6 Adımda Muhteşem Bir Etkinlik Nasıl Planlanır

Etkinlik kelimesini duyduğunuzda, muhtemelen özel anları düşünürsünüz. Özellikle etkinlik sizin etrafınızda dönüyorsa, gerçekleşen her bir ayrıntıyı hatırlama eğiliminde olursunuz. Şimdiye kadarki en iyi etkinliklerden birine sahip olmak istiyorsanız, karşılama, bilet satışları, performans, menü, davetiye mektupları, ulaşım vb. gibi birçok hazırlığa ihtiyacınız vardır. Her şey mükemmele yakın olmalı ve bu, müşterilerinizin hafızasında uzun süre kalacaktır.

Bir otel sahibi olarak, bilet geliri, müşteri sadakati, etkili satışların nasıl elde edileceği, etkinliğin nasıl yönetileceği vb. konuları düşünürsünüz. Otel iş dünyasında, en karlı alan bir otelin etkinlik düzenlemesidir. Bunlar büyük karlar sağlar ancak stres pahasına gelir. Kaynaklarınızı, zamanınızı ve dikkatinizi tüketirler. Dikkat edilmezse ve etkinlikler düzgün bir şekilde yönetilmezse büyük bir kayba yol açabilir. Düzenlemede en büyük sorun yaşadığınız etkinlik Düğün Etkinlikleri olabilir. Mükemmel bir şekilde yapılırsa yüksek riskli, yüksek stresli ve yüksek ödüllüdür. Yüz üzerinden yüz teslim etmeli ve onu muhteşem bir etkinlik haline getirmek için elinizdeki tüm araçları kullanmalısınız.

Bu makale, muhteşem bir etkinliğe ev sahipliği yapmak için gerekli bilgileri sağlayacaktır. Bir etkinliğe ev sahipliği yapmak ilk defa korkutucu ve yorucu görünebilir, ancak iyi organizasyon becerileriyle hayatta kalabilirsiniz. Bu nedenle aşağıda 'Başarılı bir etkinliğe yönelik Etkinlik Planlama 101 rehberi' adını verdiğimiz şeyi tartışacağız.

1. Hedeflerinizi not edin ve tanımlayın

Başarılı her etkinlik için net bir planınız/hedefinizin olması gerekir. Ancak, plan etkinliğin paydaşlarından farklı olabilir. Paydaşlar dahil herkesin sizinle aynı fikirde olması en iyisi olacaktır. Başarılı olmak için neye ihtiyaç duyduklarına dair net bir fikir verecek sorular sorarsınız. Aşağıdaki gibi sorular;

- Etkinliklerin düzenlenme nedenleri

- Etkinliklerden beklentiler

- Etkinliğin başarısının ölçülmesi

- Tüm paydaşlar mevcutsa

Bir etkinliğin hedeflerini ve amaçlarını belirledikten sonra, güçlü bir temel atmanız gerekecektir. Güçlü bir temel olmadan, etkinliğiniz karmaşık hale gelebilir ve konukları ve paydaşları kışkırtabilir. Ancak paydaşlarınızı gururlandıran bir etkinlik düzenlediğinizde, daha fazla iş almanız kaçınılmazdır. Hedeflere ulaştıkça, bunları işaretlemeniz ve bir inceleme yapmanız önerilir.

2. Sorumluluklar ve roller bireylere atanmalıdır

Listedeki bir sonraki adım, açıkça tanımlanmış planlarınız ve hedefleriniz olduğunda, çalışanlara roller ve sorumluluklar atayın. Sizin için çalışan herkesin aynı fikirde olduğundan emin olmalısınız. İyi yapılandırılmış bir planınız ve çalışanlarınızdan beklentileriniz olması en iyisi olacaktır. Her birey etkinlik sırasında ne zaman ve ne yapacağını bilmelidir.

Ayrıca, bu rol atamaları genellikle işe başlamadan önce düzenlenen başlangıç ​​toplantılarında yapılır. Paydaşlara her bir çalışmanın ilerlemesi hakkında bilgi vermeniz ve herkesin aynı sayfada olmasını sağlamanız önerilir. Bazı etkinlikler, kendi süpervizörleri olacak alt komiteler düzenlemenizi gerektirebilir. Yapı açık ve basit olmalı ve harika bir etkinlik gerçekleştirmiş olursunuz.

Bir etkinliğin planlama aşamasında atanabilecek roller;

- Programlama

- Tedarikçi Yönetimi

- Sponsorluk

- Pazarlama

 3. Bütçe

Rolleri ve sorumlulukları atadıktan sonraki büyük ve önemli adım 'Bütçe'dir. Şimdi, etkinliğin bütçesini belirleme konusunda iyi bir duruşa sahipsiniz. Etkinliğin maliyetine yardımcı olmak için sponsorlar ve diğer gelir kaynakları arayabilirsiniz. Bu yardım parasal veya ayni olabilir ve sponsorlar size verdikleri karşılığında tanıtım elde ederler.

Peki bir etkinlik planlayıcısı olarak hangi masrafları beklemelisiniz? Bunlar şunları içerir;

- Eğer oteliniz yoksa mekan için bir bütçe eklemeniz gerekecektir.

- Tasarımlara yardımcı olacak bir dekoratör için bütçe ayırmanız gerekecektir. Bu önemli bir alandır çünkü planladığınız etkinliğe uygun gerekli atmosferi yaratır.

- Programlamanın alanı için bir bütçeye ihtiyacı olacak. Bu, ana konuşmacılar, gruplar vb. gibi şeyleri içerir.

- Profesyonel olarak yiyecek ve içecekler için yeterli bütçe ayrılmalıdır. Bu alan, aşırı harcama yapabileceğiniz veya kötü bir sonuç elde edebileceğiniz için başa çıkılması en zor alandır. Her şeyi dengelemeye dikkat etmeniz en iyisi olacaktır.

- Reklam ve gündem yaratma bütçesi.

- Sizin için çalışan personelin maliyetine yönelik bütçe ayırın.

- Beklenmeyen harcamalar için çeşitli bütçe.

Ayrıca, kârınızı değerlendirmenize yardımcı olacak beklenen geliri eklemeniz gerekebilir. Bu beklenen gelir ücretsiz biletler olabilir, ancak ücretsiz biletlere bir değer verilir.

4. Pandemi nedeniyle sanal seçenekler

Etkinliklerin sanal olarak gerçekleştirilebildiği bir dönemdeyiz. Bu küresel salgın etkinlik normlarını etkiledi. Bununla birlikte gelen tek olumlu şey, etkinlik planlayıcılarının sanal deneyimi iyileştirebilmesidir.

Bir Otel için etkinlik planlayıcısı olarak, sanal etkinlikler için gereken malzemeleri nasıl bir araya getireceğinizi öğrenmeniz gerekir. Elinizde ne varsa, bunu yalnızca sanal bir etkinlik veya karma bir etkinlik haline getirebilirsiniz.

5. Lojistiği kilitleyin



Başarılı bir şekilde planlanan her etkinlik için her zaman saatlerce zaman, ter ve kaynak vardır. Bir otel veya kişisel etkinlik planlayıcısı olarak, ideal olarak yaklaşık 6 aylık bir pencere ile en az üç ay önceden zaman ayırmanız gerekir. Paydaşlarla bir tarih belirlerken, acele bir işi etkilemeyecek bir tarih belirlediğinizden emin olun. Seçilecek tarihi düşünürken okul takvimi, tatiller, sektör etkinlikleri için rekabet vb. gibi birçok faktörü göz önünde bulundurun. Gerekirse konuşmacılarınızla görüşmeniz gerekecektir.

Aklınızda bir ücret tarihi seçtikten sonra (hedef her zaman bir ve yedek iki olmalıdır). Sonra, mekan kısa listesine göz atın ve seçeneklerinizi azaltın. Seçtiğiniz mekanın otel sahibi olmayan misafirler için de uygun olduğundan emin olmalısınız. Mekanlar hızlı bir şekilde belirlenebilir ancak tarih belirlenemez, bu yüzden tarihi kaçırmamalısınız.

6. Her sorun için bir ana plan

Bu belge sizin kutsal kase kitabınız gibi olacak. Herkesin sorularına cevaplar içerecek. Etkinliğinizin başlangıcı ve sonudur. Her geçen zamanla güncellenmesi gerekir. Ana plan aşağıdaki maddeleri içermelidir;

- Mekan, satıcı lojistiği ve ikram

- Orkestra, DJ, konuşmacı ve eğlence yönetimi.

- Her etkinlik için tahmini bir zaman çizelgesi.

- Tabela ve Baskı

- Yeni ve mevcut tedarikçiler için iletişim bilgileri

- Programlama, eğlence ve aktiviteler

- PR planı

Bu kitap, tüm süreci sıfırdan baştan sona takip etmek zorunda kalmanıza gerek kalmadan zaman kazandırır. Bu kitapla, herhangi bir etkinlik planlama işi için şimdiden bir başlangıç ​​yapmış olursunuz. Geri dönüp fikir edinebileceğiniz kullanışlı bir Wikipedia gibidir.

Çözüm

Evet, etkinlik planlamak oldukça stresli olabilir ve özellikle düzgün planlanmadığında çok fazla enerji ve para tüketebilir. Bu nedenle, iyi organize olmak başarılı bir etkinliğe sahip olmanın panzehiridir.

Etkinlikler her zaman, planlama aşamaları boyunca bozulmadan tutulması gereken özgün bir hedeften kaynaklanır. Birçok uzman, etkinlik planlayıcılarından katıldıkları son etkinliği, etkinliği planlama hedeflerini ve etkinlik aracılığıyla ne kadarını başarabildiklerini düşünmelerini ister. Bu, yalnızca bu makaledeki altı adımdan ilkinin önemini gösterir ve usulüne uygun olarak takip edilmelidir.

Gerçekte, yukarıdaki altı adımı takip etmek iyi planlanmış ve başarılı bir etkinlik için mükemmel olacaktır. Herhangi bir sorunuz varsa, müşteri hizmetleri temsilcilerimiz sorularınıza 7/24 yanıt vermek için hazır olacağından web sitemiz üzerinden bizimle iletişime geçebilirsiniz.