισκέπτες σας κάνουν online κράτηση για τον τύπο δωματίου που προτιμούν, αυτό σχηματίζει την πρώτη τους εντύπωση για το ξενοδοχείο σας. Και ακριβώς εκεί, έχετε την ευκαιρία να τους εντυπωσιάσετε πριν επισκεφτείτε τις εγκαταστάσεις, κάνοντας την κράτηση και κρατώντας μια απρόσκοπτη εμπειρία.
Έτσι, ένα σύστημα κρατήσεων ξενοδοχείων θα κάνει περισσότερα από τη διαχείριση κρατήσεων, θα βελτιώσει την εμπειρία των επισκεπτών σας από το πρώτο άγγιγμα και τελικά θα έχει μόνιμο αντίκτυπο στην αντίληψή τους για την επωνυμία του ξενοδοχείου σας.
6. Συγκεντρώνει τη διαχείριση του ξενοδοχείου
Ένα σύστημα κρατήσεων ξενοδοχείων ενθαρρύνει μια κεντρική προσέγγιση για την ενημέρωση όλων για τις νέες εξελίξεις. Για παράδειγμα, η υπηρεσία καθαριότητας μπορεί να ενημερώσει τα δωμάτια που είναι έτοιμα για check-in και η ρεσεψιόν μπορεί να ελέγχει γρήγορα τα δωμάτια που έχουν αποσυρθεί – όλα αυτά κάνουν τις αναθέσεις εργασιών εύκολες και γρήγορες.
7. Διαχείριση εσόδων και δυναμική τιμολόγηση
Ένα σύστημα κρατήσεων ξενοδοχείων επιτρέπει στα ξενοδοχεία να υιοθετούν δυναμικές στρατηγικές τιμολόγησης που προσαρμόζουν τις τιμές δωματίων με βάση τη ζήτηση, την εποχικότητα και άλλους παράγοντες. Αυτό επιτρέπει στα ξενοδοχεία να μεγιστοποιούν τα έσοδα χρεώνοντας υψηλότερες τιμές κατά τις περιόδους αιχμής ή ειδικών εκδηλώσεων και προσφέροντας εκπτώσεις σε περιόδους χαμηλής ζήτησης.
Το σύστημα μπορεί να αναλύσει τις τάσεις κρατήσεων και τη συμπεριφορά των επισκεπτών, παρέχοντας πολύτιμα δεδομένα για να καθοδηγήσει τις αποφάσεις τιμολόγησης. Η αποτελεσματική διαχείριση εσόδων διασφαλίζει ότι το ξενοδοχείο βελτιστοποιεί τα κέρδη του ενώ παραμένει ανταγωνιστικό στην αγορά.
8. Μάρκετινγκ και προωθητικές ενέργειες
Πολλά συστήματα κρατήσεων ξενοδοχείων περιλαμβάνουν ενσωματωμένες δυνατότητες μάρκετινγκ, όπως καμπάνιες email, προσφορές και ειδικές προσφορές. Τα ξενοδοχεία μπορούν να χρησιμοποιήσουν αυτά τα εργαλεία για να στείλουν στοχευμένες προσφορές στους επισκέπτες, ειδοποιώντας τους για εκπτώσεις, εποχιακές προσφορές ή αποκλειστικά πακέτα.
Επιπλέον, ορισμένα συστήματα επιτρέπουν τη δημιουργία προγραμμάτων επιβράβευσης ή πόντους επιβράβευσης, ενθαρρύνοντας την επανάληψη των εργασιών από τους επισκέπτες. Συλλέγοντας διευθύνσεις email και προτιμήσεις επισκεπτών, το σύστημα βοηθά στη δημιουργία μιας βάσης δεδομένων που μπορεί να χρησιμοποιηθεί για εξατομικευμένο μάρκετινγκ, ενισχύοντας την αφοσίωση των πελατών και αυξάνοντας τις κρατήσεις.
9. Ενοποίηση με άλλο εργαλείο διαχείρισης ξενοδοχείων
Ένα σύστημα κρατήσεων ξενοδοχείων συχνά ενσωματώνεται με άλλα κρίσιμα εργαλεία διαχείρισης ξενοδοχείου, όπως ένα Σύστημα Διαχείρισης Περιουσίας (PMS), ένα σύστημα σημείων πώλησης, λογισμικό λογιστικής και πύλες πληρωμών. Αυτή η ενοποίηση διασφαλίζει την ομαλή επικοινωνία μεταξύ των διαφόρων τμημάτων (ρεσεψιόν, υπηρεσία καθαρισμού και λογιστική), αυτοματοποιώντας εργασίες όπως ενημέρωση πληροφοριών επισκεπτών, επεξεργασία πληρωμών και διαχείριση αναθέσεων δωματίου. Αυτή η διασύνδεση κάνει τις λειτουργίες του ξενοδοχείου πιο εξορθολογισμένες και μειώνει τις πιθανότητες σφαλμάτων, διασφαλίζοντας ότι όλες οι πτυχές της διαμονής του επισκέπτη αντιμετωπίζονται αποτελεσματικά.
10. Μειωμένα σφάλματα και φόρτος εργασίας
Με την αυτοματοποίηση της διαδικασίας κράτησης και κράτησης, το σύστημα ελαχιστοποιεί τον κίνδυνο ανθρώπινων λαθών, όπως λάθη κράτησης, λανθασμένες πληροφορίες επισκεπτών ή ξεχασμένα αιτήματα. Επιπλέον, μειώνει τον φόρτο εργασίας με το χέρι στο προσωπικό, το οποίο μπορεί να επικεντρωθεί στην παροχή υψηλής ποιότητας εξυπηρέτησης πελατών αντί να αφιερώνει χρόνο στη διαχείριση κρατήσεων. Αυτό οδηγεί σε βελτιωμένη λειτουργική αποτελεσματικότητα, καλύτερη ποιότητα υπηρεσιών και μια πιο ευχάριστη εμπειρία τόσο για το προσωπικό όσο και για τους επισκέπτες. Το σύστημα μπορεί επίσης να χειριστεί πολλά κανάλια κρατήσεων ταυτόχρονα, αποτρέποντας τις υπερκρατήσεις και διασφαλίζοντας τη συνέπεια μεταξύ των πλατφορμών.
11. Προσβασιμότητα κρατήσεων 24/7
Με ένα σύστημα κρατήσεων, οι επισκέπτες μπορούν να κάνουν κρατήσεις οποιαδήποτε στιγμή—μέρα ή νύχτα. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό στη σημερινή ψηφιακή εποχή, όπου οι άνθρωποι αναμένουν να μπορούν να κάνουν κράτηση δωματίου όποτε θέλουν, χωρίς να χρειάζεται να περιμένουν τις εργάσιμες ώρες. Αυτή η προσβασιμότητα όλο το εικοσιτετράωρο αυξάνει την πιθανότητα διασφάλισης κρατήσεων από διεθνείς επισκέπτες σε διαφορετικές ζώνες ώρας ή ταξιδιώτες της τελευταίας στιγμής.
12. Επεξεργασία πληρωμών
Η επεξεργασία πληρωμών είναι ένα από τα πιο κρίσιμα χαρακτηριστικά ενός συστήματος κρατήσεων ξενοδοχείων. Επιτρέπει στους επισκέπτες να πληρώνουν με ασφάλεια για τις κρατήσεις τους στο διαδίκτυο χρησιμοποιώντας πιστωτικές κάρτες, χρεωστικές κάρτες ή ακόμα και εναλλακτικούς τρόπους πληρωμής όπως το PayPal. Με την αυτοματοποίηση της διαδικασίας είσπραξης πληρωμών, τα ξενοδοχεία μπορούν να διασφαλίσουν ότι οι πληρωμές διεκπεραιώνονται ομαλά, μειώνοντας τον κίνδυνο απάτης και ελαχιστοποιώντας τη διοικητική επιβάρυνση του προσωπικού. Οι ασφαλείς επιλογές πληρωμής, όπως το tokenization ή η κρυπτογράφηση, ενισχύουν επίσης την εμπιστοσύνη των επισκεπτών στην απευθείας κράτηση με το ξενοδοχείο. Επιπλέον, το σύστημα μπορεί να διαμορφωθεί για να χειρίζεται καταθέσεις, ακυρώσεις ή προπληρωμές, συμβάλλοντας στην εξασφάλιση κρατήσεων και στη διατήρηση της ταμειακής ροής.
13. Προσβασιμότητα σε κινητά
Με την άνοδο των φορητών συσκευών, οι ταξιδιώτες περιμένουν όλο και περισσότερο να κάνουν κρατήσεις από τα smartphone ή τα tablet τους. Ένα σύστημα κρατήσεων ξενοδοχείων που είναι φιλικό προς τα κινητά ή προσφέρει μια αποκλειστική εφαρμογή για κινητά βελτιώνει την εμπειρία των επισκεπτών επιτρέποντάς τους να κάνουν κρατήσεις εν κινήσει, να έχουν πρόσβαση στα στοιχεία της κράτησής τους και ακόμη και να διαχειρίζονται τις προτιμήσεις τους κατά τη διάρκεια της διαμονής τους. Η πρόσβαση μέσω κινητού διευκολύνει επίσης τους επισκέπτες να κάνουν κρατήσεις τελευταίας στιγμής, να ελέγχουν τη διαθεσιμότητα σε πραγματικό χρόνο και να λαμβάνουν ειδοποιήσεις για ειδικές προσφορές ή προωθήσεις. Επιπλέον, οι κρατήσεις μέσω κινητού συχνά αυξάνουν τα ποσοστά μετατροπών, καθώς οι χρήστες μπορούν να ολοκληρώσουν γρήγορα τις κρατήσεις τους χωρίς να χρειάζεται να καθίσουν σε επιτραπέζιο υπολογιστή.
14. Προσαρμόσιμες Επιλογές Κράτησης
Ένα ευέλικτο σύστημα κρατήσεων ξενοδοχείων προσφέρει μια ποικιλία προσαρμόσιμων επιλογών κράτησης, επιτρέποντας στους επισκέπτες να προσαρμόσουν την εμπειρία τους. Για παράδειγμα, οι επισκέπτες μπορούν να επιλέξουν συγκεκριμένους τύπους δωματίων, όπως σουίτες, δωμάτια με θέα στη θάλασσα ή δωμάτια προσβάσιμα, ανάλογα με τις ανάγκες τους. Επιπλέον, το σύστημα μπορεί να παρουσιάσει ευκαιρίες αύξησης των πωλήσεων, όπως πρόσθετα, όπως πρωινό, check-in νωρίς, check-out αργά ή εκδρομές. Αυτές οι επιλογές προσαρμογής δίνουν στους επισκέπτες περισσότερο έλεγχο στη διαμονή τους και μπορούν να βελτιώσουν την ικανοποίηση των πελατών. Βοηθά επίσης το ξενοδοχείο να μεγιστοποιήσει τα έσοδά του προωθώντας αυτά τα προαιρετικά πρόσθετα κατά τη διαδικασία κράτησης, αυξάνοντας τα μέσα έσοδα ανά επισκέπτη.
15. Διαχείριση Σχέσεων Πελατών (CRM)
Ένα σύστημα κρατήσεων ξενοδοχείων μπορεί να ενσωματωθεί με το λογισμικό διαχείρισης σχέσεων πελατών (CRM), το οποίο επιτρέπει στο ξενοδοχείο να δημιουργεί ολοκληρωμένα προφίλ για κάθε επισκέπτη. Αυτά τα προφίλ περιέχουν σημαντικές πληροφορίες όπως ιστορικό κρατήσεων, προτιμήσεις (π.χ. τύπος δωματίου, διαμόρφωση κρεβατιού), ειδικά αιτήματα και προηγούμενα σχόλια. Με αυτά τα δεδομένα, το ξενοδοχείο μπορεί να προσφέρει εξατομικευμένες υπηρεσίες, όπως να θυμάται το αγαπημένο δωμάτιο ενός επισκέπτη ή να προσφέρει εξατομικευμένες προσφορές. Η εξατομικευμένη επικοινωνία, είτε μέσω email είτε μέσω SMS, μπορεί να ενισχύσει την αφοσίωση των πελατών και να αυξήσει τις επαναλαμβανόμενες κρατήσεις. Το σύστημα επιτρέπει επίσης στα ξενοδοχεία να αλληλεπιδρούν με τους επισκέπτες μετά τη διαμονή τους, ζητώντας σχόλια, προσφέροντας εκπτώσεις επιβράβευσης ή προωθώντας επερχόμενες εκδηλώσεις ή ειδικά πακέτα.
Πόσος χρόνος χρειάζεται για την εφαρμογή ενός νέου συστήματος κρατήσεων ξενοδοχείων;
Η εφαρμογή ενός συστήματος κρατήσεων ξενοδοχείων δεν θα χρειαστεί πολύ χρόνο αφού ολοκληρώσετε τις προσδοκίες σας με τον προγραμματιστή. Ορισμένοι παράγοντες που μπορούν να επηρεάσουν την υλοποίηση μπορεί να περιλαμβάνουν πόσο ισχυρό θα είναι το σύστημα. Εάν σας επιτρέπει επίσης να διαχειρίζεστε άλλα διοικητικά καθήκοντα με τη βασική δυνατότητα κράτησης, μπορεί να χρειαστεί λίγο περισσότερος χρόνος από τον αναμενόμενο.
Ωστόσο, εάν απευθυνθείτε στον κατάλληλο προγραμματιστή όπως το BookingNinjas, το σύστημα κρατήσεων του ξενοδοχείου σας θα πρέπει να ολοκληρωθεί σε μία ή δύο ημέρες. Το πλεονέκτημα εδώ είναι ότι θα λάβετε επίσης την απαραίτητη υποστήριξη από την ομάδα.
Επιλέγοντας το σωστό σύστημα κρατήσεων ξενοδοχείων
Η επιλογή του σωστού συστήματος κρατήσεων ξενοδοχείων (HRS) είναι ζωτικής σημασίας για την αποτελεσματικότητα, την κερδοφορία και την ικανοποίηση των επισκεπτών του ξενοδοχείου σας. Το σύστημα που θα επιλέξετε θα πρέπει να ανταποκρίνεται στις συγκεκριμένες ανάγκες σας και να είναι αρκετά επεκτάσιμο ώστε να αναπτυχθεί με την επιχείρησή σας.
Ακολουθεί ένας ολοκληρωμένος οδηγός για το πώς να επιλέξετε το καλύτερο σύστημα κρατήσεων ξενοδοχείων για το ακίνητό σας:
1. Αξιολογήστε το μέγεθος και τον τύπο του ξενοδοχείου σας
Το πρώτο βήμα είναι να αξιολογήσετε το μέγεθος και τον τύπο του ξενοδοχείου σας, καθώς αυτό θα υπαγορεύσει τα χαρακτηριστικά που χρειάζεστε από ένα σύστημα κρατήσεων. Για παράδειγμα, μεγαλύτερα ξενοδοχεία, θέρετρα ή αλυσίδες ενδέχεται να απαιτούν πιο προηγμένα συστήματα με διαχείριση πολλών ακινήτων, ενσωματώσεις με παγκόσμια συστήματα διανομής (GDS) και εξελιγμένα χαρακτηριστικά διαχείρισης εσόδων. Τα μικρότερα ξενοδοχεία, οι μπουτίκ ή οι ξενώνες μπορεί να δώσουν προτεραιότητα στην απλότητα, την οικονομική προσιτότητα και την ευκολία χρήσης.
- Μικρές ιδιοκτησίες (π.χ. μπουτίκ ξενοδοχεία, ξενώνες) : Αναζητήστε συστήματα που είναι εύκολα στη χρήση και τη διαχείριση, με βασικές λειτουργίες όπως διαχείριση αποθέματος δωματίων, επιλογές απευθείας κράτησης και βασική επεξεργασία πληρωμών.
- Μεσαία έως μεγάλα ξενοδοχεία (π.χ. αλυσίδες, θέρετρα) : Θα χρειαστείτε ένα ισχυρό σύστημα με δυνατότητες όπως διαχείριση πολλών ακινήτων, προηγμένες αναφορές, ενοποίηση με OTA, δυναμικά εργαλεία τιμολόγησης και πιο λεπτομερείς λειτουργίες διαχείρισης επισκεπτών.
- Ξενοδοχεία πολυτελείας/All-Inclusive : Επιλέξτε ένα σύστημα που προσφέρει τη δυνατότητα χειρισμού σύνθετων πακέτων, εκπτώσεων, προγραμμάτων αφοσίωσης και εξατομικευμένων εργαλείων εμπειρίας επισκεπτών.
2. Ενοποίηση με Υφιστάμενα Συστήματα
Ένα σύστημα κρατήσεων ξενοδοχείων θα πρέπει να ενσωματώνεται απρόσκοπτα με άλλο λογισμικό που χρησιμοποιεί ήδη το ξενοδοχείο σας, όπως συστήματα διαχείρισης ακινήτων (PMS), συστήματα Σημείων πώλησης (POS), διαχειριστές καναλιών ή εργαλεία διαχείρισης εσόδων. Η διασφάλιση ότι όλα τα συστήματά σας συνεργάζονται θα σας βοηθήσει να αποφύγετε την επανάληψη της εισαγωγής δεδομένων και θα βελτιώσετε τις λειτουργίες μεταξύ των τμημάτων.
- Σύστημα Διαχείρισης Περιουσίας (PMS) : Η ενσωμάτωση με το PMS σας είναι απαραίτητη για την ομαλή λειτουργία σε όλα τα τμήματα της ρεσεψιόν, της καθαριότητας και των χρεώσεων.
- Ενσωμάτωση Channel Manager : Το σύστημά σας θα πρέπει να μπορεί να συγχρονίζεται με OTA όπως η Booking.com, η Expedia ή η Airbnb για να διασφαλιστεί ότι η διαθεσιμότητα ενημερώνεται σε πραγματικό χρόνο σε όλες τις πλατφόρμες.
- Πύλη πληρωμών : Το σύστημα θα πρέπει να ενσωματώνεται με ασφαλείς επεξεργαστές πληρωμών για τη διαχείριση διαδικτυακών πληρωμών, καταθέσεων και επιστροφών χρημάτων.
3. Διεπαφή χρήστη και ευκολία χρήσης
Η ευκολία χρήσης ενός συστήματος κρατήσεων ξενοδοχείων μπορεί να επηρεάσει άμεσα την αποτελεσματικότητα του προσωπικού του ξενοδοχείου σας. Μια διαισθητική και φιλική προς τον χρήστη διεπαφή θα μειώσει τον χρόνο εκπαίδευσης και θα βοηθήσει την ομάδα σας να χειριστεί αποτελεσματικά τις κρατήσεις. Ένα σύστημα με καθαρό, οργανωμένο ταμπλό θα διευκολύνει τη διαχείριση κρατήσεων, τον έλεγχο της διαθεσιμότητας των δωματίων και την εκτέλεση διοικητικών εργασιών.
- Για το προσωπικό της ρεσεψιόν : Επιλέξτε ένα σύστημα με διαισθητική διεπαφή που επιτρέπει στο προσωπικό της ρεσεψιόν να κάνει check-in γρήγορα τους επισκέπτες, να ενημερώνει τις κρατήσεις και να παρέχει λεπτομερή προφίλ επισκεπτών.
- Για τη διαχείριση : Ένα σύστημα που παρέχει ευανάγνωστες αναφορές και δεδομένα σε πραγματικό χρόνο σχετικά με την πληρότητα, τα έσοδα και τις προτιμήσεις των επισκεπτών μπορεί να βοηθήσει τη διοίκηση του ξενοδοχείου να λάβει τεκμηριωμένες αποφάσεις.
- Mobile Access : Ένα σύστημα με διεπαφή ή εφαρμογή φιλική προς τα κινητά επιτρέπει στο προσωπικό να διαχειρίζεται τις κρατήσεις ή να ανταποκρίνεται στις ανάγκες των επισκεπτών ενώ βρίσκεται εν κινήσει.
4. Τιμολόγηση και Δομή Κόστους
Τα συστήματα κρατήσεων ξενοδοχείων μπορούν να συνοδεύονται από ποικίλα μοντέλα τιμολόγησης. Είναι σημαντικό να αξιολογήσετε τόσο το αρχικό κόστος όσο και τις τρέχουσες χρεώσεις για να διασφαλίσετε ότι το σύστημα ταιριάζει στον προϋπολογισμό του ξενοδοχείου σας. Ορισμένες κοινές δομές τιμολόγησης περιλαμβάνουν:
- Τιμολόγηση βάσει συνδρομής : Μια σταθερή μηνιαία ή ετήσια χρέωση που σας παρέχει πρόσβαση στο λογισμικό και τις δυνατότητές του.
- Βάσει προμήθειας : Ορισμένα συστήματα χρεώνουν προμήθεια για κρατήσεις που πραγματοποιούνται μέσω της πλατφόρμας τους. Αυτό το μοντέλο μπορεί να λειτουργήσει καλά για μικρότερα ξενοδοχεία με περιορισμένους προϋπολογισμούς.
- Χρεώσεις ανά κράτηση : Ορισμένα συστήματα χρεώνουν μια χρέωση για κάθε κράτηση που γίνεται μέσω της πλατφόρμας τους, η οποία μπορεί να είναι πιο οικονομική για μικρότερα ακίνητα.
Είναι σημαντικό να υπολογίσετε το συνολικό κόστος ιδιοκτησίας, συμπεριλαμβανομένων των τελών εγκατάστασης, εκπαίδευσης και πιθανών αναβαθμίσεων, ώστε να μπορείτε να λάβετε μια τεκμηριωμένη απόφαση.
5. Επιλογές προσαρμογής
Αναζητήστε ένα σύστημα κρατήσεων που μπορεί να προσαρμοστεί για να καλύψει τις συγκεκριμένες ανάγκες του ξενοδοχείου σας. Η προσαρμογή μπορεί να κυμαίνεται από τη δυνατότητα προσφοράς μοναδικών τύπων δωματίων και ειδικών πακέτων έως την επωνυμία της μηχανής κρατήσεών σας ώστε να ταιριάζει με την εμφάνιση και την αίσθηση του ξενοδοχείου σας.
- Τύποι δωματίων και πακέτα : Εάν το ξενοδοχείο σας προσφέρει διάφορους τύπους δωματίων ή πακέτα (π.χ. περιποιήσεις σπα, περιηγήσεις ή γεύματα), βεβαιωθείτε ότι το σύστημα επιτρέπει ευέλικτες επιλογές κράτησης.
- Επωνυμία : Ίσως θέλετε η μηχανή κρατήσεων στον ιστότοπό σας να αντικατοπτρίζει την επωνυμία του ξενοδοχείου σας. Τα χαρακτηριστικά προσαρμογής θα σας επιτρέπουν να προσαρμόσετε τη διεπαφή κράτησης στο στυλ και στο χρωματικό συνδυασμό του καταλύματός σας.
6. Υποστήριξη και Εκπαίδευση Πελατών
Η πρόσβαση σε αξιόπιστη υποστήριξη πελατών είναι ζωτικής σημασίας, ειδικά κατά τις πολυάσχολες σεζόν ή εάν προκύψουν προβλήματα με το σύστημα. Αναζητήστε έναν πάροχο συστήματος που προσφέρει ανταποκρινόμενη εξυπηρέτηση πελατών μέσω διαφόρων καναλιών, όπως email, τηλέφωνο και ζωντανή συνομιλία. Επιπλέον, ελέγξτε εάν ο πάροχος προσφέρει εκτενείς εκπαιδευτικούς πόρους (π.χ. διαδικτυακά σεμινάρια, εγχειρίδια και εκπαιδευτικά βίντεο) για να βοηθήσετε την ομάδα σας να μάθει γρήγορα το σύστημα.
- Υποστήριξη 24/7 : Εάν δραστηριοποιείτε σε μια περιοχή με υψηλή διεθνή επισκεψιμότητα ή το ξενοδοχείο σας λειτουργεί όλο το εικοσιτετράωρο, επιλέξτε έναν πάροχο συστήματος που προσφέρει υποστήριξη 24/7.
- Onboarding & Training : Η σωστή ενσωμάτωση και εκπαίδευση του προσωπικού μπορεί να αποτρέψει λάθη και να σας βοηθήσει να αξιοποιήσετε στο έπακρο το σύστημα. Αναζητήστε έναν πάροχο που προσφέρει βοήθεια σχετικά με την επιβίβαση, καθώς και τακτικές ενημερώσεις συστήματος και εκπαιδευτικό υλικό.
7. Δυνατότητα κράτησης μέσω κινητού τηλεφώνου
Οι κρατήσεις μέσω κινητού αυξάνονται ραγδαία και πολλοί ταξιδιώτες προτιμούν να κάνουν κράτηση δωματίων στα smartphone ή τα tablet τους. Βεβαιωθείτε ότι το σύστημα κρατήσεών σας είναι βελτιστοποιημένο για κινητές συσκευές, είτε μέσω ενός ιστότοπου φιλικού προς κινητά είτε μιας αποκλειστικής εφαρμογής για κινητά. Το σύστημα θα πρέπει να επιτρέπει στους επισκέπτες να κάνουν κράτηση δωματίων, να βλέπουν τις διαθέσιμες ανέσεις και να πραγματοποιούν πληρωμές από τις κινητές συσκευές τους χωρίς προβλήματα.
- Εμπειρία επισκεπτών σε φορητές συσκευές : Η προσφορά μιας απρόσκοπτης εμπειρίας κινητής τηλεφωνίας στους καλεσμένους σας μπορεί να αυξήσει τις άμεσες κρατήσεις, να μειώσει την εξάρτηση από τα OTA και να βελτιώσει την ικανοποίηση των πελατών.
8. Χαρακτηριστικά ασφαλείας
Δεδομένου ότι το σύστημα θα χειρίζεται ευαίσθητα δεδομένα επισκεπτών, όπως προσωπικά στοιχεία και στοιχεία πιστωτικής κάρτας, είναι σημαντικό να συμμορφώνεται με το PCI DSS (Payment Card Industry Data Security Standard) για να διασφαλιστεί η ασφαλής επεξεργασία των πληρωμών. Επιπλέον, το σύστημα θα πρέπει να διαθέτει ισχυρά πρωτόκολλα ασφαλείας, όπως κρυπτογράφηση SSL , για την προστασία των δεδομένων επισκεπτών από απειλές στον κυβερνοχώρο.
- Ασφάλεια δεδομένων : Βεβαιωθείτε ότι ο πάροχος συστήματος χρησιμοποιεί μεθόδους κρυπτογράφησης για την προστασία ευαίσθητων πληροφοριών πελατών.
- Συμμόρφωση : Το σύστημα θα πρέπει να συμμορφώνεται με τους κανονισμούς περί απορρήτου δεδομένων, όπως ο GDPR (Γενικός Κανονισμός Προστασίας Δεδομένων) στην ΕΕ ή άλλους τοπικούς νόμους που προστατεύουν τα προσωπικά δεδομένα.
9. Διαθεσιμότητα και κράτηση σε πραγματικό χρόνο
Το σύστημα κρατήσεων θα πρέπει να παρέχει διαθεσιμότητα δωματίων σε πραγματικό χρόνο τόσο στους επισκέπτες όσο και στο προσωπικό του ξενοδοχείου. Αυτή η δυνατότητα διασφαλίζει ότι όταν γίνεται μια κράτηση, το σύστημα ενημερώνεται αμέσως για να αντικατοπτρίζει τις αλλαγές στη διαθεσιμότητα των δωματίων. Η ακριβής, ενημερωμένη διαθεσιμότητα μειώνει τον κίνδυνο υπερκρατήσεων και αυξάνει την ικανοποίηση των επισκεπτών.
- Ενσωμάτωση με OTA : Το σύστημα θα πρέπει να συγχρονίζει τη διαθεσιμότητα σε όλα τα κανάλια κράτησής σας, συμπεριλαμβανομένων των OTA, του ιστότοπου του ξενοδοχείου και οποιωνδήποτε άλλων πλατφορμών πωλήσεων χρησιμοποιείτε.
10. Αναφορές και Αναλύσεις
Οι ολοκληρωμένες δυνατότητες αναφοράς είναι απαραίτητες για την αποτελεσματική λήψη αποφάσεων. Το σύστημα θα πρέπει να παρέχει αναλυτικά στοιχεία σε πραγματικό χρόνο σχετικά με τα ποσοστά πληρότητας, τις μέσες ημερήσιες τιμές (ADR), τα έσοδα ανά διαθέσιμο δωμάτιο (RevPAR) και άλλες μετρήσεις απόδοσης. Αυτές οι αναφορές βοηθούν τους διαχειριστές ξενοδοχείων να παρακολουθούν την απόδοση, να προβλέπουν τη ζήτηση και να λαμβάνουν στρατηγικές αποφάσεις για τη βελτιστοποίηση των προσπαθειών τιμολόγησης και μάρκετινγκ.
- Προσαρμόσιμες αναφορές : Βεβαιωθείτε ότι το σύστημα μπορεί να δημιουργήσει αναφορές ειδικά για τις ανάγκες του ξενοδοχείου σας, είτε πρόκειται για τάσεις πληρότητας, δημογραφικά στοιχεία επισκεπτών ή οικονομικά δεδομένα.
11. Ενοποίηση με Εργαλεία Μάρκετινγκ και CRM
Το σύστημα κρατήσεων ξενοδοχείων σας θα πρέπει να ενσωματώνεται με εργαλεία διαχείρισης σχέσεων πελατών (CRM) και πλατφόρμες μάρκετινγκ για να σας βοηθήσουν να διαχειριστείτε τις σχέσεις με τους πελάτες και να προωθήσετε απευθείας κρατήσεις. Η ενσωμάτωση CRM σάς επιτρέπει να δημιουργείτε προφίλ επισκεπτών και να στέλνετε στοχευμένες καμπάνιες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ανταμοιβές αφοσίωσης ή ειδικές προσφορές για να ενθαρρύνετε τις επαναλαμβανόμενες κρατήσεις.
- Ενοποίηση μάρκετινγκ ηλεκτρονικού ταχυδρομείου : Το σύστημα θα πρέπει να σας επιτρέπει να συλλέγετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου επισκεπτών και να ενσωματώνεστε με πλατφόρμες μάρκετινγκ ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να στέλνετε εξατομικευμένες προσφορές.
- Υποστήριξη προγράμματος επιβράβευσης : Ένα σύστημα με ενσωματωμένες δυνατότητες προγράμματος αφοσίωσης μπορεί να βοηθήσει στη διατήρηση των πελατών, προσφέροντας ανταμοιβές για επαναλαμβανόμενες παραμονές.
12. Επεκτασιμότητα
Επιλέξτε ένα σύστημα που μπορεί να αναπτυχθεί με το ξενοδοχείο σας. Καθώς η επιχείρησή σας επεκτείνεται, το σύστημα κρατήσεων θα πρέπει να μπορεί να κλιμακώνεται και να προσαρμόζεται σε αυξανόμενους όγκους κρατήσεων, πρόσθετους τύπους δωματίων ή πιο περίπλοκες δομές τιμολόγησης. Η επεκτασιμότητα είναι ιδιαίτερα σημαντική εάν σκοπεύετε να προσθέσετε περισσότερες ιδιότητες, κατηγορίες δωματίων ή να επεκταθείτε σε διαφορετικές αγορές.
- Διαχείριση πολλών ιδιοκτησιών : Εάν σκοπεύετε να ανοίξετε πρόσθετες τοποθεσίες, αναζητήστε ένα σύστημα που υποστηρίζει πολλές ιδιότητες σε έναν μόνο λογαριασμό για κεντρική διαχείριση.
Βασικά Takeaways
Η σημασία ενός συστήματος κρατήσεων ξενοδοχείων δεν μπορεί να υπερτονιστεί. Απλοποιεί πολλές εργασίες για εσάς. Αλλά κυρίως, σας βοηθά να εξυπηρετείτε καλύτερα το πιο σημαντικό ενδιαφερόμενο μέρος – τους πελάτες σας.
Ένα σύστημα κρατήσεων ξενοδοχείων θα σας βοηθήσει να μείνετε μπροστά από το πλήθος, παίρνοντας πελάτες από μακριά και κοντά που σχεδιάζουν να επισκεφτούν την ιδιοκτησία σας. Ο κίνδυνος υπερκράτησης των δωματίων του ξενοδοχείου σας εξαλείφεται επίσης όταν πραγματοποιείτε κράτηση ξενοδοχείου. Αυτό συμβαίνει επειδή το σύστημα ενημερώνει αυτόματα τις κρατήσεις δωματίων.
Όταν αποφασίσετε να αποκτήσετε ένα αξιόπιστο σύστημα κρατήσεων ξενοδοχείων, μην ψάξετε περισσότερο από το BookingNinjas . Έχουμε το καλύτερο σύστημα για να καλύψουμε τις ανάγκες του ξενοδοχείου σας και με την πλήρη υποστήριξη της Salesforce. Όταν εγγραφείτε, θα συναντηθείτε με ένα μοναδικό, εύχρηστο σύστημα κρατήσεων ξενοδοχείων που βασίζεται στο cloud που μπορεί να εμπιστευτεί η επιχείρησή σας