Als je het woord gebeurtenissen hoort, denk je waarschijnlijk aan speciale momenten. Vooral als de gebeurtenis om jou draait, heb je de neiging om elk detail dat gebeurt te onthouden. Als u een van de beste evenementen ooit wilt organiseren, heeft u veel voorbereidingen nodig, variërend van de ontvangst, kaartverkoop, optreden, menu, uitnodigingsbrieven, vervoer, enz. Alles moet vrijwel perfect zijn, wat lang in de herinnering van uw klanten zal blijven hangen.
Als hoteleigenaar denkt u aan de ticketinkomsten, het klantenbehoud, hoe u effectieve verkopen kunt genereren, het evenement kunt beheren, enz. In de hotelwereld is het evenement dat door een hotel wordt georganiseerd het meest winstgevende gebied. Ze leveren enorme winsten op, maar gaan ten koste van stress. Ze zullen uw middelen, tijd en aandacht wegnemen. Als er niet op wordt gelet, kan dit tot grote verliezen leiden als de gebeurtenissen niet op de juiste manier worden afgehandeld. Het evenement waar u wellicht het grootste probleem mee heeft bij het organiseren ervan, zijn Bruiloftsevenementen. Het brengt een hoog risico, veel stress en een hoge beloning met zich mee als het perfect wordt gedaan. Je moet honderd van de honderd leveren en alle middelen die je tot je beschikking hebt gebruiken om er een groots evenement van te maken.
Dit artikel biedt de nodige informatie om een geweldig evenement te organiseren. Het organiseren van een evenement lijkt voor de eerste keer misschien intimiderend en vermoeiend, maar met goede organisatorische vaardigheden overleef je het wel. Daarom zullen we hieronder bespreken wat wij de ‘Event Planning 101-gids voor een succesvol evenement’ noemen.
1. Noteer en definieer uw doelstellingen
Voor elk succesvol evenement moet je een duidelijk plan/doel hebben. Het plan kan echter afwijken van de belanghebbenden bij het evenement. Het zou het beste zijn als iedereen, inclusief de stakeholders, op dezelfde golflengte zit als jij. Je stelt vragen die een duidelijk inzicht geven in wat ze nodig hebben om succesvol te zijn. Vragen zoals de volgende;
- Redenen voor het organiseren van de evenementen
- Verwachtingen van de evenementen
- Meting van het succes van het evenement
- Als alle belanghebbenden aanwezig zijn
Bij het identificeren van de doelen en doelstellingen van een evenement moet u een sterke basis leggen. Zonder een sterke basis kan uw evenement rommelig worden en gasten en belanghebbenden provoceren. Maar als je een evenement organiseert waar je stakeholders trots op zijn, krijg je gegarandeerd meer banen. Naarmate u doelen bereikt, is het raadzaam om ze af te vinken en een evaluatie te maken.
2. Verantwoordelijkheden en rollen moeten worden toegewezen aan individuen
Wijs als volgende op de lijst rollen en verantwoordelijkheden toe aan werknemers. Je moet ervoor zorgen dat iedereen die voor je werkt, op dezelfde pagina zit. Het zou het beste zijn als u een goed gestructureerd plan en verwachtingen van uw werknemers had. Iedereen moet weten wanneer en wat hij tijdens het evenement gaat doen.
Deze roltoewijzingen vinden ook meestal plaats tijdens de kickoff-vergaderingen die worden gehouden voordat het werk begint. Het is raadzaam om de belanghebbenden op de hoogte te stellen van de voortgang van elk werk en iedereen op dezelfde pagina te houden. Voor sommige evenementen kan het nodig zijn dat u subcommissies organiseert die hun supervisor hebben. De structuur moet duidelijk en eenvoudig zijn, zodat u een geweldig evenement voor elkaar krijgt.
Rollen die kunnen worden toegewezen tijdens de planningsfase van een evenement;
- Programmering
- Leveranciersbeheer
- Sponsoring
- Marketing
3. Budget
Na het toewijzen van rollen en verantwoordelijkheden is de volgende grote en belangrijke stap 'Budget'. Nu heb je een goed standpunt over het vaststellen van het budget van het evenement. U kunt op zoek gaan naar sponsors en andere inkomstenbronnen om te helpen met de kosten van het evenement. Deze hulp kan in geld of in natura zijn, en de sponsors krijgen publiciteit in ruil voor wat ze u geven.
Op welke uitgaven moet je als evenementenplanner letten? Deze omvatten het volgende;
- U moet een budget voor de locatie toevoegen als u geen hotel heeft.
- U moet budget vrijmaken voor een binnenhuisarchitect die u helpt met de inrichting ontwerpen. Dit is een belangrijke ruimte, omdat het de nodige sfeer creëert die past bij uw geplande evenement.
- Voor programmering is een budget voor dit gebied nodig. Dit omvat zaken als keynote speakers, bands, etc.
- Het eten en drinken moet als professional voldoende worden begroot. Dit gebied is het moeilijkst om mee om te gaan, omdat u te veel kunt uitgeven of een slecht resultaat kunt behalen. Het zou het beste zijn als je voorzichtig was om alles in evenwicht te brengen.
- Het budget voor het genereren van advertenties en buzz.
- Budget voor personeelskosten om voor u te werken.
- Diversen budget voor onverwachte uitgaven.
Ook moet u mogelijk de verwachte inkomsten toevoegen, wat zal helpen bij het evalueren van uw winst. Dit verwachte inkomen kan bestaan uit gratis kaartjes, maar op de gratis kaartjes staat een waarde.
4. Virtuele opties vanwege de pandemie
We bevinden ons in een periode waarin evenementen virtueel kunnen worden gehouden. Deze wereldwijde pandemie heeft de normen van gebeurtenissen beïnvloed. Het enige positieve effect dat daarmee gepaard gaat, is dat evenementenplanners de virtuele ervaring kunnen verbeteren.
Als evenementenplanner voor een hotel moet u leren hoe u de ingrediënten voor virtuele evenementen tot stand kunt brengen. Je kunt er alleen een virtueel evenement of een hybride van maken, afhankelijk van wat je tot je beschikking hebt.
5. Sluit de logistiek af
Er zijn altijd uren tijd, zweet en middelen voor elk gepland succesvol evenement. Als evenementenplanner, zowel voor een hotel als persoonlijk, moet u minimaal drie maanden aanlooptijd toewijzen, met een ideale periode van ongeveer zes maanden. Wanneer u een datum afspreekt met belanghebbenden, zorg er dan voor dat u een datum instelt die geen invloed heeft op haastwerk. Houd rekening met veel factoren bij het overwegen van de datum die wordt gekozen, factoren zoals de schoolkalender, vakanties, strijd om branche-evenementen, enz. U zult indien nodig uw sprekers moeten inhalen.
Na het kiezen van een vergoedingsdatum in gedachten (één moet altijd het doel zijn en twee back-ups). Vervolgens doorloopt u de shortlist van de locatie en verfijnt u uw keuzes. U moet ervoor zorgen dat de locatie die u kiest geschikt is voor gasten van niet-hoteleigenaren. Locaties kunnen snel worden geregeld, maar de date niet, daarom mag je de date niet missen.
6. Een masterplan voor elk probleem
- De locatie, leverancierslogistiek en catering
- Band-, DJ-, spreker- en entertainmentbeheer.
- Een geschatte tijdlijn voor elke gebeurtenis.
- Bewegwijzering en afdrukken
- Contactgegevens voor nieuwe en bestaande leveranciers
- PR-plan
Dit boek bespaart u de tijd om het hele proces helemaal opnieuw te moeten doorlopen. Met dit boek heeft u al een voorsprong voor elke taak bij het plannen van evenementen. Het is net uw handige Wikipedia waar u naar terug kunt gaan om ideeën op te doen.
Conclusie
Ja, het plannen van evenementen kan behoorlijk stressvol zijn en veel energie en geld kosten, vooral als het niet goed wordt gepland. Goed georganiseerd zijn is daarom het tegengif voor een succesvol evenement.
Evenementen komen altijd voort uit een bijzonder doel, dat tijdens de planningsfasen intact moet worden gehouden. Veel specialisten vragen evenementenplanners om na te denken over het laatste evenement dat ze hebben bijgewoond, de doelen voor het plannen van het evenement en hoeveel ze met het evenement hebben kunnen bereiken. Dit geeft alleen het belang aan van de eerste stap van de zes stappen in dit artikel en moet naar behoren worden gevolgd.
In werkelijkheid zou het volgen van de bovenstaande zes stappen perfect zijn voor een goed gepland en succesvol evenement. Als u vragen heeft, kunt u contact met ons opnemen via onze website, aangezien onze klantenservicemedewerkers 24/7 beschikbaar zijn om uw vragen te beantwoorden.