Cuando escuchas la palabra "eventos", probablemente piensas en momentos especiales. Sobre todo cuando el evento gira en torno a ti, tiendes a recordar cada detalle. Si quieres tener uno de los mejores eventos jamás organizados, necesitas muchos preparativos, desde la bienvenida, la venta de entradas, la actuación, el menú, las cartas de invitación, el transporte, etc. Todo tiene que ser casi perfecto para que perdure en la memoria de tus clientes.
Como propietario de un hotel, piensas en los ingresos por entradas, la retención de clientes, cómo conseguir ventas efectivas, la gestión del evento, etc. En el mundo hotelero, el área más rentable es la organización de eventos. Estos generan grandes beneficios, pero conllevan estrés. Agotará tus recursos, tiempo y atención. Si no se tiene cuidado, puede resultar en grandes pérdidas si los eventos no se gestionan adecuadamente. El evento que podrías tener más dificultades para organizar es una boda. Es un evento de alto riesgo, con mucho estrés, pero con una gran recompensa si se realiza a la perfección. Debes dar lo mejor de ti y utilizar todas las herramientas a tu disposición para que sea un evento magnífico.
Este artículo te proporcionará la información necesaria para organizar un evento increíble. Organizar un evento puede parecer abrumador y agotador la primera vez, pero con buenas habilidades de organización, podrás superarlo. Por eso, a continuación, analizaremos lo que llamamos la "Guía básica de planificación de eventos para un evento exitoso".
1. Anota y define tus objetivos
Para que todo evento sea exitoso, es necesario tener un plan/objetivo claro. Sin embargo, el plan puede variar según las partes interesadas. Lo ideal es que todos, incluidas las partes interesadas, estén de acuerdo. Plantee preguntas que les permitan comprender claramente qué necesitan para tener éxito. Preguntas como las siguientes:
- Razones para organizar los eventos
- Expectativas de los acontecimientos
- Medición del éxito del evento
- Si están presentes todas las partes interesadas
Tras identificar las metas y objetivos de un evento, deberá sentar unas bases sólidas. Sin una base sólida, su evento podría resultar confuso y provocar a los invitados y a las partes interesadas. Pero si organiza un evento que enorgullezca a sus partes interesadas, seguramente conseguirá más trabajos. A medida que alcance sus objetivos, es recomendable marcarlos y revisarlos.
2. Las responsabilidades y los roles deben asignarse a las personas
A continuación, cuando tenga planes y objetivos claramente definidos, asigne roles y responsabilidades a los trabajadores. Debe asegurarse de que todos sus empleados estén en sintonía. Sería ideal contar con un plan bien estructurado y con las expectativas de sus trabajadores. Cada persona debe saber cuándo y qué hará durante el evento.
Además, estas asignaciones de roles suelen realizarse en las reuniones iniciales previas al inicio del trabajo. Es recomendable informar a las partes interesadas sobre el progreso de cada trabajo y mantener a todos informados. Algunos eventos pueden requerir la organización de subcomités con su supervisor. La estructura debe ser clara y sencilla, y así se logrará un evento excelente.
Roles que se pueden asignar durante la fase de planificación de un evento;
- Programación
- Gestión de proveedores
- Patrocinio
- Marketing
3. Presupuesto
Tras asignar roles y responsabilidades, el siguiente paso importante es el "Presupuesto". Ahora, ya tienes una buena perspectiva para establecer el presupuesto del evento. Puedes buscar patrocinadores y otras fuentes de ingresos para contribuir con los costos del evento. Esta ayuda puede ser monetaria o en especie, y los patrocinadores reciben publicidad a cambio.
¿Qué gastos deberías tener en cuenta como organizador de eventos? Entre ellos se incluyen los siguientes:
- Necesitarás agregar un presupuesto para el lugar si no tienes Hotel.
Necesitará incluir en su presupuesto a un decorador que le ayude con los diseños. Este aspecto es importante, ya que crea la atmósfera adecuada para el evento planificado.
La programación requerirá un presupuesto para su área. Esto incluye ponentes principales, bandas, etc.
Como profesional, la comida y las bebidas deben tener un presupuesto adecuado. Este aspecto es el más complejo, ya que se puede gastar de más o obtener un resultado deficiente. Es recomendable tener cuidado y equilibrar todo.
- El presupuesto para publicidad y generación de expectación.
- Presupuesto del coste del personal que trabaja para usted.
- Presupuesto varios para gastos inesperados.
Además, podrías necesitar agregar los ingresos esperados, lo cual te ayudará a evaluar tus ganancias. Estos ingresos esperados pueden ser boletos gratis, pero estos tienen un valor asignado.
4. Opciones virtuales debido a la pandemia
Nos encontramos en una época en la que los eventos pueden celebrarse virtualmente. Esta pandemia mundial ha afectado las normas de los eventos. Lo único positivo es que los organizadores de eventos pueden mejorar la experiencia virtual.
Como organizador de eventos de un hotel, necesitas aprender a integrar los elementos necesarios para eventos virtuales. Puedes organizarlos solo virtualmente o en una versión híbrida, según tus necesidades.
5. Bloquear la logística
Planificar un evento exitoso siempre requiere tiempo, esfuerzo y recursos. Como organizador de eventos, ya sea para un hotel o para particulares, debe contar con al menos tres meses de antelación, con un plazo ideal de unos seis meses. Al fijar una fecha con las partes interesadas, asegúrese de que no afecte a un trabajo urgente. Considere varios factores al elegir la fecha, como el calendario escolar, las vacaciones, la competencia en eventos del sector, etc. Deberá ponerse al día con los ponentes si es necesario.
Después de elegir una fecha de pago (una siempre debe ser la principal y dos alternativas), revise la lista de lugares y reduzca sus opciones. Asegúrese de que el lugar que elija pueda acomodar a los invitados de personas que no sean propietarios del hotel. Los lugares se pueden seleccionar rápidamente, pero la fecha no, por eso no debe perderse la fecha.
6. Un plan maestro para cada problema
Este documento será como tu libro de la sabiduría popular. Contendrá respuestas a todas las preguntas. Es el principio y el fin de tu evento. Debe actualizarse con el tiempo. El plan maestro debe contener los siguientes elementos:
- El lugar, la logística de los proveedores y el catering.
- Banda, DJ, locutor y gestión de entretenimiento.
- Un cronograma estimado para cada evento.
- Señalización e Impresión
- Información de contacto para proveedores nuevos y existentes
- Programación, entretenimiento y actividades.
- Plan de relaciones públicas
Este libro le ahorra tiempo al no tener que empezar todo el proceso desde cero. Con él, ya tiene ventaja para planificar cualquier evento. Es como una Wikipedia práctica a la que puede recurrir para obtener ideas.
Conclusión
Sí, planificar un evento puede ser bastante estresante y consumir mucha energía y dinero, sobre todo si no se planifica adecuadamente. Por lo tanto, estar bien organizado es fundamental para un evento exitoso.
Los eventos siempre surgen de un objetivo específico, que debe mantenerse intacto durante toda la planificación. Muchos especialistas piden a los organizadores de eventos que piensen en el último evento al que asistieron, los objetivos de la planificación y cuánto lograron con él. Esto solo demuestra la importancia del primer paso de los seis pasos de este artículo, y debe seguirse estrictamente.
De hecho, seguir los seis pasos anteriores será perfecto para tener un evento bien planificado y exitoso. Si tiene alguna pregunta, puede contactarnos a través de nuestro sitio web; nuestros representantes de atención al cliente estarán disponibles para atender sus consultas las 24 horas, los 7 días de la semana.
