So planen Sie in 6 Schritten eine fantastische Veranstaltung

Wenn Sie das Wort „Events“ hören, denken Sie wahrscheinlich an besondere Momente. Besonders wenn sich die Veranstaltung um Sie selbst dreht, erinnern Sie sich an jedes einzelne Detail. Für eine der besten Veranstaltungen aller Zeiten sind umfangreiche Vorbereitungen erforderlich, von der Begrüßung über den Ticketverkauf, die Aufführung, das Menü, die Einladungsschreiben bis hin zum Transport. Alles muss nahezu perfekt sein, damit es Ihren Kunden lange in Erinnerung bleibt.

Als Hotelbesitzer denken Sie an Ticketeinnahmen, Kundenbindung, effektive Verkaufsförderung, Veranstaltungsorganisation usw. In der Hotellerie ist die Veranstaltungsorganisation der profitabelste Bereich. Sie bringt enorme Gewinne, geht aber auch mit Stress einher. Sie beansprucht Ihre Ressourcen, Zeit und Aufmerksamkeit. Bei unsachgemäßer Durchführung kann es zu großen Verlusten kommen. Die größte Herausforderung bei der Organisation einer Hochzeit dürfte die sein. Sie ist mit hohem Risiko und Stress verbunden, birgt aber auch große Vorteile, wenn sie perfekt umgesetzt wird. Sie müssen Ihr Bestes geben und alle verfügbaren Mittel nutzen, um ein großartiges Event zu gestalten.

Dieser Artikel liefert Ihnen die notwendigen Informationen für die Ausrichtung einer fantastischen Veranstaltung. Die Organisation einer Veranstaltung mag zunächst entmutigend und anstrengend erscheinen, aber mit guter Organisation werden Sie diese Herausforderung meistern. Deshalb erläutern wir im Folgenden den Leitfaden „Eventplanung 101 für eine erfolgreiche Veranstaltung“.

1. Notieren und definieren Sie Ihre Ziele

Für jede erfolgreiche Veranstaltung benötigen Sie einen klaren Plan/ein klares Ziel. Der Plan kann jedoch von den Stakeholdern der Veranstaltung abweichen. Am besten ist es, wenn alle Beteiligten, einschließlich der Stakeholder, auf dem gleichen Stand sind. Stellen Sie Fragen, die einen klaren Einblick in die Erfolgskriterien geben. Fragen wie diese:

- Gründe für die Organisation der Veranstaltungen

- Erwartungen an die Veranstaltungen

- Erfolgsmessung der Veranstaltung

- Wenn alle Beteiligten anwesend sind

Nachdem Sie die Ziele einer Veranstaltung definiert haben, müssen Sie ein solides Fundament legen. Ohne ein solides Fundament kann Ihre Veranstaltung unübersichtlich werden und Gäste und Stakeholder provozieren. Wenn Sie jedoch eine Veranstaltung organisieren, die Ihre Stakeholder stolz macht, erhalten Sie garantiert weitere Aufträge. Sobald Sie Ziele erreicht haben, ist es ratsam, diese abzuhaken und zu überprüfen.

2. Verantwortlichkeiten und Rollen sollten einzelnen Personen zugewiesen werden

Sobald Sie klar definierte Pläne und Ziele haben, weisen Sie den Mitarbeitern Rollen und Verantwortlichkeiten zu. Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter auf dem gleichen Stand sind. Ein gut strukturierter Plan und klare Erwartungen an Ihre Mitarbeiter sind ideal. Jeder Einzelne muss wissen, wann und was er während der Veranstaltung tun wird.

Diese Rollenverteilung erfolgt üblicherweise in den Kickoff-Meetings vor Arbeitsbeginn. Es ist ratsam, die Beteiligten über den Fortschritt der einzelnen Arbeiten zu informieren und alle auf dem gleichen Stand zu halten. Bei manchen Veranstaltungen kann die Bildung von Unterausschüssen mit einem Vorgesetzten erforderlich sein. Die Struktur sollte klar und einfach sein, damit Sie eine erfolgreiche Veranstaltung durchführen können.

Rollen, die während der Planungsphase einer Veranstaltung zugewiesen werden können;

- Programmierung

- Lieferantenmanagement

- Sponsoring

- Marketing

 3. Budget

Nach der Zuweisung von Rollen und Verantwortlichkeiten ist der nächste wichtige Schritt das „Budget“. Jetzt haben Sie eine gute Grundlage für die Festlegung des Veranstaltungsbudgets. Sie können Sponsoren und andere Einnahmequellen suchen, um die Kosten der Veranstaltung zu decken. Diese Unterstützung kann monetär oder in Form von Sachleistungen erfolgen, und die Sponsoren erhalten im Gegenzug für ihre Unterstützung Werbung.

Mit welchen Ausgaben müssen Sie als Veranstaltungsplaner rechnen? Dazu gehören die folgenden:

- Wenn Sie kein Hotel haben, müssen Sie ein Budget für den Veranstaltungsort hinzufügen.

– Sie müssen einen Dekorateur einplanen, der Sie bei der Gestaltung unterstützt. Dies ist ein wichtiger Bereich, da er die nötige Atmosphäre schafft, die zu Ihrer geplanten Veranstaltung passt.

- Für die Programmgestaltung ist ein Budget für den jeweiligen Bereich erforderlich. Dies umfasst Dinge wie Hauptredner, Bands usw.

- Für Speisen und Getränke sollte ein angemessenes Budget als Profi eingeplant werden. Dieser Bereich ist am schwierigsten zu handhaben, da man entweder zu viel ausgeben oder ein schlechtes Ergebnis erzielen kann. Achten Sie daher darauf, alles im Gleichgewicht zu halten.

- Das Budget für Werbung und Buzz-Generierung.

- Budget für die Personalkosten, die für Sie arbeiten.

- Sonstiges Budget für unerwartete Ausgaben.

Möglicherweise müssen Sie auch die erwarteten Einnahmen hinzufügen, um Ihren Gewinn zu ermitteln. Diese erwarteten Einnahmen können aus Freikarten bestehen, die jedoch einen bestimmten Wert haben.

4. Virtuelle Optionen aufgrund der Pandemie

Wir befinden uns in einer Zeit, in der Veranstaltungen virtuell stattfinden können. Die globale Pandemie hat die Veranstaltungsnormen beeinflusst. Der einzige Lichtblick: Veranstaltungsplaner können das virtuelle Erlebnis verbessern.

Als Eventplaner für ein Hotel müssen Sie lernen, die notwendigen Zutaten für virtuelle Events bereitzustellen. Je nachdem, was Ihnen zur Verfügung steht, können Sie es rein virtuell oder hybrid gestalten.

5. Sperren Sie die Logistik



Für jede erfolgreiche Veranstaltung sind Stunden an Zeit, Schweiß und Ressourcen erforderlich. Als Veranstaltungsplaner, ob für ein Hotel oder privat, müssen Sie mindestens drei Monate Vorlaufzeit einplanen, idealerweise etwa sechs Monate. Achten Sie bei der Terminvereinbarung mit den Beteiligten darauf, dass der Termin keine Eilarbeiten beeinträchtigt. Berücksichtigen Sie bei der Terminwahl viele Faktoren wie Schulkalender, Feiertage, die Teilnahme an Branchenveranstaltungen usw. Sie müssen sich gegebenenfalls mit Ihren Referenten treffen.

Nachdem Sie einen Termin im Kopf haben (einer sollte immer der Zieltermin sein und zwei Ersatztermine). Gehen Sie anschließend die engere Auswahl der Veranstaltungsorte durch und schränken Sie Ihre Auswahl ein. Achten Sie darauf, dass der gewählte Veranstaltungsort auch Gäste aufnehmen kann, die kein Hotel besitzen. Veranstaltungsorte lassen sich schnell finden, Termine hingegen nicht. Deshalb dürfen Sie den Termin nicht verpassen.

6. Ein Masterplan für jedes Problem

Dieses Dokument ist Ihr heiliger Gral. Es enthält Antworten auf alle Ihre Fragen. Es ist der Anfang und das Ende Ihrer Veranstaltung. Es muss regelmäßig aktualisiert werden. Der Masterplan sollte folgende Punkte enthalten:

- Der Veranstaltungsort, die Lieferantenlogistik und das Catering

- Band-, DJ-, Sprecher- und Unterhaltungsmanagement.

- Ein geschätzter Zeitplan für jedes Ereignis.

- Beschilderung und Druck

- Kontaktinformationen für neue und bestehende Anbieter

- Programm, Unterhaltung und Aktivitäten

- PR-Plan

Dieses Buch erspart Ihnen die Zeit, den gesamten Prozess von Grund auf neu zu durchlaufen. Mit diesem Buch haben Sie bereits einen Vorsprung für jede Eventplanung. Es ist wie Ihr praktisches Wikipedia, in dem Sie immer wieder nachschlagen und Ideen sammeln können.

Abschluss

Ja, die Veranstaltungsplanung kann ziemlich stressig sein und viel Energie und Geld kosten, insbesondere wenn sie nicht richtig geplant ist. Daher ist eine gute Organisation das Mittel zum Erfolg einer Veranstaltung.

Veranstaltungen basieren immer auf einem bestimmten Ziel, das während der gesamten Planungsphase beibehalten werden muss. Viele Experten fordern Veranstaltungsplaner auf, über die letzte Veranstaltung nachzudenken, an die sie teilgenommen haben, die Ziele der Veranstaltungsplanung und wie viel sie damit erreichen konnten. Dies unterstreicht die Bedeutung des ersten der sechs Schritte in diesem Artikel und muss unbedingt befolgt werden.

Die oben genannten sechs Schritte sind der perfekte Weg für eine gut geplante und erfolgreiche Veranstaltung. Bei Fragen kontaktieren Sie uns gerne über unsere Website. Unsere Kundenbetreuer stehen Ihnen rund um die Uhr zur Verfügung.