Ao ouvir a palavra eventos, você provavelmente pensa em momentos especiais. Principalmente quando o evento gira em torno de você, você tende a se lembrar de cada detalhe. Se você deseja realizar um dos melhores eventos já realizados, precisa de muitos preparativos, desde a recepção, venda de ingressos, apresentação, cardápio, convites, transporte, etc. Tudo precisa ser quase perfeito, para que fique na memória dos seus clientes.
Como proprietário de um hotel, você pensa na receita de ingressos, na retenção de clientes, em como obter vendas eficazes, na gestão do evento, etc. No mundo dos negócios hoteleiros, a área mais lucrativa é a realização de eventos por um hotel. Eles fornecem lucros enormes, mas vêm ao custo do estresse. Eles drenarão seus recursos, tempo e atenção. Se não for tomado cuidado, isso pode levar a uma perda enorme se os eventos não forem tratados adequadamente. O evento que você pode ter o maior problema para organizar são eventos de casamento. É um evento de alto risco, alto estresse e alta recompensa se feito com perfeição. Você tem que entregar cem de cem e usar todas as ferramentas à sua disposição para torná-lo um grande evento.
Este artigo fornecerá as informações necessárias para organizar um evento incrível. Organizar um evento pode parecer assustador e exaustivo no início, mas você sobreviverá com boas habilidades de organização. Por isso, discutiremos a seguir o que chamamos de "Guia Básico de Planejamento de Eventos para um evento de sucesso".
1. Anote e defina seus objetivos
Para cada evento de sucesso, você precisa ter um plano/objetivo claro. No entanto, o plano pode variar de acordo com as partes interessadas do evento. Seria melhor se todos, incluindo as partes interessadas, estivessem alinhados com você. Faça perguntas que forneçam uma visão clara do que eles precisam para ter sucesso. Perguntas como as seguintes:
- Razões para a organização dos eventos
- Expectativas dos eventos
- Mensuração do sucesso do evento
- Se todas as partes interessadas estiverem presentes
Ao identificar as metas e os objetivos de um evento, você precisará estabelecer uma base sólida. Sem uma base sólida, seu evento pode acabar sendo confuso e provocar convidados e stakeholders. Mas quando você organiza um evento que deixa seus stakeholders orgulhosos, certamente conseguirá mais empregos. À medida que você atinge as metas, é aconselhável riscá-las e fazer uma revisão.
2. Responsabilidades e funções devem ser atribuídas aos indivíduos
O próximo passo da lista é, depois de definir claramente os planos e metas, atribuir funções e responsabilidades aos funcionários. É importante garantir que todos que trabalham para você estejam alinhados. Seria ideal ter um plano bem estruturado e as expectativas dos seus funcionários. Cada indivíduo precisa saber quando e o que fará durante o evento.
Além disso, essas atribuições de funções geralmente são feitas nas reuniões iniciais, realizadas antes do início dos trabalhos. É aconselhável informar as partes interessadas sobre o andamento de cada trabalho e manter todos alinhados. Alguns eventos podem exigir a organização de subcomitês com seus respectivos supervisores. A estrutura deve ser clara e simples, e você terá um ótimo evento.
Funções que podem ser atribuídas durante a fase de planejamento de um evento;
- Programação
- Gestão de Fornecedores
- Patrocínio
- Marketing
3. Orçamento
Depois de atribuir funções e responsabilidades, o próximo passo importante e importante é o "Orçamento". Agora você já tem uma boa base para definir o orçamento do evento. Você pode buscar patrocinadores e outras fontes de receita para ajudar com os custos do evento. Essa ajuda pode ser monetária ou em espécie, e os patrocinadores recebem publicidade em troca do que oferecem.
Então, quais despesas você deve considerar como planejador de eventos? Elas incluem o seguinte:
- Você precisará adicionar um orçamento para o local se não tiver um hotel.
- Você precisará orçar um decorador que ajudará com os projetos. Esta é uma área importante, pois cria a atmosfera necessária para o evento planejado.
- A programação precisará de um orçamento para sua área. Isso inclui coisas como palestrantes principais, bandas, etc.
- A comida e as bebidas devem ter um orçamento adequado para um profissional. Esta área é a mais difícil de lidar, pois você pode gastar demais ou produzir um resultado ruim. Seria melhor se você tivesse o cuidado de equilibrar tudo.
- O orçamento para publicidade e geração de buzz.
- Orçamento para custos de pessoal que trabalharão para você.
- Orçamento diverso para despesas inesperadas.
Além disso, você pode precisar adicionar a renda esperada, o que ajudará a avaliar seu lucro. Essa renda esperada pode ser a de ingressos gratuitos, mas os ingressos gratuitos têm um valor definido.
4. Opções virtuais devido à pandemia
Estamos em um período em que eventos podem ser realizados virtualmente. Esta pandemia global afetou as normas para a realização de eventos. O único lado positivo é que os organizadores de eventos podem aprimorar a experiência virtual.
Como organizador de eventos para um hotel, você precisa aprender a reunir os ingredientes necessários para eventos virtuais. Você pode torná-los apenas virtuais ou híbridos, dependendo do que tiver à disposição.
5. Bloqueie a logística
Sempre há horas de trabalho, suor e recursos para cada evento de sucesso planejado. Como planejador de eventos, seja para um hotel ou para um evento pessoal, você precisa alocar um prazo de pelo menos três meses, com uma janela ideal de cerca de seis meses. Ao definir uma data com as partes interessadas, certifique-se de definir uma data que não afete o trabalho urgente. Considere muitos fatores ao escolher a data, como o calendário escolar, feriados, competição por eventos do setor, etc. Você precisará conversar com seus palestrantes, se necessário.
Depois de escolher uma data para o evento (uma deve ser sempre o alvo e duas reservas), você analisa a lista de locais e reduz suas opções. Certifique-se de que o local escolhido possa acomodar os hóspedes de quem não é dono do hotel. Os locais podem ser resolvidos rapidamente, mas a data não, por isso você não deve perder a data.
6. Um plano mestre para cada problema
Este documento será como o seu livro do Santo Graal. Ele conterá respostas para as perguntas de todos. É o início e o fim do seu evento. Ele precisa ser atualizado a cada momento. O plano diretor deve conter os seguintes itens:
- O local, a logística dos fornecedores e o serviço de buffet
- Gestão de banda, DJ, palestrantes e entretenimento.
- Um cronograma estimado para cada evento.
- Sinalização e Impressão
- Informações de contato para fornecedores novos e existentes
- Programação, entretenimento e atividades
- Plano de RP
Este livro poupa seu tempo, evitando que você precise passar por todo o processo do zero. Com ele, você já tem um ponto de partida para qualquer projeto de planejamento de eventos. É como uma Wikipédia útil, à qual você pode recorrer para obter ideias.
Conclusão
Sim, o planejamento de eventos pode ser bastante estressante e consumir muita energia e dinheiro, principalmente quando não planejado adequadamente. Portanto, estar bem organizado é o antídoto para o sucesso do evento.
Eventos sempre partem de um objetivo específico, que deve ser mantido intacto durante todas as etapas de planejamento. Muitos especialistas pedem aos planejadores de eventos que reflitam sobre o último evento em que participaram, os objetivos do planejamento e o quanto conseguiram alcançar com o evento. Isso apenas sinaliza a importância do primeiro passo dos seis deste artigo e deve ser seguido à risca.
Na verdade, seguir os seis passos acima seria perfeito para ter um evento bem planejado e bem-sucedido. Se tiver alguma dúvida, entre em contato conosco pelo nosso site, pois nossos representantes de atendimento ao cliente estarão disponíveis para responder às suas perguntas 24 horas por dia, 7 dias por semana.
