Quand on entend le mot « événement », on pense probablement à des moments spéciaux. Surtout lorsqu'il s'agit de vous, on a tendance à se souvenir de chaque détail. Pour organiser l'un des meilleurs événements jamais organisés, il faut une préparation minutieuse : accueil, vente des billets, spectacle, menu, invitations, transport, etc. Tout doit être parfait pour que vos clients se souviennent longtemps.
En tant que propriétaire d'hôtel, vous pensez aux recettes de billetterie, à la fidélisation de la clientèle, à la rentabilité des ventes, à la gestion de l'événement, etc. Dans le monde de l'hôtellerie, l'organisation d'événements est le secteur le plus rentable. Ces événements génèrent d'énormes profits, mais sont source de stress. Ils épuisent vos ressources, votre temps et votre attention. Si l'on n'y prend pas garde, cela peut entraîner des pertes considérables si les événements ne sont pas correctement gérés. L'événement que vous pourriez rencontrer le plus de difficultés à organiser est celui des mariages. C'est un événement à haut risque, très stressant, mais très gratifiant s'il est parfaitement organisé. Vous devez être à la hauteur et utiliser tous les outils à votre disposition pour en faire un événement grandiose.
Cet article vous fournira les informations nécessaires pour organiser un événement exceptionnel. Organiser un événement peut paraître intimidant et épuisant la première fois, mais avec de bonnes compétences organisationnelles, vous y parviendrez. C'est pourquoi nous vous présentons ci-dessous ce que nous appelons le « Guide de l'organisation d'événements 101 pour un événement réussi ».
1. Notez et définissez vos objectifs
Pour réussir un événement, il est essentiel d'avoir un plan et un objectif clairs. Cependant, ce plan peut différer selon les parties prenantes. Il est donc préférable que tout le monde, y compris les parties prenantes, soit sur la même longueur d'onde. Posez des questions qui vous permettront de comprendre clairement ce dont elles ont besoin pour réussir. Par exemple :
- Raisons de l'organisation des événements
- Les attentes des événements
- Mesure du succès de l'événement
- Si toutes les parties prenantes sont présentes
Après avoir identifié les buts et objectifs d'un événement, vous devrez poser des bases solides. Sans elles, votre événement risque d'être confus et de provoquer les invités et les parties prenantes. En revanche, en organisant un événement qui rend vos parties prenantes fières, vous êtes assuré de décrocher davantage de contrats. À mesure que vous atteignez vos objectifs, il est conseillé de les cocher et de les évaluer.
2. Les responsabilités et les rôles doivent être attribués à des individus
Ensuite, une fois vos plans et objectifs clairement définis, attribuez les rôles et responsabilités à vos collaborateurs. Assurez-vous que tous vos collaborateurs sont sur la même longueur d'onde. Il est préférable d'avoir un plan bien structuré et de définir les attentes de vos collaborateurs. Chacun doit savoir quand et ce qu'il fera pendant l'événement.
De plus, la répartition des rôles se fait généralement lors des réunions de lancement organisées avant le début des travaux. Il est conseillé d'informer les parties prenantes de l'avancement de chaque projet et de veiller à ce que tout le monde soit sur la même longueur d'onde. Certains événements peuvent nécessiter la création de sous-comités dirigés par leur superviseur. La structure doit être claire et simple, et vous assurerez un événement réussi.
Rôles qui peuvent être attribués lors de la phase de planification d’un événement ;
- Programmation
- Gestion des fournisseurs
- Parrainage
- Marketing
3. Budget
Après avoir attribué les rôles et responsabilités, l'étape suivante, majeure et cruciale, est le « budget ». Vous avez maintenant une bonne position pour établir le budget de l'événement. Vous pouvez rechercher des sponsors et d'autres sources de revenus pour contribuer au financement de l'événement. Cette aide peut être financière ou en nature, et les sponsors bénéficient d'une visibilité en échange de leurs dons.
À quelles dépenses devez-vous vous attendre en tant qu'organisateur d'événements ? Voici quelques exemples :
- Vous devrez ajouter un budget pour le lieu si vous n'avez pas d'hôtel.
- Vous devrez prévoir un budget pour un décorateur qui vous aidera à concevoir les décorations. C'est un aspect important, car il permet de créer l'ambiance idéale pour votre événement.
- La programmation nécessitera un budget adapté à son domaine d'activité. Cela comprend notamment les interventions des conférenciers, les groupes de musique, etc.
- En tant que professionnel, la nourriture et les boissons doivent être correctement budgétisées. Ce poste est le plus délicat à gérer, car vous risquez de dépenser trop ou d'obtenir un résultat médiocre. Il est préférable de veiller à équilibrer le tout.
- Le budget pour la publicité et la génération de buzz.
- Budget pour les frais de personnel travaillant pour vous.
- Budget divers pour dépenses imprévues.
Vous devrez peut-être également ajouter le revenu attendu, ce qui vous aidera à évaluer votre profit. Ce revenu attendu peut prendre la forme de billets gratuits, mais ces billets ont une valeur.
4. Options virtuelles en raison de la pandémie
Nous traversons une période où les événements peuvent se dérouler virtuellement. Cette pandémie mondiale a bouleversé les habitudes événementielles. Le seul point positif est que les organisateurs d'événements peuvent améliorer l'expérience virtuelle.
En tant qu'organisateur d'événements pour un hôtel, vous devez apprendre à réunir les ingrédients nécessaires à un événement virtuel. Vous pouvez organiser un événement virtuel ou hybride, selon vos moyens.
5. Verrouiller la logistique
La réussite d'un événement implique toujours des heures de travail, de la patience et des ressources. En tant qu'organisateur d'événements, qu'il s'agisse d'un hôtel ou d'un événement personnel, vous devez prévoir au moins trois mois de préparation, idéalement autour de six mois. Lorsque vous fixez une date avec les parties prenantes, veillez à ce qu'elle n'affecte pas le travail en cours. Tenez compte de nombreux facteurs lors du choix de la date, comme le calendrier scolaire, les vacances, la concurrence pour des événements professionnels, etc. Vous devrez rattraper le temps perdu avec vos intervenants si nécessaire.
Après avoir choisi une date de référence (une date cible et deux dates de réserve), parcourez la liste des lieux sélectionnés et affinez vos choix. Assurez-vous que le lieu choisi peut accueillir les invités non hôteliers. Les lieux peuvent être choisis rapidement, mais les dates, non ; c'est pourquoi il est important de ne pas les manquer.
6. Un plan directeur pour chaque problème
Ce document sera comme votre livre du Saint Graal. Il contiendra les réponses aux questions de chacun. Il marque le début et la fin de votre événement. Il doit être mis à jour régulièrement. Le plan directeur doit contenir les éléments suivants :
- Le lieu, la logistique des fournisseurs et la restauration
- Groupe de musique, DJ, conférencier et gestion du divertissement.
- Un calendrier estimé pour chaque événement.
- Signalétique et impression
- Coordonnées des fournisseurs nouveaux et existants
- Programmation, animation et activités
- Plan de relations publiques
Ce livre vous fera gagner du temps et vous évitera de tout recommencer de zéro. Avec lui, vous aurez déjà une longueur d'avance pour tout projet d'organisation d'événement. C'est comme un Wikipédia pratique, auquel vous pourrez vous référer pour trouver des idées.
Conclusion
Certes, l'organisation d'un événement peut être stressante et gruger beaucoup d'énergie et d'argent, surtout lorsqu'elle est mal planifiée. Par conséquent, une bonne organisation est la clé du succès.
Les événements découlent toujours d'un objectif précis, qui doit être maintenu intact tout au long de la planification. De nombreux spécialistes demandent aux organisateurs d'événements de réfléchir au dernier événement auquel ils ont participé, aux objectifs de planification et aux résultats obtenus. Cela souligne l'importance de la première des six étapes décrites dans cet article, et il est essentiel de la suivre scrupuleusement.
En réalité, suivre les six étapes ci-dessus est idéal pour un événement bien planifié et réussi. Pour toute question, n'hésitez pas à nous contacter via notre site web : notre service client est disponible 24h/24 et 7j/7.