Quando senti la parola "eventi", probabilmente pensi a momenti speciali. Soprattutto quando l'evento è incentrato su di te, tendi a ricordare ogni singolo dettaglio. Se desideri organizzare uno degli eventi migliori di sempre, hai bisogno di molti preparativi, dall'accoglienza, alla vendita dei biglietti, allo spettacolo, al menù, alle lettere d'invito, ai trasporti, ecc. Tutto deve essere pressoché perfetto, per rimanere a lungo impresso nella memoria dei tuoi ospiti.
Come proprietario di un hotel, pensi ai ricavi derivanti dai biglietti, alla fidelizzazione dei clienti, a come ottenere vendite efficaci, alla gestione dell'evento, ecc. Nel mondo alberghiero, l'area più redditizia è l'organizzazione di eventi da parte di un hotel. Questi offrono enormi profitti, ma comportano anche stress. Prosciugano risorse, tempo e attenzione. Se non si presta attenzione, la gestione non adeguata degli eventi può portare a perdite ingenti. L'evento che potresti avere più difficoltà a organizzare è il matrimonio. È un evento ad alto rischio, molto stressante e con grandi ricompense se organizzato alla perfezione. Devi dare il massimo e utilizzare ogni strumento a tua disposizione per renderlo un evento grandioso.
Questo articolo fornirà le informazioni necessarie per organizzare un evento straordinario. Organizzare un evento può sembrare scoraggiante e faticoso all'inizio, ma con buone capacità organizzative si può sopravvivere. Per questo motivo, di seguito parleremo di quella che chiamiamo la "Guida 101 all'organizzazione di eventi per un evento di successo".
1. Annota e definisci i tuoi obiettivi
Per ogni evento di successo, è necessario avere un piano/obiettivo chiaro. Tuttavia, il piano potrebbe differire da quello degli stakeholder coinvolti nell'evento. Sarebbe meglio se tutti, stakeholder inclusi, fossero sulla stessa lunghezza d'onda. È importante porre domande che forniscano una chiara visione di ciò di cui hanno bisogno per avere successo. Domande come le seguenti:
- Motivi per organizzare gli eventi
- Aspettative dagli eventi
- Misurazione del successo dell'evento
- Se tutti gli stakeholder sono presenti
Dopo aver identificato gli obiettivi e le finalità di un evento, è necessario gettare solide basi. Senza solide basi, il tuo evento potrebbe risultare poco chiaro e provocare ospiti e stakeholder. Ma quando organizzi un evento che renda orgogliosi i tuoi stakeholder, sei destinato a ottenere più incarichi. Man mano che raggiungi gli obiettivi, è consigliabile spuntarli e fare una revisione.
2. Le responsabilità e i ruoli dovrebbero essere assegnati agli individui
Il passo successivo, una volta definiti chiaramente piani e obiettivi, è assegnare ruoli e responsabilità ai dipendenti. È necessario assicurarsi che tutti coloro che lavorano per voi siano sulla stessa lunghezza d'onda. Sarebbe meglio avere un piano ben strutturato e aspettative chiare nei confronti dei dipendenti. Ogni individuo deve sapere quando e cosa farà durante l'evento.
Inoltre, queste assegnazioni di ruoli vengono solitamente effettuate durante le riunioni di avvio che si tengono prima dell'inizio dei lavori. È consigliabile informare gli stakeholder sullo stato di avanzamento di ciascun lavoro e mantenere tutti sulla stessa lunghezza d'onda. Alcuni eventi potrebbero richiedere l'organizzazione di sottocomitati con un supervisore. La struttura deve essere chiara e semplice, e questo garantirà un evento di grande successo.
Ruoli che possono essere assegnati durante la fase di pianificazione di un evento;
- Programmazione
- Gestione dei fornitori
- Sponsorizzazione
- Marketing
3. Bilancio
Dopo aver assegnato ruoli e responsabilità, il passo successivo, fondamentale e fondamentale, è il "Budget". Ora hai una buona idea per stabilire il budget dell'evento. Puoi cercare sponsor e altre fonti di entrate per contribuire a coprire i costi dell'evento. Questo aiuto può essere monetario o in natura, e gli sponsor ottengono pubblicità in cambio di ciò che ti danno.
Quali sono quindi le spese che dovresti prevedere come organizzatore di eventi? Tra queste rientrano:
- Se non hai un hotel, dovrai aggiungere un budget per la location.
- Dovrai prevedere un budget per un decoratore che ti aiuterà con il design. Questo è un aspetto importante, poiché crea l'atmosfera necessaria per l'evento pianificato.
- La programmazione richiederà un budget specifico per la sua area. Questo include voci come relatori principali, band, ecc.
- Cibo e bevande dovrebbero essere adeguatamente preventivati, in quanto professionisti. Quest'area è la più difficile da gestire, perché si rischia di spendere troppo o di ottenere un risultato scadente. Sarebbe meglio bilanciare attentamente tutto.
- Il budget per la pubblicità e la generazione di passaparola.
- Budget per i costi del personale che lavora per te.
- Budget vario per spese impreviste.
Inoltre, potresti dover aggiungere il reddito previsto, che ti aiuterà a valutare il tuo profitto. Questo reddito previsto può essere rappresentato da biglietti omaggio, ma a questi viene attribuito un valore.
4. Opzioni virtuali a causa della pandemia
Viviamo un periodo in cui gli eventi possono essere organizzati virtualmente. Questa pandemia globale ha influenzato le normali procedure degli eventi. L'unico lato positivo è che gli organizzatori di eventi possono migliorare l'esperienza virtuale.
Come organizzatore di eventi per un hotel, devi imparare a reperire gli ingredienti necessari per un evento virtuale. Puoi organizzarlo solo virtualmente o in modalità ibrida, a seconda di ciò che hai a disposizione.
5. Bloccare la logistica
Ci sono sempre ore di tempo, impegno e risorse da investire per pianificare un evento di successo. Come organizzatore di eventi, che sia per un hotel o per un privato, devi prevedere almeno tre mesi di anticipo, con una finestra temporale ideale di circa sei mesi. Quando fissi una data con le parti interessate, assicurati di scegliere una data che non influisca su un lavoro frettoloso. Considera diversi fattori nella scelta della data, come il calendario scolastico, le festività, la competizione per eventi di settore, ecc. Dovrai contattare i relatori se necessario.
Dopo aver scelto una data precisa (una dovrebbe sempre essere quella di riferimento e due di riserva), si passa poi a esaminare la rosa di location selezionate e a restringere la scelta. Bisogna assicurarsi che la location scelta possa ospitare gli ospiti che non sono albergatori. Le location possono essere ordinate rapidamente, ma le date no, ecco perché non bisogna perderle.
6. Un piano generale per ogni problema
Questo documento sarà come il tuo libro del Sacro Graal. Conterrà le risposte alle domande di tutti. È l'inizio e la fine del tuo evento. Deve essere aggiornato di volta in volta. Il piano generale dovrebbe contenere i seguenti elementi:
- La sede, la logistica dei fornitori e il catering
- Gestione di band, DJ, speaker e intrattenimento.
- Una stima dei tempi previsti per ogni evento.
- Segnaletica e stampa
- Informazioni di contatto per fornitori nuovi ed esistenti
- Programmazione, intrattenimento e attività
- Piano di pubbliche relazioni
Questo libro ti fa risparmiare tempo, evitando di dover ripercorrere l'intero processo da zero. Con questo libro, hai già un vantaggio per qualsiasi progetto di organizzazione di eventi. È come una comoda Wikipedia a cui puoi fare riferimento per trovare spunti.
Conclusione
Sì, pianificare un evento può essere piuttosto stressante e richiedere molte energie e denaro, soprattutto se non pianificato correttamente. Pertanto, essere ben organizzati è l'antidoto per un evento di successo.
Gli eventi nascono sempre da un obiettivo specifico, che deve essere mantenuto intatto durante tutte le fasi di pianificazione. Molti specialisti chiedono agli organizzatori di eventi di riflettere sull'ultimo evento a cui hanno partecipato, sugli obiettivi per la sua pianificazione e su quanto sono riusciti a raggiungere. Questo non fa che sottolineare l'importanza del primo dei sei passaggi descritti in questo articolo, che deve essere seguito scrupolosamente.
In effetti, seguire i sei passaggi sopra descritti sarebbe perfetto per organizzare un evento ben organizzato e di successo. Per qualsiasi domanda, potete contattarci tramite il nostro sito web: il nostro servizio clienti sarà disponibile 24 ore su 24, 7 giorni su 7.
